La guía definitiva para la evaluación de proveedores de software

A lo largo del proceso de evaluación del software, hay muchos factores a considerar, algunos más obvios que otros. Si no se priorizan las funciones y los servicios correctos, se producirán reveses competitivos y dinero desperdiciado, y en el juego de revisión de software, no se obtiene un cambio.

Independientemente de su industria, su estrategia de evaluación de proveedores debe ser medida, holística y cuidadosa, sopesando todos los factores posibles y priorizando el ROI a largo plazo. Esta guía ayudará a su empresa a navegar por el laberinto de la selección de software.

Esto es lo que cubriremos:


La importancia de la calificación del software
Funciones de software esenciales para evaluar
Modelos de precios y próximos pasos

La importancia de la calificación del software

Usted se estará preguntando:¿Qué tan difícil puede ser eso? Encuentro el software que me gusta y lo compro, fin de la historia.

¡Ese es un pensamiento peligroso! No compraría una acción sin investigar su viabilidad a largo plazo, y el software no es diferente. La miopía es enemiga de la prosperidad y la estabilidad, lo que inevitablemente hace que las empresas se queden atrás de la competencia o, peor aún, se vuelvan irrelevantes.

La evaluación del software requiere una cuidadosa consideración y análisis de lo siguiente:

  • Tu negocio necesita. Cada negocio es único; un diseñador gráfico independiente necesitará un software de contabilidad muy diferente al de una empresa constructora. Antes de que pueda evaluar el software, necesita saber lo que está buscando.
  • Líneas de productos de proveedores. Algunos proveedores solo ofrecen un producto completo, mientras que otros ofrecen una gama de opciones especializadas para diferentes industrias y procesos. Un examen exhaustivo de las diferencias entre los productos garantizará que obtenga exactamente lo que necesita, ni más ni menos.
  • Tecnología del futuro. Esto es, por supuesto, difícil de predecir. Pero el software es una inversión de varios años, y anticipar los avances en tecnología (y los proveedores que planean usarlos) extenderá la vida útil de un producto y hará que las actualizaciones sean menos frecuentes.

Nos centraremos en el elemento proveedor para los fines de este artículo, pero trate de imaginar cómo la tecnología emergente puede ayudar a su organización a aprovechar la oportunidad y enfrentar los desafíos que enfrentará. Dicho análisis debe ser rutinario no solo en el proceso de evaluación del software, sino también en las operaciones diarias de su negocio. Así que trate de adquirir el hábito si aún no lo ha hecho.

Funciones de software esenciales para evaluar

Al dimensionar proveedores de software, puede ser difícil saber por dónde empezar. El mercado es grande y variado, una amalgama de soluciones todo en uno, productos específicos de la industria y todo lo demás.

Sin embargo, reducido a su esencia, el proceso de evaluación de software contiene puntos de referencia universales que se aplican a empresas de todos los tamaños y disciplinas. Hemos compilado estas consideraciones fundamentales en un cuadro de mando de demostración de proveedor de asesoramiento de software personalizable. Simplemente descargue la plantilla de evaluación de software a continuación, indique las características y los requisitos comerciales que desea y califique a los proveedores potenciales en consecuencia.

Cómo identificar al proveedor de software ideal sin sentirse abrumado

Descargue esta hoja de trabajo para organizar la información presentada en las demostraciones o compártala con los proveedores para complementarla e identificar al mejor proveedor de software para su negocio.

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Echemos un vistazo más de cerca a cada una de estas variables.

Rasgo

Estas son funciones de software y pueden significar muchas cosas. Para simplificar, es mejor dividirlo en dos tipos de funcionalidad:

Funcionalidad general es más abstracto, más difícil de identificar y no se puede hacer con un clic del mouse: cosas como inteligencia artificial, aprendizaje automático, integración, velocidad y confiabilidad general.

Funcionalidad específica es una tarea o habilidad particular. Previsiones, gestión de nóminas, nomenclaturas, estos son componentes de software concretos que le permiten llevar a cabo un determinado proceso comercial.

Dependiendo de las necesidades de su negocio, algunas características serán «requeridas» y otras serán «agradables de tener». Distinguir entre las necesidades y los deseos de su organización ayudará a reducir los proveedores potenciales a una lista corta de proveedores que ofrecen la funcionalidad requerida.

Entrenamiento y soporte

En un mundo perfecto, podrías descargar software, presionar el botón «instalar» y seguir adelante, pero los dioses del software rara vez son tan misericordiosos.

La realidad es que probablemente necesitará ayuda para implementar el software y aprender a usarlo, especialmente si es una empresa en crecimiento con múltiples usuarios y flujos de trabajo complejos.

¿La buena noticia? La mayoría de los proveedores ofrecen algún tipo de capacitación y soporte, que van desde preguntas frecuentes en línea hasta asistencia de implementación a gran escala.

Al evaluar las opciones de capacitación y soporte de un proveedor, considere lo siguiente:

tipos de capacitación y soporte de software

El valor de las ofertas de capacitación y soporte de un proveedor dependerá del tamaño y la estructura de su organización. Establecer su marco de soporte óptimo antes de explorar el mercado lo ayudará a identificar las soluciones más viables.

