Proteja su negocio contra el tiempo de inactividad no planificado con una lista de verificación de mantenimiento preventivo

La falla del equipo es lo último con lo que desea lidiar si es propietario de una pequeña empresa que supervisa las operaciones de su organización. Y dependiendo de la gravedad del problema y la disponibilidad de piezas durante un crisis en curso de la cadena de suministroes posible que tenga que esperar días o incluso semanas para que su equipo vuelva a funcionar.

La creación de un plan de mantenimiento preventivo es una forma de proteger su negocio contra el tiempo de inactividad no planificado que, según Forbes, cuesta a los fabricantes unos 50.000 millones de dólares al año. Una lista de verificación de mantenimiento preventivo proporciona a su equipo de mantenimiento un recurso paso a paso para garantizar que todos los procedimientos de mantenimiento se realicen según lo acordado para cada activo.

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¿Qué es el mantenimiento preventivo?

Mantenimiento preventivo (PM) es el conjunto de prácticas seguidas por las empresas para mantener los equipos en buen estado de funcionamiento. Esto permite una gestión más eficiente de las instalaciones porque mantiene los activos con regularidad, en lugar de esperar a solucionar un problema cuando algo sale mal.

Aunque su plan de mantenimiento preventivo será específico para las necesidades de su pequeña empresa y sus activos, esta guía describe cuatro pasos básicos aplicables a la mayoría de las empresas que dependen de equipos para sus operaciones diarias. Esto incluye profesionales de las industrias de fabricación, médica y de gestión de flotas, por nombrar algunas.

Paso 1: Sepa lo que quiere lograr con su plan de mantenimiento preventivo basado en objetivos comerciales

El primer paso para crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo es aclarar los resultados deseados. Un buen recurso es el plan de cinco o diez años de su empresa, si tiene uno. ¿Está buscando aumentar la producción y distribución, o innovar nuevas instalaciones? Reserve tiempo para identificar sus objetivos para su programa de mantenimiento preventivo y asegúrese de que estén alineados con sus objetivos comerciales generales. La siguiente tabla proporciona algunos ejemplos de cómo podría verse esto:

Si tu objetivo comercial es: Su objetivo de mantenimiento debe ser este:

Aumentar la producción y distribución.

Minimice el tiempo de inactividad y los rechazos de producción, y mantenga la producción según lo programado o antes de lo previsto.

Mejore las condiciones de seguridad y salud sin infracciones de OSHA.

Incluya medidas de seguridad en su lista de verificación de gestión preventiva (PM), así como cualquier equipo de protección personal (PPE) necesario para cada tarea.

Cíñete a tu presupuesto.

Optimice las prácticas de solución de problemas para resolver los problemas lo más rápido posible.

Además, saber lo que quiere lograr con su programa de mantenimiento preventivo puede tener la ventaja beneficio adicional Persuadir a las partes interesadas para que aumenten su presupuesto siempre que estos gastos adicionales contribuyan a los objetivos comerciales.

Paso 2: Realice un inventario de su equipo para un mantenimiento de registros más eficiente y procedimientos de seguridad mejorados

Ahora que sabe lo que quiere lograr con su plan de mantenimiento preventivo, querrá hacer un inventario de su equipo para llevar un registro más eficiente. Asegúrese de que el manual del fabricante del equipo original (OEM) sea fácilmente accesible para cada activo: contendrá información detallada sobre las piezas de su equipo, las frecuencias de inspección y los números de serie para que las piezas se puedan pedir más fácilmente cuando sea necesario.

Si su instalación debe cumplir con los requisitos de salud o seguridad, es posible que existan reglamentaciones federales y/o estatales que le exijan realizar ciertas tareas y procedimientos de mantenimiento. Por ejemplo, si trabaja para un fabricante que opera una caldera, como una cervecería o una destilería, es probable que su departamento regulador y de licencias nacional requiera una inspección de la caldera cada uno o dos años. Si trabaja en la construcción y el desarrollo, deberá seguir los códigos de construcción estatales, así como los requisitos de saneamiento del condado.

Las normas de salud y seguridad también pueden especificar el PPE que debe proporcionar a su equipo de mantenimiento. Tome nota de cualquier requisito cuando realice el inventario para asegurarse de que los activos estén al día con el código, y también que las instrucciones o advertencias de seguridad necesarias aparezcan en su lista de verificación de MP.

