Principales características que las PYMES deben buscar en un nuevo sistema PM

Es esa época del año en la que el mundo se enamora de su nuevo software de gestión de proyectos (PM). O podrían hacerlo si compraran uno con características adaptadas a sus necesidades comerciales.

Es fácil dejarse llevar por las marcas o el sofisticado sistema envuelto en palabras de moda y la jerga de la industria. Antes de que se dé cuenta, su deseo navideño de una solución de software simple está terminando con otra resolución demasiado prometida, pero no entregada, acumulando polvo en el estante.

Es por eso que estamos analizando más de cerca varias funciones descritas por Gartner en su informe de 2016: «Capacidades críticas para proyectos de TI y aplicaciones de software de gestión de cartera, en todo el mundo» (Este contenido está disponible para los clientes de Gartner).

  • Lo primero es lo primero: evaluaremos su conocimiento de la terminología que rodea a estas funciones con un crucigrama interactivo.
  • A continuación, analizaremos cada característica según se aplica a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y proporcionaremos la clave de respuesta del acertijo.

Este análisis puede ayudar a los posibles compradores de PYMES a evaluar sus necesidades comerciales y decidir si vale la pena comprar un sistema con estas características.

Crucigrama de habilidades críticas

INSTRUCCIONES: Para completar el crucigrama interactivo, resuelve la habilidad descrita en cada pista. Las letras escritas correctamente aparecerán en verde; las letras incorrectas aparecerán en rojo.

Para borrar un cuadro y restablecerlo a blanco, elimine la letra existente manteniendo presionada la barra espaciadora mientras hace clic en «Entrar».

Por otro lado
Hacia abajo
4a. Proporciona una representación visual rápida del estado, los costos y los KPI de un proyecto. 1d. Permite que varios usuarios se comuniquen, se reúnan y se coordinen para facilitar el trabajo en grupo.
5a. Gestión de proyectos interdependientes, coordinados y diseñados para alcanzar un objetivo estratégico de negocio. (dos palabras) 2d. Conexión o enlace entre diferentes sistemas y aplicaciones para garantizar una transferencia de datos sin problemas.
6a. Capacidad para crear acceso basado en roles o establecer permisos de usuario. (dos palabras) 3d. Estrategia para gestionar iniciativas de proyectos existentes y solicitudes entrantes, planificadas y no planificadas. (dos palabras)

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Capacidades críticas: una perspectiva de PYME

Ahora echemos un vistazo más de cerca a cada una de estas características (enumeradas en orden alfabético) y si son o no relevantes para las PYMES.

Lo que es: El software con capacidades de colaboración crea un espacio de trabajo centralizado para que los equipos se comuniquen y coordinen proyectos. A menudo, estos sistemas incluirán funciones para compartir archivos, almacenar documentos, chatear/mensajes y un flujo de actividades.

¿Es relevante para las pequeñas empresas? ¡Absolutamente! No se puede exagerar la importancia de la colaboración optimizada para equipos de todos los tamaños. Y, curiosamente, muchos equipos prefieren las funciones de colaboración dentro de un sistema de gestión de proyectos más grande a las herramientas independientes, así que tenlo en cuenta al evaluar los sistemas.

gestión de la demanda

Lo que es: La gestión de la demanda va de la mano con la planificación de la capacidad de los recursos. Si bien la planificación de la capacidad de los recursos ayuda a los gerentes a estimar con precisión la disponibilidad de los empleados para que puedan contratar iniciativas de alto valor primero, la gestión de la demanda es el proceso mediante el cual los gerentes evalúan los proyectos existentes dentro de una cartera y administran las solicitudes entrantes.

Esto les permite invertir en las iniciativas que ofrecen el mayor valor.

Las características clave a menudo incluyen paneles para el seguimiento, protocolos de admisión a pedido, varias plantillas de evaluación y evaluación, flujos de trabajo de aprobación y herramientas de visualización de datos.

¿Es relevante para las pequeñas empresas? Depende. Si su PYME tiene dificultades para equilibrar una cartera existente mientras satisface un gran volumen de demandas de recursos, las herramientas con funciones diseñadas para ayudarlo a sopesar y priorizar esas demandas pueden ayudar.

Sin embargo, es probable que las PYMES no necesiten capacidades de gestión de demanda hasta que también necesiten software con gestión de cartera. En este punto, deben tener una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) establecida y utilizar criterios de selección para evaluar iniciativas.

la integración

Lo que es: En pocas palabras, la integración conecta sistemas y aplicaciones separados para que puedan compartir datos y trabajar juntos como un todo coordinado. Muchos sistemas PM ofrecen integraciones preconstruidas con herramientas de terceros, por ejemplo, plataformas de contabilidad o sistemas de almacenamiento de datos.

