Las funciones esenciales de gestión de proyectos que su pequeña empresa necesita

En un interesante estudio de Capterra que determinó el software más buscado por estado, casi la mitad del país (23 estados en total) colocó software de gestión de proyectos (PM) parte superior de su lista.

La fuente: Capterra

Las herramientas de gestión de proyectos son necesarias para todas las empresas, ¡pero no todas las empresas necesitan la misma herramienta de gestión de proyectos! El software adecuado para usted depende del tamaño, el presupuesto y las necesidades de su organización. Lo que es más importante entender acerca de una herramienta es su funcionalidad y si satisface sus necesidades.

Con ese fin, hemos creado este informe, basado en nuestra Cuadrante FrontRunners para la gestión de proyectospara ayudarlo a comprender las funciones que debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos.

Si bien este informe se basa en los productos de mayor rendimiento en el cuadrante de gestión de proyectos de FrontRunners, profundizamos en las funciones de las herramientas de PM y las separamos en dos categorías específicas:

  • Características esenciales para todos: Estas son características clave e imprescindibles que las pequeñas empresas deben buscar en una herramienta de gestión de proyectos.
  • Características esenciales para algunos: Estas características se vuelven importantes a medida que su pequeña empresa crece. Es bueno tener al menos una de estas características en su herramienta de gestión de proyectos.

Aquí hay una representación gráfica de todas las características importantes de PM:

Siga leyendo para ver más de cerca las características esenciales que se deben tener en cuenta al evaluar las herramientas de PM.

Esto es lo que cubriremos:


Funciones esenciales de PM para todos
Funciones esenciales de PM para algunos
¿Qué solución debo elegir?
Recursos adicionales

Funciones esenciales de PM para todos

En nuestro Informe del comprador de 2016 para la gestión de proyectos., el 70 % de los usuarios consideró que la gestión de tareas es una función imprescindible en una herramienta de gestión de proyectos. La mayoría de los proveedores de nuestro informe FrontRunners también ofrecen la gestión de tareas como una función. Además, colaboración y planificación de proyectos son características clave que ofrecen muchas herramientas de PM.

Estas funciones lo ayudan a realizar un seguimiento de las tareas, comunicarse con diferentes partes interesadas y planificar sus proyectos. Junto con la organización del proyecto, estas características ayudan a identificar y eliminar riesgos potenciales.

Veámoslos con más detalle:

Administración de tareas

Esta es una funcionalidad básica esencial. Administración de tareas le permite crear listas de tareas pendientes y realizar un seguimiento de las tareas que se han asignado a y terminado por individuos o grupos. Esencialmente, rastrea y mejora la productividad de los empleados con un tablero de tareas centralizado y recordatorios de fechas de vencimiento.

Gestión de tareas (Fuente: atlassiano)

Valor de negocio para las pymes: En nuestras interacciones con pequeñas empresas, nos hemos encontrado con muchos que buscan actualizaciones de estado de tareas en tiempo real. Las funciones de administración de tareas ofrecen esto y más, una mejora significativa con respecto a las hojas de cálculo de uso común.

Nuestra recomendación: Elegir la herramienta de gestión de tareas adecuada depende del tamaño de su empresa y de su equipo. Si solo necesitas organizar tareas, una herramienta como lista de maravillas puede trabajar para usted.

Sin embargo, si desea funciones como el uso compartido de archivos y el control de versiones, busque herramientas avanzadas. Rellena este breve cuestionario o lea nuestro Guía del comprador de herramientas de gestión de proyectos para obtener una lista de estas herramientas.

Colaboración

La colaboración social es una característica esencial en las herramientas de gestión de proyectos, buscado por la mayoría de las pequeñas empresas. Diseñado para equipos que usan procesos ágilesestas herramientas fomentan la colaboración en toda la empresa con grupos de chat específicos del equipo, paneles visuales, flujos de actividades, calendarios compartidos y más.

