Planificación de capacidad de recursos: 5 mejores prácticas para planificar proyectos teniendo en cuenta el tiempo de los empleados

Si le preguntamos cuántas horas en promedio trabaja un empleado de tiempo completo cada semana, probablemente responda «40». Y eso sería justo porque ese suele ser el número estándar de horas de trabajo en la mayoría de las industrias.

Sin embargo, si preguntamos cuántas horas en promedio un empleado de tiempo completo puede dedicar a un proyecto cada semana, «40» no sería la respuesta correcta. De hecho, sobreestimar la disponibilidad de un empleado es un error común que los gerentes de proyecto pueden cometer al planificar los recursos del proyecto.

Sin embargo, este error común y aparentemente indescriptible puede convertirse en una desgracia que destruye el proceso. Explicaremos por qué es importante evitar este error y las mejores prácticas para hacerlo.

Esto es lo que cubriremos:


  • ¿Qué es la planificación de la capacidad de los recursos?
  • Por qué es importante la planificación de la capacidad de los recursos
  • ¿Cuáles son las mejores prácticas de planificación de la capacidad de recursos?

¿Qué es la planificación de la capacidad de los recursos?

La planificación de la capacidad de recursos es el proceso de equilibrar el tiempo y el esfuerzo del equipo con las demandas de los proyectos en curso.

Mire este video para verlo más de cerca.

Cuando planifique recursos para proyectos, es mejor recordar la Ley de Murphy: cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal. Las tareas pueden demorar más de lo esperado, los miembros del equipo pueden enfermarse o el servidor puede dejar de funcionar. Cualquier cosa que salga mal consumirá recursos adicionales y si no planifica todo esto con anticipación, probablemente esté estimando incorrectamente la capacidad de recursos.

¿Por qué es importante la planificación de la capacidad de los recursos?

La planificación de la capacidad de los recursos es importante para garantizar que los equipos cuenten con las personas y los recursos financieros adecuados para entregar un trabajo de calidad dentro de un marco de tiempo definido. Va más allá de los simples cálculos de comparar las horas de los empleados con los requisitos del proyecto y abarca la creación de un entorno de trabajo saludable y orientado al crecimiento.

La falta de una planificación adecuada de la capacidad de los recursos puede frustrar sus esfuerzos de gestión de proyectos y, en última instancia, llevar los proyectos al fracaso. Aquí hay un desglose sistemático de cómo puede destruir proyectos:

  1. La mala planificación de la capacidad de los recursos conducirá a empleados con exceso de trabajo y con exceso de trabajo, con prioridades en conflicto y, en última instancia, agotamiento y agotamiento.
  2. Si los miembros del equipo están sobrecargados de trabajo y tienen demasiadas horas, eventualmente bajará su moral.
  3. Los miembros del equipo con exceso de trabajo y con exceso de trabajo entregarán un trabajo de mala calidad, creando un círculo vicioso de reelaboración.
  4. Este ciclo aumentará el tiempo y el costo de los proyectos.

¿Cuáles son las mejores prácticas de planificación de la capacidad de recursos?

Para calcular correctamente la capacidad de los recursos, es fundamental recordar constantemente que los “recursos” son las personas. Dejando a un lado todas las estrategias de gestión de proyectos y la jerga, si no planifica el elemento humano, los proyectos están destinados a tener problemas.

Entonces, ¿cómo planeas para el elemento humano? Estas son algunas de las mejores prácticas que hemos seleccionado:

1. Comience a rastrear el tiempo y el nivel de esfuerzo

Puede pensar que una tarea solo toma 30 minutos, pero en realidad podría tomar una hora y media. Así que tienes que empezar con una verificación de la realidad.

Vea dónde los miembros del equipo invierten su tiempo y los niveles de esfuerzo requeridos para diferentes tipos de tareas. Para hacer esto, pídales a las personas que completen hojas de tiempo o usen software de seguimiento de tiempo. Pida a los miembros del equipo que califiquen sus tareas habituales según el nivel de esfuerzo requerido. Esto lo ayudará a comparar la duración de cada tarea y hacer pronósticos diligentes.

Informe de productividad en Campamento de tiempo (La fuente)

Cuando implemente el seguimiento del tiempo, traiga a los miembros del equipo con usted en el viaje. Comuníquese con ellos sobre cómo esto no solo beneficiará al negocio, sino también a cada uno de ellos al mejorar la productividad general y reducir la carga de trabajo.

2. Identificar cuellos de botella

A continuación, identifique dónde ocurren típicamente los retrasos del proyecto, es decir, los cuellos de botella.

Recuerde que un cuello de botella no es necesariamente una persona. También pueden ser roles y conjuntos de habilidades que son raros pero tienen una gran demanda.

No importa cuán eficientemente esté trabajando el resto del equipo, si el cuello de botella está sobrecargado de trabajo, el proyecto siempre tendrá problemas.

