Lista de verificación del informe de estado de su proyecto: qué incluir al informar a las partes interesadas

Las listas son importantes. Nos ayudan a priorizar y recordar completar tareas importantes.

¿Alguna vez has ido a la tienda de comestibles específicamente por una cosa y luego te has ido con un carrito lleno de todo menos? Si deja su lista de compras en casa, está a merced de nuestra falible memoria humana.

Como administrador de proyectos, debe crear informes regulares sobre el estado del proyecto para actualizar a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Y al igual que en la tienda de comestibles, no importa con qué frecuencia cree un informe de estado del proyecto, existe la posibilidad de que se pierda algo si no tiene una lista.

Para asegurarnos de que sus actualizaciones de estado semanales contengan la información esencial que necesitan sus partes interesadas, hemos creado una lista de verificación simple que puede usar como plantilla de informe de estado:

Descargar lista de verificación

Repasaremos cada sección con más detalle y explicaremos qué información debe incluir y cómo debe estructurar su informe de proyecto. También exploraremos cómo el software de seguimiento de proyectos puede ayudarlo a crear sus informes de estado del proyecto.

Resumen ejecutivo

CONSEJO PROFESIONAL: Coloque la información más importante en la parte superior del informe del proyecto.

¿Por qué? Porque sus partes interesadas clave probablemente no leerán todo. De esta manera, las partes interesadas que lean la descripción general y hojeen el resto tendrán un resumen de la información más importante.

La primera sección de la plantilla de informe de estado de su proyecto es la descripción general de la gestión. Debe incluir una descripción general de alto nivel del estado del proyecto, dividida en tres partes:

1. Identificadores del proyecto.

  • nombre del proyecto
  • ID/código del proyecto
  • nombre del director del proyecto
  • Fecha del informe del proyecto

Puede parecer obvio referirse al nombre del proyecto y otros elementos, pero sin tenerlos en su lista, pueden ser fáciles de olvidar. Con la excepción de la fecha del informe de estado, los identificadores del proyecto seguirán siendo los mismos de una semana a otra.

Es muy importante incluir la fecha del informe de estado: ayuda a establecer un cronograma preciso del proyecto.

2. Resumen del progreso. Esta sección debe incluir una revisión de alto nivel de los objetivos generales del proyecto y el progreso realizado hasta el momento. ¿El proyecto va por buen camino, retrasado o adelantado? ¿Está por encima o por debajo del presupuesto? El resumen de progreso debe resaltar cualquier elemento que requiera la atención del equipo del proyecto, incluso si esos elementos también se tratan en una sección posterior del informe de estado.

3. Salud general del proyecto y porcentaje completado. Esta sección debe indicar la salud (o el estado del proyecto) de los diversos elementos del proyecto:

Código de color del informe de estado del proyecto

El estado del proyecto se puede mostrar visualmente en lugar de de forma narrativa, utilizando un código de color predeterminado para representar el estado de cada elemento (como se muestra arriba). Por ejemplo:

  • Verde significa que el artículo va por buen camino.
  • Amarillo significa que está en problemas.
  • Rojo significa que necesita atención inmediata (y, muy probablemente, la intervención de las partes interesadas).

Recomendamos establecer una métrica cuantitativa para los estados codificados por colores para presentar mejor la información precisa. Sin él, una parte interesada podría malinterpretar un estado amarillo al reaccionar de forma exagerada o insuficiente y, por lo tanto, retrasar aún más el progreso del proyecto.

PROYECTO SALUD EN ACCIÓN

Establezca el presupuesto en amarillo para indicar que el proyecto excede la asignación aprobada en un 5-15%. Si las proyecciones presupuestarias superan un exceso del 15 %, el estado sería rojo.

El porcentaje completado debe ingresarse como un porcentaje real que indica el nivel general de finalización del proyecto (por ejemplo, 50% para un proyecto que está a la mitad).

Cómo puede ayudarlo el software de seguimiento de proyectos: Los tableros brindan una vista en vivo del desempeño del equipo del proyecto y el estado general. Estas herramientas capturan datos automáticamente y los organizan en un solo lugar, ahorrando tiempo y esfuerzo a los gerentes. En los sistemas de seguimiento de proyectos basados ​​en la nube, los paneles se actualizan en tiempo real a medida que se avanza, lo que significa que los usuarios siempre tienen el estado actual.