Colaboración en proyectos (Fuente: Trello)

Valor de negocio para las pymes: El caso comercial de las herramientas de colaboración está ligado al aumento del trabajo no rutinario. Según un informe de Gartner, El papel de TI para ayudar a los artistas de alto impacto a prosperar (contenido disponible solo para clientes), «Para 2020, el trabajo no rutinario representará más del 65 % de los puestos de trabajo en los Estados Unidos (frente al 60 % en 2013)».

Surge la necesidad de trabajo no rutinario, especialmente para una pequeña empresa que sigue prácticas ágiles, cuando las tareas no se pueden anticipar.

Por ejemplo, un proveedor de software puede necesitar modificar rápidamente la interfaz de usuario (UI) de un producto beta en función de los primeros comentarios que recibe de los clientes. Las herramientas de colaboración facilitan la adaptabilidad y la creatividad requeridas de los empleados en tales escenarios.

Nuestra recomendación: Separar el ruido de la comunicación útil. Una herramienta como Suave debe usarse para preguntas rápidas que requieren una respuesta inmediata, mientras que el correo electrónico debe usarse para comunicaciones menos urgentes. Una dependencia excesiva de las herramientas de colaboración puede generar fricciones y malentendidos entre los empleados.

Crear un documento sobre las mejores prácticas para usar herramientas de colaboración social con su equipo y asegúrese de que todos lo sigan.

Planificación de proyectos

La planificación de proyectos se trata de comprender el cronograma de tareas, sus relaciones y sus dependencias. Hay muchos pasos involucradosdesde definir el cronograma de tareas hasta estimar el presupuesto y el alcance del proyecto.

Para una planificación eficaz, debe crear una estructura de desglose del trabajo, administrar los recursos y crear un plan de gestión de riesgos. Finalmente, debe discutir el plan con diferentes partes interesadas utilizando herramientas de comunicación.

Planificación de proyectos (Fuente: Base rápida)

Valor de negocio para las pymes: En una encuesta que realizamos para analizar herramientas de gestión de riesgos del proyecto, «53% de los encuestados dijeron que entre 1 y 10% de sus proyectos no cumplieron con los plazos». La razón citada fue la mala gestión de los cronogramas del proyecto, lo que ocurre en la etapa de planificación.

Para las pequeñas empresas, la planificación ineficiente es una de las principales causas del fracaso del proyecto y el uso de una herramienta de PM con capacidades de planificación efectivas es una forma de mitigar esto.

Nuestra recomendación: Debe verificar si su herramienta ofrece características relevantes de planificación de proyectos en cada paso de su proceso. Por ejemplo, si el proceso de planificación de su empresa implica el mapeo visual de tareas e hitos en una línea de tiempo, entonces Gráfico de gantt y PERSONAJES Los gráficos pueden ser útiles.

Del mismo modo, si calculo de capacidad de recursos es importante, busca una herramienta que te ayude a hacer eso, como Aclarar Dónde enlace maven.

Las características esenciales mencionadas anteriormente son las que definitivamente debe buscar al seleccionar una herramienta de gestión de proyectos. No importa el tamaño, la escala o el tipo de su proyecto, estas funciones de software son esenciales.

MEJORES PRODUCTOS: Basado en su calificación de valor en nuestro informe Project Management FrontRunners, los productos mejor calificados son: Trello, jira, Base rápida, proyecto microsoft, podio, Sofismo, wrike y hoja inteligente.

Funciones esenciales de PM para algunos

Querrá asegurarse de que su software PM ofrezca gestión de tareas, colaboración y planificación de proyectos. Pero muchos proveedores de software de gestión de proyectos ofrecen funciones adicionales que facilitan el seguimiento y la gestión de proyectos. Hemos identificado tres características adicionales importantes: su herramienta de gestión de proyectos debe ofrecer al menos una de ellas.

Seguimiento de errores/problemas

El seguimiento de errores es un proceso simple pero efectivo que ayuda a identificar problemas con los productos y resolverlos rápidamente. diseñado como programa de soportela herramienta permite a los clientes/empleados crear un ticket y enviarlo directamente al equipo responsable, quien luego lo registra como un error en el sistema y asigna una persona o equipo para solucionarlo.

