Seguridad de nómina: cómo prevenir 5 tipos de fraude de nómina

Si no se detecta, el fraude de nómina puede pasar de ser una pequeña mella en las arcas de la empresa a una gran sangría financiera. Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), el caso promedio de fraude de nómina dura dos años y medio y resulta en pérdidas de más de $63,000.

Como propietario de una pequeña empresa o administrador de nómina, su riesgo es aún mayor. La ACFE encontró que:

  • El fraude de nómina tiene más del doble de probabilidades de ocurrir en empresas con menos de 100 empleados que en aquellas con 100 o más.
  • La pérdida mediana para las pequeñas empresas fue casi el doble por programa que para las grandes.

«Está bien», piensas. «Acabamos de comprar nuevos software de nóminaasí estamos a salvo.

Excepto que no lo eres.

Las pequeñas empresas que adoptan el software de nómina sin usar las funciones adecuadas o implementar protocolos importantes siguen siendo muy susceptibles al fraude de nómina.

A continuación, veremos cinco tipos comunes de fraude de nómina y detallaremos cómo puede usar el software y la política en conjunto para evitar que sucedan en su pequeña o mediana empresa (PYME).

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robo de tiempo
Falsificar salarios
empleados fantasmas
Fraude de reembolso de gastos
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robo de tiempo

LO QUE ES: También conocido como “manipulación de la hoja de tiempo”, el robo de tiempo ocurre cuando un empleado afirma haber trabajado más horas de las que realmente trabajó, inflando su salario en el proceso. El robo de tiempo generalmente toma la forma de un trabajador que llega temprano a un turno, se va tarde o registra la entrada de un colega que no está allí (es decir,

En todas sus formas, el robo de tiempo es la forma más común de fraude de nómina:

Un solo caso de un trabajador que llega cinco minutos antes no hundirá su negocio, pero una cultura generalizada de robo de tiempo, incluso menor, puede tener un costo significativo. Si 10 empleados en su empresa que ganan $12/hora solo agregan 10 minutos a sus turnos por día, eso es una pérdida de $10,000 por año.

COMO PREVENIRLO: Desea permitir que los trabajadores entren y salgan de los turnos por su cuenta no solo para darles una sensación de autonomía, sino también para aliviar una enorme carga administrativa de la gerencia.

Lo que tu no quiere dar a sus empleados demasiada libertad sobre sus horas que pueden abusar fácilmente de esta política.

Integre su software de nómina con el derecho sistema de gestión de tiempo y asistencia puede ayudarlo a lograr el equilibrio perfecto con dos características esenciales que ayudan a prevenir el robo de tiempo atroz:

  1. Reglas de turno predefinidas limitar la cantidad de tiempo que los trabajadores pueden entrar y salir del trabajo. Si intentan hacerlo fuera de la ventana de tiempo predefinida, el sistema no se lo permitirá. Las reglas se pueden definir para personas, departamentos o la empresa en su conjunto.
  2. Autenticacion de usuario elimina la marcación de compañeros al requerir que los trabajadores produzcan una identificación única al marcar la entrada y la salida de los turnos. Según la sofisticación del sistema y si se puede integrar con cualquier hardware, como un escáner, este identificador puede ser una tarjeta de identificación, una huella digital o incluso una foto del rostro del trabajador.

GIF que muestra un reloj en movimiento con autenticación de usuario en Humanity

Autenticación de usuario en Humanidad (La fuente)

En cuanto al sistema de nómina en sí, pregúntele a su proveedor si tiene funciones para marcar automáticamente las entradas de tiempo inusuales. Estas características son bastante comunes.

También debe vincular su software a políticas de presencia sólidas. Por ejemplo, una mejor práctica es pedirles a los trabajadores que pierden su ventana aprobada que registren la entrada o la salida para solicitar una entrada manual de su gerente. El gerente puede revisar las circunstancias que rodean por qué este empleado llegó temprano o tarde y determinar si se debe permitir o no la entrada.

Finalmente, todos los registros de horas deben ser revisados ​​y firmados por los gerentes antes de ser procesados ​​para la nómina para garantizar que todas las entradas sean legítimas.


Falsificar salarios

LO QUE ES: Trabajando solos o en coordinación con el administrador de nómina, los trabajadores pueden falsificar su pago antes de una nómina, ya sea aumentando su tasa de pago, aumentando sus cifras de ventas (por pago de comisiones) o alterando la nómina de cheques.

Este último método es particularmente caro. ACFE descubrió que el esquema de falsificación de cheques promedio resultó en pérdidas de más de $150,000, que es el más alto entre los tipos de fraude de nómina. Y eso es solo el promedio.

Se descubrió un caso reciente de falsificación de salarios en el Indianapolis Bond Bank, donde dos empleados robaron cerca de $400,000 salario y prestaciones no autorizadas durante nueve años.

COMO PREVENIRLO: Poner todos los huevos en una canasta siempre es una receta para el desastre, y no es menos cierto cuando se trata de la nómina, según el especialista en investigación de ACFE, Mason Wilder.

