Explicaremos algunos mitos comunes sobre la eficiencia en el trabajo y compartiremos consejos para que sus empleados sean más productivos.
Seamos realistas, Internet es excelente para generar memes divertidos, pero no siempre es lo mejor para un acuerdo universal e información veraz y concisa.
A pesar del consenso sobre los memes divertidos, Internet carece de consenso sobre las herramientas de productividad y cómo hacer que sus equipos se desempeñen mejor. Abundan las ideas, estrategias y recomendaciones contradictorias.
Como propietario de una pequeña empresa y gerente de proyectos, necesita información confiable sobre lo que funciona y lo que no funciona en lo que respecta a la eficiencia en el lugar de trabajo, ya sea que su empresa funciona completamente de forma remotaen persona o un híbrido de los dos.
Echemos un vistazo a algunos mitos comunes sobre la eficiencia en el trabajo y cómo fueron desacreditados. También hablaremos sobre el mejor enfoque para reducir el ruido y crear un lugar de trabajo eficiente.
Mito #1: Las oficinas abiertas son oficinas más eficientes
Si coloca un montón de computadoras portátiles en mesas largas, ahorrará dinero en espacio en el escritorio y sus empleados estarán zumbando como abejas obreras, colaborando en el próximo unicornio de mil millones de dólares.
Los lugares de trabajo más productivos equilibran los espacios abiertos para el trabajo colaborativo con espacios privados para el trabajo concentrado. Además de esto, los efectos del covid-19 han demostrado que las oficinas abiertas no son prácticas cuando se trata de proteger la salud de sus empleados.
De acuerdo a un Revisión de negocios de Harvard 2019, cuando las empresas se mudaron a oficinas abiertas, las reuniones cara a cara en realidad se redujeron en un 70 %. En lugar de aumentar la eficacia de la comunicación y la colaboración, los planos de planta de oficinas abiertas alentaron a los empleados a mudarse a comunicación electrónica.
Nuestro enfoque recomendado: Existe un término medio entre los magos de la tecnología que escriben código en una utopía de Silicon Valley y los trabajadores no tripulados que trabajan en cubículos estilo Dilbert.
A la gente le gusta tener un espacio privado cuando hace un trabajo que requiere enfoque y concentración, y también le gusta un espacio de reunión abierto cuando hace un trabajo que requiere comunicación y colaboración.
En resumen: necesitas ambos.
Incluso después de COVID, las mesas y las filas de escritorios están bien, siempre que estén esparcidas. Las barreras y los espacios silenciosos donde los empleados pueden ir cuando necesitan trabajar boca abajo también pueden ayudar con la productividad y la seguridad de los empleados. Si el espacio de su oficina es demasiado pequeño para permitir suficientes salas silenciosas dedicadas, una buena solución es permitir el trabajo remoto.
Mito n.º 2: los trabajadores remotos están menos comprometidos
Sus trabajadores remotos se sientan en casa todo el día en batas de baño y miran Netflix en lugar de hacer su trabajo.
Una encuesta de Capterra de julio de 2020 de colaboradores individuales encontró que el 84% de los empleados están moderada o completamente satisfechos con el trabajo remoto. Los empleados también informan que trabajar de forma remota les permite ser más productivos y lograr un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida.
Nuestro enfoque recomendado: Lo más importante que debe recordar sobre el trabajo remoto es que no se trata de pedirles a los empleados que rindan cuentas de cada minuto de su tiempo mientras trabajan de forma remota, se trata de si hacen o no su trabajo. Sus empleados probablemente se hagan responsables y realmente quieran hacer un buen trabajo.
Para ayudar a los empleados a ser responsables, establezca objetivos para todos, ya sea que trabajen de forma remota o no, y realice un seguimiento de su progreso. También puede establecer de manera proactiva una estrategia para mantener a los empleados comprometidos de forma remota. Los estándares deben ser los mismos para todos, ya sea de forma remota o en persona.
Como propietario de una pequeña empresa, mantener el compromiso estratégico de los empleados puede ser una tarea divertida. Esto no solo ayudará a que su entorno de trabajo sea más agradable y productivo, sino que también puede ayudar a retener a los empleados.
Consulte nuestro artículo sobre nuevas habilidades remotas que las pequeñas empresas como la suya están priorizando.
Mito #3: Cuanto más trabajo tienen los empleados, más eficientes son
Si un empleado puede terminar el trabajo a las 3 p. m. una tarde o tiene un viernes lento, debe acumular más trabajo para que siempre tenga algo que hacer.
La verdad contraria a la intuición es que la forma más inmediata y rentable de aumentar la productividad es dar menos trabajo a los empleados.
