Los 8 elementos de un plan de implementación de ERP exitoso

No hay garantías en la vida, y mucho menos su plan de implementación de ERP.

Los peligros de una mala implementación programa ERP somos bien documentada. En realidad, un estudio de los centros de evaluación de tecnología descubrió que casi la mitad de las iniciativas de implementación de ERP fallan en el primer intento, e incluso las exitosas tardan un 30 % más de lo esperado.

El aumento de ERP posmoderno El despliegue y su miríada de integraciones complican aún más las cosas, con Gartner yendo tan lejos como para predecir que, para 2022, El 70% de las iniciativas de ERP se considerarán fracasos (investigación completa disponible para los clientes de Gartner).

Todo esto puede sonar sombrío, pero aquí están las buenas noticias: su organización no tiene que ser otra más en una larga serie de fallas de implementación y, con suficiente preparación, no lo será.

Las empresas que comunican claramente sus objetivos a su proveedor de ERP, planifican cuidadosamente qué acción tomar y practican una buena gestión del cambio reducirán significativamente el riesgo de fallas en la implementación de ERP.

Por supuesto, no existe un enfoque único para un plan de implementación de ERP. Pero las estrategias más efectivas incluyen alguna versión de los siguientes elementos de la lista de verificación:

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos elementos.

Establecer expectativas claras definiendo el alcance del proyecto

Nada frustra más rápido la implementación de un ERP que los objetivos confusos. Conquistar un proyecto tan ambicioso y complejo requiere una hoja de ruta cuidadosamente considerada hacia el éxito, navegada con determinación inquebrantable.

Sin un plan de juego detallado, también podría tirar por la ventana el presupuesto propuesto y la fecha límite del proyecto.

Para mantenerse a tiempo y dentro del presupuesto, trabaje con su proveedor de ERP para:

Definir el alcance de la iniciativa. ¿Qué espera lograr al implementar el software ERP? Antes de que pueda tener éxito, debe definir el éxito.

Describir las especificaciones del proyecto. Esto incluye todo, desde la asignación de recursos hasta la funcionalidad deseada y las integraciones de software de terceros. Sea lo más específico y completo posible, pero no exceda sus propias capacidades.

Establezca un cronograma razonable para cada paso del proceso. Una vez que haya establecido objetivos tanto a nivel macro como micro, especifique las fechas de finalización para cada fase de implementación. Asegúrese de consultar con su proveedor y determinar qué constituye un marco de tiempo razonable, y compare sus objetivos con los recursos y el presupuesto disponibles.

Cree un equipo dedicado de expertos en TI y partes interesadas clave

Un proyecto tan sólido como una implementación de ERP necesita un equipo igualmente fuerte de maestros de procesos y aficionados a ERP. Algunos serán internos, mientras que otros provendrán del exterior a través de su proveedor o un consultor de implementación.

Si bien este equipo trabaja de manera colectiva para lograr los objetivos deseados, también debe dividirse en cuatro micro-equipos:

Comité Directivo. Se trata principalmente de marcos y marcos de alto nivel, que establecerán elementos generales como estructura, dirección y priorización.

Gerentes de proyecto. Al administrar los plazos y la comunicación entre los miembros del equipo, los gerentes de proyecto supervisan las operaciones diarias y se aseguran de que todos sigan el plan.

Asesores. Aunque no es necesariamente esencial, contar con consultores presentes para responder preguntas y brindar experiencia siempre es una buena inversión (si el presupuesto lo permite).

Los usuarios clave. Estas son personas de toda su organización que ejecutarán cada elemento del plan de implementación y darán voz a las necesidades de los diferentes perfiles de usuario.

Involucrar a los empleados con un plan detallado de gestión del cambio

Su plan de implementación de ERP es solo la mitad de su estrategia de gestión de cambios. Dado que el software agiliza una variedad de procesos dentro de una organización, su iniciativa ERP afectará a la mayoría, si no a todos, de sus empleados.