“Si una sola persona es responsable de aprobar las hojas de tiempo, producir y firmar cheques, mientras administra los archivos que contienen información sobre el salario y la clasificación de los empleados, existe una gran vulnerabilidad en términos de fraude de nómina”, dijo Wilder.

Incluso si es una startup con poco personal, debe separar sus tareas de procesamiento de nómina. En general, se recomienda que una parte maneje la autorización, una segunda parte maneje la distribución y una tercera parte maneje la reconciliación.

gráfico que muestra los 3 tipos de tareas de procesamiento de nómina

Por lo general, el propietario de la empresa o el administrador de nómina autorizará, el proveedor de servicios de nómina distribuirá y el CPA conciliará, pero esto puede cambiar según sus necesidades y tamaño. Incluso puede considerar subcontratar todas sus responsabilidades de nómina a un organización profesional de empleadores (OPE).

Cuando se trata de su software de nómina, hay algunas cosas que puede hacer para evitar que los empleados falsifiquen su pago:

  • Reportar montos de salarios y bonos que se encuentren fuera de lo común. Además de informar entradas de tiempo extrañas, muchos sistemas de nómina también pueden informar automáticamente tasas de pago o bonificaciones extrañas. Póngase en contacto con su proveedor si esta función no está habilitada.
  • Aproveche las capacidades de auditoría. Su sistema de nómina debe incluir funciones de auditoría que le permitan ver qué cambios se realizaron en su nómina, cuándo se realizaron y quién los realizó. Si sospecha que un empleado está cambiando su salario, verifique los registros de nómina.
  • Revise los permisos de usuario de su sistema. Debería poder limitar el acceso de cada usuario según sus necesidades, de modo que los trabajadores principales no puedan cambiar sus tarifas de pago. También puede limitar cuándo se pueden cambiar las tarifas de pago, por ejemplo, después de las revisiones de desempeño.
  • Deshágase de los cheques en papel. Los cheques de pago físicos son mucho más fáciles de falsificar y robar que sus contrapartes digitales, así que considere optar por el depósito directo o la ruta de la tarjeta de pago si todavía no lo has hecho. Su software debería permitirle cambiar fácilmente los métodos de pago.

Agregar una cuenta de depósito directo en paga patriota (La fuente)

Si le preocupa que los vendedores inflen sus números para aumentar su comisión, invierta en una sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede mejorar la seguridad de su nómina.

No solo puede establecer los precios de los artículos y las tasas de comisión, evitando que los empleados manipulen sus números en un libro de contabilidad en papel, sino que también puede usar análisis y paneles integrados para revisar más fácilmente a sus mejores empleados. Si las ventas de la empresa están bajando, pero la comisión de algunas personas está subiendo, eso es una gran señal de alerta.


empleados fantasmas

LO QUE ES: Un empleado fantasma es simplemente un trabajador inexistente en su organización que recibe un cheque de pago. Esto puede tomar la forma de un antiguo trabajador que aún recibe su pago después de dejar la empresa, o un trabajador actual que crea una cuenta falsa en su sistema de nómina.

Aunque son más frecuentes en las grandes organizaciones donde las personas pueden perderse más fácilmente, los empleados fantasma también pueden aparecer en las PYMES. En 2019, se descubrió que un ex empleado de la Autoridad de Transporte Metropolitano (MTA) había recaudó casi $250,000 a través de cheques de pago después de que fue despedido en 2013.

COMO PREVENIRLO: Según una encuesta de TEKsystems, solo el 14 % de los administradores de TI están totalmente de acuerdo en que su organización tiene un proceso de desvinculación eficaz. Sin un proceso de incorporación efectivo, su empresa puede pasar por alto fácilmente pasos importantes como eliminar a los empleados que se van del sistema de nómina.

La formalización de un flujo de trabajo de incorporación completo en un sistema de gestión de proyectos o un software de recursos humanos puede garantizar que el proceso sea el mismo cada vez que un empleado se vaya y nada se escape.

Descubre todo lo que debe tener un buen proceso de offboarding aquí.

Pero ¿qué pasa con aquellos trabajadores que crear empleados fantasmas para su propio beneficio?

Ya debería estar verificando dos veces los permisos de usuario en su sistema de nómina y convirtiendo efectivo y cheques en depósitos directos o tarjetas de crédito cuando sea posible para rastrear los pagos más fácilmente. Pero a veces eso no es suficiente.

Una auditoría de nómina trimestral formal puede ayudar a detectar cuentas falsas y evitar daños a largo plazo.

Junto con su CPA o procesador de nómina, estas son las cosas que debe buscar durante una auditoría de nómina:

6 cosas que debe buscar durante una auditoría de nómina

Si sospecha que tiene un empleado fantasma en la nómina, hable con el gerente del departamento mencionado de ese trabajador para confirmarlo.


