La guía de supervivencia de recursos humanos para pequeñas empresas

NOTA: Este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre temas relacionados con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento legal o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación particular, consulte a su asesor legal.

Recursos Humanos (HR) no es una responsabilidad que deba tomarse a la ligera. Incluso si no sabe nada sobre recursos humanos, su pequeña empresa aún necesita cuidar a sus empleados y cumplir con las leyes laborales aplicables.

Tanto si ya eres parte de 41% de los propietarios de pequeñas empresas que también gestionan las necesidades de recursos humanos o que están a punto de unirse a estas filas, esta guía de supervivencia de recursos humanos para pequeñas empresas es para usted. Si solo puede recaudar lo mínimo debido a limitaciones de capacidad/financiamiento, eso es todo. Cubra todo lo incluido/detallado aquí, y puede concentrarse de manera segura en otras prioridades comerciales sabiendo que tiene recursos humanos ordenados.

¿Cuáles son los requisitos importantes de recursos humanos para las pequeñas empresas?

Enfócate solo en lo que tú necesitar hacer en recursos humanos, los requisitos para su pequeña empresa se dividen en seis categorías (haga clic en el enlace de abajo para ir directamente a esta sección):

  1. Reclutamiento y contratación
  2. Embarque y desembarque
  3. Pagar
  4. Ventajas
  5. formación de los empleados
  6. Seguridad en el trabajo e instalaciones

Profundicemos en cada categoría para cubrir todas las casillas de recursos humanos que su pequeña empresa necesita verificar.


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1. Reclutamiento y contratación

Si hay un área de recursos humanos que merece toda su atención, es el reclutamiento y la contratación. El costo promedio de una mala contratación es significativo: $15,000. Por otro lado, una gran contratación, especialmente en una empresa pequeña donde las contribuciones de cada empleado se sienten aún más, puede dar dividendos durante años.

En términos de requisitos en esta etapa, debe tener cuidado con la discriminación en la contratación. Bajo las leyes impuestas por el Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)es ilegal negarle empleo a alguien por su “raza, color, religión, sexo (incluyendo identidad de género, orientación sexual y embarazo), origen nacional, edad (40 años o más), discapacidad o información genética”.

Aquí hay algunas formas en que su pequeña empresa puede evitar la discriminación en la contratación:

  • Escribir descripciones de puestos para cada función en la empresa.. Tener un registro escrito de las habilidades y la experiencia necesarias para realizar el trabajo y la contratación basada únicamente en esos criterios lo mantendrá fuera de problemas.
  • Evite el lenguaje preferencial en las ofertas de trabajo. El simple hecho de preguntar por «graduados universitarios recientes» en las ofertas de trabajo puede considerarse discriminación por edad. Evite términos que puedan indicar que está buscando una categoría particular de personas protegidas como solicitantes de empleo.
  • No haga preguntas sobre información protegida durante evaluaciones, entrevistas o verificaciones de antecedentes. Solo pida a los solicitantes información relacionada con su situación laboral o capacidad para realizar el trabajo.

Evítelos, y si su candidato preferido acepta la oferta de trabajo y tiene un estatus laboral legal, ¡está listo para comenzar!

Cómo puede ayudarle el software: Sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS) puede automatizar una serie de tareas de reclutamiento y contratación, desde la publicación de trabajos y el seguimiento del estado de los candidatos hasta el almacenamiento y la organización de currículos. Si le preocupa gastar demasiado tiempo reclutando o tiene problemas para encontrar y contratar buenos candidatos, un ATS puede ser una inversión que vale la pena.

2. Embarque y desembarque

Primero, una pequeña lección de terminología de recursos humanos:

  • Integración es el proceso de transición de un nuevo empleado a convertirse en un empleado de pleno derecho.
  • Aterrizaje es el proceso de transición de un empleado fuera de la empresa.

Ambos procesos son importantes, y ambos tienen algunos requisitos para cumplir con la ley laboral.

Integración

Por cada nuevo empleado que traiga a su pequeña empresa, debe mantener tres registros separados:

  1. Formulario I-9. Imprima el Formulario I-9 aquí, luego pregúntese a usted mismo (o a otra persona que represente a su empresa) y al nuevo empleado que lo completen. Este documento verifica la identidad y autorización de las personas para trabajar en los Estados Unidos
  2. Expediente personal. Este archivo contiene todo lo relacionado con el mandato de un empleado: CV, solicitud de empleo, comprobantes de pago, evaluaciones de desempeño, quejas oficiales, etc. Esencialmente, toda la documentación relacionada con un empleado debe colocarse en su archivo personal.
  3. Registros médicos. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) requiere que los registros médicos de los empleados se mantengan separados del archivo personal de un empleado. Este archivo contendrá toda la información sobre discapacidad, selecciones de beneficios de salud, notas del médico, solicitudes de licencia médica y cualquier otra información médica relacionada con este empleado. Mantenga estos registros confidenciales entre usted y su empleado.

