Una guía paso a paso para incorporar empleados remotos

En una encuesta de Software Advice realizada en agosto pasado, el 49% de los gerentes de recursos humanos dijeron a Software Advice que planean contratar más trabajadores remotos una vez que termine la pandemia.

Esto significa que casi todas las demás empresas necesitarán incorporar a un nuevo empleado de forma remota.

Si parece una tarea abrumadora adaptar su proceso de incorporación a un entorno remoto, sepa que no está solo. Muchos gerentes de contratación han tenido que hacer la misma transición durante el último año. De hecho, hablamos con algunos de ellos mientras escribíamos esta guía.

Siga leyendo para obtener consejos de expertos y sugerencias de software, además de información de propietarios de negocios que han realizado una transición exitosa a la incorporación remota.

Primero, ¿en qué se diferencia la incorporación remota de la incorporación en persona?

Si bien los pasos en el proceso de incorporación siguen siendo los mismos, ya sea que esté en la oficina o de forma remota, la ejecución es diferente. Desde la firma de documentos hasta el seguimiento de los empleados, cada paso del proceso de incorporación remota se basa en el software.

Ahí es donde esta guía es útil. A continuación, lo guiaremos a través de 12 pasos del proceso de incorporación, divididos en cuatro etapas. Es probable que estos pasos le resulten familiares, pero en cada sección hablaremos sobre las herramientas y los consejos que necesita para completar su proceso de incorporación remota.


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4 pasos para tener éxito de forma remota a bordo


1. Preintegración (antes del día 1)

Algunos pueden suponer que el proceso de incorporación comienza el primer día de su nueva contratación, pero en realidad comienza cuando usted y su equipo deciden ofrecer oficialmente un puesto a un candidato. En esta sección, cubriremos cuatro pasos que debe seguir antes del primer día de trabajo de su nuevo empleado.

Envíales una carta de oferta para firmar electrónicamente
El primer paso en cualquier proceso de incorporación es presentar su contratación con su carta de oferta. Ya sea que su negocio esté bien establecido o recién esté comenzando, no hay mejor momento que el presente para evaluar lo que se incluye en las cartas de oferta, especialmente si recientemente se mudó de la oficina a un entorno remoto.

Aquí hay algunas preguntas que debe tratar de responder en la carta de oferta:

  • ¿Su horario es fijo o flexible?
  • ¿Cuál es la política de PTO/días de enfermedad de su empresa?
  • ¿Qué equipo se proporciona?
  • ¿Hay algún requisito en el sitio, como conferencias o reuniones?

Si aún no lo ha hecho, ahora es el momento de seleccionar una herramienta de documentación en línea para entregar y recoger los documentos de su nuevo empleado de forma remota. Puede navegar por las opciones y obtener más información sobre las características de las diferentes herramientas en nuestro directorio de software de firma electrónica.

Firma electrónica de documentos con SignRequest (La fuente)

Pídale a su nuevo empleado que complete los documentos esenciales
Se entiende que su nuevo empleado deberá firmar su carta de oferta y contrato de trabajo antes de su primer día, pero es una buena idea pedirle que complete cualquier otro papeleo esencial mientras esté allí. Esto les dará una ventaja para que puedan concentrarse en el entrenamiento y la aclimatación durante la primera semana.

En la semana anterior a su primer día, envíe los formularios legales o de impuestos requeridos, configure su nómina o depósito directo y bríndeles recursos para ayudarlos a inscribirse en beneficios (como seguro médico o jubilación).

software de integración puede ayudarlo a automatizar y realizar un seguimiento de los pasos iniciales, como la presentación de documentos de elegibilidad para el trabajo y de impuestos para los nuevos empleados, la configuración de sus cuentas de nómina y el almacenamiento de copias digitales de los formularios firmados.

Proporcionar instrucciones para acceder a herramientas y recursos esenciales.
Hay mucha información que su nuevo empleado necesita antes de registrarse en su primer día. Para comenzar, debe asegurarse de que tengan su dirección de correo electrónico e instrucciones para acceder a su bandeja de entrada. recepción. También debe crear un cronograma o itinerario que describa su primera semana para que estén al tanto de cualquier capacitación, orientación o reunión introductoria a la que deban asistir con anticipación.

A continuación, ¿a qué herramientas o aplicaciones necesitará acceder su nuevo empleado cada semana? Crea una lista con una breve descripción de cada herramienta, para qué sirve y cómo pueden acceder a ella.