Fraude de reembolso de gastos

LO QUE ES: El fraude de reembolso de gastos se produce cuando se reembolsa a un trabajador un gasto de la empresa que:

  • No pasó.
  • En realidad fue un gasto personal.
  • O cuestan menos de lo que declaró el empleado, lo que les permite embolsarse la diferencia.

¿Deben las pymes desconfiar de los trabajadores? soplando miles de dólares de la empresa en televisores de pantalla grande y barras de sonido? No. Pero algunas cenas costosas para los clientes o reclamos fraudulentos por los suministros de oficina de un turno pueden provocar daños significativos con el tiempo.

COMO PREVENIRLO: ¿Qué califica como «suministros de oficina» en su negocio? ¿Cuál es la asignación diaria exacta para los trabajadores que viajan? ¿Qué tipos de compras se aprueban con este viático?

Si usted no puede responder a estas preguntas, tampoco podrán hacerlo sus trabajadores. Esta vaguedad abre la puerta al abuso, por lo que si no has formalizado una política de reembolso de viajes y gastos (T&E) en tu pyme, ahora es el momento.

Trabaje con su asesor legal para determinar los detalles, luego asegúrese de que se incluya una copia con sus nuevos documentos de contratación y que los empleados actuales también estén capacitados en la política. Debe incluir sanciones específicas por reclamos fraudulentos maliciosos para que los trabajadores conozcan las consecuencias.

Cuando se trata de monitorear el fraude de reembolso, su organización debe contar con dos controles de seguridad: un microcontrol y un macrocontrol.

  • el microcontrol revisa cada recibo enviado para asegurarse de que sea auténtico, que el monto del recibo coincida con el cargo de la cuenta y que el gasto esté en una categoría aprobada por la empresa.
  • La verificación de macros se lleva a cabo trimestralmente para revisar los reembolsos de gastos de toda la empresa. Está buscando empleados o departamentos cuyos reembolsos sean anormalmente más altos que el promedio.

Dado que estas verificaciones pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores cuando se realizan manualmente, pregúntele a su proveedor de software de nómina si su sistema tiene una aplicación para reembolsos de gastos o si se agregará una en el futuro.

Los empleados pueden enviar gastos para su aprobación en su teléfono con Xero (La fuente)


Clasificación errónea de los empleados

LO QUE ES: Hasta ahora, solo hemos cubierto los tipos de fraude de nómina en los que el empleado le roba al empleador. La clasificación errónea de los empleados es lo contrario, pero se está volviendo más frecuente con el surgimiento de la economía de los trabajos temporales.

La clasificación errónea de los empleados ocurre cuando las empresas, de manera deliberada o accidental, etiquetan erróneamente a los empleados como contratistas independientes, lo que les permite evitar el pago de horas extras, impuestos sobre la nómina, seguros o compensación por accidentes de trabajo.

Las PYME deben tener especial cuidado para evitar clasificaciones erróneas, ya que las sanciones por ser descubiertos pueden ser graves. Las empresas pueden enfrentar multas que van desde $ 50 a $ 1,000 por trabajador, e incluso tiempo en la cárcel si el Departamento de Trabajo o el IRS consideran que la clasificación errónea es intencional.

COMO PREVENIRLO: En algunos casos, determinar si un trabajador es un contratista independiente o un empleado de pleno derecho puede ser complicado. Sin embargo, la única pregunta crítica que debe hacerse para hacer esta distinción es directamente del IRS: «Como empresa, ¿qué control tengo sobre el trabajador?»

Cuanto más control pueda ejercer sobre un trabajador, más probable es que sea un empleado en lugar de un contratista independiente. Su nivel de control se basa en tres criterios:

Control de comportamiento
  • ¿Entrena al trabajador sobre cómo hacer el trabajo?
  • ¿Proporciona las herramientas o el equipo para hacer el trabajo?
  • ¿Exige cómo se van a lograr los resultados?
Control financiero
  • ¿Se le reembolsa al trabajador sus gastos profesionales?
  • ¿Tiene el trabajador libertad para buscar otras oportunidades de negocio?
  • ¿Puede el trabajador obtener una ganancia o una pérdida?
Tipo de relación
  • ¿El trabajador aporta un aspecto clave de su negocio?
  • ¿Proporciona beneficios a los empleados?
  • ¿La relación de su empresa con el trabajador es indefinida?

Si aún tiene problemas para clasificar a los trabajadores indecisos, consulte a su asesor legal. También puede enviar Formulario SS-8 al IRS para obtener su determinación.

Una vez que esté seguro de sus clasificaciones, regístrelas para cada empleado en su sistema de nómina para asegurarse de que está reteniendo los impuestos correctos, brindando los beneficios necesarios y utilizando los formularios correctos.


Siguiente: Actualice su proceso de nómina con un nuevo software

El uso del software adecuado junto con los protocolos de mejores prácticas puede ponerlo en el camino correcto, ayudándolo a evitar daños a largo plazo e incluso a evitar que ocurra un fraude en primer lugar.

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