La guía de planificación del espacio de oficina para gerentes de instalaciones

Casi 70 por ciento de los estadounidenses trabajan en espacios abiertos, según las últimas investigaciones de la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA). ¡Los trabajadores, cansados ​​de cubículos estrechos y oficinas oscuras, anhelan liberarse!

Representación precisa del trabajador liberador

Entonces todos están felices ahora, ¿verdad? No tanto: las nuevas estadísticas muestran que este espacio de trabajo el estilo deja a muchos empleados sintiéndose distraídoimproductivo, sobreexpuesto y abrumado.

Este video detalla por qué algunos dicen que el diseño de oficina abierta es un asesino total de la productividad.

Hablamos con tres expertos en planificación de oficinas que dicen que dos preguntas clave pueden ayudar a las empresas a lograr un equilibrio:

  • Que tipo de ambiente de trabajo ¿Debe cada departamento trabajar eficientemente?
  • ¿Cuál es el objetivo operativo que la empresa desea lograr con el espacio?

En este artículo, analizaremos las diferencias entre los estilos de oficina abiertos y cerrados, el papel de un administrador de instalaciones en la planificación del espacio de oficina y algunas herramientas y recursos que puede usar para ayudarlo con este proceso.

Beneficios de un plano de planta de oficina abierto versus cerrado
Rol de su gerente de instalaciones y objetivos de espacio de oficina
Calculadora de planificación de espacio de oficina
Usar software para planificar el espacio de la oficina

Beneficios de un plano de planta de oficina abierto versus cerrado

Realice una búsqueda en línea de «oficina abierta arregloy puedes presenciar el debate de primera mano. Algunos profesionales discuten los beneficios de este estilo, mientras que otros afirman que elimina la privacidad y agrega distracciones visuales y de sonido.

Derek Hille, gerente de proyectos de Office Space Planners, vio la oficina abierta patrón tendencia a crecer rápidamente con el fin de aumentar la productividad, pero también como medio de ahorrar en costos de bienes raíces.

“Hemos visto una reducción del 20 al 40 % en los costos inmobiliarios en las empresas que se mudan a oficinas abiertas y reducen el tamaño del espacio de trabajo”, dice.

Los planos de planta cerrados tradicionales suelen incluir salas de conferencias privadas y, a veces, cabinas de paredes altas. Luego, los espacios de oficinas privadas se organizan a lo largo de las paredes exteriores, de modo que cada uno tenga una ventana.

Un plano de oficina tradicional
Beneficios de un Plan Oficina Cerrada
Mayor privacidad
Ruido limitado y otras distracciones
Ideal para la concentración de los empleados.
Los planos de planta abiertos abandonan las paredes duras en favor de bancos, cubículos de lados bajos, espacios de colaboración y espacios para conferencias con paredes de vidrio.

Un plano de planta abierto común
Beneficios de un plan de oficina abierta
Costos inmobiliarios reducidos
El diseño se puede cambiar fácilmente
Ideal para la colaboración de los empleados.

Una de las razones de la tendencia de las oficinas abiertas es el actual mercado inmobiliario comercial.

“El espacio es más difícil de conseguir y cada vez más empresas se ven obligadas a tener una superficie más pequeña de lo que les gustaría idealmente”, dice Bianca Tilley, diseñadora de interiores de Gensler, una firma de diseño, arquitectura, diseño, planificación y consultoría.

Jed Link, gerente de comunicaciones de IFMA, agrega que la idea del espacio de trabajo ha evolucionado desde un simple «contenedor para cosas que hacen negocios» a una herramienta que hace lo suyo.

“Como resultado, más empresas recurren a estrategias en el lugar de trabajo”, dice Link. «No hay una talla para todos.»

En resumen: planos de oficinas abiertas caja ahorran dinero en costos inmobiliarios, pero no siempre brindan los beneficios de productividad o retención para todos los departamentos o empleados, especialmente los introvertidos, que sí casi la mitad americanos.

Rol de su gerente de instalaciones y objetivos de espacio de oficina

Ya sea que su organización esté renovando un espacio existente o diseñando uno nuevo, el gerente de instalaciones juega un papel importante en la planificación del espacio de oficinas de principio a fin.

“El gerente de la instalación tendrá una idea bastante buena de cómo están administrando actualmente sus instalaciones y qué problemas están viendo”, dice Hille.

“Hay muchas conversaciones que van y vienen, entender lo que [a client’s] las necesidades son”, dice Tilley. “A medida que avanzamos en el proceso, estamos revisando constantemente [with the facilities manager] para asegurarnos de que cumplimos con las necesidades objetivo.