La incorporación también es donde debe lidiar con ese cliché clásico de recursos humanos: el manual del empleado.

Sin embargo, es un cliché por una razón. Su manual del empleado no solo es una guía importante para que los nuevos empleados comprendan los entresijos de las políticas de su empresa, sino que al firmarlo, sus nuevos empleados también aceptan cumplir con esas políticas. Esto le brinda cierta protección legal si un empleado infringe las reglas.

Aquí hay cinco cosas que debe incluir en su manual del empleado:

Si puede incluir más, como la declaración de misión y los objetivos de su empresa, hágalo, pero esta lista cubre lo básico. La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) tiene una descarga gratuita de la plantilla del manual del empleado para ayudarte a empezar. Una vez que haya creado su manual del empleado, pídale a su abogado que lo revise para asegurarse de que sus políticas sean legales y que su lenguaje sea claro sobre lo que se espera.

Para obtener más consejos de incorporación de empleados, consulte «10 mejores prácticas de incorporación para convertir a los nuevos empleados en empleados duraderos».

Aterrizaje

Un mito común es que los empleados deben avisar con dos semanas de anticipación, pero si un trabajador renuncia o se jubila, no existe obligación legal de que le den un aviso de dos semanas. Si se van, se van. Su único requisito de una capacidad de recursos humanos es asegurarse de que reciban su cheque de pago final y devuelvan todos los activos propiedad de la empresa.

Sin embargo, si está despidiendo o despidiendo a un empleado, hay algunos pasos adicionales desde la perspectiva de recursos humanos:

  • Hacer que el empleado firme una carta de despido. La carta debe explicar por qué el empleado fue despedido. Si el empleado amenaza con un despido injustificado más adelante, la carta firmada ayudará en su caso.
  • Pídales que firmen cualquier acuerdo de no divulgación o no competencia aplicable. Si es importante para usted que un trabajador no revele secretos de la empresa a un competidor, recuerde este paso.
  • Déles una explicación de los beneficios continuos. Los empleados despedidos deben ser informados de la continuación de la cobertura de salud, seguro de desempleo y cualquier otro beneficio al que tengan derecho según la ley. La Cámara de Comercio Americana ha algunos consejos sobre los beneficios que tiene para ofrecer a los empleados despedidos y cuándo está exento de estos requisitos.

Para obtener más consejos sobre la deslocalización de empleados, consulte «Lista de verificación de incorporación de empleados: una guía para salidas elegantes».

Cómo puede ayudarle el software: A sistema de información de recursos humanos (HRIS) puede automatizar el tedioso papeleo de incorporación de empleados al mismo tiempo que actúa como un archivador digital donde puede almacenar de forma segura los archivos importantes de los empleados. Si pierde constantemente el rastro de los documentos de recursos humanos, estas plataformas asequibles son imprescindibles.

3. Nómina

La nómina es una carga importante para las pequeñas empresas. Su fuerza laboral no solo necesita los salarios que se le deben, los gobiernos locales, estatales y federales también necesitan su parte. Y depende casi por completo de los propietarios resolverlo o lidiar con las consecuencias. No es de extrañar 63% de los propietarios de pequeñas empresas admiten que subestimaron el tiempo que lleva hacer la nómina y calcular los impuestos sobre la nómina.

Debido a la participación de la nómina, incluido el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados, no podemos detallar todos los requisitos aquí. Si realmente quieres saber todo lo que necesitas hacer con la nómina, consulta nuestra guía completa: «Cómo hacer la nómina de tu pequeña empresa en 7 pasos».

Cómo puede ayudarle el software: Hay una razón por la cual el software de nómina es una de las primeras compras de software hacer muchas pequeñas empresas. Estos sistemas alivian una carga administrativa significativa al tiempo que garantizan el cumplimiento de las leyes de nómina. Si solo puede permitirse un tipo de software de recursos humanos, hazlo este.

