Las 5 mejores alternativas de Dropbox para la gestión de documentos

“Papel es igual a árboles. Salva el medio ambiente.” Debes haber visto u oído esto en campañas publicitarias ambientales.

Alternativas a Dropbox

Cada año el mundo se desmorona 4 mil millones de árboles para el papel Parece un escenario apocalíptico. Quiero decir, ¿qué vamos a hacer con todo ese dióxido de carbono, además de ver cómo el mundo se calienta? Necesitamos árboles para reciclar el dióxido de carbono. ¡Pero el Sistema de Gestión de Documentos (DMS) está aquí para salvar el día! ¿Cómo? Le permite ir sin papel al crear y almacenar todos sus documentos electrónicamente. DMS es un software que le permite crear y almacenar documentos electrónicos (PDF, MS-Word y MS-Excel) en la nube o en el escritorio.

¿Recuerdas los disquetes de los 80, los CD-ROM de los 90 y, por supuesto, las llaves USB para almacenar tus documentos? Bueno, eso es lo que hace el software DMS. Pero a diferencia de los sistemas de almacenamiento mencionados anteriormente, DMS le brinda toneladas de almacenamiento. De hecho, almacenamiento infinito, dependiendo de cuántos dólares estés dispuesto a gastar. Además del almacenamiento, DMS ofrece mejor seguridad, derechos de uso compartido y acceso, edición y visualización de tipos de archivos, y mucho más.

La definición de DMS que di arriba es un poco «genérica». Vamos a cortar por lo sano. Gartner define gestión de documentos como “una función en la que las aplicaciones o el middleware realizan tareas de gestión de datos adecuadas a los típicos documentos no estructurados (incluidos los documentos compuestos). También se puede utilizar para gestionar el flujo de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Como dije en el punto: crea documentos, los edita y los ve, los comparte con colegas o clientes y luego los archiva/almacena.

Dado que la gestión de activos digitales y DMS entran en la categoría más amplia de sistema de gestión de contenidosTambién puede consultar mi blog anterior sobre gestión de activos digitales alternativas. Comparar el software en estos mercados podría darle una mejor opción para elegir el software.

Empresa de Dropbox es uno de los software DMS más reseñados en Capterra. Por eso lo elegí como «benchmark» para hablar de otras alternativas. Dependiendo de su negocio, puede optar por una alternativa de Dropbox Business según el costo, las características del software, la atención al cliente u otros factores. Para facilitarle la elección, he enumerado las alternativas según sus características, precio, pros y contras.

Este artículo analiza cinco alternativas de Dropbox. Ver la lista completa de Alternativas de Dropbox aquí.

Comencemos con eFileCabinet

1. eFileCabinet

El software está disponible en plataformas de escritorio y en la nube. La particularidad de este software es que ofrece escáneres con sus paquetes de software. Lo incluí como un software alternativo porque se ubica en la parte superior de Los 20 software de gestión de documentos más populares en Capterra. eFileCabinet ofrece las siguientes funciones de gestión de documentos:

Alternativas a Dropbox

Características

  • Gestión de la nube

eFileCabinet Online ofrece almacenamiento en la nube para sus documentos. El almacenamiento en la nube está disponible con tarifas de suscripción. Puede elegir entre almacenamiento en la nube o almacenamiento de escritorio. El almacenamiento de documentos en estas plataformas depende de tu movilidad y tu ubicación profesional. Si tiene un negocio distribuido en varias ubicaciones, el almacenamiento en la nube es su mejor opción.

  • Permisos basados ​​en roles

Puede permitir que los usuarios creen o editen sus documentos en función de sus roles comerciales. eFileCabinet Online le permite asignar permisos a los usuarios para configurar y modificar archivos.

  • cajón seguro

eFileCabinet Online tiene una herramienta integrada, SecureDrawer, para administrar documentos. La herramienta organiza documentos y ayuda a definir los permisos de los usuarios. Con SecureDrawer, puede controlar los cambios de versión del documento. El panel de acceso rápido crea documentos enriquecidos con metadatos con seguridad de estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits.

Premio

El software está disponible bajo tres planes de suscripción.

Ventajas

  • Los usuarios de Capterra describen la atención al cliente para el software como brillante. También les encanta la función SecureDrawer, ya que ayuda a asignar permisos a otros usuarios.