Consejo profesional: A lista de verificación de integración puede ayudar a su nuevo empleado a estar al tanto de las acciones que debe realizar en su primera semana, como crear cuentas y acceder a los recursos de la empresa.

entregar el material
Lo último que debe hacer antes del primer día de su nuevo empleado es asegurarse de que tenga el equipo que necesita para trabajar. Tenga en cuenta que su empleado remoto debe tener las mismas herramientas que sus empleados en el sitio (dentro de lo razonable).

Recomendamos crear un lista de verificación de inventario remoto y documentar meticulosamente cada paso dado, como cuándo se envió y entregó el equipo. Una vez que el equipo esté en manos del empleado, pídales que prueben todo para asegurarse de que esté listo para funcionar.

2. Orientación y Presentaciones (Día 1 – 5)

Los primeros días de un nuevo concierto suelen estar llenos de una mezcla de emoción, nerviosismo y confusión. En una oficina, es fácil pedir consejo o consuelo a su vecino, pero no es tan fácil en un entorno remoto. A continuación, describimos cuatro pasos que puede seguir para aliviar los nervios del primer día.

Discutir el horario para la primera semana.
Ofrézcales una cálida bienvenida. Ahora, la parte divertida del proceso de incorporación: ¡haz que tu nuevo empleado se sienta parte del equipo! Un gesto popular es regalar a los nuevos empleados productos con la marca de la empresa. Si no hay disponibles sudaderas con capucha personalizadas o artículos de oficina, puede lograr el mismo efecto enviándoles un obsequio (como un caja de bocadillos de trabajo remoto).

Otra tradición común del primer día es llevar a su nuevo recluta a almorzar. Si bien el trabajo remoto frena esa idea, puede (y debe) programar una hora feliz virtual o un descanso para tomar café para que su nuevo empleado pueda conocer a su equipo en un entorno informal. Recomendamos pedirle a cada miembro de su equipo que se presente, explique su función y responda algunas preguntas para conocerlo.

Asignar un compañero mentor
En «Diseño de un programa de incorporación virtual efectivo», Gartner recomienda implementar un programa de tutoría en el que a cada nuevo empleado se le asigne un mentor para ayudarlo a adaptarse a su función y organización (contenido completo disponible para los clientes).

Idealmente, el mentor debería ser un compañero en un rol similar o al menos en el mismo equipo. Le recomendamos que presente a su nuevo recluta a su mentor en su primer día. Los mentores pueden brindar apoyo personalizado observando, respondiendo preguntas y simplemente poniéndose a disposición de su nuevo empleado.

alastair kennetfundador y CEO de OptiMale, encuentra que un programa de tutoría también beneficia al liderazgo:

«Nos ayuda, como gerentes sénior, a mantenernos actualizados porque podemos consultar con mentores y obtener comentarios sobre cómo se está adaptando el nuevo empleado».

alastair kennet

Organice atractivas sesiones de capacitación virtual

La mayoría de los roles tienen algún tipo de capacitación durante la primera semana, ya sea formal o informal. Con la capacitación presencial, los nuevos empleados generalmente se contratan porque están supervisados ​​y forman parte de una discusión activa. Por otro lado, la capacitación virtual a menudo se realiza a su propio ritmo o se graba previamente, lo que puede dificultar que los alumnos se concentren cuando están a solo unos clics de distancia de un sinfín de distracciones.

Para mejorar la retención y el compromiso, recomendamos organizar sesiones de capacitación virtual en vivo con la ayuda de video conferencia Dónde software de seminario web. james smithDirector General de Absolute Reg, confirma:

“Aunque gran parte de la formación se puede impartir a través de su plataforma de aprendizajesiempre es útil ser recibido en una nueva empresa por una persona que vive y respira, incluso si esa persona se está comunicando con usted de forma remota.

james smith

4 consejos para crear atractivas sesiones de formación virtual

3. Aumentar las responsabilidades (semanas 2-4)

En la segunda semana, su nuevo empleado debe comprender cómo se relaciona su función con los objetivos comerciales más amplios. Es de esperar que también tengan un sentido de la cultura corporativa y sepan a quién contactar si tienen preguntas.

Durante las semanas dos a cuatro, el proceso de incorporación debe centrarse en la capacitación continua y el comienzo de las mayores responsabilidades de su nuevo empleado. A continuación, cubrimos tres pasos que debe seguir para asegurarse de que su nuevo empleado se sienta seguro para asumir las tareas.

