Lista de tareas vs. Gestión de tareas frente a software de gestión de proyectos: ¿qué necesita su empresa?

Al comprar software de gestión de proyectos, las pequeñas empresas enfrentan el desafío bastante importante de determinar cuales son las caracteristicas esenciales frente a características que son beneficiosas, pero que no son necesarias en este momento.

Y luego debe preguntarse: ¿Están todas las características esenciales dentro de mi presupuesto? ¿El software es fácil de usar?

Tienes que decidir si necesitas un simple herramienta de seguimiento de proyectos o una herramienta avanzada con características de nicho (por ejemplo, seguimiento de tiempo y errores y Administracion de recursos). O un herramienta de colaboración social con posibilidad de chat. ¿Qué pasa con los tableros Kanban y los diagramas de Gantt para visualizar y programar tareas?

Todas estas preguntas pueden generar más confusión que claridad.

El software que seleccione debe estar dentro de su presupuesto, ser fácil de usar, tener un tiempo de implementación corto y ser escalable, de modo que vea el ROI a corto y largo plazo. Tomar la decisión correcta desde el principio le asegura que no desperdiciará dinero y esfuerzo en el software equivocado.

Entendemos que las pequeñas empresas no tienen tiempo para revisar cientos de productos. Es por eso que hemos creado este informe para ayudarlo a comprender el mercado del software de gestión de proyectos. Nos enfocamos particularmente en las necesidades y el tamaño de los equipos de los compradores de pequeñas empresas.

Esto es lo que cubriremos:


Software de lista de tareas pendientes: para contratistas individuales que gestionan tareas repetitivas
Software de gestión de tareas: para equipos que gestionan pequeños proyectos
Software de gestión de proyectos: para proyectos grandes y complejos
Puntos clave y próximos pasos

Software de lista de tareas pendientes: para contratistas individuales que gestionan tareas repetitivas

Lo que es: El software de lista de tareas está diseñado para facilitar el proceso de gestión de tareas. Estas son aplicaciones basadas en la nube que generalmente ofrecen aplicaciones para dispositivos móviles y tabletas (iOS y Android) para acceder rápidamente a sus tareas.

La principal ventaja de este software es que no hay curva de aprendizaje.

Vista de tableta de una lista de tareas en Todoist (La fuente)

Aquí hay una breve descripción de las principales ofertas del software de lista de tareas:

  • Cree y comparta listas de tareas pendientes: Cree una lista de tareas pendientes y asígnelas a usted o a sus colegas.
  • Seguimiento de tareas con actualizaciones: Configure alertas para recordarle las tareas que se acercan a su fecha de vencimiento.
  • Priorizar tareas con etiquetas: Agregue colores o etiquetas para marcar tareas importantes.

¿Cuándo deberían utilizar las PYMES esta herramienta? El software de lista de tareas pendientes es principalmente una solución de gestión de tareas personales. Esto lo hace ideal para emprendedores individuales, autónomos o micro equipos (menos de cinco personas).

Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden compartir una lista de elementos para discutir con el equipo durante reuniones periódicas. Pueden asignar una lista de tareas pendientes en la agenda para que los miembros del equipo estén preparados para las reuniones. Esto evita que la información se pierda entre otros correos electrónicos.

Mejor recomendación: El software de lista de tareas es más adecuado para individuos que para equipos. Por lo general, viene con una versión de prueba gratuita o una versión gratuita limitada, lo que ayuda a su equipo a verificar si cumple con las necesidades de su organización y los beneficios reales que se pueden obtener de él.

Software de gestión de tareas: para equipos que gestionan pequeños proyectos

Lo que es: software de gestión de tareas es ideal para equipos pequeños que trabajan en proyectos con alcance limitado. Ofrece funciones de gestión de tareas más avanzadas que el software de listas de tareas pendientes. Por ejemplo, puede comprender las tareas con más detalle al verlas como mapas en tableros kanban o estimar el esfuerzo para completar una tarea usando un sistema de puntos.

Trello tablero para visualización de tareas (La fuente)

Estas son algunas de las principales ofertas de software de gestión de tareas:

  • Planificación de tareas del equipo: Cree y asigne tareas a los miembros del equipo con detalles como la descripción de la tarea y las fechas de vencimiento.
  • Seguimiento del progreso: Ver tareas completadas y pendientes; profundice en los detalles de las tareas en curso, como el grado, el nivel o el porcentaje completado.
  • Edición y priorización de tareas: Copie y reutilice las listas de tareas pendientes. Marque las tareas clave con etiquetas y colores para designar la prioridad de cada tarea.
  • Recibir notificaciones de tareas: Configure alertas de tareas para recibir recordatorios sobre próximas tareas, ya sea como un correo electrónico o como una notificación en la aplicación.

¿Cuándo deberían utilizar las PYMES esta herramienta? Los métodos manuales, como el uso de hojas de cálculo para asignar y realizar un seguimiento de las tareas de los empleados, no solo son ineficientes, sino que también son propensos al error humano. Las pequeñas empresas que enfrentan estos problemas deben usar soluciones de administración de tareas para crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas del equipo rápidamente en paneles centralizados.