¿Es relevante para las pequeñas empresas? Sí. De hecho, las empresas de cualquier tamaño que utilizan sistemas separados para diferentes funciones comerciales deben preocuparse por las capacidades de integración. Las PYMES deben considerar la capacidad de un sistema para integrarse con las herramientas existentes como una prioridad máxima al evaluar el software de PM.

gestión de programas

Lo que es: Aunque es similar a la gestión de cartera de proyectos (PPM), que centraliza toda la cartera de proyectos de una empresa, gestión de programas es diferente en que ayuda a coordinar los esfuerzos de unos pocos proyectos relacionados que, cuando se gestionan colectivamente, pueden generar mayores beneficios que cuando se gestionan individualmente. Estos proyectos están vinculados por su alineación con un único objetivo de negocio.

Las funciones clave suelen incluir la gestión de riesgos y el análisis del valor ganado, así como una gestión de recursos y una planificación de proyectos más avanzadas que las que suelen estar disponibles en las soluciones básicas.

¿Es relevante para las pequeñas empresas? Puede ser. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la gestión de programas es menos un trampolín para las PYME entre PM y PPM que un subproducto de la implementación de prácticas de gestión de cartera.

Esto significa que una vez que las organizaciones han implementado la gestión de carteras y definido sus objetivos comerciales, están en una mejor posición para agrupar proyectos que contribuyan al mismo objetivo.

Por lo tanto, a menos que su organización también necesite un software de gestión de carteras, probablemente no necesite evaluar soluciones en función de sus capacidades de gestión de programas.

informes

Lo que es: La generación de informes es una capacidad esencial de seguimiento de proyectos que brinda a los ejecutivos y gerentes información sobre métricas clave, como el retorno de la inversión, el índice de rendimiento de costos, el índice de rendimiento del cronograma y la salud general del proyecto. Con el tiempo, el seguimiento de estas métricas de rendimiento permite a las partes interesadas tomar decisiones de inversión más informadas sobre qué iniciativas es probable que generen el mayor valor empresarial.

Las características clave incluyen informes listos para usar y personalizables, la capacidad de exportar y compartir datos con partes interesadas internas y externas, y opciones para filtrar datos y ver métricas en varias vistas pictóricas y gráficas.

¿Es relevante para las pequeñas empresas? ¡Claro! Las empresas de cualquier tamaño pueden encontrar valor en el seguimiento y análisis de las métricas de rendimiento. Antes de invertir en software con capacidades de generación de informes, las pymes primero deben definir una estrategia de gestión del desempeño de la organización. Esto implica :

  • Comprender las metas y objetivos comerciales que estás tratando de lograr.
    • Decida las medidas de éxito que se utilizarán para medir el progreso hacia estos objetivos.
      • Identifique la audiencia, es decir, las partes interesadas a las que se debe informar sobre el progreso.
        • Acuerde un cronograma, es decir, con qué frecuencia informará sobre el progreso.

        Gestión de usuarios

        Lo que es: El software con capacidades de gestión de usuarios permite a las empresas crear y definir roles de usuario y establecer permisos de usuario. Esta función abarca permisos como «cualquiera puede crear y asignar una tarea», «solo los administradores de proyectos pueden crear y definir campos personalizados», así como la distinción entre quién puede crear y modificar un informe y quién puede acceder a informes de solo lectura.

        Las características clave incluyen la capacidad de establecer administradores del sistema, establecer permisos para los usuarios en función de sus responsabilidades específicas del trabajo, la configuración de seguridad y el acceso de invitados.

        ¿Es relevante para las pequeñas empresas? Sí. Independientemente del tamaño de la empresa, la gestión de usuarios es clave para agilizar los procesos de los proyectos. Las PYMES deben considerar cuidadosamente la profundidad de las capacidades de administración de usuarios que necesitan antes de invertir en un nuevo software de PM.

        Por ejemplo, la gestión de usuarios es especialmente importante para las organizaciones que necesitan proporcionar acceso de invitado a clientes o contratistas. En estas situaciones, los equipos internos pueden compartir cosas como tareas o proyectos con los invitados, pero limitan las capacidades de los invitados en el sistema; por ejemplo, los invitados pueden comentar o agregar una tarea, pero no eliminar una tarea ni ver información fuera de este proyecto.

        Al considerar un nuevo software de gestión de proyectos para su PYME,
        ¿Qué habilidad es tu principal prioridad?

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        Puntos clave para recordar

        Las PYMES deben evaluar cuidadosamente sus necesidades comerciales antes de comenzar su búsqueda de software. Cuando no está muy seguro de lo que quiere lograr o qué problema está tratando de resolver, es fácil vender un sistema con características que realmente no necesita.

        Usar el buen juicio al evaluar las necesidades de su negocio lo ayuda a elegir una solución con características que respalden y dirijan sus objetivos comerciales, en lugar de obstaculizarlos.

        Si tiene alguna pregunta sobre las funciones descritas en este artículo, envíeme un correo electrónico a eileen@softwareadvice.com.

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        4a. Informes
        5a. Gestión de programas
        6a. Gestión de usuarios

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        1d. Colaboración
        2d. La integración
        3d. Gestión de la demanda

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