Lista de verificación de planificación de proyectos: 5 pasos que todo plan de proyecto debe seguir

Ya sea que recién esté comenzando y busque una explicación de las mejores prácticas de planificación de proyectos, o que sea un profesional experimentado al que simplemente le gusta verificar los pasos a medida que los completa, esta lista puede ser su guía.

Si eres nuevo en la planificación de proyectos, este video desglosa todos los diferentes elementos que entran en juego para que puedas ver cómo encajan.

Cada sección de esta lista de verificación desglosa un paso importante en el proceso de planificación y describe las acciones específicas que debe tomar para asegurarse de que su plan de proyecto esté en marcha. E hicimos una versión imprimible de la lista de verificación para usted.

1. Definir el proyecto

La definición del proyecto debe incluir la objetivo, restriccionesy el nombre de proyecto de grupo. Esta definición se puede documentar en un caso de negocio de plantilla o plan de proyecto, o incluso en un documento que no sea de plantilla. Pero es fundamental que lo pongas todo “sobre el papel”.

Ahora analicemos estas áreas.

Objetivo

Definir el objetivo principal de tu proyecto, es decir, el resultado esperado, te ayuda a desarrollar una hoja de ruta adecuada para lograr este objetivo.

El objetivo debe ser específico e incluir cómo medirá su éxito. Usando el marco para crear metas SMART puede ser útil para garantizar que el éxito del proyecto pueda medirse una vez finalizado.

Restricciones

Las restricciones son las del proyecto. alcance, presupuestoy cronología. Son interdependientes. Si uno cambia, lo más probable es que los otros dos necesiten ser ajustados para adaptarse.

Por ejemplo, agregar requisitos (alcance) después del hecho da como resultado un mayor costo y/o tiempo. Si se adelanta una fecha límite, deberá aumentar el presupuesto o reducir el alcance para cumplir con la nueva fecha límite.

proyecto de grupo

Incluya a todo el equipo del proyecto, desde los miembros que ejecutan los entregables hasta el propietario del negocio y el patrocinador ejecutivo. Todos deben ser nombrados para definir completamente el proyecto, comprometer recursos y formular la estrategia de comunicación.

Además, es importante que cada parte interesada conozca y esté de acuerdo con las líneas de base que serán los indicadores más importantes del éxito del proyecto. Como dice el refrán: “Rápido, bueno o barato. Escoge dos.

OBSERVACIÓN: Todos los componentes de esta lista de verificación están interconectados y requerirán trabajar en conjunto. Por ejemplo, es posible que la definición del proyecto no esté completa hasta que los demás elementos de esta lista de verificación estén completos.

2. Crea la estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo (WBS) lo ayudará a refinar sus líneas de base iniciales para el alcance, el presupuesto y el cronograma. Recomiendo crear la WBS con su equipo para obtener las estimaciones de tiempo más precisas para las tareas involucradas.

La EDT implica:

  • Identificar todos los requisitos del proyecto.
  • Dividir cada requerimiento en componentes entregables
  • Describir todas las tareas requeridas para completar los entregables
  • Calcular el tiempo necesario para completar cada tarea
  • Determinación de la ruta crítica

Para crear una WBS precisa, también deberá considerar los recursos, es decir, su equipo. Profundicemos un poco más en lo que implica la planificación de recursos.

3. Planificar recursos

«Recursos» es un término que generalmente se refiere a empleados calificados. Al planificar un proyecto, es importante tener en cuenta los aspectos presupuestarios de la programación de estos empleados.

Por ejemplo, su proyecto puede requerir la creación de un entregable por parte de un equipo de desarrollo de software. Una empresa de desarrollo a medida puede completar la entrega en menos tiempo que su equipo de desarrollo interno, pero a un costo mayor.

Por lo tanto, varios factores intervienen en la planificación de recursos para un proyecto, que incluyen:

Identificar recursos clave

  • ¿Qué conjuntos de habilidades se necesitan para completar cada entregable?
  • ¿Cada requisito puede ser cumplido por un equipo interno o se debe subcontratar una fase del proyecto?

Considere las limitaciones de recursos

  • ¿Cuál es el ancho de banda de su equipo? (Considere la disponibilidad actual y futura).
  • ¿Cómo se tienen en cuenta las tasas de pago y la facturación del proyecto en las restricciones presupuestarias?