Los inconvenientes

  • Los usuarios de Capterra han encontrado errores de software. Estos errores dificultan compartir archivos con los clientes. SecureDrawer no siempre se sincroniza con eFileCabinet.

2. muellemee

OfficeGemini ofrece Dokmee Document Management (Dokmee) para administrar y compartir documentos. Dokmee incluye captura y almacenamiento de documentos, recuperación de archivos, búsqueda y uso compartido. Dokmee se adapta a cualquier modelo de negocio para mejorar la accesibilidad y funcionalidad de todos los documentos. El software también aumenta la colaboración y la comunicación entre los usuarios. Dockmee está disponible en 19 idiomas alucinantes. Ahora puede interactuar con tantos clientes internacionales como desee.

Características

  • Colaboración

Puede compartir archivos dentro de su organización mientras interactúa con sus empleados. También puede almacenar y administrar cualquier tipo de archivo en Dokmee, incluidos PDF, TIFF, JPEG, PNG, BMP, GIF y más. Dokmee le permite agregar notas, anotaciones y anotaciones a los archivos. El software también tiene un visor de Microsoft Office incorporado para abrir y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint. Dokmee permite a muchos usuarios ver archivos y controlar la versión del documento para su edición y revisión.

  • Seguridad

Dokmee incluye un registro de auditoría para rastrear la actividad del sistema y de los archivos. Basado en la actividad del usuario, el software genera informes. También puede proteger archivos con restricciones de usuario a través de la función de integración de Active Directory. En esta función, el cifrado de archivos limita el acceso no autorizado.

  • Flujo de trabajo

El flujo de trabajo de Dokmee aprueba muchos documentos al mismo tiempo. Se puede acceder a la bandeja de entrada de Workflow desde los productos Dokmee Web y Dokmee Mobile.

Premio

El software está disponible para una prueba gratuita. Para obtener más información sobre los precios de los productos, haga clic en aquí.

Ventajas

  • Los usuarios de Capterra aprecian la funcionalidad de almacenar documentos en la carpeta del cliente para que su personal pueda acceder a los documentos desde cualquier lugar. Para la mayoría de los usuarios de Capterra, el software ha reducido el tiempo de aprobación de facturas. También les gusta la función de progreso automático del módulo, que ayuda a agilizar el flujo de trabajo de los documentos.

Los inconvenientes

  • Los usuarios de Capterra se quejan de que la atención al cliente del software no está a la altura. También mencionan que la búsqueda de texto de documentos escaneados no es fácil de usar.

3. Fusión web

A diferencia del otro software mencionado anteriormente, WebMerge ofrece plantillas de documentos, una característica de nicho en la categoría. El software es una plataforma en línea que recopila datos, completa un documento y lo envía automáticamente a los usuarios. En pocas palabras, el software es flexible con los tipos de documentos y ofrece contenido dinámico y opciones de entrega para cualquier empresa.

Alternativas a Dropbox

Características

  • Plantillas de documentos

WebMerge ofrece opciones personalizables para todos los documentos. Cree sus propias plantillas de documentos con el Generador de documentos de WebMerge. Si está utilizando una factura de facturación, simplemente cree una plantilla de factura y usarlo varias veces.

  • Enrutamiento de datos

¿Necesita crear documentos a partir de un único flujo de datos? WebMerge le permite sincronizar datos de un flujo con otros documentos, en función de valores predefinidos. Por ejemplo, puede usar el mismo formulario en línea para la generación de prospectos.

  • Acceso de usuario

La integración de WebMerge en su negocio ayuda a automatizar la creación de documentos. Sus empleados pueden crear nuevos documentos, administrar documentos, fusionar y mucho más. Pero compartir documentos conlleva un riesgo de seguridad. Puede abordar este riesgo al personalizar los permisos de la cuenta para mejorar el flujo de trabajo y la comunicación.

Premio

El software está disponible bajo cuatro planes de suscripción.

Ventajas

  • A los usuarios de Capterra les encanta integrar WebMerge en su negocio porque el software crea archivos PDF y formularios definidos por el usuario. Los usuarios también aprecian la atención al cliente dedicada y están contentos de que no haya errores técnicos.

Los inconvenientes

  • Los usuarios de Capterra descubren que se necesita tiempo para crear formularios desde cero. El software tiene una curva de aprendizaje empinada.

