¿Qué es un sistema de punto de venta (POS)?

Operar una tienda minorista requiere una variedad de habilidades administrativas, de gestión y de marketing. Desde asegurarse de que haya suficiente inventario hasta compilar informes de ventas mensuales, estas habilidades son necesarias para que su tienda funcione sin problemas.

Tener un sistema de punto de venta (POS) efectivo puede ser de gran ayuda para garantizar que todas sus operaciones funcionen al unísono, y los minoristas que dedican tiempo y recursos a implementar dicho sistema antes de que lo necesiten obtendrán los beneficios. En este artículo, hablamos con dos expertos de la industria que compartirán consejos sobre lo que necesita tener en un punto de venta y cómo elegir la mejor opción para su tienda minorista o restaurante.

marylise tauzia

Jefe de marketing de productos y evangelismo en Square

Yamarie Grullón

Director de Estrategia de Contenidos y Redes Sociales en ShopKeep

¿Cuál es el punto de un sistema de punto de venta (POS)?

Un sistema de punto de venta, o POS, es donde su cliente realiza el pago de productos o servicios en su tienda. En pocas palabras, cada vez que un cliente realiza una compra, está realizando una transacción en el punto de venta.

El último software de punto de venta va más allá del procesamiento de tarjetas de crédito para ayudar a los minoristas y restaurantes a integrar la funcionalidad de punto de venta móvil y opciones de pago sin contacto, capacidades de integración de comercio electrónico, etc.

En Software Advice, nuestros asesores ayudan a los compradores de software para pequeñas empresas a encontrar el software POS minorista adecuado todos los días. Le preguntamos a la asesora sénior Julia Morton, que ayuda a los compradores de software POS, sobre la importancia de un buen sistema POS, y esto es lo que dijo:


«Encontrar el sistema POS adecuado para su negocio puede eliminar una gran cantidad de entradas manuales y errores de informes en el futuro. Muchos de estos sistemas son de naturaleza similar, pero hay características clave que se destacan en diferentes sistemas y que pueden hacer que todos los diferencia Por ejemplo, encontrar un sistema diseñado para ayudar a las tiendas de ropa con grandes necesidades de inventario, tiendas de comestibles que necesitan una integración a gran escala o restaurantes o cafeterías centrados en servicios que necesitan optimización del menú.

julia morton

Asesoramiento de software Asesor sénior para compradores de software de punto de venta


El punto de venta es el elemento central de tu negocio; es el centro donde se fusionan todo, como las ventas, la gestión de inventario, el procesamiento de pagos y la gestión de clientes.

De hecho, según una encuesta que realizamos a minoristas el otoño pasado (metodología a continuación), casi una cuarta parte de los líderes comerciales que encuestamos (23 %) priorizaron su infraestructura de punto de venta (actualización de un sistema existente o inversión en un nuevo punto). -sistema de venta). ) más durante COVID-19, mientras que un 43% adicional mantuvo su nivel de prioridad previo a la pandemia. En otras palabras, incluso durante una pandemia global, 2/3 de los líderes minoristas no querían o no podían quitarle prioridad a su tecnología de punto de venta.

Tan obvios como son los beneficios de un sistema POS (algunas empresas aumentan sus ventas hasta en un 200% solo con los informes), todavía hay empresas que usan una combinación de métodos manuales, cajas registradoras, software de contabilidad y hojas de cálculo. para procesar transacciones y registrar ventas.

Entonces, ¿por qué algunos minoristas aún no han dado el salto al punto de venta? Para empezar, implementar nuevas tecnologías, especialmente aquellas que son fundamentales para su proceso comercial, puede ser abrumador. Pero los minoristas deben considerar las consecuencias negativas de no contar con un punto de venta.


