¿Qué significa amarillo? Definición de estados de informes de proyectos

Es un lunes por la mañana y te encuentras en el ascensor con el director de operaciones de tu empresa. Pregunta cómo va el proyecto que estás liderando en su área. ¿Cuál es la mejor respuesta?

No detalle características específicas listas para las pruebas de control de calidad hoy. Perdería una gran oportunidad de aumentar su compromiso con el valor comercial del proyecto, pedirles su apoyo en un obstáculo actual o incluso construir su reputación como gerente de proyecto de confianza.

Hacer darle una actualización clara, informada y concisa. Busca conocer el estado general del proyecto, como su presupuesto, alcance y cumplimiento del cronograma. En otras palabras, ¿qué tan saludable es el proyecto?

Responder con el estado de alto nivel es la mejor respuesta, pero solo si el estado dado está en un lenguaje común que la gerencia entienda. Para el lenguaje compartido, recomendamos usar verde, Rojoy amarillo.

Un ejemplo de respuesta para cada estado de salud:

  • Verde: Si todo va por buen camino, puede declarar con orgullo: “Nosotros somos ecológicos y tendemos a permanecer así. De hecho, ¡tendremos una demostración del producto lista para la reunión del comité directivo este viernes! »
  • Rojo: Si está muy atrasado, es posible que deba decir algo como «Desafortunadamente, todavía tenemos problemas y todavía estamos en números rojos. Tendré un plan de corrección de curso detallado listo para su revisión al final del día. »
  • Amarillo: Si estás en algún punto intermedio, te encuentras diciendo algo como: «El proyecto acaba de volverse amarillo. Pero lo vimos venir y tenemos un plan para volver a ser ecológicos dentro de 2 semanas.

El ejecutivo probablemente pueda inferir la salud del proyecto en los casos de verde o rojo; sin embargo, el amarillo suele ser vago y puede malinterpretarse fácilmente.

¡Pero tienes suerte! Esta pieza responderá a la pregunta «¿qué significa amarillo?» con un método centrado en datos para informar sobre la salud del proyecto. Por supuesto, también cubriremos el verde y el rojo.

¿Por qué desglosar el estado del proyecto por área?

Los tres grandes indicadores clave de rendimiento (KPI) de un proyecto (presupuesto, alcance y cronograma) están interrelacionados, pero informar solo sobre ellos colectivamente perderá los matices de cómo va un proyecto. También puede ocultar la causa raíz de los excesos de proyectos.

Y no todo adelantamiento es “malo”. Por ejemplo, si el presupuesto va a superar el 30 % debido a un aumento acordado en el alcance, es probable que informe que el presupuesto y el alcance están en números rojos hasta que se apruebe la orden de cambio correspondiente.

La orden de cambio aprobada definirá el nuevo presupuesto y alcance aprobados (¡y con suerte el cronograma!), por lo que los cálculos de informes de estado futuros deben basarse en estos nuevos números. Por lo tanto, las áreas se volverán verdes.

Cómo mostrar la falla

Para reforzar el lenguaje compartido para la salud del proyecto, deberá mostrar la fórmula que usa para calcular la salud por área y la salud general del proyecto. Le recomendamos que vea la fórmula cada vez que comparta el estado del proyecto, incluso si solo se incluye en la copia de seguridad de cada informe de estado.

Esto se puede hacer en un archivo de Excel. ¡Y tiene suerte, ya hemos hecho el trabajo pesado y tenemos un formulario listo para usar para usted! En este archivo podrá guardar el nombre del proyecto, la fecha de estado y el nombre del director del proyecto. Hay una sección para mostrar los umbrales para cada estado de salud en las tres áreas del proyecto (presupuesto, alcance y cronograma).

Tenga en cuenta que cada área tiene umbrales diferentes porque el apetito por la desviación generalmente varía según los aspectos principales de un proyecto.

Debajo de los umbrales se encuentra la sección donde ingresará el número del color de salud coincidente según el umbral en el que se encuentre esta área. Cuando haya ingresado el número para cada área, se calculará la salud general del proyecto.

Aquí hay un vistazo a la calculadora en acción:

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Ahora profundicemos en cada área, dónde encontrar los datos y ejemplos para cada umbral.

Presupuesto

Cada empresa tendrá diferentes umbrales para lo que se considera un exceso de presupuesto aceptable pero que necesita corrección (amarillo), frente a estar en números rojos.

