Superar los 5 mayores desafíos de la gestión de empleados remotos

A medida que nos acercamos a un nuevo año lleno de incertidumbres para las pequeñas empresas, hay al menos una cosa que sabemos con certeza: el trabajo remoto llegó para quedarse.

Traído al público en general por necesidad por el Pandemia de COVID-19la beneficios de tener empleados trabajando de forma remota se han vuelto demasiado importantes para ignorarlos. Ya no hay vuelta atrás, y tenemos las estadísticas para demostrarlo:

• El 49% de los gerentes de recursos humanos en una encuesta de agosto de 2020* dijeron a Software Advice que planean contratar más trabajadores remotos una vez que termine la pandemia. El 46% también planea permitir que los empleados trabajen de forma remota con más frecuencia.
• El 56 % de los empleados encuestados en una encuesta de junio de 2020* dijeron a Software Advice que preferirían trabajar desde casa con más frecuencia una vez que termine la pandemia, y un 17 % adicional prefiere trabajar desde casa de forma permanente.

Por supuesto, eso significa que los muchos desafíos únicos de administrar empleados remotos también están aquí para quedarse. Si no encuentra soluciones para ellos como gerente, se arriesga, en el mejor de los casos, a reducir la productividad y el compromiso de sus empleados remotos, y mayor rotación de empleados remotos lo peor.

Aquí, veremos cinco de los mayores desafíos de administrar empleados remotos, junto con las estrategias y software que te puede ayudar a superarlos.

Desafío #1: Facilitar la colaboración y la comunicación

La colaboración y la comunicación fueron citadas como una lucha importante por parte de los empleados remotos en los tres años de la reunión anual de Buffer. Encuesta de estado de trabajo remoto, y no es difícil entender por qué. Cualquier gerente admitirá fácilmente que trabajar en diferentes lugares (e incluso en diferentes zonas horarias) es un mal sustituto de reunirse en una sala para discutir ideas y tomar decisiones.

La tecnología puede al menos ayudar a cerrar la brecha de comunicación entre los empleados remotos. En concreto, existen cuatro tipos de herramientas de comunicación disponibles para los empleados presenciales que requieren un software equivalente para empleados remotos para ser igualmente efectivos:

1. la sala de reuniones: Necesita un software que pueda reunir a sus empleados remotos en un lugar (virtual) para conversaciones cara a cara. La derecha software de videoconferencia puede lograr esto.
2. La pizarra blanca: Compartir y seguir ideas es increíblemente difícil de hacer de forma remota. Examinar software de pizarra Dónde software de gestión de documentos para ayudar a sus empleados remotos con sus necesidades de intercambio de ideas.
3. La lista de tareas: Necesita software para asignar tareas y mantener a todos actualizados sobre el progreso de proyectos importantes. Considerar software de gestión de tareas Dónde software de gestión de proyectos por esta necesidad.
4. El enfriador de agua: Los trabajadores (incluso los remotos) necesitan un lugar para conversar informalmente. Sin la posibilidad de pasar por delante del escritorio de alguien o tropezarse con él en los pasillos, recomendamos software colaborativo aquí para esas interacciones rápidas.

Los empleados remotos pueden tener chats y compartir archivos en Equipos de Microsoft (La fuente)

No dejes que los trabajadores remotos «se enteren» con estas herramientas. Los gerentes deben programar tiempo con sus equipos remotos y proveedores de software para garantizar que cada empleado remoto comprenda todas las funciones disponibles para impulsar la colaboración y la comunicación adecuadas.

Desafío #2: Conectar a los empleados con la cultura de la empresa

La cultura de la empresa, ese conjunto intangible de valores y comportamientos que define cómo su gente opera e interactúa entre sí, es la piedra angular de cualquier organización. En un investigación por NulabEl 83 % de los empleados dice que considera la cultura de la empresa al decidir dónde trabajar, mientras que el 90 % dice que la cultura de la empresa es importante para ser productivo.

Sin embargo, cuanto más lejos está un trabajador de donde se establece y practica esta cultura, más siente la tensión de su ausencia. Dos tercios de los empleados de EE. UU. dicen a Software Advice que se sienten más conectados con la cultura de su empresa trabajando en una oficina que trabajando desde casa. Solo el 13% se siente más conectado trabajando desde casa.

El primer lugar en el que debe buscar para cerrar la brecha cultural con sus empleados remotos son sus ventajas y beneficios. Si confía demasiado en los beneficios de la oficina que sus empleados remotos no pueden consumir o en los que no pueden participar (comida gratis, horas felices patrocinadas por la empresa, clases de yoga), su personal remoto siempre sentirá que no debe quedarse afuera. Considere agregar beneficios virtuales que cualquier empleado pueda usar (asignaciones para el gimnasio, tarjetas de regalo) para equilibrarlo todo.