«[Retailers] corren el riesgo de ralentizar sus operaciones y perder datos críticos que podrían ayudarlos a hacer crecer su negocio más rápido. Tener información clave sobre sus clientes, su nivel de existencias y cuándo deben pedir más suministros son ejemplos de información proporcionada por un punto de venta. »

marylise tauzia

Jefe de marketing de productos y evangelismo, Square


Comprender qué es un sistema POS, sus componentes de software y hardware, así como sus capacidades, le permitirá tomar una decisión de compra informada.

Componentes de software de un sistema de punto de venta

Cada sistema POS incluye componentes de software y hardware que hacen que sus operaciones comerciales diarias sean más fáciles y rápidas. Es importante comprender cuáles son las opciones de software POS y qué tiene para ofrecer cada una.

Estas son algunas diferencias entre un terminal POS local (o instalado) y un sistema POS basado en la nube (o una solución POS alojada):

Tabla comparativa de software pos local y en la nube

Por ejemplo, el propietario de una pequeña tienda de segunda mano con una caja registradora podría ser un buen candidato para un sistema POS en las instalaciones. El minorista comprará, instalará y alojará el software en su propio sistema informático y lo actualizará según sea necesario. También deberán comprar o alquilar su propio equipo de punto de venta, como un escáner de código de barras, una caja registradora, un lector de tarjetas, una impresora de recibos, etc.

Por otro lado, un restaurante con varias ubicaciones y muchas terminales POS probablemente se beneficiaría más de un sistema POS basado en la nube con procesamiento de pagos centralizado, gestión de inventario, programas de fidelización de clientes, etc. El restaurante seguirá necesitando hardware de punto de venta (como terminales, cajas registradoras y tabletas), pero todos los sistemas se comunicarán entre sí.

Al decidir qué buscar en el software de punto de venta, Marylise Tauzia, jefa de mercadeo y evangelización de productos en Square, dice que la facilidad de integración es imperativa.

“La flexibilidad es la clave. Asegúrese de que su proveedor de POS trabaje con su procesador de pagos/puerta de enlace de su elección, para que pueda controlar los costos. Si ya usa aplicaciones importantes para su negocio, asegúrese de que el POS pueda integrarse perfectamente con ellas, para que pueda seguir usándolas.

Por ejemplo, un restaurante puede usar una aplicación de pedidos y entregas en línea que puede integrarse con su nuevo sistema POS de restaurante para permitir que los clientes paguen directamente a través de la aplicación.

Componentes de hardware de un sistema de punto de venta

Estos son los componentes físicos comunes necesarios para poner en marcha su punto de venta.

Monitor/tableta: Muestra la base de datos de productos y habilita otras funciones, como el registro de empleados y la visualización de informes de ventas. Las tabletas, especialmente los iPad, son reemplazos populares para monitores más voluminosos.

Lector de código de barras: Automatiza el proceso de pago. El escaneo de códigos de barras extrae la información del producto y la agrega al total de pago. Los lectores de códigos de barras también pueden integrarse con los sistemas de gestión de inventario para ajustar automáticamente los niveles de existencias.

Lector de tarjetas de crédito: Desde la introducción del estándar de pago EMV en 2015, los lectores de tarjetas de crédito seguros y compatibles con EMV se han vuelto indispensables. Los minoristas que no cumplen se enfrentan a pérdidas potencialmente enormes debido a la responsabilidad por fraude.

Impresora de recibos: Los recibos por correo electrónico y SMS son cada vez más populares, pero los recibos en papel siguen siendo esenciales para proporcionar a los clientes una visión general rápida de sus compras o devoluciones.

Cajón de dinero: Puede desaparecer en los próximos años, pero el efectivo sigue siendo el rey. Hasta entonces necesitarás un lugar seguro. para almacenar dinero para transacciones. Otro beneficio del efectivo es que no hay tarifas de tarjeta de crédito asociadas.

Características clave de un sistema POS: qué buscar al comprar

Muchas tareas en una tienda minorista pueden ser demasiado tediosas y requerir muchos recursos. Con el sistema POS correcto, los minoristas tienen la capacidad de simplificar las operaciones comerciales diarias cruciales con mayor competencia.