Dónde encontrar los números

Extraiga las facturas pagadas, las facturas pendientes y las horas registradas por los empleados (si se realiza un seguimiento con respecto al presupuesto) el día anterior a la finalización del informe de estado. Compare este número con su plan de proyecto para ver el progreso hasta la fecha. Esta será una buena indicación de si el presupuesto está bien encaminado o no.

Ejemplos de umbrales

Rojo
Amarillo
Verde
El costo estimado de finalización es superior al 20 % del presupuesto aprobado
El costo estimado de finalización es entre un 5 % y un 20 % más alto que el presupuesto aprobado
El costo estimado de finalización es inferior al 5 % del presupuesto aprobado

Consejo profesional: El dinero es un tema delicado, así que cada vez que vaya a informar un cambio en la salud del presupuesto, asóciese con el patrocinador de su proyecto para comunicar las malas noticias a la junta. Esto no solo le mostrará al comité que está por encima de la desviación, sino que también generará confianza con el patrocinador de su proyecto.

Alcance

El alcance puede ser el aspecto más difícil de asignar una fórmula de cálculo de salud si no existe un proceso para las solicitudes de órdenes de cambio. Prepárese para el éxito rastreando al menos todas las solicitudes de un solo proyecto en un archivo de Excel que incluya el nombre del solicitante, la fecha de envío, la fecha de aprobación y los nombres de los aprobadores. Esto te ayudará a evaluar la salud de la camada y servirá como respaldo en caso de que se cuestione una decisión.

Una vez que el patrocinador del proyecto o el comité directivo aprueba una orden de cambio, ese tiempo adicional se puede agregar como trabajo aprobado para el proyecto y la salud del proyecto para el alcance debe volver a verde.

Ejemplos de umbrales

Rojo
Amarillo
Verde
El aumento estimado es de más del 30%
El aumento estimado de horas o presupuesto para satisfacer nuevas demandas es de entre 10-30%
El aumento estimado de las horas necesarias en función de las nuevas demandas aumentará el cronograma o el presupuesto en menos del 10 %

Consejo profesional: Si la cantidad de nuevas funciones u otras solicitudes hacen que el proyecto se vuelva rojo, debe discutir esta tendencia con el patrocinador de su proyecto y probablemente con el comité directivo lo antes posible. Pueden determinar que el proyecto debe dividirse en varias fases o que se necesita un poco de amor para priorizar el alcance del proyecto.

Cronología

Esta área de un proyecto suele ser la más fácil de calcular. Debe guardar una copia del plan del proyecto original una vez que haya sido aprobado y utilizarlo con fines comparativos para calcular las variaciones del cronograma. Mantenga esta copia del original intacta durante todo el proyecto y guárdela con toda la documentación final al cerrar el proyecto.

Ejemplos de umbrales

Rojo
Amarillo
Verde
El retraso estimado es superior al 30% para los principales entregables
La desviación estimada de la fecha de finalización original es entre 10-30%
La fecha estimada de finalización de los principales entregables es inferior al 10 % del plan original del proyecto

Consejo profesional: Incorporar gente nueva a un equipo de proyecto suele parecer la forma más rápida de aumentar la productividad y entregar las cosas a tiempo, pero no lo es. La curva de aprendizaje y la interrupción de la dinámica del equipo resultarán perjudiciales. Lo mejor es allanar el camino para que el equipo actual se concentre en resolver problemas.

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El formulario se completa previamente para que coincida con los umbrales anteriores, pero, por supuesto, realice los cambios necesarios para satisfacer las necesidades de su proyecto.

Para cada informe de estado que recopile, use el formulario para calcular la salud del proyecto. Luego guarde una copia, con la fecha, guardada en un archivo para que pueda consultarla en caso de que perciba alguna discrepancia o cuando necesite mostrar el respaldo de su decisión.

Puede usar el mismo archivo de Excel; simplemente agregue una nueva pestaña para cada informe y copie/pegue el formulario en esa pestaña y guárdelo con la nueva fecha. De esta manera, todo el historial de cálculos de salud se guarda en un solo lugar.

¿Quiere obtener más información sobre qué incluir en sus informes de estado? Hemos preparado una lista de verificación para usted.

Si tiene alguna pregunta, no dude en enviarme un correo electrónico a olivia@softwareadvice.com.

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