Seguimiento de errores (Fuente: SpiraEquipo)

Cuando sea útil: La función de seguimiento de errores se ha convertido en sinónimo de proyectos de desarrollo de software porque ayuda a eliminar errores en el producto. Los proveedores de software ágiles que desarrollan un nuevo producto, actualizan un producto existente o se ocupan de los tickets de los clientes deben verificar esta función en las herramientas de gestión de proyectos.


Gestión de documentos

La administración de documentos, también conocida como uso compartido de archivos, lo ayuda a almacenar sus archivos en una ubicación central y hacer que otros miembros de su equipo puedan acceder a ellos. Algunas herramientas también ofrecen integraciones con herramientas populares para compartir archivos como Dropbox y Google Drive, lo que le permite importar y exportar archivos a estas aplicaciones.

Gestión documental (Fuente: Aclarar)

Cuando sea útil: Esta función ayuda a las pequeñas empresas a acceder fácilmente a la documentación del proyecto. Por ejemplo, si es un pequeño consultor de salud y seguridad, compartirá y revisará una tonelada de documentos (contratos, documentos de cumplimiento, etc.) con los clientes. Todos los archivos que forman parte de un proyecto deben ser de fácil acceso para ambas partes.

Tener una herramienta integrada para compartir archivos ayuda en este caso porque encontrar la documentación en una herramienta de terceros puede resultar un inconveniente para usted y su cliente.


seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo le permite monitorear las horas de trabajo reales de los empleados involucrados en un proyecto. También puede profundizar para determinar el tiempo exacto que tardó un empleado en completar una tarea en un proyecto. Toda esta información se puede ver fácilmente en un tablero visual.

Seguimiento del tiempo (Fuente: enlace maven)

Cuando sea útil: El seguimiento del tiempo proporciona un valor diferente dependiendo de si un proyecto está contenido internamente o involucra a partes externas. Para los proyectos internos, los informes de seguimiento del tiempo ayudan a medir el rendimiento de los miembros del equipo comparando el tiempo real que tardaron en completar un proyecto.

El seguimiento del tiempo en proyectos externos es útil para crear informes sobre las horas facturables para los clientes.


La importancia de las funciones esenciales de gestión de proyectos mencionadas anteriormente depende de las necesidades de su negocio. Si es una empresa de desarrollo de software, el seguimiento de errores es una función imprescindible. Asimismo, la gestión de documentos y el seguimiento del tiempo son características útiles para las pequeñas empresas de consultoría.

MEJORES PRODUCTOS: Basado en su puntajes de habilidadEstos son nuestros productos mejor valorados: Aclarar, SpiraEquipo, enlace maven, Celoxis y Planificador líquido.

¿Qué solución debo elegir?

Este informe tiene como objetivo ayudarlo a tomar una decisión de compra informada para herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, la herramienta adecuada depende de los requisitos del proyecto de su empresa.

Para profundizar en la funcionalidad de una herramienta específica o para comprender qué herramientas están disponibles en general, llámenos al (844) 680-2046 para una consulta gratuita con un asesor de software.

Además, puede descargar una lista de verificación de las funciones enumeradas anteriormente para comprender rápidamente si un proveedor que está considerando ofrece estas funciones en su herramienta de gestión de proyectos.

Importante: Cómo usar esta lista de verificación

  1. Descargue la lista de verificación y envíela a todos los proveedores cuyos sistemas de gestión de proyectos planee comprar.
    1. Solicite a los proveedores que agreguen un «Sí» o un «No» para cada una de las funciones enumeradas para indicar si la herramienta ofrece esa función o no.
      1. Pídale al proveedor que agregue detalles de la función en la sección «Comentarios».
        1. Una vez que reciba las listas de verificación de proveedores completas, verifique el puntaje total (generado automáticamente) para todos los productos de gestión de proyectos y tome su decisión de compra según sus necesidades.

        Recursos adicionales

        Para ayudarlo a comprender mejor el panorama del software de gestión de proyectos, hemos creado una serie de guías de compra detalladas. Aquí hay una lista rápida que puede elegir leer:

        Por aplicación:

        Por industria:

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