RAPID vs RACI para la toma de decisiones: ¿Cuál es mejor para su proyecto?

Escenario 1: Ha asistido a tres reuniones del equipo del proyecto para discutir el mismo tema. No hay decisión a la vista y las prórrogas están disparando el presupuesto. ¿Qué se puede hacer para que las cosas avancen?

Escenario 2: El sitio web de una empresa se corrompió y TI dice que será costoso pero rápido de solucionar. Mientras tanto, marketing solicitó un sitio completamente nuevo. Esta es una decisión urgente y crítica, entonces, ¿cuál es el mejor paso a seguir?

Uno de los escenarios anteriores requiere un modelo de toma de decisiones RAPID. El otro se podría solucionar con RAPID o RACI. ¿Por qué?

Y espera, que somos RACI y RÁPIDO?

En este artículo, responderemos a todas las preguntas anteriores. Comencemos con algunas definiciones.

¿Qué es la RACI?

Una matriz RACI se crea para asignar roles y responsabilidades dentro de un equipo de proyecto y cubre las tareas principales de ese proyecto. RACI es un acrónimo de cada uno de estos roles: responsable, responsable, consultar e informar.

Ofrezco una inmersión profunda en los roles y doy consejos y trucos en este artículo.

Se debe crear una tabla RACI al comienzo de un proyecto y cubrir las tareas principales a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Aunque RACI es una herramienta poderosa para proyectos, las decisiones más grandes generalmente requieren algo diferente. Gartner afirma: «Para muchas grandes iniciativas, cada decisión necesaria se convierte en un evento político», y las necesidades, objetivos y expectativas del proyecto «simplemente desaparecen en el polvo levantado por la lucha» (informe completo disponible solo para clientes de Gartner).

Entonces, ¿qué debería usar en su lugar para las grandes decisiones? Abajo entraremos en RAPID.

¿Qué es RÁPIDO?®?

Creado por Bain and CompanyRÁPIDO® es un marco de toma de decisiones en el que cada letra representa un papel para cada persona involucrada en la toma de una decisión importante.

Profundicemos en el significado de cada uno de estos roles.

roles rápidos


R: recomendar

Las personas en esta categoría brindan los hechos y cifras clave involucrados en la decisión y brindan una decisión recomendada. Este grupo es donde debe comenzar el proceso de toma de decisiones.

R: Está bien

Esta persona (o estas personas) deben estar de acuerdo con la recomendación de R. Se espera que ambos roles trabajen juntos para hacer revisiones hasta que estén de acuerdo. Una vez que los R y los A están de acuerdo con una recomendación, se puede implementar como una solución al problema en cuestión.

Este grupo tiene derecho de veto sobre la recomendación propuesta y, por lo tanto, debe limitarse al menor número posible de personas. Sin embargo, no tienen poder de veto sobre el rol D, o decisor (ver más abajo).

P: Realizar

Es el equipo el que hará el trabajo necesario para ejecutar la decisión una vez tomada.

Les personnes occupant le rôle P peuvent également occuper le rôle R ou I, c’est-à-dire les rôles de recommandation ou d’entrée, mais elles se voient attribuer un rôle distinct ici pour s’assurer que la décision peut être exécutée inmediatamente. Con demasiada frecuencia, la alta gerencia o la gerencia toman una decisión sin decirle al equipo que está haciendo el trabajo qué hacer.

yo: entrada

A veces, este rol se denomina «informar», pero cualquiera de los nombres implica la misma responsabilidad. Se le puede pedir a esta(s) persona(s) que recopile información más detallada, como «¿cuánto tiempo llevará implementar la recomendación X?» Por lo general, los analistas de negocios cumplen este rol.

D: decidir

Es el único responsable de la toma de decisiones. Sí, debe ser una sola persona. Si más de una persona quiere desempeñar el rol D, es probable que haya confusión entre el rol D y el rol A. Una buena manera de distinguir es que la persona en el rol D seguirá siendo quien toma las decisiones durante todo el proyecto, mientras que alguien en el rol A generalmente solo es consultado para decisiones futuras.

Aunque las siglas «RAPID» implican velocidad y hay un orden en los roles, tampoco es así. Las letras son simplemente más memorables cuando se configuran como RAPID.

Es más fácil iniciar el proceso de toma de decisiones comenzando con la recomendación, pero todos los pasos deben repetirse según sea necesario. Y la decisión nunca debe parecer apresurada.

Ventajas y desventajas del modelo de decisión RAPID

Al igual que con cualquier iniciativa o marco, hay aspectos positivos y negativos que deben comprenderse para saber si RAPID satisface sus necesidades. Entonces, repasemos los pros y los contras de RAPID.

Ventajas

  • Excelente para tomar una decisión compleja y/o importante.
  • El ejercicio de asignar personas a los roles de RAPID ayuda a ganar aceptación y comprensión del proceso de toma de decisiones.
  • El ejercicio ayuda a desacelerar la toma de decisiones precipitada o compartimentada. Con demasiada frecuencia, una decisión crítica se apresura debido a un sentido de urgencia. Irónicamente, apresurar una decisión es la forma más rápida de llegar a una solución fallida.
  • El marco es inclusivo y asegura que las personas adecuadas participen en el momento adecuado y se les otorgue la autoridad adecuada.

Los inconvenientes

  • Es una exageración para las decisiones pequeñas.
  • Esto puede causar un gran choque cultural o revelar una disfunción en toda la organización.
Nota: este artículo se centra en RAPID en el contexto de la gestión de proyectos. Para obtener más información sobre el uso de RAPID en una organización Recomiendo encarecidamente este artículo..

RAPID vs RACI: ¿cuál elegir?

Volvamos a las dos historias de la introducción y dennos las respuestas que sé que han estado esperando.

escenario 1 Los miembros de un equipo de proyecto dan vueltas en círculos sin camino a seguir.

Este escenario se beneficiaría de la creación de una matriz RACI, mientras que un enfoque RAPID sería excesivo. No importa qué decisión se necesite aquí, el problema fundamental es que nadie se siente facultado para tomar la decisión. La creación de la matriz RACI designará quién decide y luego el equipo puede avanzar. El gráfico RACI también ayudará en el esfuerzo a lo largo del proyecto, mostrando quién puede tomar decisiones clave en las etapas clave del proyecto.

Escenario #2 El sitio web de la empresa se ha corrompido y es necesario tomar una decisión sobre cómo proceder.

Espero que ahora pueda ver por qué el marco RAPID es el mejor para decidir qué hacer con el sitio web. Esta decisión afecta a todo el negocio, no solo a TI o marketing, e implica una cantidad considerable de riesgos y recursos financieros. Por lo tanto, el mejor punto de partida para este caso sería asignar a todos los involucrados los roles apropiados en RAPID, luego pasar a crear la recomendación y continuar desde allí.

Próximas etapas

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Consulte también los otros artículos que tenemos sobre gestión de proyectos que se enumeran en la columna de la derecha. O envíeme sus preguntas directamente en Twitter a @AnalistaOlivia.

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