Los gerentes también deben idear formas innovadoras de involucrar a colegas remotos fuera de las reuniones. Algunas ideas aquí incluyen cosas como:

• Permitir que los teletrabajadores recién contratados visiten su espacio
• Empareje a los empleados en la oficina y de forma remota para charlas virtuales o almuerzos con café
• Transporte a miembros remotos a la sede corporativa una vez al año o una vez cada pocos años

Estas acciones pueden marcar una gran diferencia al hacer que los trabajadores remotos se sientan parte del equipo y al hacerlos sentir como personas reales para los trabajadores en el sitio en lugar de solo una cara en una pantalla.

Pero el cambio más grande que deben hacer los gerentes es en la mentalidad. En última instancia, se necesita un pueblo. Todos (su equipo, TI, recursos humanos) deben ayudar a crear una comunidad de trabajo que no trate a la fuerza laboral remota como «otros». Significa hacer avances intencionales para comunicar e involucrar a los empleados remotos en todas las facetas del negocio.

Desafío #3: Dar retroalimentación

Un estudio de Gartner descubrió que los empleados remotos confían más en la retroalimentación (para sentirse responsables, navegar en las relaciones y crecer) que los empleados que no trabajan en forma remota (investigación completa disponible para los clientes de Gartner). Al carecer de visibilidad para los gerentes y de formas sutiles de retroalimentación como el contacto visual y las expresiones faciales que los trabajadores no remotos reciben todos los días, los empleados remotos necesitan ayuda adicional para saber dónde se encuentran con su desempeño.

Los gerentes pueden brindar esta ayuda redefiniendo primero la retroalimentación como una actividad propiedad de los empleados. Insistiendo en que es responsabilidad de los empleados buscar la retroalimentación que necesitan, los trabajadores deben solicitar de manera proactiva la cantidad y el tipo de retroalimentación que más les beneficiaría. Un formulario simple que los trabajadores remotos completan antes de reunirse con su gerente sobre cualquier comentario que deseen puede hacer maravillas aquí.

Pero puede ir más allá y hacer que sea más fácil solicitar y recibir comentarios, con el software adecuado:

• software de retroalimentación de los empleados tiene una función de «retroalimentación continua», que permite a los empleados solicitar retroalimentación en cualquier momento, sobre un proyecto específico o simplemente en general, de cualquier persona en la empresa. Estos comentarios se pueden etiquetar y archivar automáticamente para su uso en revisiones formales de desempeño.
• software de reconocimiento de empleados a menudo tiene una función de «reconocimiento social de empleados», donde los usuarios pueden elogiar los logros de otros y compartirlos con su gerente, equipo o toda la empresa para verlos y reconocerlos a través de un feed similar a Instagram. (Puede leer más sobre el reconocimiento social de los empleados y sus beneficios aquí.)

Característica de reconocimiento social de los empleados en Qarrow (La fuente)

Cambiar la mentalidad de su equipo (hacer que los comentarios pertenezcan a los empleados), junto con la tecnología que reduce las barreras comunes de comentarios, puede hacer que sea mucho más fácil para los empleados remotos obtener los comentarios que necesitan.

Desafío #4: Reducir el agotamiento de los teletrabajadores

Aunque el estrés de la pandemia ha aumentado los niveles de agotamiento de los empleados en general, Gallup noté un cambio el año pasado nunca antes habían visto: los trabajadores remotos ahora experimentan más agotamiento que sus contrapartes en el sitio.

¿Se puede atribuir parte de este golpe de agotamiento a la pandemia? Claro. Por lo general, visto como un beneficio, trabajar desde casa puede ser más una carga para los empleados que se ven obligados a aceptar la situación en contra de sus preferencias, especialmente aquellos que manejan las necesidades familiares además de su carga de trabajo habitual.

Dicho esto, las empresas no están completamente fuera de peligro. Aquí hay algunas cosas que puede hacer como gerente para ayudar a aliviar el agotamiento de los empleados remotos:

• Establezca límites de trabajo saludables. Los trabajadores remotos tienen más probabilidades de trabajar más horas y enviar correos electrónicos los fines de semana. Con pocas barreras entre el trabajo y la vida, los gerentes deben implementar sus políticas de trabajo remoto para brindar la flexibilidad necesaria y garantizar que los empleados remotos no trabajen demasiado.
• Proporcionar recursos de salud mental. No es casualidad que los programas de asistencia al empleado estén en aumento en pequeñas y grandes empresas. Brindarles a los empleados remotos recursos de salud mental y personas con quienes hablar sobre su estrés y ansiedades sin temor a represalias puede brindar un verdadero alivio.
• Predicar con el ejemplo. Como gerente, su comportamiento marca la pauta. Si usas tus días de vacaciones, tu equipo también lo hará. Si no está trabajando horas irrazonables, tampoco lo hará su equipo. Realice una autoevaluación e identifique cualquier comportamiento laboral poco saludable que pueda estar agravando el agotamiento de los empleados remotos.