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Resumen del proyecto en Clarizen (Fuente)

Esta pantalla de descripción general del proyecto incluye varios elementos que deben incluirse en su resumen: iconos de colores para representar el estado de los elementos importantes, el nombre del administrador del proyecto activo y el porcentaje de finalización del proyecto.

Hitos y entregables

CONSEJO PROFESIONAL: Utiliza herramientas de visualización de datos.

Una imagen vale más que mil palabras, así que utilice imágenes siempre que sea posible. Puede usar colores para representar el estado o incluir un gráfico de porcentaje completo, un gráfico de Gantt o una tabla que muestre el progreso con respecto a los hitos y entregables.

La segunda sección de su informe debe detallar el progreso realizado hacia hitos y entregables importantes (identificados durante la planificación del proyecto).

Los hitos a menudo están vinculados a la finalización de un entregable del cliente, así como a la facturación a medio plazo. Por lo tanto, es importante que las partes interesadas sepan si los equipos están en camino de completarlos.

En lugar de escribir esta información en forma narrativa, muestre el progreso de su equipo con un gráfico simple (vea la captura de pantalla a continuación). Asegúrese de incluir:

  • Proyecto Hito Porcentaje completado: ¿Cuál era el estado de las tareas individuales que condujeron al hito? Describa las tareas que se han completado y las que aún están pendientes.
  • Comienzo/fin planificado: Estas son las fechas iniciales establecidas durante la planificación del proyecto para el trabajo previo e incluyendo esta etapa.
  • Comienzo/fin real: Esta es la fecha real en que comenzó y finalizó el hito (si aún está en progreso, marque «fecha de finalización» como TBD).

Cómo puede ayudarlo el software de seguimiento de proyectos: Los diagramas de Gantt son herramientas clave de planificación de proyectos que se duplican como herramientas de seguimiento de proyectos. Con los diagramas de Gantt, puede visualizar el cronograma del proyecto, determinar las fases del proyecto y resaltar los hitos, y luego realizar un seguimiento del desempeño del equipo y el progreso hacia ellos. Algunos sistemas tienen el beneficio adicional de permitir a los usuarios profundizar en los detalles de la tarea desde el propio gráfico.


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Un diagrama de Gantt en Proyectos Zoho (La fuente)

Los detalles de la tarea que se muestran arriba incluyen un ícono de «porcentaje completado», el nombre del miembro del equipo responsable de completar la tarea y las fechas que rodean el inicio y la finalización de la tarea. La capacidad de profundizar en esta información puede ser muy útil al crear sus informes de estado del proyecto.

Gestión de problemas, riesgos y cambios

CONSEJO PROFESIONAL: La consistencia es la clave.

Utilice la misma plantilla de informe de estado del proyecto de una semana a otra, ya que esto permite comparaciones más sencillas entre informes. El uso de un formato consistente es importante para su informe como un todo, pero especialmente para esta sección. Esto permitirá a las partes interesadas ver, de un vistazo, nuevos problemas y riesgos, y detectar rápidamente qué ha cambiado con respecto a los problemas y riesgos conocidos.

La tercera sección de su informe debe proporcionar una actualización sobre los problemas conocidos, los riesgos o las solicitudes de cambio que se identificaron la semana anterior, y resaltar los nuevos.

La detección temprana y la gestión de riesgos son esenciales para completar con éxito un proyecto. Esta sección de su informe de estado debe tener viñetas. Debe cubrir todos los esfuerzos de gestión de riesgos, incluidos:

  • Preguntas abiertas: Llame la atención sobre cualquier problema nuevo con el proyecto desde el último informe. Además, proporcione una actualización sobre el estado de cualquier problema identificado previamente y sus estrategias de gestión.
  • Riesgos abiertos: Reconocer cualquier nuevo riesgo que haya surgido desde el último informe y presentar los planes de gestión para enfrentarlos. Además, proporcione una actualización sobre el plan de gestión de riesgos utilizado para gestionar los riesgos existentes.
  • Abrir solicitudes de cambio: Resalte cualquier solicitud de cambio abierta y los próximos pasos que requieran la atención de las partes interesadas, por ejemplo, ampliar el cronograma o el presupuesto debido al aumento de los requisitos del proyecto.

