¿Qué es la toma de decisiones ágil en la gestión de proyectos?

La información está disponible más rápido y de más fuentes que nunca, lo que facilita la toma de decisiones parecer Más fácil.

Pero si combina esta avalancha de información con los tipos tradicionales de toma de decisiones comerciales, hará que su proceso sea más lento y frustrante. Una nueva forma de recopilar insumos y datos exige una nueva forma de tomar decisiones: toma de decisiones ágil.

Tomar decisiones de forma ágil significa trabajar de forma iterativa, colaborativa y transparente. Muy diferente de la vieja tendencia de hacer que un grupo de trabajo proponga una solución, el director del proyecto la presenta y los líderes llegan a un consenso, ¿verdad? En los equipos de proyectos ágiles, los gerentes, líderes y ejecutivos deben soltar las riendas y capacitar a los equipos de proyectos para que tomen decisiones.

En este artículo, cubriré lo que significa tomar decisiones de manera ágil en un proyecto ágil y le daré cinco consejos para adoptar con éxito la mentalidad ágil.

¿Qué es la toma de decisiones ágil?

Como se indicó anteriormente, la toma de decisiones ágil es un proceso colaborativo, iterativo y transparente. Esto significa que todas las partes interesadas se actualizan sobre las tareas asignadas a intervalos regulares, brindan comentarios y luego el equipo sabe qué se debe cambiar o mejorar. El equipo discute los problemas juntos y encuentra una solución juntos.

La toma de decisiones ágil no significa cambios apresurados y sobre la marcha al antojo de una parte interesada del proyecto. Tampoco significa que el equipo del proyecto toma todas las decisiones entre ellos luego entrega un producto final al final.

Notar: Estoy seguro de que ahora comprende que la gestión ágil de proyectos valora a las personas y las interacciones sobre los procesos y las herramientas. Esto significa que no puede cambiar a métodos de proyectos ágiles de una sola vez mediante la distribución de un nuevo documento de proceso a todos. Es un cambio de mentalidad. Un cambio en la forma en que los líderes, equipos e individuos se comunican y trabajan diariamente. La gestión de mando y control no volará aquí.

Si te interesa leer el original Manifiesto Ágil, échale un vistazo aquí.

Por qué adoptar la toma de decisiones ágil

Mantener un curso de acción porque eso es lo que te ha funcionado en el pasado ya no es suficiente para ser competitivo. Incluso puede conducir a su caída.

Por ejemplo, Kodak lamentablemente fue a lo seguro, subestimó el ritmo del cambio y pagó el precio. Por supuesto, su fracaso se debió a problemas complejos, pero su adopción tardía de la transformación digital y la falta de toma de riesgos en nuevos productos fueron las fuerzas impulsoras. Tomaron la mentalidad de que no se arregla lo que no está roto y fueron dejados atrás por competidores que estaban dispuestos a probar cosas nuevas y nuevas formas de operar.

Pero no equipare la gestión ágil de proyectos con ser lo más rápido posible y gastar un presupuesto con horas extra para satisfacer demandas interminables. Trabajar de manera ágil significa lograr cambios y avances iterativos como un equipo autónomo y autoorganizado.

Empodere al equipo del proyecto para que entregue lo que el cliente (o la alta gerencia) desea de la manera que considere más eficiente y exitosa. No caerán en la madriguera del conejo, desperdiciando horas o días, ya que un equipo ágil verifica al cliente con regularidad.

5 consejos para una toma de decisiones ágil

La entrega iterativa y la retroalimentación son una parte clave de los proyectos ágiles. Si bien este enfoque tiene sentido para las empresas, modifique y realice cambios cuando sea necesario, bastante fácil, ¿verdad? – este es en realidad el aspecto más difícil del método ágil con el que las personas se sienten cómodas. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a usted y a su equipo a lograr una toma de decisiones ágil durante un proyecto.

Consejo n.º 1: recopile comentarios iterativos

Cuando muestra el trabajo y recibe comentarios regulares, reduce el riesgo de una interrupción importante que requiera una intervención compleja. tecnicas de toma de decisiones con un comité formal. El equipo puede hacer pivotes y ajustes incrementales según sea necesario, sin supervisión formal ni el estrés de desviarse de un largo documento de proceso.