4. Documentos de Zoho

zoho Docs tiene un editor integrado para crear, compartir y colaborar en documentos. Puede colaborar con otros usuarios en tiempo real mientras trabaja en archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Alternativas a Dropbox

Características

  • Administrar cambios

Si trabaja en un equipo grande, administrar los cambios en los documentos es más fácil con Zoho Docs. De hecho, el software le permite asignar tareas, revisar contenido, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso. Puede crear carpetas de proyectos, invitar a colegas, colaborar con ellos y editar documentos.

  • Asignar políticas de seguridad

Puede proteger los datos confidenciales creando políticas de seguridad «a prueba de balas» y asignándolas a los usuarios según su rol. Zoho Docs también le permite realizar un seguimiento del tipo y volumen de contenido generado por el usuario en su organización. Este contenido generado por el usuario le permite realizar un seguimiento diario de la actividad del usuario.

  • Presentaciones

El software proporciona plantillas de PowerPoint predefinidas. Estas plantillas son para facturación, gráficos, informes y más. Si no tiene una plantilla de presentación en mente, comience de nuevo con estas plantillas. También puede importar extensiones de archivo, incluidas .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .odp y .sxi. Zoho Docs es compatible con todo tipo de presentaciones de Powerpoint.

Premio

El software está disponible de forma gratuita para una prueba de 15 días con tres planes de suscripción.

Ventajas

  • Los usuarios de Capterra dicen que el software ofrece una interfaz intuitiva para compartir documentos. La colaboración del usuario es una característica de nicho que muchos usuarios de Capterra Como.

Los inconvenientes

  • Algunos usuarios de Capterra sienten que el almacenamiento no es suficiente en el plan de prueba gratuito. También indican que la funcionalidad para compartir debería incorporar algunos elementos de los documentos de Google. Los usuarios de Capterra también se quejan de que la transferencia de propiedad de archivos también debería estar disponible en el plan gratuito.

5. Doccept

Doccept ofrece un sistema de control de documentos multiusuario. Puede optimizar su proceso comercial para mejorar el control de versiones de documentos y mejorar la seguridad.

Características

  • Aviso

El software configura auditorías de documentos mientras recopila información sobre los documentos creados por los usuarios. Esta función le permite posponer las notificaciones en la fecha que elija. En otras palabras, puede configurar alertas recurrentes a intervalos personalizados para tareas específicas.

  • Ventana de documento

La ventana Doccept carga un solo documento o puede arrastrar y soltar archivos. También puede extraer archivos y carpetas de archivos zip descargados en la ventana de Doccept. El software también le permite cargar archivos o carpetas individuales o grandes archivos zip comprimidos. Puede obtener una vista previa de 100 formatos de archivo, incluidos PDF, MSOpen Office y más en la ventana Doccept.

  • Editar texto OCR

OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres es una característica de nicho de este software. Un motor de OCR integrado extrae texto de archivos de imagen como GIF, TIFF, PNG, etc. Con esta función, puede editar/corregir el texto extraído de las imágenes.

Premio

El software está disponible en tres versiones. Para obtener más información sobre las funciones disponibles en cada versión, haga clic en aquí. La información de precios está disponible a pedido manifestación.

Ventajas

  • A los usuarios de Capterra les encanta la función de archivo de Doccept. Pueden archivar muchos documentos con más espacio de almacenamiento a bajo costo. Los usuarios también aprecian el motor OCR dedicado que lee el texto de las imágenes. Les ahorra tiempo en la edición de texto en imágenes.

Los inconvenientes

  • Los usuarios de Capterra no tienen quejas específicas con el software

Conclusión

En la era digital, existen alternativas para salvar el medio ambiente. Uno de ellos es DMS. Si aún usa el enfoque de papel y lápiz para administrar su negocio, es hora de actualizarse a un DMS. Además de ahorrar papel, obtiene seguridad mejorada, uso compartido, administración de documentos y más.

También puede consultar la directorio de gestión de documentos para obtener más información sobre otros software de gestión de documentos en el mercado.

No olvides ver Capterra Los 20 software de gestión de documentos más populares. Hágame saber de cualquier software de gestión de documentos que le guste especialmente en la sección de comentarios a continuación.

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