4. Beneficios

Los beneficios que la ley exige que proporcione a los empleados dependen tanto de su ubicación como del tamaño de su empresa. Vamos a desglosarlo:

Requisitos de beneficios basados ​​en la ubicación

Algunos estados de EE. UU. requieren que las empresas proporcionen a sus empleados licencia por enfermedad remunerada, licencia familiar remunerada o ambas. Aquí hay una lista actualizada a junio de 2020:

Un gráfico que muestra los diferentes requisitos de licencia pagada para los estados de EE. UU.

Incluso si su estado no figura en la lista anterior, su condado o ciudad puede tener su propia ley que requiera licencia por enfermedad pagada o licencia familiar. Pittsburgh, por ejemplo, pagó los costos de enfermedad, a diferencia del resto de Pensilvania. La Asociación Nacional de Mujeres y Familias ofrece una guía sobre estas leyes aquí.

El otro gran requisito de beneficio de ubicación es el seguro de compensación para trabajadores. Todos los estados, excepto Texas, requieren que las empresas ofrezcan esto, comenzando con uno a cinco empleados, según el estado en el que se encuentre.

Los requisitos de los beneficios varían según el estado, así que consulte el sitio web de su gobierno local para obtener recursos comerciales.

Requisitos de beneficios según el tamaño

Recuerda este número: 50.

En la marca de 50 empleados, deberá comenzar a ofrecer dos beneficios principales a su fuerza laboral: seguro médico y licencia no remunerada otorgada por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA).

Las empresas con al menos 50 empleados “equivalentes a tiempo completo” (FTE), definidos como aquellos que trabajan al menos 30 horas por semana en promedio durante un mes, deben ofrecer seguro médico o pagar una multa por empleado. De manera similar, según la FMLA, las empresas con 50 o más empleados durante 20 semanas o más en el año calendario actual o anterior deben proporcionar 12 semanas de licencia FMLA sin goce de sueldo a los empleados elegibles.

A medida que su empresa se acerque a este tamaño, prepárese en consecuencia y cree un paquete de beneficios que cumpla con las leyes laborales y atraiga y retenga a los buscadores de empleo de alto calibre.

Cómo puede ayudarle el software: En lugar de guiar a cada empleado a través de sus opciones de beneficios y registrar manualmente sus opciones de inscripción, software de gestión de beneficios dar a empleados la autonomía para conocer y decidir por sí mismos sobre las opciones de beneficios. Sus elecciones se guardan automáticamente y se aplican a procesos relacionados, como la nómina.

5. Formación de empleados

Asegurarse de que sus trabajadores conozcan las mejores prácticas y protocolos cuando se trata de mantener un lugar de trabajo seguro y productivo no es solo una buena idea. En algunos casos, incluso es obligatorio.

Aquí hay información sobre tres tipos principales de capacitación para empleados que puede ofrecer a su pequeña empresa:

(Nota: en la mayoría de los casos, los empleadores deben compensar a los empleados por su tiempo de capacitación, incluso si no están trabajando).

Capacitación en Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)

Además de capacitar a los empleados sobre los aspectos de salud y seguridad de su función, OSHA también requiere que los empleadores limiten ciertas responsabilidades a aquellos que están certificados o calificados para realizar esas tareas.

He aquí algunos ejemplos:

  • Formación sobre productos químicos peligrosos. Empresas con químicos peligrosos debe proporcionar a los empleados capacitación sobre el manejo y la eliminación seguros de estos productos químicos cuando son contratados, y nuevamente cada vez que se introduce un nuevo producto químico peligroso en su área de trabajo.
  • Formación en primeros auxilios. Si su lugar de trabajo no está en «proximidad» en una clínica u hospital, alguien debe estar capacitado para brindar primeros auxilios. Los suministros de primeros auxilios también deben estar fácilmente disponibles.
  • Capacitación en equipos de protección personal (EPP). Cualquier empleado que deba usar PPE debe recibir capacitación sobre uso y mantenimiento adecuado de este EPI. Los empleados también deben demostrar que pueden usar el PPE correctamente antes de que se les permita trabajar.

Es posible que tenga más requisitos de capacitación de OSHA más allá de estos, según su industria y el tipo de trabajo que realiza. Consulte OSHA «Requisitos de capacitación en los estándares de OSHA» para más información.

Otro empleo o capacitación específica de la industria

OSHA no es la única organización que impone mandatos de capacitación para los empleados. Las leyes federales y estatales también pueden requerir capacitación para industrias o roles específicos.

los Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), por ejemplo, requiere que los proveedores de atención médica capaciten a sus empleados para proteger la información del paciente. De manera similar, los contratistas federales están obligados por Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) recibir capacitación en ética y cumplimiento.