Cómo puede ayudarlo el software de seguimiento de proyectos: Los informes y tableros pueden ser útiles aquí. Los informes proporcionan una lectura estática de las métricas clave, como el ROI del proyecto, la utilización y disponibilidad de los recursos y los problemas/riesgos abiertos. Los tableros se pueden configurar con una visualización en vivo de la misma información. De hecho, los usuarios a menudo tienen la opción de crear un informe de estado del proyecto desde el tablero, exportándolo o compartiéndolo con otros usuarios.


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Tablero que muestra solicitudes de cambio, hitos y problemas abiertos en aclarar (La fuente)

El panel del administrador de proyectos anterior se ha personalizado para mostrar los riesgos por cesionario y para mostrar los problemas abiertos actuales y las solicitudes de cambio. Desde esta pantalla, los usuarios pueden exportar o compartir el informe de estado del proyecto directamente con las partes interesadas (para acompañar el informe de estado del proyecto).

Progreso del equipo

CONSEJO PROFESIONAL: Evite las historias largas.

Los requisitos del proyecto y las preferencias de las partes interesadas varían, pero la mejor regla para crear su informe de estado semanal es que sea breve y simple (KISS). Recuerde que este informe de progreso del proyecto es una instantánea: sea claro y conciso, no demasiado detallado.

La cuarta y última sección de su informe debe medir la productividad del equipo, comparando el progreso real realizado durante la última semana con lo que se estimó en el informe de estado anterior.

Felicite a los equipos por los logros destacados y llame la atención sobre las tareas incompletas. Una buena manera de estructurar esta sección es enumerar:

  • Tareas programadas para la semana pasada: Incluya cualquier tarea que su equipo sienta que puede lograr.
  • Tareas completadas la semana pasada: Enumere todas las tareas que su equipo realmente completó.
  • Tareas programadas para la próxima semana: Cualquier tarea no completada en la última semana debe estar en la parte superior de esta lista. Después de eso, enumere las tareas planificadas para la próxima semana.

Cómo puede ayudarlo el software de seguimiento de proyectos: Nuestra adición favorita a esta sección es un informe de estado personalizado. Con el software de seguimiento de proyectos, puede enviar un aviso semanal a los miembros del equipo para que envíen su resumen de estado, logros clave y próximas tareas para la próxima semana, y el sistema recopilará automáticamente esta información en forma de informe.


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Plazos de tareas en Hoja inteligente (La fuente)

A continuación, puede condensar esta información para las partes interesadas e introducirla en el informe de estado del proyecto. También puede optar por incluir el resumen más detallado como un archivo adjunto adicional, según las preferencias de las partes interesadas.

Próximos pasos para los gerentes de proyecto

Los informes de estado son una parte esencial de su estrategia de gestión de partes interesadas. La lista de verificación que hemos incluido aquí puede ser un buen punto de partida para desarrollar su propia estrategia de comunicación.

Estos son algunos puntos clave que debe recordar al informar a las partes interesadas:

  • No entierres el plomo. Los patrones de lectura y los estudios de seguimiento ocular sugieren que las personas se enfocan más en la parte superior del informe de estado y hojean el resto. Pon la información más importante en tu resumen y no te guardes sorpresas para el final.
  • Una imagen vale mas que mil palabras. Use gráficos, tablas, colores y herramientas de visualización de datos para ayudar a desglosar historias largas.
  • Consistencia, consistencia, consistencia. Elija un conjunto de métricas para medir el progreso y definir el éxito o el fracaso de las iniciativas, luego apéguese a ellas. La consistencia de los informes permitirá comparaciones más fáciles y precisas entre informes.
  • BESAR Los informes son una instantánea, así que mantenga sus actualizaciones de estado breves y simples. Esté preparado con información adicional si sus partes interesadas le piden que desarrolle algo, pero no los entierre con demasiada información.

Finalmente, las herramientas de seguimiento de proyectos a las que se hace referencia en este artículo pueden ser una gran ventaja al crear sus informes. Si desea obtener más información sobre este tipo de herramientas, programe una cita con nuestros expertos en software de gestión de proyectos para una consulta gratuita: Haga una cita aquí.


Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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