Finalmente, toma fotos mientras haces el inventario. Las ayudas visuales son una parte importante de cualquier lista de verificación de mantenimiento preventivo porque ayudarán a su equipo a saber exactamente cómo debe verse cada parte de cada activo. La imagen de abajo de un sistema informatizado de gestion de mantenimiento (CMMS) muestra cómo el software puede simplificar la gestión de activos e incluye, en algunos casos, imágenes de diferentes activos para una referencia más sencilla.


Función de gestión de activos de UpKeep (La fuente)

Paso 3: seleccione los activos para configurar las tareas de mantenimiento preventivo e identifique las tareas para cada activo

En un mundo ideal, tendría una lista de verificación de mantenimiento preventivo al alcance de la mano para todos sus activos. Pero para las empresas que gestionan cientos o incluso miles de activos, eso no es realista. Seleccionar algunos activos para comenzar no solo es mucho menos desalentador, sino que también lo ayudará a determinar qué está funcionando y qué podría mejorarse en sus listas de verificación de mantenimiento preventivo.

¿Cómo selecciona los activos para los que configurar las tareas de mantenimiento preventivo? FMX sugiere clasificar los activos según su criticidad. Un activo crítico es el que sería más disruptivo si fallara y, por lo tanto, debe priorizarse al desarrollar una estrategia de mantenimiento preventivo.

A continuación, deberá identificar tareas para estos activos críticos. Estas tareas pueden incluir limpieza, ventilación, lubricación, ajustes de cadena o correa, cambios de aceite o filtro de aire, o inspección, reparación o reemplazo de varias piezas. Una vez que tenga una idea de las tareas a incluir en su lista de verificación, puede comenzar a escribir instrucciones.

Paso 4: Escriba instrucciones detalladas para cada tarea de mantenimiento preventivo

Este paso final es el más importante, ya que determinará el curso de acción de su equipo de mantenimiento para cada activo y servirá como un registro del historial de mantenimiento de cada activo.

Al escribir cada conjunto de instrucciones, querrá:

  • Busque un equilibrio entre el detalle y la concisión.

  • Comience cada paso con un verbo de acción para indicar claramente lo que le gustaría que hiciera el técnico (p. ej., verificar, inspeccionar, reemplazar, ajustar).

  • Deje espacio para que el técnico indique si completó o no la tarea.

  • Considere una columna para notas para que puedan anotar cualquier cosa fuera de lo común o hacer una sugerencia para quien siga la lista de verificación a continuación.

Vea a continuación un ejemplo de una lista de verificación de mantenimiento preventivo para una unidad de aire acondicionado:

Ejemplo de lista de verificación de mantenimiento preventivo del sistema HVAC de LimbleCMMS
Ejemplo de lista de verificación de mantenimiento preventivo del sistema HVAC de LimbleCMMS (La fuente)

Haga que su lista de verificación de mantenimiento preventivo funcione para vosotras

Como mencionamos anteriormente, su plan de mantenimiento preventivo será específico para las necesidades de su pequeña empresa. Cada lista de verificación de mantenimiento preventivo que cree se verá diferente porque se creó para diferentes activos. Ya sea que esté creando una lista de verificación de mantenimiento para una caldera, bomba, motor o aire acondicionado, UpKeep ofrece una colección única de modelos puede descargar e imprimir. O bien, puede descargar nuestra plantilla genérica y personalizarla según sus necesidades.

Si una lista de verificación numérica es más su velocidad, software de mantenimiento preventivo puede ayudarlo a administrar su Lista de verificación de PM e incluso crear una versión móvil para que pueda guardarla en su bolsillo para una fácil referencia. Incluso hay plataformas que existen con el único propósito de crear listas de verificación de mantenimiento, como el ejemplo a continuación.

Función de plantilla personalizada de iAuditor
Función de plantilla personalizada de iAuditor (La fuente)

Una vez que haya creado una lista de verificación de PM, querrá capacitar a su equipo de mantenimiento para asegurarse de que estén usando la lista de verificación correctamente. También es una buena idea hacer un seguimiento de los resultados de cada lista de verificación a medida que se usan con el tiempo. Como mencionamos en el paso tres, esto lo ayudará a determinar qué está funcionando y qué podría mejorarse en sus listas de verificación de mantenimiento preventivo, como los pasos para agregar o eliminar. A medida que recopila datos sobre uno o dos activos críticos, podrá realizar mejoras que se pueden incorporar a su plan general de mantenimiento preventivo.

Para iniciar su propio plan de mantenimiento preventivo, explore nuestra lista de software de mantenimiento preventivo.

Nota: Las aplicaciones mencionadas en este artículo son ejemplos y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones.

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