“Los sistemas de punto de venta modernos ofrecen más que solo flexibilidad al procesar las transacciones diarias”, dice Grullon. «Mejoran las posibilidades de éxito de un comerciante al proporcionarles herramientas para agilizar los procesos comerciales».

Aquí hay varias características clave que los minoristas y los restaurantes deben tener en cuenta al seleccionar un sistema POS:

informes de ventas gestión de clientes gestión de inventario gestión de empleados software de punto de venta

Reporte de ventas: En la superficie, la mayoría de los sistemas POS le permiten ver sus ventas. La diferencia es cómo se presentan estos números, qué tan fácil es acceder a los datos y cuántos detalles obtiene.

Idealmente, su sistema POS debería ser capaz de:

  • Genere informes de ventas detallados (según el producto, el tiempo, el empleado, el costo total de los artículos vendidos, el monto minorista total, la ganancia neta, el porcentaje de ganancia, el margen bruto)
  • Proporcione instantáneas y gráficos rápidos del rendimiento de ventas de su tienda

La gestión del inventario: Una de las funciones más importantes de un sistema POS, la gestión de inventario, en esencia, realiza un seguimiento de todos los productos para que sepa cuándo es el momento de pedir o no pedir productos específicos.

Su sistema de punto de venta debe permitirle:

  • Escanear y contar productos digitalmente
  • Gestiona tu stock creando combinaciones de productos (talla, color)
  • Identifique las piezas del inventario con un número de serie único
  • Realice un seguimiento de los niveles de existencias en varias ubicaciones
  • Habilite la realización de pedidos sin interrupciones, como la configuración automática de reposiciones personalizadas de productos más vendidos
  • Consolide compras y pedidos en un solo pedido

Gestión de clientes: Construir relaciones sólidas con sus clientes le permitirá retener a sus clientes. Un punto de venta debe tener una gestión de relaciones con el cliente (CRM) para rastrear todos los datos del cliente.

Su sistema POS debe permitirle:

  • Adjuntar una venta/transacción a un cliente
  • Lleva un registro del historial de compras de tus clientes
  • Capture información del cliente, como nombre, edad, fecha de nacimiento, número de teléfono y dirección de correo electrónico
  • Utilice el marketing por correo electrónico para mantenerse en contacto con los clientes
  • Cree un programa de fidelización integrado (los sistemas más avanzados tendrán esto)

Informes y gestión de empleados: El desempeño de sus empleados puede hacer o deshacer el éxito de su tienda. Tener la capacidad de establecer objetivos de ventas, así como saber quiénes son sus mejores empleados y quién necesita capacitación adicional, ayudará a aumentar las ventas.

Su sistema POS debe permitirle:

  • Agregue empleados a su sistema
  • Cree y modifique los horarios de los empleados en función de la actividad planificada
  • Horarios por correo electrónico a los empleados
  • Realizar un seguimiento de las horas extras y semanales de los empleados
  • Analiza quiénes son tus mejores empleados

Elegir el mejor sistema de punto de venta para minoristas: Preguntas para hacer

Si elige un sistema POS por primera vez, comience a hacer una lista de las funciones que necesita y hable con otros propietarios de negocios que operan en un espacio similar. Pregúnteles qué sistemas POS usan y qué les gusta o no les gusta de ellos.

“Luego, comience a buscar las soluciones y asegúrese de que los proveedores cubran los puntos clave importantes para su negocio mientras brindan una solución segura, fácil de usar, fácil de mantener y moderna”, dice Tauzia.

La facilidad de uso y la agilidad son fundamentales en un punto de venta. «Es importante tener en cuenta la facilidad de uso, la flexibilidad de precios, los conocimientos prácticos proporcionados por el sistema, la seguridad de los datos, la durabilidad del hardware y la calidad del servicio al cliente», dice Grullon.