Por supuesto, nada de esto importa si no sabe qué tan grave es el agotamiento entre sus empleados remotos. solo alrededor 1 de cada 4 empleados agotado informe proactivamente a su empleador, por lo que los gerentes deben estar al tanto de los signos y encontrar formas de identificar el agotamiento por sí mismos.

Una vez más, el software puede ayudar. Con la ayuda de herramienta de encuesta de empleados, los gerentes pueden enviar periódicamente encuestas breves y personalizables a sus empleados para que las completen de forma anónima. Un tablero útil puede rastrear los resultados de la encuesta a lo largo del tiempo y notificar a los gerentes cuando surjan problemas.

Un tablero de resultados de la encuesta de empleados en lugar de trabajo cuántico (La fuente)

Si el número de agotamientos se está moviendo en la dirección equivocada y diferentes empleados mencionan repetidamente ciertos problemas, puede pasar esos datos a Recursos Humanos para trabajar juntos en soluciones.

Desafío #5: Sea un gerente justo

Este último desafío es el más difícil de superar, en parte porque muchos gerentes ni siquiera se dan cuenta de que existe. Este es el desafío de brindar justicia y equidad a los empleados remotos.

La Universidad de California, Santa Bárbara descubrió una correlación entre “facetime” (estar en la oficina para reuniones cara a cara) y progresión profesional. Cuanto más tiempo cara a cara tenga un trabajador, más probable es que obtenga el mejor trabajo que se le asigne, tenga sólidas revisiones de desempeño y sea promovido. Sin este tiempo de contacto crítico, los empleados remotos sufren.

Los gerentes deben ser conscientes y decididos a corregir esta inequidad:

• Si no ha puesto a un trabajador remoto a cargo de un proyecto especial últimamente, ¡hágalo! Además, avance para ofrecer a los empleados remotos un trabajo significativo en el que puedan colaborar con otros, en lugar del trabajo «gruñido» que hacen por su cuenta.
• Revise sus comentarios. ¿Sus comentarios a los trabajadores remotos tienden a ser más críticos que con los trabajadores en el sitio? ¿Se enfoca más en el esfuerzo o el tiempo invertido que en los resultados? Estos son signos de injusticia.
• Si bien los trabajadores remotos deben ser dueños de su propio aprendizaje y desarrollo, los gerentes deben asegurarse de tener las mismas oportunidades y acceso a los recursos de capacitación que los trabajadores en el sitio.
• Generar confianza. Monitoreo remoto de empleados asegurarse de que permanezcan en la tarea puede ser útil en algunos casos, pero solo si los trabajadores en el sitio reciben el mismo trato, y esto no se hace en secreto. (Tenemos respuestas a todas sus preguntas sobre el monitoreo de empleados aquí.)

Si los empleados remotos no reciben un trato justo, dejarán la empresa y le dirán a la gente por qué. sitios como Glassdoor. Por discreto que sea este desafío, es importante enfrentarlo antes de que se salga de control.

Los desafíos persisten, pero el software puede ayudar

Los gerentes lo pasan mal así. Agregue los desafíos de administrar una fuerza laboral remota, y puede volverse abrumador.

Muchas de las estrategias y soluciones de las que hemos hablado aquí son políticas y mentalidades. Pero incluso si logra grandes avances en estas áreas, aún enfrentará problemas importantes sin el tejido conectivo que puede unir a sus empleados remotos: el software adecuado.

Dirígete a nuestro página de software de teletrabajo ahora para comparar los sistemas mejor calificados, leer reseñas y obtener más información sobre cómo el software y la tecnología pueden ayudar a su equipo remoto.

Metodología

La Encuesta de impacto de recursos humanos de Software Advice COVID-19 se realizó en agosto de 2020. Entrevistamos a 123 «líderes» de recursos humanos, definidos como CHRO, vicepresidentes de recursos humanos, directores de recursos humanos, gerentes de recursos humanos o cualquier otro rol con responsabilidades de liderazgo de recursos humanos en empresas con sede en EE. UU. . Formulamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera el significado y el tema.

La Encuesta de Impacto de Consumidores y Empleados de Software Advice COVID-19 se realizó en junio de 2020 para comprender cómo las prioridades y preferencias de las personas, como consumidores, empleados y pacientes, han cambiado debido a COVID-19. Entrevistamos a 232 empleados que constituían una muestra representativa (por edad y género) de la población estadounidense. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.