Según Gartner, el «punto óptimo» para los empleados más efectivos es en realidad entre el 70 y el 80 por ciento. Trate de obtener más que eso de sus empleados y, como un motor que se ahoga con demasiado combustible, en realidad lo hará. menos efectivo y le costará más a su organización.
Nuestro enfoque recomendado: El 80% de la planificación y el 80% de la gestión harán que se realice el 100% del trabajo planificado. Cree holgura en el sistema durante la fase de planificación y hará todo en un cronograma más predecible.
Si adopta el enfoque de planificación del 120 %, no solo nunca logrará ese objetivo, sino que todo el tiempo y la energía adicionales que se gastan en la planificación también le costarán trabajo adicional a su equipo. Y en lugar de tener la satisfacción de lograr sus objetivos, usted y su equipo sentirán que fracasaron porque no lo hicieron.
Mito #4: Los empleados que llegan primero y se van últimos son los más efectivos
Tus empleados más efectivos (y aquellos que deberían ser considerados futuros gerentes) son aquellos que llegan antes del amanecer y apagan las luces cuando salen de la oficina 12 horas después. Para los trabajadores remotos, esto se traduce en aquellos que envían la mayor cantidad de correos electrónicos entre la medianoche y las 7:00 a. m.
«Primero en entrar, último en salir» es un lema elevado para los Conquistadores del Ejército de EE. UU. y quizás para los entrenadores de la NFL, pero es un estándar extremadamente inapropiado para que lo establezcan sus empleados. Tampoco es razonable esperar que los empleados remotos trabajen más horas que un día laboral tradicional.
Si está tratando de hacer crecer su pequeña empresa, sin duda habrá tardes en la mañana y tarde en la noche, pero deben ser raras y nunca deben alentarse ni celebrarse.
Nuestro enfoque recomendado: Planifique/administre el 80 % para completar el 100 % del trabajo planificado y levantar la moral.
Como gerente, debe hablar con todos sus empleados que trabajan horas excesivas y encontrar formas de reducir su carga de trabajo. Tenga en cuenta que algunos empleados pueden ver la oficina como un santuario o trabajar en horarios irregulares para acomodar el cuidado de los niños, por ejemplo, pero esa es una situación diferente a sentir que todos tienen que trabajar horas para mantenerse al día.
Otras formas de reducir la fatiga por uso excesivo:
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Mantenga un diálogo abierto con sus empleados para que puedan expresar sus preocupaciones.
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Ofrecer un programa de bienestar para los empleados.
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No celebres el trabajo de fin de semana o las noches tarde.
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Fomente las vacaciones y el PTO.
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Brindar apoyo en salud mental.
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Fomente los chats de video informales de café para que los miembros del equipo pasen el rato y socialicen.
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Asegúrese de que su equipo esté equipado con las herramientas y la tecnología adecuadas para que no tengan que trabajar demasiado para compensar la infraestructura insuficiente.
Mito #5: Los descansos frecuentes son contraproducentes para la eficiencia
Los empleados que siempre toman descansos para tomar café, hacen mandados, caminan o hacen ejercicio durante el almuerzo no ganan tanto como los empleados que se sientan en sus escritorios a las 9 a.m. con una taza gigante de café y no reciben hasta las 5 p.m.
Trabajar sin descanso no es eficiente. De acuerdo a Psicología Hoy tomar descansos periódicos puede:
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Ayudarle a retener información nueva
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Repone tu motivación
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Mejora tu salud emocional y física
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Ayudarle a pensar mejor en las decisiones
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Aumenta tu creatividad y productividad
En otras palabras: al tomar descansos breves con regularidad, es probable que los empleados que parecen alejarse más de sus escritorios trabajen de manera mucho más efectiva mientras están en sus escritorios que los empleados que están en un semi-trance mientras miran el abismo de la pantalla de su computadora durante horas y horas.
Nuestro enfoque recomendado: Aliente a sus empleados a tomar descansos al tener una sala de descanso bien equipada, sofás cómodos o áreas comunes acogedoras, y un sala de bienestar para una tranquila reflexión.
Si trabaja de forma remota, también puede iniciar un club de café virtual donde los empleados se emparejan al azar para tener chats de video juntos.
También puede utilizar (y animar a los empleados a utilizar) el tecnica pomodorolo que implica tomar un descanso de cinco minutos cada 25 minutos de trabajo, con descansos de 15 a 30 minutos cada pocas horas.
¿Quiere ayuda para que su equipo funcione sin problemas? Tenemos más recursos sobre la eficacia de los empleados para esto.
Metodología de la encuesta: esta encuesta se realizó en julio de 2020 con 384 colaboradores individuales de pequeñas empresas de EE. UU. (2-500 empleados) que ahora trabajan desde casa al menos a tiempo parcial debido a la pandemia.