Discutir y realizar un seguimiento de los objetivos y entregables
En un entorno remoto, los gerentes tienen poca transparencia sobre lo que hacen sus subordinados directos en el día a día. Por eso es extremadamente importante comunicar claramente los objetivos y prioridades. El nuevo miembro de su equipo cuenta con usted para ayudarlo a comprender el alcance completo de sus responsabilidades y tareas prioritarias.

Recomendamos crear una lista de lo que se espera de su nuevo miembro del equipo en forma diaria, semanal y mensual. Puede utilizar una herramienta de colaboración con funcionalidad de gestión de tareas para lograrlo.

software colaborativo es increíblemente útil para los trabajadores remotos. Los miembros del equipo pueden usarlo para comunicarse entre sí sobre proyectos, administrar tareas y sus plazos, e informar sobre las tasas de finalización de tareas.

Tareas del equipo publicadas en monday.com

El estado de las tareas del equipo que se muestran en monday.com (La fuente)

Programe chequeos regulares
Durante la primera semana, es normal que los gerentes estén en comunicación casi constante con los nuevos miembros del equipo. Con el tiempo, la necesidad de controles diarios comenzará a disminuir, pero aún se necesita una comunicación regular para ayudar a que el nuevo miembro de su equipo se sienta apoyado.

Durante las primeras semanas de incorporación, los gerentes deben programar una reunión periódica con el miembro de su equipo. Estas entrevistas individuales se pueden usar para responder preguntas, dar retroalimentación de 360° y discutir proyectos en curso.

Crear oportunidades de colaboración

En la oficina, los nuevos empleados conocen a sus compañeros compartiendo un espacio de trabajo. Conectarse entre sí no es tan natural para un equipo remoto, pero crear oportunidades para que colaboren con los miembros del equipo y los socios interdepartamentales puede ayudar.

Incluso si la función para la que se contrató a su nuevo miembro del equipo se presta para el trabajo individual, pueden beneficiarse si observan a los empleados de otros departamentos o si participan en el intercambio de conocimientos. Los gerentes deben facilitar estas interacciones desde el principio y alentar a los nuevos empleados a conectarse con sus pares por su cuenta a través de videoconferencias o canales de comunicación dedicados.

Canales en Slack

Los canales de Slack ayudan a los colegas a mantenerse informados y unirse a conversaciones (La fuente)

4. Soporte continuo (semana 5 y posteriores)

En este punto del proceso de incorporación, su nuevo empleado ha estado en su puesto durante más de un mes. Es probable que la frecuencia de las sesiones de capacitación se esté ralentizando, y su contratación debe tener una buena comprensión de lo que se espera de ellos y cómo llevar a cabo sus responsabilidades.

Antes de darlo por terminado, hay un paso más que debe agregar a su estrategia de incorporación remota.

Recopile comentarios sobre el proceso de incorporación remota
Recopilar comentarios sobre el proceso de incorporación remota de su empresa es clave para saber qué funciona, qué no y qué falta. ¿La estrategia más fácil para recopilar comentarios? Una encuesta.

Si su organización utiliza un herramienta de encuesta de empleados, puede haber una plantilla de encuesta de incorporación que puede usar como punto de partida. De lo contrario, hay muchos guías para crear una encuesta de incorporación una búsqueda rápida en Internet.

Recomendamos enviar a los nuevos empleados una encuesta sobre el proceso de incorporación alrededor de los dos meses para que la experiencia aún esté fresca. Todos los comentarios deben registrarse, revisarse e implementarse según sea necesario.

Consejo profesional: Un nuevo empleado remoto puede tener una perspectiva única sobre aspectos como la eficacia de su tecnología de conferencias virtuales. Para fomentar la retroalimentación, envíe encuestas formales y programe sesiones de retroalimentación informales en lugar de esperar a que su nuevo empleado dé su opinión.

¿Buscas más contenido de trabajo remoto? Lo tenemos.

Si ha seguido esta guía, está bien encaminado para crear una sólida fuerza de trabajo remota. Luego, descargue nuestra lista de verificación de incorporación remota que cubre los pasos enumerados en esta guía y consulte estos recursos adicionales para ayudarlo a administrar su fuerza laboral remota:


Software Advice COVID-19 HR Impact Survey 2020 Metodología

La Encuesta de impacto de recursos humanos de Software Advice COVID-19 se realizó en agosto de 2020. Entrevistamos a 123 «líderes» de recursos humanos, definidos como CHRO, vicepresidentes de recursos humanos, directores de recursos humanos, gerentes de recursos humanos o cualquier otro rol con responsabilidades de liderazgo de recursos humanos en empresas con sede en EE. UU. . Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.

Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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