Despliegue

La forma en que elija implementar su software depende del tamaño de su empresa y de sus necesidades. Al evaluar las opciones de implementación de software, tenga en cuenta lo siguiente:

En el sitio el software está alojado y mantenido localmente, generalmente por el departamento de TI de una empresa. Esta opción de implementación se presta a un mayor grado de propiedad y, por lo tanto, a la personalización, lo que la convierte en un método atractivo para las empresas establecidas con los recursos para administrar un negocio de este tipo. Por otro lado, puede retrasar el tiempo de implementación, complicar las actualizaciones críticas de software y otro tipo de mantenimiento, y obstaculizar a las empresas que buscan agilidad en el futuro.

basado en la nube la implementación es alojada y mantenida por el proveedor o subcontratada a un tercero, y normalmente se puede acceder al sistema a través de cualquier dispositivo con un navegador web. Aunque es menos personalizable, el software basado en la nube generalmente ofrece mayor estabilidad y seguridad, especialmente para las pequeñas empresas que carecen del personal para administrar los datos internamente. Y debido a que es más liviano que las opciones en el sitio, generalmente lleva menos tiempo implementarlo.

Híbrido la implementación incluye una combinación de software local y basado en la nube, esencialmente software en la nube alojado en el servidor privado de una empresa. Es probable que esto atraiga menos a las pequeñas y medianas empresas y más a las empresas que buscan tanto la accesibilidad a la nube como la personalización local.

Material y movilidad

En el campo del software del siglo XXI, la movilidad es la reina suprema. La proliferación de teléfonos inteligentes e Internet de las cosas (IoT) ha generado nuevas y mejores formas de comunicación digital, proporcionando a las empresas un compañero flexible para los sistemas de escritorio. Tales consideraciones podrían haber sido opcionales o incluso preferibles en el pasado, pero hoy son imprescindibles.

Al dimensionar las opciones de hardware de un proveedor, tenga en cuenta lo siguiente:

sistema de explotacion es el software que se ejecuta en su computadora de escritorio o portátil. Lo más probable es que su empresa use macOS, Windows o Linux, y hay muchas opciones de software disponibles para los tres. Pero el diseño subyacente de estos tres sistemas operativos difiere significativamente, lo que significa que los proveedores deben crear diferentes versiones de su software para diferentes sistemas. En otras palabras, asegúrese de verificar la compatibilidad del sistema operativo antes de compras.

Compatibilidad móvil viene en dos formas: una aplicación móvil independiente y accesibilidad del navegador móvil. Uno no es necesariamente mejor que el otro; solo depende de la arquitectura y la adaptabilidad de la plataforma de escritorio. Algunos proveedores ofrecen una funcionalidad completa a través de un navegador móvil como Chrome o Safari, mientras que otros se limitan solo a tareas esenciales o especializadas, y lo mismo ocurre con las aplicaciones móviles.

Integración IoT incluye acceso móvil, pero va mucho más allá. Prácticamente todos los dispositivos conectados a Internet en estos días están habilitados para software, ya sea un televisor inteligente, Alexa o la radio de su automóvil. Si bien aún no se ha aprovechado todo el potencial de esta tecnología, encontrar un proveedor que dé prioridad a IoT podría dar sus frutos en el futuro y extender la vida útil de su inversión. Así que puede que no necesites software CRM en su refrigerador hoy. Pero en cinco años, ¿quién sabe?

Modelos de precios y próximos pasos

Ahora que ha identificado lo que está buscando en un proveedor, puede comenzar a reducir sus opciones a una lista corta. Pero la fijación de precios puede ser un juego complicado, con muchas variables que finalmente afectan el precio de un producto. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

Modelos de precios para la mayoría de los tipos de software, incluya una licencia perpetua o una suscripción.

  • Con una licencia perpetua, las empresas pagan más por adelantado para adquirir el software de forma indefinida.
  • El modelo de suscripción consiste en tarifas recurrentes más pequeñas (generalmente pagadas mensualmente o anualmente con un descuento).
  • El software gratuito y de código abierto también es una opción, especialmente para empresas con amplia experiencia en desarrollo, aunque la funcionalidad lista para usar generalmente es inferior a los productos pagos.
  • Los proveedores también suelen ofrecer una prueba gratuita de su software que puede utilizar como período de evaluación.

rangos de precios para la mayoría de los mercados depende de la cantidad de usuarios deseados, con planes que generalmente van desde principiante (alrededor de uno a cuatro usuarios) hasta rango medio (alrededor de cinco a nueve usuarios) y premium (10 o más usuarios). Por supuesto, el precio real de estas opciones dependerá del tipo de software.

Tipos de costos considerar incluir elementos iniciales, recurrentes y evitados.

  • Los costos iniciales son lo que paga por adelantado: instalación, personalización, integración y las tarifas de licencia perpetua de las que hablamos.
  • Los costos continuos son elementos como el mantenimiento y el soporte, así como las tarifas de suscripción correspondientes.
  • Los costos evitados son menos tangibles, pero igual de importantes: la cantidad de dinero ahorrada a través de mejoras en la eficiencia, inteligencia comercial y otros beneficios asociados con la modernización.

Para ver en detalle estos modelos de precios, consulte las guías de precios de software a continuación. Simplemente ingrese algunos detalles sobre las necesidades de software de su empresa y obtendrá acceso a precios iniciales, rangos de precios, costos inesperados y más de este mercado. Esto le dará una idea de qué esperar cuando se embarque en su propia investigación, ahorrándole tiempo y agregando claridad a un tema a menudo impredecible.

¡Y eso prácticamente lo cubre todo! Por supuesto, esta guía de evaluación de proveedores es solo una hoja de ruta, y encontrará algunos desvíos a medida que navega por el terreno accidentado del software. Entonces, si necesita un pequeño consejo, nuestros asesores de software líderes en la industria están al mando y esperando su llamada. Para una consulta telefónica gratuita de 15 minutos, llámenos al (855) 998-8505 o agenda tu llamada en el momento que más le convenga.

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