Consejo #2: Equilibra alineación y autonomía

Su equipo ágil necesita estar capacitado y bien informado al tomar decisiones. Pero esto no significa que pueda desviarse de los objetivos del proyecto. Los líderes a menudo no les dan a los equipos la autonomía que necesitan porque temen que el equipo se vuelva rebelde y proponga algo completamente fuera de lo común.

Un equipo ágil mostrará regularmente su progreso y recibirá comentarios sobre los cambios. Entonces, por ejemplo, si una empresa de construcción encarga a un equipo que cree un nuevo sitio web, un equipo ágil no decidirá en un sprint que el sitio web sería mejor si pudiera reservar viajes en él y luego entregar con orgullo un nuevo «barato». vuelos” sitio al director de obra.

Consejo #3: siéntete cómodo con lo que es lo suficientemente bueno

Un gran cambio de mentalidad que se necesita es familiarizarse con «bastante bien.” Los requisitos se documentan como «suficientemente buenos». El momento para comenzar es «suficientemente bueno».

Luego puede trabajar hacia «grande» durante el proceso de ejecución. Sí, habrá trabajo descartado mientras se refina el aspecto «increíble» y eso está bien. Cuando todo el equipo es responsable del éxito del proyecto, no será un choque emocional tan grande si parte del trabajo de una persona tiene que ser interrumpido por el clima. El equipo apoyará a sus miembros.

Consejo #4: Establezca límites de tiempo para las decisiones

Como gestores de proyectos, nos encantan los plazos y las fechas de vencimiento. Y la toma de decisiones ágil requiere plazos. Establecer límites de tiempo para cuando el escaneo debe pausarse es lo suficientemente bueno. Esto ayuda a aliviar la parálisis del análisis porque se ve obligado a seguir adelante con una decisión cuando es lo suficientemente buena en lugar de cuando es perfecta.

Consejo #5: No seas descuidado

Programar reuniones de proyecto periódicamente para dar actualizaciones, reflexione sobre las mejoras, planifique el siguiente bloque de trabajo para un sprint y obtenga comentarios iterativos sobre lo que se ha entregado. Esta cadencia es lo que genera confianza con la alta dirección, mejora la fortaleza del equipo y aumenta la confianza del equipo en sus habilidades para tomar decisiones.

7 de cada 10 gerentes de proyecto dicen que el software contribuye a la agilidad

Con el éxito de proyectos ágiles en muchos sectores, software de gestión de proyectos se ha adaptado para dar cabida a este enfoque de la estructura del equipo y la ejecución de tareas. En una encuesta reciente de 303 gerentes de proyectos que trabajan en proyectos ágiles, más de la mitad de los gerentes de proyectos encontraron que su software tuvo un impacto positivo en la gestión de las expectativas de los clientes y el cambio de prioridades, dos aspectos importantes de un proyecto ágil exitoso.

Alrededor del 69% de los encuestados dice que su software de gestión de proyectos tiene un impacto positivo en su capacidad para gestionar las prioridades cambiantes de un proyecto. Las características que respaldan esto incluyen la capacidad de crear futuros sprints, mantener una acumulación de tareasy asignar prioridades a tareas específicas. De esta forma, cuando la entrega de un aspecto específico de un proyecto cambia y ahora vence antes o después, el conjunto de tareas correspondiente se puede mover fácilmente en el cronograma.

Alrededor del 54% de los encuestados dice que su software PM tiene un impacto positivo en su capacidad para administrar Expectativas del cliente. Las características que respaldan esto incluyen la capacidad de capturar Historias de usuarios e informes visuales de progreso. Para el 40% que dice que su software de gestión de proyectos no tiene impacto, es posible que no muestren la interfaz del software a sus clientes y, en cambio, les informen en otro formato.

También les preguntamos a estos ágiles gerentes de proyectos qué software usan y reunimos las mejores funciones y precios para los más populares.

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