Lista de verificación de salida de empleados: una guía para salidas elegantes

Los departamentos de recursos humanos prestan gran atención a su proceso de incorporación, dando una calurosa bienvenida a los nuevos empleados y poniéndolos al día rápidamente. Y con razón.

Pero ¿qué pasa cuando los empleados ¿Abandonar?

De acuerdo a Punto de referencia de ventas (SBI)Los gerentes de recursos humanos y sus equipos dedican 8 veces más tiempo a crear, implementar y administrar programas de incorporación en comparación con los programas de deslocalización.

Parece que el cuidado que los empleadores brindan a los trabajadores cuando llegan muchas veces desaparece cuando se van. Este es un gran error.

Un proceso de salida de empleados formalizado no solo mitiga las amenazas legales y de seguridad y lo ayuda a obtener comentarios honestos de los empleados sobre las áreas de mejora para su organización, sino que también puede mejorar sus posibilidades de «empleados boomerang” regresando en el futuro.

Es por eso que hemos elaborado una lista de verificación de incorporación de empleados para gerentes de recursos humanos. Eche un vistazo a continuación, luego siga en detalle todos los pasos que debe seguir para garantizar una transición sin problemas cuando un trabajador se va.

Lista de verificación de incorporación de empleados

1. Comunicar el cambio rápidamente

Cuando un empleado se va o es despedido, es tentador retrasar la comunicación del cambio hasta que tenga todos los detalles:

  • ¿Cuál es el último día del empleado?
  • ¿Quién asumirá sus responsabilidades en el ínterin?
  • ¿Qué tan pronto podemos abrir una solicitud de empleo para su reemplazo?

Sin embargo, cuanto más espere, es más probable que sus compañeros de trabajo comiencen a completar estos detalles ellos mismos, lo que puede conducir a la difusión de información errónea.

Para combatir esto, dígales a los gerentes que notifiquen tanto a su departamento como a Recursos Humanos sobre la partida de un empleado lo antes posible para evitar que se propaguen los rumores. Un simple correo electrónico servirá. Asegúrese de desear buena suerte al empleado que se va y proporcione una razón para la partida del empleado, si corresponde.

Una vez que su departamento de recursos humanos es notificado de la salida, debe notificar a la nómina y a TI para comenzar el proceso de salida.

2. Prepara los documentos

Luego viene ese mal necesario conocido como papeleo. Su proceso de reubicación debe abordar la documentación adecuada de lo siguiente:

  • Carta de renuncia o despido
  • Acuerdos de no divulgación y no competencia (si corresponde)
  • Documentos de beneficios (por ejemplo, explicación de los beneficios actuales, transferencia del plan de pensiones, seguro de desempleo)

Tener un registro de auditoría del papeleo protege tanto al empleado como al empleador en caso de problemas legales.

Por ejemplo, los empleados despedidos deben conocer la continuación de la cobertura médica, que se describe en la documentación de beneficios. El software de administración de beneficios puede ser una herramienta valiosa para rastrear y comunicar claramente los beneficios de los empleados durante todo el proceso.

Por otro lado, una carta de despido firmada protege a un empleador si un trabajador descontento afirma que no le dijeron por qué fue despedido.

Para asegurarse de que nada se pierda en la confusión, le recomendamos que utilice su sistema de gestión de talentos para almacenar copias de los documentos de los empleados. Cuando un empleado se va, puede imprimir copias físicas de los documentos de salida o, en el caso de algunos sistemas, hacer que el empleado inicie sesión para firmarlos electrónicamente.

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A medida que se firmen los documentos, el sistema notificará automáticamente a Recursos Humanos cuáles están completos y cuáles aún deben completarse.

Este también es un buen momento para determinar el cheque de pago final del empleado con la nómina, ya sea que se le entregue, se deposite directamente o se envíe por correo, y si debe incluir una compensación adicional por cobrar.

