Aquí hay un consejo de negocios para usted: cuando gasta menos dinero, se queda con más. Bueno, por lo general… A veces obtienes lo que pagas, así que ganarás mucho más dinero gastándolo. Pero como pequeña empresa, debe controlar los gastos.
Es por eso que usa Excel para su programa de contabilidad Necesidades. Excel viene con su computadora, así que es gratis, ¿verdad? Pones los números en las columnas, tal vez agregas algo de tu banco y luego lo sumas todo.
El problema con Excel es que en realidad no es gratis. Excel solo es gratuito si cree que su tiempo no es valioso. De lo contrario, Excel es increíblemente caro. Esta es una de las formas menos eficientes de administrar sus cuentas. Es propenso a errores de entrada del usuario y tiene toda la facilidad de uso de una sierra de mesa oxidada.
Ventajas y desventajas de Excel
Me encanta Excel. Creo que el mundo de los negocios estaría mejor si más propietarios de pequeñas empresas tuvieran una mejor comprensión de Excel. Excel es una herramienta increíblemente poderosa, pero su poder es inversamente proporcional a su facilidad de uso: cuanto más lo hace, más difícil se vuelve.
Para la contabilidad, Excel parece ser una excelente solución. Tiene filas y columnas, y puede hacer coincidir sus ingresos y gastos con los informes que emite su banco. Para una sola persona o un hogar, esta no es una mala solución.
El problema con Excel como producto comercial es doble. En primer lugar, no existe una forma sencilla de rastrear las relaciones entre un gran número de piezas móviles. Tan pronto como agregue problemas como la facturación y el pago de facturas, se encontrará con problemas. Excel está diseñado para manejar una estructura de archivo plana. Tienes números aquí, y están relacionados con ecuaciones allá.
En segundo lugar, Excel no le brinda historial ni responsabilidad por ver cómo terminaron sus libros de la forma en que lo hicieron. Quién hizo los cambios, qué cambios se hicieron y qué cuentas se vieron afectadas, todo perdido a lo largo de los siglos. De hecho, Excel no está diseñado para ser colaborativo o para seguir la evolución de los datos a lo largo del tiempo.
Lo que necesita es algo más profundo y más rastreable.
software de contabilidad gratis
Ya está leyendo un artículo sobre las alternativas de Excel, por lo que no voy a forzar una venta. El software de contabilidad simplemente hace lo que Excel no hace cuando se trata de la administración del dinero. El software de contabilidad es tridimensional, para empezar.
En lugar de la estructura plana de Excel, los programas de contabilidad almacenan datos en una serie de estructuras planas, todas apiladas una encima de la otra, lo que facilita su relación. Este es el principio básico del software de base de datos.
El software de contabilidad también está diseñado para ayudarlo a comprender el progreso de sus cuentas. Esto significa mantener una lista de quién cambió qué y brindar a los usuarios una manera fácil de deshacer errores sin perder mucho trabajo.
Además de eso, tiene todas las pequeñas cosas como no tener que lidiar con un conjunto de fórmulas cada vez más complejas y poder poner fácilmente sus finanzas en el compartimento correcto: viajes, entretenimiento, nómina, etc.
Gratis es la palabra del día
Si bien es posible que anhele una mejor solución, es posible que se resista al costo del software de contabilidad. Nos sumergiremos en lo gratuito en un segundo, pero quiero tomarme un minuto para decirte que no todos los programas de contabilidad son increíblemente caros. Hay muchas opciones para las pequeñas empresas que no arruinarán el banco mientras ayudan a vigilarlo. Si desea una lista completa de opciones, consulte nuestra directorio de contabilidad.
Muy bien, pasemos al software de contabilidad gratuito.
Cuentas de gemas
Gen Accounts es un jugador más pequeño que ofrece a las pequeñas empresas una versión gratuita de su software. Por $ 0, obtiene usuarios ilimitados, múltiples monedas, transacciones recurrentes, acceso móvil y una gran cantidad de otros conceptos básicos.
La versión gratuita es básica, sin embargo, no obtendrá herramientas de administración de inventario, funcionalidad de orden de compra o funciones de nómina. Es una excelente opción para una pequeña empresa de servicios sin demasiados problemas adicionales.
Si desea acceder a las funciones más sólidas, deberá actualizar a Gem Accounts One, que cuesta $ 49 por mes.
kiwilí
De alguna manera, nunca me había topado con Kiwili hasta la semana pasada. El sistema es similar a Gem en el sentido de que puede obtener una cuenta gratuita dirigida a pequeñas empresas. Kiwili viene con un usuario y tres clientes, que es más limitado que Gem. Sin embargo, le brinda herramientas de administración del tiempo y capacidades de facturación.
También hay algunas pequeñas campanas y silbatos, como la gestión de tareas, que pueden ayudar a una pequeña tienda que tiene mucho trabajo repetitivo con un pequeño grupo de clientes. Para obtener más clientes, deberá actualizar a la opción de $ 10 por mes, que aún es increíblemente económica.
Impreciso
Si alguna vez escribo un artículo de contabilidad gratuito y no menciono Wave, puede suponer que algo ha ido muy mal. Wave le brinda un sistema de contabilidad completamente funcional, así como una plataforma de facturación, todo por el precio de ver anuncios.
Wave está patrocinado por anuncios, al igual que Google y Facebook. Al igual que Google y Facebook, obtendrá anuncios dirigidos según el tipo de persona que sea. Wave mantiene su información de su lado y publica los anuncios de acuerdo con las medidas solicitadas por sus socios. Esta es otra forma de decir que Wave no vende su información, solo accede a usted.
Wave también ofrece opciones de pago para nómina, procesamiento de pagos y asesoramiento contable profesional.
ZipBooks
ZipBooks apuesta a que te molestarán los anuncios y optarás por un entorno sin anuncios. Al igual que Wave, ZipBooks es gratuito y está repleto de funciones. Podrás gestionar todos tus libros sin pagar un céntimo.
En lugar de publicar anuncios, ZipBooks gana dinero actuando como intermediario para los procesadores de pago. Cuando ZipBooks lo ayuda a cobrar el pago de uno de sus clientes, el procesador de pagos devuelve el dinero a ZipBooks, financiando el lado del software gratuito.
Incluso si no usa las opciones de pago, ZipBooks es gratis.
Pensamientos finales
No tienes que renunciar a Excel si no quieres, pero yo lo haría. Hay muchas opciones gratuitas e interesantes para su contabilidad. Si bien Excel es fantástico para sumergirse en los detalles de su negocio, no hay razón para exponerse a errores y fallas solo porque viene con la computadora.
De nuevo puedes comprobar Directorio de software de contabilidad de Capterra para obtener una lista completa de opciones y puede consultar nuestro blog de finanzas para obtener más consejos y trucos para pequeñas empresas.