Creación de procesos de aprobación en Wrike

Creación de procesos de aprobación en wrike (La fuente)

Identifique los recursos de cuello de botella y controle de cerca su uso para asegurarse de que no estén sobrecargados de trabajo o causando puntos muertos. Puede hacerlo comprobando manualmente los posibles cuellos de botella de vez en cuando, utilizando una hoja de Excel para realizar un seguimiento del estado del proyecto o utilizando Administracion de recursos Dónde software de planificación de proyectos.

Independientemente de la herramienta que utilice, asegúrese de que realice un seguimiento de varias métricas (miembros del equipo a los que está asignado el proyecto, estado de producción, fechas de envío, etc.). Compruebe también si esto permite la generación de informes que identifiquen dónde se producen los retrasos y cuánto tardan.

3. Deje espacio para el aprendizaje y el desarrollo

Según una encuesta de 2018, el 70% de los empleados dicen que carecen de las habilidades que necesitan para su trabajo actual (contenido completo disponible solo para clientes de Gartner). Esto significa que el aprendizaje y el desarrollo de los empleados (L&D) ya no es un beneficio opcional que se brinda solo a ciertos puestos de liderazgo. L&D es una parte importante para garantizar que los empleados estén equipados para trabajar en sus proyectos y brindar calidad.

¿Adivina a qué hora cortará L&D? Las horas de trabajo que los empleados tienen para trabajar realmente en los proyectos. Si bien la mayoría de las empresas cree que esta vez será mínima, el gigante tecnológico Google ha sido famoso por dar a los empleados el 20% de su tiempo para el aprendizaje y el desarrollo.

Publica un objetivo de desarrollo personal en Asana

Publicar metas de desarrollo personal en ásana (La fuente)

Tiempo de preparación para el aprendizaje y el desarrollo al planificar la capacidad de los recursos. Para ello, evalúe con antelación las necesidades de formación y desarrollo y programe sesiones de formación. O asigne a cada miembro del equipo una cierta cantidad de horas por semana para el aprendizaje y el desarrollo. Cualquiera que sea el método que elija, asegúrese de restar el tiempo estimado de las horas de trabajo disponibles del empleado.

4. Calcula la disponibilidad real para trabajar

Después de realizar un seguimiento del tiempo y el esfuerzo, identificar los cuellos de botella y el margen de maniobra incorporado para el aprendizaje y el desarrollo, es hora de calcular cuánto tiempo tienen los miembros del equipo para el trabajo real. Aquí es donde entra en juego el “trabajo sobre el trabajo”.

El trabajo en el trabajo es el tiempo que los empleados dedican a actividades transaccionales relacionadas con el trabajo, como revisar el correo electrónico, investigar información o asistir a reuniones improductivas. De acuerdo a un estudiar, los empleados dedican el 60% de su tiempo de trabajo al trabajo. Si eso no suena como una alarma, piénselo de esta manera: los miembros de su equipo solo tienen dos días de su semana laboral disponibles para el trabajo real.

La lucha contra el trabajo en el trabajo solo se puede hacer cuando se sabe cuánto de la jornada laboral de un equipo se necesita. Aquí es donde el seguimiento del tiempo y el esfuerzo discutido en el paso uno debería ayudar.

Seguimiento del tiempo en tareas en Clockify

Seguimiento del tiempo en tareas en Relojero (La fuente)

Una vez que tenga todos los números, es hora de pasar a las matemáticas. Inserte los números en la calculadora a continuación (diseñada para la semana laboral de un empleado) y descubra la disponibilidad real de los miembros de su equipo.

5. Priorizar proyectos para asignar recursos

Una vez que haya determinado la disponibilidad real de los miembros del equipo, es hora de ejecutar la planificación de la capacidad de recursos.

Como gerente de proyectos, analice qué proyectos deben priorizarse. Estos pueden ser proyectos urgentes o importantes para la empresa desde el punto de vista de los ingresos. Considere el impacto empresarial de un proyecto frente a los recursos que requerirá.

Priorizar proyectos en Zoho Projects

Priorizar proyectos en Proyectos Zoho (La fuente)

Desarrollar un mecanismo o utilizar una herramienta para asignar recursos a los proyectos en orden de prioridad. Esto lo protegerá de responsabilidades conflictivas y garantizará que todo su equipo esté en sintonía cuando se trata de priorizar proyectos y los recursos dedicados a ellos.

Próximas etapas

Ahora que conoce las mejores prácticas para la planificación de la capacidad de los recursos, determine cuántos proyectos tiene en ejecución, cuál es la disponibilidad real de sus recursos y asígnelos en función de la cantidad real de trabajo que debe realizarse.

Si ya usa software para la planificación de la capacidad de sus recursos, háganos saber sus opiniones en los comentarios a continuación.

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Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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