Si no los mantiene informados de los cambios, corre el riesgo de alejar a su base de clientes más importante: su fuerza laboral.

Los componentes de su plan de gestión de cambios centrados en los empleados incluyen:

Comunicación. Determine el mejor método para notificar a sus empleados sobre el cambio y hágalo lo antes posible en el proceso. Asegúrese de alentar la retroalimentación y responder preguntas, idealmente en una presentación de toda la empresa con una sesión adicional de preguntas y respuestas.

Justificación. Explique por qué se necesita su nuevo ERP: cómo hará que su trabajo sea más fácil, sus flujos de trabajo más eficientes y el negocio más rentable.

Aclimatación. Proporcionar a los empleados toda la información necesaria sobre el nuevo sistema, al tiempo que establece y comunica un calendario para la formación de los usuarios.

Presupuesto para gastos imprevistos y priorización de iniciativas de gasto

Establecer un presupuesto razonable y realista es uno de los aspectos más difíciles de cualquier plan de implementación de ERP. ¿Cómo mantiene sus gastos relativamente modestos sin sacrificar los resultados deseados?

El secreto es priorizar las iniciativas de gasto y considerar todos los resultados posibles.

Al escribir su presupuesto de implementación, tenga en cuenta lo siguiente:

Actualizaciones de hardware y red. Al implementar un nuevo ERP, asegúrese de que su equipo existente sea compatible, si no óptimo, con la actualización del sistema. Del mismo modo, si está alojando su ERP en las instalaciones, necesitará un servidor más grande.

Pago de horas extras. La implementación de un ERP requiere mucho trabajo y es posible que los miembros del equipo deban trabajar horas extra para cumplir con los plazos ajustados.

Excluyendo costos. Algunos de ellos son obvios (asesoramiento, apoyo), y otros no tanto (pruebas, resistencia de los empleados). Asegúrese de considerar todos los resultados posibles al desarrollar su presupuesto.

Limpie sus datos y asegure las conexiones para la migración

Migrar sus datos a un ERP no es tan fácil como conectar dos computadoras con un cable USB y presionar «iniciar» (pero eso no sería bueno).

Antes de comenzar la migración, debe asegurarse de que sus datos estén listos para la transferencia y establecer las conexiones adecuadas, lo que puede demorar días o incluso semanas. Y el ultimo lo que quieres es que la transferencia falle y pongas en riesgo tus valiosos datos corporativos.

Afortunadamente, hay cosas que puede hacer para que el proceso sea lo más fluido posible. Empezar con:

Limpiando tus datos. Lo último que desea es un ERP con un montón de datos duplicados o inconsistentes. Asegúrese de que sus puntos de datos sigan el mismo formato en todos los sistemas involucrados, hasta el último dígito y punto decimal.

Mapea tus conexiones. Con tantas entradas y variables en juego, querrá mapear todo antes de la transferencia de datos para asegurarse de que todas las rutas sean óptimas y las conexiones sean seguras.

Prueba del proceso de migración. Antes de tomar medidas, realice varias pruebas de migración y documente sus resultados. Siga refinando el proceso hasta que sea perfecto y la confianza sea alta.

Personaliza tu entrenamiento en función de las necesidades individuales

Sin la formación adecuada, la implementación de su ERP estarán volar fuera de las vías.

Las empresas que adoptan un enfoque estratégico adaptado a los usuarios individuales estarán mejor posicionadas para tener éxito a corto y largo plazo.

Al desarrollar un plan de capacitación, utilice:

Una combinación de formación presencial y formación online. Todos tenemos nuestras formas favoritas de aprender, ya sea en persona o en línea. Por otro lado, no todos los procesos se pueden enseñar a distancia, en cuyo caso las capacitaciones presenciales deberían ser obligatorias. Haz lo que tenga más sentido para cada actividad.