Más de la mitad de software de gestión de proyectos los compradores que han trabajado con nuestros expertos en Software Advice* buscan funciones de planificación de recursos. Muchas herramientas aprovechan la inteligencia artificial (IA) para encontrar y proponer un cronograma de proyecto con recursos, teniendo en cuenta el ancho de banda, el tiempo libre y la capacidad.

Pero incluso sin las últimas tecnologías como IA, el software PM puede rastrear y administrar a través de paneles, cronogramas y funciones de administración de tareas.

4. Desarrollar el plan de gestión de riesgos

Una vez que haya creado la WBS y asignado los recursos del proyecto, es hora de concentrarse en su plan de gestión de Riesgos. Aunque no puede tener en cuenta todas las posibles desviaciones del plan del proyecto antes del lanzamiento, puede delinear su enfoque general y estrategias de mitigación para riesgos comunes o probables.

Es importante hacer este ejercicio antes de que comience el trabajo en el proyecto porque, seamos sinceros, una vez que el equipo se ponga en marcha, deberán tomar decisiones rápidas cuando surjan problemas. Y este plan de gestión de riesgos estará listo con las respuestas.

Para hacer esto necesitarás:

  • Identificar los riesgos conocidos y su impacto potencial en el proyecto.
  • Llevar a cabo Análisis de riesgo (cualitativo y cuantitativo)
  • Planificar respuestas de riesgoes decir, planes de contingencia

5. Elija una plataforma de comunicación/colaboración

Un aspecto importante y a menudo pasado por alto de la planificación de proyectos es decidir sobre un herramienta de comunicación y colaboración antes del inicio del proyecto. Elegir una solución después de que un ejecutivo haya solicitado ver una actualización en el panel de seguimiento del proyecto resultará en un dolor de cabeza que podría haberse evitado fácilmente.

Diferentes partes interesadas probablemente preferirán diferentes métodos de comunicación. Por ejemplo, puede tener una reunión diaria con su equipo de proyecto en persona o a través de una herramienta de videoconferencia, pero enviar un informe de estado del proyecto por correo electrónico a los gerentes una vez por semana.

Si bien el 50 % de los compradores de software PM* buscan funciones de colaboración, para muchos equipos, una herramienta de colaboración independiente también puede ayudar a mantener a todos en sintonía. Sin mencionar que puede ahorrarle tiempo al reducir la entrada manual de datos.

Características críticas a buscar en una plataforma de comunicación

diagramas de Gantt Herramienta de visualización de datos que muestra tareas como gráficos de barras en una línea de tiempo. Al planificar el proyectoútil para visualizar el cronograma del proyecto, resaltar las dependencias de las tareas y determinar la ruta crítica.
Herramientas de comunicación Incluye centros de actividad/notificación, flujos de chat, foros de discusión de usuarios y otras aplicaciones diseñadas para facilitar la colaboración entre usuarios. Ayuda a centralizar la comunicación del proyecto y alienta a los equipos a trabajar juntos para resolver los problemas.
Tableros Proporciona una visión general de alto nivel del progreso y las tareas del proyecto. Estas herramientas capturan datos automáticamente y reúnen la información en una pantalla fácil de escanear.
Informes Proporciona una descripción detallada del rendimiento y las métricas del proyecto, incluidos los márgenes de beneficio/ROI, los gastos presupuestarios estimados frente a los gastos reales y el estado general del proyecto. Los sistemas con capacidades de análisis ofrecen información de tendencias de equipos y proyectos.

Ahora, para ayudarlo a aplicar estos consejos en el mundo real, hemos creado una práctica lista de verificación que puede imprimir.

lista de verificación de planificación de proyectos

Descarga esta lista de verificación

Para ayudarlo a comparar herramientas de colaboración, Software Advice ha creado este Guía del comprador de software. También puede leer los cientos de comentarios de usuarios compartidos.

Próximas etapas

Los mejores gerentes de proyectos no ven sus proyectos como eventos de una sola vez. Toman lecciones de cada proyecto y las aplican a la próxima iniciativa.

Puede aplicar la misma lógica a esta lista de verificación: siga estos pasos de planificación del proyecto, evalúe su éxito y modifique su proceso en función del resultado.

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*Basado en más de 1500 compradores de software que han trabajado con nuestros expertos en software durante el último año para encontrar el mejor programa PM para ellos.

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