Si no está seguro de qué leyes se aplican a usted, hable con su enlace del gobierno local.

Capacitación sobre acoso sexual

Seis estados (California, Connecticut, Delaware, Illinois, Maine y Nueva York) exigen capacitación para la prevención del acoso sexual en el lugar de trabajo. Los requisitos varían según el tamaño de la empresa. Por ejemplo, Nueva York requiere que todas las empresas brinden capacitación sobre prevención del acoso sexual, mientras que Delaware lo exige solo para empresas con 50 o más empleados.

Los empleadores tienen la opción de utilizar los materiales de capacitación proporcionados por el gobierno de su estado (consulte el sitio web del gobierno de su estado) o crear los suyos propios si incluyen todo el contenido requerido. Consulte las leyes de su estado para conocer los requisitos de capacitación específicos, incluido quién debe administrar la capacitación, quién debe ser capacitado, cuánta capacitación debe llevarse a cabo y los requisitos de mantenimiento de registros.

Cómo puede ayudarle el software: A sistema de gestión de aprendizaje (LMS) puede ayudarlo a digitalizar su programa de capacitación para empleados, lo que le permite crear o comprar contenido de aprendizaje electrónico que puede administrar fácilmente a los empleados. Estos sistemas también rastrean las certificaciones con fines de cumplimiento.

6. Seguridad y adaptaciones en el lugar de trabajo

Más allá de la capacitación en salud y seguridad, también debe asegurarse de que sus empleados trabajen en un espacio de trabajo seguro y acogedor. Aquí hay algunas tareas vitales de recursos humanos relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo:

  • Crear un Plan de Acción de Emergencia (EAP). Si debe tener un EAP (OSHA tiene un herramienta interactiva para determinar si este es el caso), su plan debe detallar cómo los empleados pueden abandonar el lugar de trabajo en caso de una emergencia.
  • Implementar medidas de seguridad contra incendios. Si el código de la ciudad le exige que tenga extinguidores de incendios, los empleados deben saber cómo usarlos. Tenga un plan de seguridad contra incendios por escrito y asegúrese de que todas las salidas de emergencia estén claramente marcadas y libres de obstrucciones.
  • Coloque los carteles y avisos requeridos. los Sitio web del Departamento de Trabajo (DOL) puede guiarlo a través de los carteles y avisos que necesita colocar en un lugar destacado en el lugar de trabajo. Los carteles se proporcionan de forma gratuita.
  • Mantener registros de lesiones y enfermedades graves relacionadas con el trabajo. Si tiene más de 10 empleados, es probable que OSHA le exija que mantenga un registro de lesiones y enfermedades graves relacionadas con el trabajo. Puedes acceder a los formularios que necesites aquí.

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) también detallan los requisitos para que las pequeñas empresas proporcionen viviendas a los empleados.

Por ejemplo, si emplea a 15 o más personas, debe cumplir con las reglamentaciones de la ADA para brindar adaptaciones «razonables» a los empleados con discapacidades. Proporcionar rampas temporales para personas en sillas de ruedas y permitir perros de servicio son ejemplos de adaptaciones «razonables». El sitio web de la ADA tiene un imprimación para pequeñas empresas sobre los requisitos

La FLSA tiene un requisito similar para las madres que amamantan, quienes deben tener un espacio privado que no sea un baño donde puedan extraerse la leche materna y un tiempo de inactividad razonable para hacerlo. El DOL proporciona una guía práctica de la FLSA aquí.

Una lista de útiles recursos de recursos humanos para pequeñas empresas

Como mencioné anteriormente, esta lista solo cubre lo mínimo en lo que respecta a los requisitos de recursos humanos. Peor aún, la legislación laboral está en constante cambio y evolución. Y no puedes alegar ignorancia si no te mantienes actualizado.

Hasta que tenga la capacidad y los medios para contratar personal de recursos humanos dedicadoconsulte a su asesor legal y marque estos recursos prácticos para mantenerse actualizado sobre todo lo relacionado con los recursos humanos para las pequeñas empresas:

En cuanto a sus necesidades tecnológicas, acceda a nuestro página de recursos para obtener más guías sobre cómo encontrar e implementar todo tipo de software para ayudar a su pequeña empresa a crecer y tener éxito.

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