Al completar esta lista de verificación, un gerente de instalaciones y los ejecutivos de la empresa pueden determinar una proporción de espacios privados y abiertos, así como espacios auxiliares, como salas de reuniones o áreas de conferencias, que permitan el tipo de trabajo requerido para cada departamento.

Aquí hay un ejemplo de un plan de oficina diseñado para satisfacer las necesidades de varios tipos de empleados:

Un plano de planta con una mezcla de espacios abiertos y privados.

El plano de planta anterior utiliza una combinación de banquetas abiertas y espacio colaborativo para un departamento de marketing o ventas, así como oficinas privadas para ingenieros o ejecutivos.

Además, Link dice que una empresa debe tener un objetivo general que quiera lograr con el nuevo espacio. Este objetivo puede ser:

    • Mejore la colaboración entre departamentos eliminando barreras (literales).
    • Aumente la productividad dando a ciertos empleados (por ejemplo, ingenieros) más espacios de trabajo privados.
    • Facilitar y fomentar aún más el trabajo a distancia.

Encuestar a los empleados antes de crear un plan puede revelar las necesidades que ayudarán a formular ese objetivo, dice Link. Y después de mudarse a un nuevo espacio, la gerencia debe realizar una «encuesta de satisfacción del cliente» periódica con los empleados para ver si el espacio cumple con este objetivo.

Finalmente, Link les recuerda a los gerentes de las instalaciones que no son los únicos que analizan los detalles del espacio de oficina. Recomienda visitar IFMA biblioteca de conocimientoque ofrece una comunidad en línea, mejores prácticas, investigación y otros recursos.

“Los gerentes de las instalaciones tienden a operar de forma aislada, pero eso ya no es necesario”, dice. «Hay recursos increíbles disponibles de una comunidad creciente y vibrante».

Calculadora de planificación de espacio de oficina

Hemos creado una calculadora de planificación de oficinas para ayudarlo a determinar los pies cuadrados aproximados que necesitará para los tipos de espacios que desea.

Usamos dimensiones de sala comunes, como una oficina ejecutiva de 15′ por 20′ o una estación de trabajo de 6′ por 6′. El número final incluye 25% de pies cuadrados adicionales, el porcentaje promedio para dar cuenta del espacio de circulación (pasillos, escaleras, etc.).

La calculadora también puede tener en cuenta el costo promedio por pie cuadrado de espacio de oficina para ciertas ciudades, utilizando datos de LePiedCarré.

Instrucciones para usar la calculadora:

    • Seleccione su ciudad en la parte superior usando el botón desplegable. (Seleccione «NA» si su ciudad no está en la lista).
    • Ingrese el número de cada espacio que necesita en los campos a la derecha.
    • Ingrese los pies cuadrados para los espacios adicionales en los campos «Otro». Este número se sumará al total.
    • El área aproximada necesaria para los espacios que ingrese se calculará en la parte inferior. El costo aproximado de estos pies cuadrados también aparecerá en la parte inferior si una ciudad es seleccionado.

Usar software para planificar el espacio de la oficina

Hoy en día, es muy común que los planificadores de espacios utilicen un programa de diseño asistido por computadora (CAD). Estos programas se pueden utilizar para dibujar espacios en un plano 1:1, de modo que el dibujo refleje las dimensiones exactas del espacio final.

El personal de las instalaciones a menudo incorpora dibujos CAD en sus software de gestión de instalaciones (CAFM), que permite a los usuarios:

    • Haga un seguimiento del uso de pies cuadrados para cada departamento y espacio auxiliar en una oficina (escaleras, baños, pasillos, etc.)
    • Prueba diferentes escenarios moviendo las piezas y Despacho muebles en el dibujo CAD.
    • Visualice y planifique los sistemas de construcción, como los sistemas de calefacción, eléctricos y de datos.

Casi todos los sistemas CAFM modernos permiten la integración de dibujos CAD. Este es un recurso útil cuando los gerentes de las instalaciones necesitan encontrar espacio para un nuevo empleado o reconfigurar un espacio.

Próximas etapas:

    • Encuentre un administrador de instalaciones sistema que puede ayudar con la planificación del espacio de oficina visitando nuestra página de comparación de software de gestión de instalaciones.
    • Póngase en contacto conmigo en taylorshort@softwareadvice.com. Con gusto responderé preguntas sobre la planificación del espacio de oficina y cómo el software puede ayudarlo con este proceso.
    • Llame al (888) 234-5163 para una consulta gratuita con nuestro equipo de expertos en software.

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