Además de reducir los errores de administración de tareas, estas soluciones lo ayudan a programar tareas. Por ejemplo, al asignar tareas a los miembros, puede establecer plazos para garantizar que los proyectos se completen a tiempo. También puede ver las dependencias de tareas para identificar quién necesita completar su trabajo y cuándo. Como resultado, los equipos se vuelven más eficientes con la capacidad de priorizar mejor las tareas.

Mejor recomendación: Las soluciones de administración de tareas tienen menos funciones que una solución completa de PM. Por lo tanto, no son las mejores herramientas para la gestión de proyectos complejos, pero son excelentes para reducir el error humano y las ineficiencias derivadas de la gestión de tareas en hojas de Excel.

El software de administración de tareas tiende a ser fácil de usar y requiere menos tiempo para que los empleados se acostumbren. Esto lo hace adecuado para las PYME que son compradores primerizos de software de gestión de proyectosbuscando una herramienta liviana que sus equipos puedan usar desde el principio.

Software de gestión de proyectos: para proyectos grandes y complejos

Lo que es: Software de gestión de proyectos ayuda a las empresas a administrar múltiples aspectos de un proyecto, como la hoja de ruta del proyecto, el seguimiento de hitos, la comprensión de riesgos, la gestión del alcance y el cálculo del presupuesto. Estas herramientas le permiten monitorear, medir y controlar proyectos.

Hoja de ruta del proyecto en proceso de destino (La fuente)

Aquí hay una lista de las principales ofertas de software de gestión de proyectos:

  • Administración de tareas: Crear, planificar y asignar tareas a los miembros del proyecto; establecer hitos; y realizar un seguimiento de la finalización de la tarea.
  • Colaboración en equipo: Use espacios de trabajo en línea donde los miembros del equipo pueden comentar tareas, ver los calendarios de los demás, chatear y colaborar fácilmente.
  • Almacenamiento y uso compartido de documentos: Cree un repositorio centralizado de archivos de proyectos importantes y realice un seguimiento de los cambios versión de documentos.
  • Programación de proyectos y tareas: Defina los objetivos del proyecto y esboce los entregables utilizando herramientas integradas, como diagramas de Gantt, para trazar el camino critico de proyectos
  • Relación : Comprenda el estado del proyecto, realice un seguimiento de los costos y evalúe el rendimiento del equipo en paneles de informes compuestos por cuadros, gráficos, flujos de actividad y más.

¿Cuándo deberían utilizar las PYMES esta herramienta? Las pequeñas empresas que tienen proyectos a largo plazo, la necesidad de gestionar múltiples partes interesadas y un equipo de más de 10 miembros se beneficiarán del uso de soluciones de gestión de proyectos.

A diferencia de una solución de administración de tareas, que solo le permite programar y administrar tareas, las herramientas de administración de proyectos lo ayudan a planificar el alcance del proyecto, monitorear los presupuestos del proyecto, crear facturas, calcular la carga de recursos, etc.

Tenga en cuenta que las herramientas de gestión de proyectos de pequeñas empresas son diferentes de las herramientas de gestión de proyectos empresariales. Estos incluyen soluciones especializadas tales como software de gestión de cartera de proyectoslo que generalmente es innecesario para las PYME.

Mejor recomendación: Las soluciones completas de gestión de proyectos son las más adecuadas para una empresa (más de 1000 empleados); Idealmente, los compradores primerizos deberían comenzar con una herramienta de gestión de tareas o una versión básica de una solución de gestión de proyectos basada en la nube.

Puede actualizar a un plan de nivel superior una vez que su equipo se sienta cómodo con la herramienta y comience a ver el valor comercial de la solución.

Puntos clave y próximos pasos

Al comprar software, debe considerar varios factores, como las características básicas y los usos de una herramienta. Por ejemplo, cuando pruebe una solución de administración de tareas, verifique si le permite importar y exportar datos de tareas desde hojas de Excel.

Y si necesita una transferencia de datos sin problemas entre sus sistemas existentes (RCMP, solución de mesa de servicio etc.) y nuevo software de gestión de proyectos, pregunte a los proveedores si permiten integraciones de terceros.

Este informe tiene como objetivo proporcionar a los compradores de software un punto de partida en su proceso de compra, incluso si no está seguro de necesitar una solución de gestión de proyectos. Aquí hay un breve resumen de las diferencias de cada categoría de software y quién debe usarlos:

Software:
Mejor para:
No utilice :
Lista de quehaceres
Individuales y micro-equipos. Si tiene tareas que deben dividirse o completarse con la ayuda de varios miembros.
Administración de tareas
Compradores por primera vez y proyectos de pequeña escala. Si necesita diseñar estrategias y planificar proyectos a fondo, mientras trabaja con un equipo grande y disperso geográficamente.
Gestión de proyecto
Empresas en crecimiento con varios proyectos. Si su equipo tiene necesidades específicas y de nicho, como la colaboración en proyectos. Opta por herramientas de colaboración social.

Para una comprensión detallada de una solución específica y recomendaciones de precios, Llamenos al (844) 680-2046 para una consulta gratuita y sin compromiso con un asesor de software.

Además, puede analizar y comparar productos en nuestro sitio web al ver las guías del comprador para diferentes categorías de soluciones de gestión de proyectos, como:

Por aplicación:

Por industria:

Nota: La información de este artículo se obtuvo de fuentes que se consideran confiables. Las aplicaciones destacadas son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones.

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