Una vez que comience a hablar con los proveedores, asegúrese de hacer preguntas que requieran respuestas definitivas.

Algunas preguntas que debe hacerse:

¿Puede POS integrarse con mi software existente?

¿Tiene un sitio web o software de contabilidad? Elegir un proveedor de POS que se integre con su configuración existente le ahorrará tiempo y dinero.

¿Qué métodos de pago puede aceptar el hardware POS?

Verifique que la solución de punto de venta sea capaz de aceptar tarjetas de crédito y débito basadas en chip. También necesitará una terminal POS habilitada para EMV.

¿Cuánto cuesta realmente el software?

Los sistemas POS pueden costar desde unos pocos cientos de dólares al mes hasta decenas de miles para una solución personalizada. Descargue nuestra guía de precios de puntos de venta minorista de 2021 para obtener un desglose completo, incluidos modelos y rangos de precios, costos inesperados a tener en cuenta y precios para sistemas populares.

¿Es su única opción firmar un contrato?

Firmar en una línea de puntos significa que tendrá que comprometerse con el servicio hasta el final de su contrato, incluso si no le gusta.

¿Hay tarifas ocultas?

Averigüe si hay cargos ocultos involucrados en el procesamiento de pagos. Estos pueden tomar la forma de activación, descargas, terminación anticipada, reembolsos y tarifas de transacción para varias tarjetas de débito/crédito.

¿Es un material propietario?

Elegir un proveedor de software de POS que ofrezca hardware patentado puede ahorrarle tiempo y brindarle una funcionalidad más fluida. Sin embargo, si desea personalizar su configuración, una solución propietaria puede resultar engorrosa, ya que solo será compatible con equipos de la misma empresa.

Estamos listos para ayudarte en tu búsqueda de software de punto de venta

Tanto si es un pequeño minorista como si dirige una cadena de restaurantes, esperamos que la información de este artículo lo haya preparado para que su sistema POS sea lo más eficiente y actualizado posible. Pero no te preocupes, no vamos a dejar que te las arregles solo. Aquí hay una lista de recursos de seguimiento para ayudarlo en su búsqueda:

1. Investigue los sistemas POS minoristas más populares. Hemos compilado una lista de las mejores soluciones de POS minoristas en nuestros FrontRunners for Retail Management. Estos son los sistemas POS más recomendados por otros dueños de negocios por su facilidad de uso (metodología completa aquí).

2. Complete un cuestionario de software minorista. Para los compradores primerizos, el mercado de punto de venta puede ser difícil de navegar. Este cuestionario rápido lo ayudará a reducir sus opciones según las necesidades de su negocio.

3. Lea las reseñas de otros dueños de negocios. Una vez que haya preseleccionado los posibles sistemas POS, descubra lo que empresas como la suya dicen sobre ellos leyendo reseñas de usuarios genuinos en nuestro directorio. Averiguar si las personas reales están satisfechas debería ayudarlo a tomar una decisión de compra informada.

4. Benefíciese de la ayuda gratuita y personalizada de uno de nuestros asesores. Entendemos que con todas las opciones de POS disponibles, tratar de seleccionar una puede ser aplastante. Pero nuestros asesores de software, como Julia, tienen mucha experiencia ayudando a compradores como usted y pueden brindarle una breve lista de soluciones que satisfagan sus necesidades y se ajusten a su presupuesto en solo 15 minutos, todo de forma gratuita. programar una llamada o haga clic aquí para chatear ahora.


Asesoramiento sobre software Encuesta de impacto minorista COVID-19 2020

La Encuesta de impacto minorista de Software Advice COVID-19 se realizó en septiembre de 2020. Encuestamos a 429 «líderes» minoristas, definidos como vicepresidentes de venta minorista, directores de venta minorista, gerentes minoristas o cualquier otro rol con responsabilidades de administración minorista, o cualquier otro rol con gestión de ventas. responsabilidades en empresas radicadas en los Estados Unidos. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.

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