3. Iniciar la transferencia de conocimientos

Cuando los empleados se van, se llevan consigo sus habilidades y conocimientos institucionales. Si no guarda ese conocimiento en algún lugar, podría perderse para siempre, dejando que el próximo recluta descubra el papel por su cuenta.

Tan pronto como un empleado da aviso, es hora de comenzar el proceso de transferencia de conocimientos. Aquí hay algunas preguntas que debe hacer a los empleados salientes para transferir su conocimiento útil:

  • ¿Puede dividir su rutina diaria en instrucciones paso a paso?
  • ¿Hay proyectos que repites semanal, mensual, trimestral o anualmente? ¿Qué son y cómo los haces?
  • ¿Qué archivos debe conocer y tener acceso su sucesor?
  • ¿Quiénes son sus contactos habituales, dentro y fuera de la organización, para que podamos informarles de la transición?
  • ¿Hay algún sistema en el que su sucesor necesite capacitación?
  • ¿Cuáles son las tareas prioritarias en su cargo?

Los trabajadores pueden registrar sus conocimientos en una serie de documentos de procesos o en un sistema de gestión de conocimientos más completo, donde las mejores prácticas se pueden archivar y compartir en toda la organización.

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4. Haz la entrevista de salida

Es común considerar las entrevistas de salida como una formalidad innecesaria. Si un empleado dudaba en dar una retroalimentación honesta mientras trabajaba aquí, ¿por qué cambiaría de opinión cuando se fuera?

Sin embargo, cuando se realizan correctamente, las entrevistas de salida pueden ser una herramienta valiosa para descubrir las debilidades de su organización. También pueden convencer a los empleados que se van de que atenderá sus quejas si regresan.


«Las entrevistas de salida tienen el potencial de proporcionar información extremadamente valiosa sobre las fortalezas y debilidades de una organización, áreas para mejorar, así como información sobre la competencia de una organización».

ámbar hyatt

SPHR, SHRM-SCP y Director de Marketing de Producto en SilkRoad


Aquí hay algunas preguntas que debe hacer a los empleados durante una entrevista de salida:

  • ¿Cómo se compara el trabajo con sus expectativas?
  • ¿Tenía los recursos y el apoyo para hacer su trabajo de manera efectiva?
  • ¿Recomendaría esta empresa a amigos que buscan trabajo? ¿Por qué o por qué no?
  • ¿Hubo algo que se podría haber hecho para convencerte de que te quedaras?
  • ¿Cómo fue su relación con su gerente?
  • ¿Qué es lo más importante que debemos hacer para mejorarnos a nosotros mismos?

Dado que los gerentes a menudo pueden ser una fuente de conflicto, considere asignar la entrevista a un tercero neutral, como un gerente de recursos humanos, para tranquilizar al empleado que se va.

Asegúrele al empleado que sus respuestas se mantendrán confidenciales, o al menos anónimas, y que usted investigará cualquier problema que plantee.

Finalmente, tome todas las críticas en serio. Si observa problemas comunes que siguen reapareciendo, puede solucionar los problemas que provocan que los trabajadores valiosos se vayan y mejorar la retención de empleados.

5. Recuperar los activos de la empresa

Es fundamental recuperar los activos de la empresa cuando finaliza el mandato de un empleado. Esto incluye los activos físicos, así como los derechos de acceso al software y los servicios de red.

En el último día de su empleado saliente, recopile todos los dispositivos proporcionados por la empresa, como teléfonos o computadoras portátiles, así como uniformes, llaves, gafetes de identificación, bolsos o tarjetas de seguridad. También debe cerrar cualquier tarjeta de crédito o cuenta de gastos comerciales a nombre de ese empleado y procesar cualquier cargo o reembolso.

De acuerdo a un Informe OneLogin, una de cada veinte organizaciones informó que no tenía forma de saber si las personas que habían dejado su organización todavía tenían acceso a los servicios de red. El software de administración de identidades puede ayudar a su empresa a evitar esta situación al excluir a los usuarios no autorizados y especificar niveles de acceso para diferentes personas.

