Ya sea por elección o necesidad, muchos equipos están cambiando completamente al trabajo remoto, por lo que software de videoconferencia se ha convertido en una compra de software necesaria para muchas empresas. Si su empresa nunca antes ha realizado trabajo remoto, la transición a las reuniones en línea a veces puede ser difícil y su personal puede sentirse un poco fatigado sin la cadencia familiar y la comunicación de las reuniones en persona.
Sin embargo, muchas características del software de videoconferencia harán que esta transición al lugar de trabajo sea más fácil para los empleados e incluso harán que las reuniones virtuales sean más eficientes que las reuniones en persona.
Por ejemplo, las funciones que mejoran el proceso de generación de ideas, la capacidad de grabar reuniones y las herramientas de moderación de reuniones hacen que las reuniones sean más productivas y útiles, al tiempo que ayudan a sus empleados a sentir que están contribuyendo más al éxito de su fuerza laboral remota.
La lluvia de ideas es más fácil con el software de videoconferencia
La mayoría del software de videoconferencia viene con alguna forma de funcionalidad de colaboración integrada. Al brindarles a los empleados algunas funciones, como una pizarra virtual y encuestas, las herramientas de videoconferencia brindan a los equipos más control sobre su lluvia de ideas.
Las pizarras virtuales proporcionan un espacio simple en la pantalla donde los participantes de la reunión pueden escribir notas o dibujar diagramas simples para compartir con otros participantes de la reunión. Estos suelen ser visibles para todos los participantes de la reunión.
La pizarra manual durante las reuniones en persona puede llevar mucho tiempo y ser descuidada. Escribir lleva más tiempo que teclear y, a menudo, no todos pueden participar, y las voces más fuertes pueden ahogar a los miembros menos abiertos de su equipo. En las reuniones virtuales, todos los miembros de los empleados pueden participar y todos pueden ver lo que los demás están haciendo al mismo tiempo.
Lluvia de ideas usando por Vectera amplia función de navegación (La fuente)
La lluvia de ideas en persona puede llevar mucho más tiempo que la lluvia de ideas virtual porque estás escribiendo opciones físicamente en una pizarra. También corre el riesgo de que los miembros del equipo menos abiertos no hagan oír su voz. El software de videoconferencia permite reuniones más eficientes y productivas, lo que, a su vez, conduce a una experiencia remota mucho mejor para los empleados.
Consulta en tiempo real en Inicio de sesión de Adobe (La fuente)
La grabación de reuniones mejora la experiencia remota de los empleados
Ver una grabación de una reunión a la que te perdiste no es emocionante, pero tener la capacidad de grabar reuniones para los miembros del equipo que no asistieron es clave para hacer llegar información importante a todos.
La grabación de reuniones importantes es bastante estándar para las grandes empresas que han estado usando herramientas de videoconferencia durante años para conectar varias oficinas en todo el mundo, pero si es una pequeña empresa que va a trabajar de forma remota por primera vez, probablemente no lo hará. Nunca antes había tenido una razón para grabar una reunión.
Zoom interfaz de videoconferencia con una opción de grabación (La fuente)
Si alguien se perdió una reunión, probablemente esté acostumbrado a enviar notas importantes o ponerse al día con lo que sucedió en otro momento. Pero sin una discusión en tiempo real durante la reunión, se pierde mucho contexto y comunicación importantes. Tener la capacidad de volver a visitar una reunión perdida conducirá a mejores resultados y un mayor compromiso porque comprenderá mejor cómo se tomaron las decisiones.
Y seamos realistas. Si alguna vez ha tenido reuniones virtuales mientras trabajaba desde casa, probablemente haya tenido que alejarse para cuidar a un niño o una mascota, por lo que siempre es útil poder regresar y revisar una grabación. .
A nadie le gusta quedarse en la oscuridad o sentir que no tiene todo el contexto que necesita para hacer su trabajo, por lo que una forma segura de garantizar que sus empleados prosperen en un entorno de trabajo totalmente remoto es tener reuniones importantes disponibles mediante grabación. .
Moderar reuniones más grandes es crucial con el trabajo remoto
Si bien no es relevante para la mayoría de las reuniones, la capacidad de organizar reuniones más grandes al estilo de un ayuntamiento es extremadamente importante para una experiencia positiva de los empleados y una mejor participación de los empleados.
Siempre sucede: una persona no es muda y no se da cuenta. En reuniones pequeñas, puede pedir cortésmente a alguien que se silencie, pero si hay docenas de personas en línea, es difícil y requiere mucho tiempo determinar qué usuario podría estar causando la perturbación.
Afortunadamente para usted, la mayoría del software de videoconferencia tiene funciones de moderación que permiten a los organizadores de la conferencia agregar, eliminar y silenciar participantes mientras trabajan.
Con las herramientas de moderación, también puede ahorrar ancho de banda apagando la cámara de todos y deshabilitando la capacidad de los participantes para reactivar su micrófono. Si planea organizar seminarios web o planea organizar grandes reuniones para brindar información importante, querrá encontrar un software de videoconferencia con funciones de moderación.
El software de videoconferencia lo ayudará a aumentar sus videoconferencias
Las funciones enumeradas anteriormente no son las únicas que pueden ser útiles para su equipo. Puede que encuentres algunos herramienta colaborativa que ayudan a mejorar la moral y la productividad de los empleados y también pueden integrarse con su solución de videoconferencia.
Encontrar herramientas y software que mejoren sus videoconferencias y se integren con su paquete de software es más importante que cualquier característica, así que tómese el tiempo para analizar realmente lo que usted y su equipo necesitan para tener éxito si pasan de forma remota, solo por un tiempo.
Las videoconferencias pueden ser más productivas que una reunión en persona. Todo lo que se necesita son algunos reajustes y un poco de ayuda de un software útil.
Recursos adicionales para ayudarlo con su búsqueda de software:
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD
Las aplicaciones de software a las que se hace referencia en este artículo que fueron citadas por el entrevistado en contexto no pretenden ser respaldos ni recomendaciones.
Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden respaldar o recomendar. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.