Preguntas y respuestas: Cómo utilizar la gestión de proyectos en cascada en su pequeña empresa

La sabiduría convencional dice que el auge de las metodologías ágiles de gestión de proyectos ha provocado que muchas empresas eviten la gestión de proyectos en cascada. Un informe de Google Trends sugiere:

Popularidad de la gestión ágil de proyectos sobre la gestión de proyectos en cascada

(Tendencias de Google: 2004-2017)

¿Significa esto que la cascada como metodología de gestión de proyectos está definitivamente muerta? ¡No!

De acuerdo a un informe de Gartner (contenido solo disponible para los clientes), «los métodos de cascada se emplearon en el 56 % de los esfuerzos de desarrollo en 2015».

Métodos de gestión de proyectos utilizados en 2015
truco vs ágil

(La fuente: Gartner)

Los datos son convincentes, pero el estudio de Gartner se centra en las empresas. Nos preguntamos : ¿Sigue siendo el modelo en cascada una opción viable para las pequeñas y medianas empresas (PYME)?

En este informe, responderemos esa pregunta hablando con un experto. El Dr. Mike O’Callaghan (PhD, MBL, PMP) es especialista en gestión de proyectos y entrenador en Relevant International. Trabajó como gerente de proyectos para empresas como Engen, Shell y Old Mutual.

Como experto en su campo, ha desarrollado e implementado metodologías de gestión de proyectos para varios departamentos y ha capacitado al personal para seguir estas metodologías.

Antes de pasar a las preguntas y respuestas, aquí hay una breve explicación de la metodología de gestión de proyectos en cascada:

En la metodología de gestión de proyectos en cascada, los proyectos se mueven a lo largo de un camino definido y lineal, como el agua que brota de una cascada. Comienza con la planificación, donde se discuten y establecen los requisitos del proyecto, el alcance, el presupuesto y el cronograma de tareas. Luego viene la ejecución, donde el éxito se mide por qué tan bien los resultados del proyecto coinciden con los requisitos iniciales.

Aquí hay una representación visual de cómo sería un proceso en cascada para una pequeña empresa de consultoría:

ALT_TAG

P: ¿Por qué las pymes deberían optar por una metodología en cascada?

RESPONDER: Al configurar un proceso de gestión de proyectos para organizaciones basadas en clientes (por ejemplo, una pequeña empresa de consultoría que brinda servicios a un cliente), me di cuenta de que era mucho más fácil configurar un proceso de gestión de proyectos estructurado del tipo cascada que uno ágil.

Agile es adecuado para proyectos internos de una pequeña empresa, donde diferentes equipos compiten por los recursos, porque la gestión de recursos con proyectos de fases cortas es más fácil. Pero el uso de procesos ágiles de gestión de proyectos para cumplir con las expectativas de un cliente es una tarea de abajo hacia arriba.

En la gestión ágil de proyectos, se esperan y aceptan cambios en los entregables del proyecto como parte del proceso. Sin embargo, una pequeña empresa que trabaja con un cliente no puede permitirse que los resultados del proyecto cambien drásticamente. Esto se debe a que firman un contrato y luego lo entregan. Esencialmente, esto significa que cuando el cliente querer Xentonces debes entregar X.

En cambio, el modelo en cascada es mucho más apropiado cuando se trabaja con un cliente que espera que los entregables fijos se cumplan según lo planeado.

Además, un proyecto tipo cascada se puede estructurar como un proceso, lo que significa que los consultores no necesitan capacitación para administrar proyectos. Simplemente siguen un proceso predeterminado. Si bien una estructura ágil requeriría gerentes de proyectos experimentados como consultores, no pueden administrar proyectos sin recibir capacitación.

Puntos clave para las pequeñas empresas:

Waterfall puede adaptarse a proyectos con requisitos fijos. Un modelo en cascada es «reverso al cambio» y los resultados del proyecto deben coincidir con las expectativas establecidas durante la fase de planificación.

Waterfall puede no ser adecuado para empresas que carecen de recursos. En cambio, un proceso de gestión de proyectos ágil, como Kanban, podría permitir a las organizaciones trabajar dentro de las limitaciones de tiempo y costo al completar proyectos en fases incrementales.

Dicho esto, existen muchos riesgos asociados con los proyectos ágiles. Para comprender mejor los riesgos y las formas de superarlos, lea nuestro informe sobre cómo preparar a su PYME para una transición a procesos ágiles.

P: ¿Cómo utilizan las pymes el modelo en cascada? ¿Cuáles son los riesgos?

RESPONDER: Un ejemplo que me viene a la mente es el de un consultor de salud y seguridad, una pequeña empresa que brindaba asesoramiento a grandes corporaciones. Un proceso de gestión de proyectos en cascada para dicha organización incluiría los siguientes pasos:

  • Lanzar: Esto implicaría contratos con clientes, departamentos legales y de negocios, como los aspectos de ventas y establecimiento del negocio.
  • Planificación: Estos serían los documentos de desarrollo, básicamente analizando el entorno empresarial del cliente, revisando los requisitos de seguridad y salud, comparándolos con la situación legal, etc.
  • Entrega/implementación: Esto incluye la documentación para los clientes, como las normas de salud y seguridad. Luego está la implementación, que es básicamente la capacitación de los funcionarios de salud y seguridad del cliente.
  • Clausura: Revisión final y cierre de contrato.