También debe mantener un inventario de los activos de la empresa prestados a los empleados en una hoja de cálculo o en un sistema de gestión de activos de TI más completo, para que sepa lo que necesitan devolver antes de abandonar el edificio para siempre.

6. ¡Diviértete!

Hasta ahora, hemos hablado mucho sobre los aspectos fríos y tediosos de la reubicación de empleados, pero también es importante dejar espacio para la diversión agridulce, especialmente para los trabajadores de larga data que se han ganado un poco de fanfarria y celebración.

No es sólo una excusa para la fiesta. Así como una buena primera impresión puede tener un impacto positivo en un nuevo empleado, una buena impresión final permanecerá con un trabajador mucho después de su último día.

Aquí hay algunas ideas:

  • Pase una tarjeta y pida a todos que la firmen con sus buenos deseos.
  • Planee un almuerzo de despedida o una hora feliz en su honor (y pague por ello)
  • Dales un regalo personalizado que solo a ellos les encantará.

7. Deja la puerta abierta para un regreso

El pensamiento predominante en las empresas era que cuando un empleado se iba, era el final del camino. Adiós, adiós, sayonara.

Hoy en día, con las empresas que se ocupan de falta de trabajadores calificados– que el pensamiento empieza a cambiar. El tabú en torno a la contratación de «empleados boomerang» casi ha desaparecido.

Una encuesta de WorkplaceTrends.com revela que 76 por ciento de los profesionales de recursos humanos están más dispuestos que en el pasado a volver a contratar a antiguos empleados.

Entonces, antes de que su empleado se vaya, dé algunos pasos para dejar la puerta abierta para que regrese.

Una forma de hacerlo es crear una red de ex empleados:

  • Ya sea a través de LinkedIn o de un sistema formal de gestión de ex alumnos, invite a los empleados a unirse a la red cuando dejen la empresa.
  • Luego, use la Red de ex alumnos para compartir noticias de la empresa, obtener comentarios sobre su organización y solicitar referencias para vacantes.

Si una red de exalumnos está fuera de alcance, al menos asegúrese de que la información de contacto del empleado esté actualizada y mantenga su perfil en su sistema de reclutamiento. Nunca se sabe cuándo la apertura perfecta será el empleado que quiere volver.

Prepara la salida de un colaborador con HROnboard

Puede actualizar los datos de un trabajador durante su proceso de reubicación en A bordo

8. Ate los cabos sueltos

Una vez que el empleado se ha marchado, lo último que queda por hacer es ultimar los últimos detalles. Esto implica que TI, Recursos Humanos y el gerente del empleado realicen las siguientes tareas:

  • ESTE: elimine la cuenta de usuario del empleado de todos los sistemas afectados y cambie la contraseña de todas las cuentas compartidas. Transfiera llamadas telefónicas y correos electrónicos al supervisor del empleado o al trabajador designado para manejar sus responsabilidades.
  • HORA: Actualizar el organigrama de la empresa, informar a la aseguradora de la empresa y modificar el estatus del trabajador en el HRIS. Asegúrate de que el escritorio del empleado esté limpio: dejar los restos de su predecesor por ahí es una excelente manera de matar todas las buenas vibraciones que recogiste el primer día de un nuevo trabajador.
  • Administrador: Retire al empleado de las próximas reuniones e informe a los trabajadores afectados sobre cualquier detalle de transición de última hora.

Las listas de tareas personalizadas en un sistema de gestión de talentos o software de gestión de proyectos pueden mantener a todos en la misma página y enviar recordatorios automáticos si las tareas no se completan.

Hacer un seguimiento de todas estas tareas para cada empleado que deja su organización puede ser una pesadilla logística. Diríjase a nuestra página del sistema de gestión de talentos para comparar plataformas y encontrar un producto que pueda automatizar todas esas necesidades de subcontratación para usted.

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