Maximice la adopción de software nuevo por parte de los usuarios en 3 pasos

Segmente a los usuarios de software para capacitar de manera efectiva a aquellos que necesitan más ayuda para aprender software nuevo.

Su nuevo software solo es útil si los empleados lo usan correctamente. Hacer un seguimiento de los flujos de trabajo, completar campos importantes, etiquetar a ciertos compañeros de trabajo: hay una variedad de formas en que los usuarios pueden no aprovechar al máximo un sistema.

Por eso es esencial seguir tres pasos que lo ayuden a comprender los mayores desafíos que enfrentan los usuarios con el software existente, identificar a los usuarios más poderosos y menos eficientes, y resolver cualquier otro problema que puedan tener para que puedan usar correctamente el nuevo software.

Aprovechando la experiencia de Gartner en esta área, proporcionaremos acciones recomendadas que puede tomar ahora para asegurarse de que los empleados utilicen su nuevo software correctamente.

Esto es lo que cubriremos:

  1. Recopile comentarios de los usuarios lo antes posible

  2. Identifique a los usuarios experimentados frente a los que necesitan ayuda

  3. Resolviendo Barreras a la Adopción

Recopile comentarios de los usuarios lo antes posible

A menudo, los líderes empresariales toman decisiones de software y tecnología con sus propios pares sin incluir las opiniones de las personas que realmente usarán el sistema día a día.

Pero Investigación de Gartner sobre lo que motiva a los empleados a usar el software de manera más efectiva muestra que recopilar sus comentarios al principio del proceso (cuando está desarrollando un caso de negocios o creando una lista de funciones) tiene el mayor impacto positivo en la adopción.

Actividades de evaluación de software que impulsan la adopción por parte del usuario

Cuanto más se demore en involucrar a los usuarios finales, es menos probable que usen el software correctamente. Incluirlos al principio del proceso puede aumentar su probabilidad de usar el software en un 55 %. Cuando comienza a elegir proveedores, ya es demasiado tarde.

Pasar a la acción: No importa dónde se encuentre en el proceso, vale la pena ser transparente sobre el proceso.

  • Si ya selecciona un proveedor de software, asegúrese de compartir en un correo electrónico o en una reunión el problema de negocio claramente definido quieres resolver con las nuevas tecnologías y justificación de por qué el proveedor elegido es la mejor opción.

  • Si acaba de iniciar el proceso, programe un tiempo para recopilar comentarios individuales en el software existente de una muestra de usuarios que van desde gerentes hasta puestos de nivel de entrada en varios equipos para comprender los dos o tres problemas más comunes.

Identificar usuarios avanzados frente a no usuarios

Segmentar a sus usuarios en grupos con desafíos similares hace que sea más fácil abordar tantas barreras para la adopción como sea posible en el futuro. Y cuando puede separar a sus usuarios experimentados de aquellos que necesitan ayuda adicional, puede pasar el tiempo de manera más eficiente.

Hay algunos grupos clave a tener en cuenta:

Tipo de usuario Cómo detectarlos como ayudarlos

Usuario avanzado

  • Alta interacción

  • Alta habilidad

Aproveche a los usuarios avanzados como maestros y mentores adicionales que pueden alentar el uso apropiado del software para otros grupos.

usuario crítico

  • Alta interacción

  • Habilidad baja a media

Concentre la mayor parte de sus esfuerzos de capacitación en este grupo y proporcione comentarios continuos para mejorar el uso.

No usuario

  • Baja interacción

  • cualquier habilidad

Solo capacite a los miembros de este grupo si anticipa cambios de roles que requerirán el uso del sistema.

Después de una encuesta simple, puede clasificar a los usuarios menos competentes y descubrir cómo solucionar sus problemas.

Pasar a la acción: Cree y comparta una encuesta sencilla con todos los usuarios finales de la empresa que incluya las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es su papel en la empresa?

  • ¿Qué porcentaje de sus tareas diarias implica el uso de [existing software]?

  • Del 1 al 10, ¿cómo calificaría su propio dominio de [existing software]?

Recopile respuestas y grábelas en un gráfico que muestre la interacción y la competencia en los ejes X e Y para agrupar rápidamente a usuarios similares.

Resolviendo Barreras a la Adopción

En este punto, debe tener comentarios cualitativos sobre los puntos débiles, así como datos cuantitativos que segmenten a sus empleados en grupos. Ahora es el momento de ayudar a cada usuario a enfrentar sus desafíos específicos.

Gartner recomienda algunas tácticas que pueden ayudar a impulsar la adopción en función del desafío o sentimiento específico de un usuario sobre el nuevo software:

Informar: para los usuarios que reportan una falta de contexto para el cambio

  • Proporcionar los beneficios comerciales generales de la nueva tecnología.
  • Inclúyalos en listas de correo para actualizaciones de implementación y capacitación

Tranquilizar: para usuarios que no tienen claro su papel en el cambio

  • Proporcione ejemplos de «victorias» tempranas con el nuevo software

  • Solicite a un usuario avanzado que programe una sesión para responder preguntas específicas

Persuasión: para usuarios que se resisten al nuevo software

  • Explicar la justificación empresarial específica del nuevo software.

  • Solo comparte los beneficios que obtendrán personalmente

    recibir del uso de nuevo software

Engage: para usuarios que entienden el valor del nuevo software

  • Anímelos a defender el nuevo sistema.

  • Solicite resaltar las «ganancias» para compartir los beneficios del nuevo software

Utilice estos enfoques en sus usuarios críticos primero para abordar las barreras más comunes para la adopción, luego recorra los grupos críticos y no usuarios según sea necesario.

Pasar a la acción: En el futuro, es una gran idea programar controles mensuales con cada grupo y ofrecer herramientas de autoservicio en la intranet de su empresa o almacenar documentos importantes, como una página para preguntas frecuentes y un centro de conocimiento para buscar respuestas específicas. .

Asegúrese de que todos los empleados usen el software de la manera correcta

Cualquier cambio en las herramientas que los empleados usan a diario encontrará cierto nivel de resistencia, pero ayudarlos a comprender y adoptar un nuevo software puede manejarse como cualquier otro proyecto en su organización. Los desafíos anecdóticos y los datos concretos de sus empleados guiarán el proceso.

Para obtener más ayuda con esos usuarios indecisos, puede consultar nuestras tres formas de obtener una nueva membresía de software.

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