Capacitación basada en procesos enfocada en varios niveles de habilidad, roles y responsabilidades. Asimismo, los usuarios experimentados y los nativos digitales no necesitan realizar la misma formación que aquellos con menos experiencia. Adaptar sus lecciones a diferentes niveles de habilidad y disciplinas hará que el proceso sea más eficiente.

Continuar la capacitación más allá de la implementación. El hecho de que la implementación esté completa no significa que su capacitación deba estarlo. La naturaleza compleja de los sistemas ERP requiere que el aprendizaje continúe meses después de la fecha de lanzamiento, si no para siempre.

Diseñe una estrategia integral de puesta en marcha

Como el paso más importante en cualquier plan de implementación de ERP, su estrategia de puesta en marcha debe ser integral de principio a fin. No hay vuelta atrás después de eso.

Las consideraciones clave para una estrategia de puesta en marcha exitosa incluyen:

Planificación de personal y uso. Para evitar sobrecargar sus servidores desde el principio, implemente el uso de los empleados en fases y confirme que su sistema puede manejar cualquier aumento de capacidad.

Pruebe la velocidad y la confiabilidad de la red. En la misma línea, designe especialistas en TI para probar y monitorear continuamente el rendimiento de la red.

Proceso de copia de seguridad. Sus datos son el alma de su negocio y debe hacer todo lo posible para protegerlos. Comienza con copias de seguridad del sistema de rutina, que son especialmente cruciales en las primeras etapas más complicadas después del lanzamiento.

Estrategia de comunicación. Establezca un proceso sobre cómo comunicar cualquier problema o interrupción. Esta es la mejor manera de canalizar temas particulares a las partes más relevantes.

Evalúe sus resultados con métricas clave de rendimiento

¡Felicitaciones, ha sobrevivido a la implementación de su ERP! Ahora es el momento de averiguar qué tipo de rendimiento está obteniendo de su gran inversión.

Con cualquier ERP, el subproducto más inmediato y sustancial es un aumento en la eficiencia. Esto puede manifestarse de muchas formas, y diferentes empresas tienen diferentes definiciones de éxito.

En general, las siguientes categorías de datos se pueden utilizar como punto de referencia para la evaluación del desempeño después de la implementación:

Productividad laboral. Estas medidas varían según la naturaleza de su negocio, pero sean cuales sean, la capacidad de su ERP para automatizar los procesos de rutina debería resultar en ganancias de eficiencia notables.

La satisfacción del cliente. Su ERP almacena datos centrados en el cliente en su módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM), incluidas las tasas de retención, referencias y otras métricas de ventas.

Generación de ingresos. Si bien es posible que su impacto no se sienta de inmediato, los procesos optimizados de su nuevo ERP y las eficiencias resultantes deberían generar una mayor generación de ingresos con el tiempo.

Próximos pasos: preparar el terreno para la implementación de ERP

Y ahí lo tiene, la hoja de ruta para el éxito de la implementación de ERP. Si bien esta lista de verificación lo guía a través del proceso de planificación, hay cosas que puede hacer ahora mismo para construir una base sólida de conocimiento antes de comenzar:

  • Manténgase al día con las noticias y tendencias de la industria. Las cosas están cambiando rápidamente en el vasto mundo del software ERP, con tecnologías emergentes como inteligencia artificial, ERP posmoderno y implementación basada en la nube listo para asumir roles aún más importantes en los años venideros. Para competir en este nuevo panorama empresarial impulsado por la tecnología, debe mantenerse informado. Nuestra página de Recursos existe para ayudarle a hacer precisamente eso.
  • Hable con uno de nuestros asesores de software. Si tiene preguntas sobre la implementación de su software o simplemente necesita ayuda para encontrar el proveedor adecuado para su negocio, nuestro equipo de asesores de software está listo y dispuesto a ofrecer su experiencia. Para una consulta telefónica gratuita de 15 minutos con un experto real en vivo, llámenos al 855-998-8505.

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