Dicho esto, una pequeña empresa enfrenta diferentes riesgos al implementar un proceso de gestión de proyectos en cascada. Estos son algunos de los desafíos comunes:

  • Tiempo de planificación: Usted promete al cliente completar el proyecto en 3 meses. Lo primero que haría el cliente es mirar su perfil de riesgo y elegir un contrato de plazo fijo o de entrega fija. Ahora, si tienen un contrato de entrega fijo contigo (una pequeña consultora) y te pasas del tiempo, todos esos costos son tu responsabilidad. Este es el mayor riesgo.
  • Garantizar la calidad: Si no obtiene la calidad adecuada, cualquier retrabajo que necesite hacer en torno a la calidad que el cliente desea correrá por su cuenta. Como pequeña empresa, cualquier cambio en el costo podría afectarlo seriamente.
  • Bloqueo de contrato único: No pudo obtener el plan del proyecto en un estado confiable antes de firmar el contrato. Y no tenía un proceso de «contrato» de dos etapas, donde la primera etapa del contrato termina en la fase de planificación y en la segunda etapa (fase de entrega) el cliente tiene la opción de ir a otro lugar si así lo desea. Esto agrega el riesgo de no recibir el pago si el cliente no está satisfecho con usted por entregar el proyecto.
Puntos clave para las pequeñas empresas:

Use herramientas de seguimiento de tiempo para proyectos de entrega fija. Para simplemente controlar el tiempo, algunas herramientas gratuitas pueden ser útiles. Si necesita facturar a los clientes por el tiempo dedicado a un proyecto, consulte BillQuick, Replicon y Unanet, herramientas de seguimiento de tiempo y gastos altamente calificadas por los usuarios de Software Advice.

Garantice la calidad con herramientas de planificación de capacidad de recursos. Contar con las personas adecuadas en los proyectos correctos es clave para garantizar entregas de alta calidad. Con el uso de software de planificación de capacidad de recursos, como Mavenlink, Workfront y Resource Guru, puede analizar las habilidades de los empleados y asignarlas estratégicamente a proyectos relevantes.

Diseñe contratos seguros con herramientas de planificación de proyectos. Herramientas como diagramas de Gantt y diagramas PERT lo ayudan a planificar mejor los proyectos, necesarios para crear contratos seguros con el cliente en el lanzamiento del proyecto.

P: ¿Son útiles las herramientas de gestión de proyectos?

RESPONDER: Absolutamente, y hay dos herramientas que puedo recomendar, en especial.

Una sería una herramienta simple de planificación de proyectos que ayude a las empresas a definir las tareas y subtareas del proyecto. Las organizaciones pequeñas y centradas en el cliente necesitarían esto al desarrollar un nuevo contrato con un cliente.

La otra es una herramienta de informes. Por ejemplo, al final de la fase de planificación del proyecto, la pequeña empresa debe enviar un informe de evaluación informando a los clientes que la primera fase está completa y que deben crear un nuevo contrato para la fase de desarrollo. Así, dondequiera que haya un punto de decisión, configuramos una herramienta de informes.

Puntos clave para las pequeñas empresas:

Usar software para ayudar a administrar proyectos. Las herramientas de programación lo ayudan a evitar la mala gestión del proyecto, y las herramientas de informes le brindan información detallada sobre cómo está entregando su equipo.

Conclusión y próximos pasos

En este informe, reducimos la discusión a una pregunta clave: ¿cuál es su requisito comercial? Y luego trata de responder eso. Sin embargo, el artículo no tiene la intención de categorizar la discusión, sino que es un esfuerzo deliberado para brindar a las pequeñas empresas una visión procesable de la metodología de cascada.

Dicho esto, un estudio de Gartner,El final de la cascada como la conocemos Este(contenido disponible solo para clientes), establece que, «Las prácticas tradicionales en cascada conducen a resultados de entrega inconsistentes». Este estudio se realizó pensando en las empresas de TI empresariales, pero el hecho es que la gestión de proyectos en cascada sigue siendo relevante para las PYMES, especialmente aquellas que proporcionan software a los clientes.

Con los proyectos de desarrollo de software, siempre hay cambios en la interfaz o, a veces, incluso en la funcionalidad hasta el momento en que se desarrolla el software. En tales casos, seguir un modelo en cascada con requisitos fijos y directos del cliente y cumplirlos puede ser como empujar la pared equivocada.

Los lectores interesados ​​también deben consultar nuestros artículos sobre herramientas ágiles de gestión de proyectos para comprender mejor el tema:

  • Herramientas de gestión de proyectos Scrum para su equipo Agile
  • Herramientas de gestión de proyectos Kanban para su equipo Agile
  • Cómo preparar a tu pyme para una transición a procesos ágiles
  • ¿Es un proceso híbrido de gestión de proyectos ágil adecuado para su pequeña empresa?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.