¿Qué es un gráfico RACI? Aquí está todo lo que necesitas saber

Se tarda una eternidad en tomar una decisión.

Tengo la responsabilidad de las tareas, pero no la autoridad para cumplirlas.

Las decisiones se cancelan aproximadamente una semana después de que se toman. ¿Cuál da?

Si estos sentimientos se comparten dentro de su equipo de proyecto, es probable que todo el esfuerzo del proyecto esté en problemas debido a la falta de funciones y responsabilidades claras. Un gráfico RACI puede ser una gran herramienta para ayudar a resolver este problema.

1. ¿Qué es un gráfico RACI?

Un diagrama RACI, también conocido como matriz RACI o modelo RACI, es un diagrama que identifica roles y responsabilidades clave de los usuarios en relación con las tareas principales de un proyecto. Los diagramas RACI sirven como una representación visual del rol funcional que desempeña cada persona en un equipo de proyecto. La creación de estos gráficos también es un gran ejercicio para equilibrar la carga de trabajo y determinar quién toma las decisiones.

Gartner afirma: “Muchas iniciativas organizacionales importantes comienzan sin un acuerdo sobre la autoridad para tomar decisiones. Este olvido se convierte a menudo en un doloroso proceso de descubrimiento, que provoca una ansiedad y una frustración innecesarias” (informe completo disponible solo para clientes de Gartner). Comenzar un esfuerzo de proyecto creando un diagrama RACI es una de las mejores formas posibles de eliminar este doloroso proceso de descubrimiento.

Qué no es un gráfico RACI

La tabla RACI no pretende reemplazar la plan de proyecto. El plan del proyecto detalla cada tarea a realizar, el cronograma y cómo se debe administrar el proyecto. El gráfico RACI, por otro lado, es solo una simple visualización de los diferentes roles y responsabilidades en las tareas principales del proyecto.

2. ¿Qué significa RACI?

RACI significa Responsable, Responsable, Consultado e Informado. Cada uno representa los roles y niveles de participación de una parte interesada en relación con la tarea/paso correspondiente. Profundicemos en la definición de cada término.

Responsable Quién es responsable de realizar el trabajo real para la tarea del proyecto.
Responsable Quién es responsable del éxito de la tarea y quién es el que toma las decisiones. Por lo general, el director del proyecto.*
consultado A quién se debe consultar para obtener detalles adicionales e información sobre los requisitos. Por lo general, la persona (o el equipo) a consultar será el experto en la materia.
Informado A quién se debe mantener informado de las principales actualizaciones. Por lo general, de la alta dirección.

CONSEJO PROFESIONAL: *Debe ser una sola persona siempre que sea posible para evitar confusiones y lentitud en la toma de decisiones.

¿Qué es un gráfico DACI?

Es posible que haya oído hablar de una tabla DACI y puede resultar confuso. Para aclarar, una tarjeta DACI es esencialmente lo mismo que una tarjeta RACI, la única diferencia es la D, que significa «Conductor» (sinónimo de Persona responsable) en lugar de la R en el acrónimo RACI.

3. Cómo crear un gráfico RACI

A continuación, cubriremos los seis pasos que deberá seguir para crear su propio gráfico RACI.

Para ayudarlo a comenzar, hemos creado un Modelo RACI para ti aquí (hay un ejemplo para el lanzamiento de un sitio web debajo de la tabla vacía). Siga cada paso a continuación para completar la tabla para su proyecto.

Paso 1: Identifique a los miembros del equipo.

Los ejemplos incluyen gerente de proyecto, patrocinador ejecutivo, gerente de producto, desarrollador de software y analista de negocios.

CONSEJO PROFESIONAL: Use nombres siempre que tenga sentido, en lugar de títulos de trabajo o equipos. Esto solidifica el compromiso de la persona con su rol en la matriz RACI.

Paso 2: Identificar las principales etapas del proyecto.

Si tomamos un proyecto como la creación de un sitio web, los ejemplos son el diseño, las pruebas y la aprobación del cliente.

Paso 3: Dibuje una matriz con una fila para cada miembro del equipo y una columna para cada tarea/hito en particular.

Puede usar fácilmente Microsoft Excel u otro software para crear un gráfico RACI.

Paso 4: Complete cada casilla con las R, A, C e I correspondientes para designar el rol de cada persona para cada tarea.

Para el hito de aprobación del cliente en el ejemplo de creación de sitio web mencionado anteriormente, el gerente del proyecto sería responsable de obtener la aprobación del cliente, el patrocinador ejecutivo sería responsable y el desarrollador debería ser notificado del resultado.

Paso 5: discuta, analice y obtenga la aprobación del equipo del proyecto.

Para continuar con nuestro ejemplo, el patrocinador ejecutivo puede querer ser la persona que se reúne con los clientes para obtener su aprobación, por lo que sería el responsable de esta tarea.

Paso 6: Proporcione una copia a todos. Simplemente puede enviar el archivo por correo electrónico a todos.

Nos gusta mucho este sencillo gráfico RACI que Adrian Neumeyer, fundador y director general del sitio web Gerente de proyectos tácticoscreado para un proyecto de construcción ficticio.

Gráfico RACI de muestra (La fuente)

4. Trampas y cómo evitarlas

Analicemos los cinco errores más comunes que cometen las personas al crear gráficos RACI. Evite estas trampas para asegurarse de que su gráfico RACI y el proyecto al que está asociado tengan éxito.

1. Ser demasiado granular

  • Este no es el plan del proyecto. Las tareas y responsabilidades no deben detallarse o reducirse a tareas diarias o incluso semanales.
  • Si hay confusión o una solicitud para agregar más detalles al RACI, es hora de circular el plan del proyecto.

2. Usa la misma matriz para cada proyecto

  • La plantilla de gráfico RACI se puede reutilizar para la estandarización y, por lo general, la PMO conservará la plantilla. Pero cada proyecto tendrá diversos grados de complejidad e hitos, y el gráfico debe representar eso.

3. Falta de consistencia

  • La persona designada como “responsable” debe ser quien tome las decisiones para cada tarea/paso/actividad/hito que se le asigne en la matriz. Desviarse de los roles definidos del proyecto durante la ejecución «real» generará desconfianza y confusión, al tiempo que debilitará el poder del gráfico RACI.

4. Agrega demasiadas columnas

  • Cada tarea/columna particular de la tabla debe ser una tarea que requiera una posible toma de decisiones. Así que no agregue tareas administrativas como reuniones de equipo.

5. Confundir quién manda y quién manda

  • La persona designada como «responsable» no necesita ser también «responsable» de la misma tarea. Es muy raro que la persona que realiza una tarea específica (gerente) también esté autorizada para aprobar el trabajo o tomar decisiones (gerente).

¡Queremos escuchar de ti!

Hemos cubierto lo que es y lo que no es una tabla RACI, y le hemos dado algunos consejos profesionales y formas de evitar errores comunes. A estas alturas, debe saber que el gráfico RACI es una herramienta poderosa para establecer expectativas claras, eliminar la confusión de roles y mejorar el proceso de toma de decisiones.

Un gráfico RACI es una herramienta útil para alinear roles y responsabilidades con tareas clave del proyecto, y software de gestión de proyectos es una poderosa herramienta para administrar cada parte de un proyecto, desde el inicio hasta la entrega.

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