Guía del gerente de proyecto para liderar equipos remotos

Los arreglos de trabajo flexibles son cada vez más necesarios, pero vienen con desafíos inherentes. Siga estas mejores prácticas para preparar a sus equipos para el éxito.

Imagen de encabezado de la Guía del administrador de proyectos para liderar equipos remotos con empleados en diferentes pantallas de dispositivos

Si es un gerente de proyecto, no se trata de si se le pedirá que administre un equipo de forma remota, sino de cuándo. De hecho, si está leyendo esto y aún no ha liderado un equipo remoto, me encantaría escuchar su historia. ¿Trabajas en una plataforma petrolera en la Antártida? ¿Eres un viajero en el tiempo de la década de 1950?

El trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva norma. Con la mejora de la tecnología, el aumento de los costos de transporte y el potencial de propagación de virus, las razones para trabajar de forma remota están comenzando a superar las de trabajar juntos en el sitio.

Los arreglos de trabajo flexibles (FWA, por sus siglas en inglés) también son una herramienta importante de contratación y retención para las empresas. Y si su opción de trabajo flexible no es tan atractiva como la de sus competidores, los empleados no se quedarán:

A estudio galup encontró que el 54% de los empleados se iría a un trabajo que les ofreciera un horario de trabajo flexible, y el 37% se iría a un trabajo que ofreciera la opción de trabajar de forma remota al menos a tiempo parcial.

Sin embargo, la distancia en el tiempo y el espacio agrega una complejidad significativa a los proyectos, lo que requiere técnicas, herramientas y habilidades blandas que pueden estar fuera del conjunto de habilidades tradicionales de un gerente de proyecto.

Dado que los arreglos de trabajo flexibles se están convirtiendo urgentemente en un requisito laboral, los gerentes de proyectos deben ponerse al día y rápido.

¿No tienes la tecnología para habilitar el trabajo remoto? Es un problema. Solo el 8% de los encuestados en una encuesta reciente de Capterra dijeron que no podían trabajar de forma remota porque no tenían la tecnología. Si eres una de estas empresas, obtén tu colaboración y conferencias web herramientas actualizadas tan pronto como sea posible.

En este artículo, destacaremos cinco desafíos inherentes a liderar equipos remotos y/o trabajadores distribuidos y ofreceremos recomendaciones sobre cómo los gerentes pueden ayudar a sus equipos a superarlos.

También compartiremos consejos de profesionales de proyectos que actualmente lideran equipos remotos, para que pueda escuchar a otros líderes y gerentes comerciales sobre cómo están abordando estos problemas.

Infografía: 5 mejores prácticas para gestionar equipos remotos

Siga leyendo para conocer en profundidad estas mejores prácticas y cómo superar los desafíos asociados con cada una.

Salta a:


1. Coordinación entre diferentes zonas horarias
2. Fomentar una mentalidad de comunidad sin un lugar compartido
3. Comunicarse efectivamente sin señales en persona
4. Usa la tecnología para comunicarte y colaborar
5. Determinar qué empleados son adecuados para el trabajo remoto
Recursos para gerentes de proyectos que lideran equipos remotos

1. Coordinación entre diferentes zonas horarias

POR QUÉ ES UN RETO: Ocupar la misma ubicación física (ya sea en persona o por video) permite a los empleados comunicarse y colaborar espontáneamente, mientras que la coordinación entre zonas horarias requiere más previsión y planificación.

Solo en los Estados Unidos, hay seis zonas horarias diferentes. Dependiendo de dónde se encuentren los empleados en el mundo, es más que probable que algunos comiencen su jornada laboral cuando otros terminan la suya.

COMO SUPERARLO: Establezca expectativas y reglas básicas, y use herramientas de colaboración.

Herramientas de colaboración permitir la comunicación en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren los empleados. Por supuesto, es difícil asegurarse de que los miembros del equipo estén en línea al mismo tiempo sin pedirle a alguien que trabaje en horarios irregulares. En su lugar, apunte a la superposición de horarios.

Primero, documente las ubicaciones de los empleados, las zonas horarias y las horas de trabajo típicas. A continuación, resalte las horas superpuestas de los empleados. Facilite la búsqueda de información sobre horarios superpuestos (publíquela en un foro de discusión compartido o anclela en un calendario compartido) y manténgala actualizada.

Por ejemplo, si Jake está ubicado en Austin, TX y Jane está ubicada en Barcelona, ​​España, hágales saber que si necesitan colaborar, deben organizar reuniones, llamadas, etc. entre las 8 am y las 11 am CDT, que es de 3 pm a 6 pm en España.

En segundo lugar, no asuma que nadie conoce la ubicación geográfica de otra persona. Considere solicitar a los empleados que coloquen su ubicación y zona horaria como estado en su herramienta de colaboración, especialmente si están viajando o trabajando fuera de su ubicación habitual.

Establezca su ubicación como estado en el software de Slack

Establezca su ubicación como su estado en Suave

La colaboración entre zonas horarias también afectará la duración de las tareas y debe planificar los proyectos en consecuencia.

Por ejemplo, si se estima que una tarea durará cuatro horas, pero John (Austin, TX) y Jane (Barcelona, ​​​​España) deben trabajar juntos, es posible que esas cuatro horas deban dividirse en dos días debido a la superposición limitada. de sus horas de trabajo.

2. Fomentar una mentalidad de comunidad sin un lugar compartido

POR QUÉ ES UN RETO: Tarta de cumpleaños en el comedor, charla en la fuente de agua, salidas en equipo, happy hours; en cada uno de estos eventos, los colegas interactúan, se unen y se conocen de forma natural, lo que les ayuda a desarrollar una cultura compartida y un sentido de comunidad.

Los empleados remotos se ven privados de estas interacciones, lo que dificulta establecer y mantener la misma cultura compartida y mentalidad comunitaria.

COMO SUPERARLO: Todavía, software colaborativo es una herramienta útil:

  • Cree espacios digitales dedicados para celebrar días especiales (por ejemplo, cumpleaños y aniversarios de trabajo).
  • Lleve a cabo actividades de trabajo en equipo que no requieran que los empleados estén en el mismo lugar (por ejemplo, club de lectura o juegos virtuales).
  • Envíe un registro recurrente que no esté relacionado con el trabajo para facilitar las interacciones y conexiones personales (por ejemplo, pídales a los empleados que compartan fotos de sus mascotas o pregunten sobre las próximas vacaciones que les interesen).

Programación de grabaciones automáticas en el software Basecamp

Programación de grabaciones automáticas en Campamento base (La fuente)

Sin embargo, para utilizar con éxito la tecnología para fomentar una mentalidad comunitaria, los gerentes deberán ser intencionales y predicar con el ejemplo.

Esto significa fomentar una atmósfera de compromiso extendiendo saludos de celebración, participando en el club de lectura e incluyendo una actualización personal de ellos cuando inician sesión en el equipo.

Si los gerentes no se esfuerzan, los empleados tampoco.

Aquí hay algunos consejos adicionales para hacer que los empleados remotos se sientan incluidos.

3. Comunicarse efectivamente sin señales en persona

POR QUÉ ES UN RETO: Los empleados remotos dependen en gran medida de la comunicación escrita (correos electrónicos, mensajes directos, comentarios, etc.) para colaborar con gerentes y colegas. Desafortunadamente, la comunicación escrita es propensa a errores de comunicación y/o malentendidos.

Hay tantas cosas que los humanos comunicamos a través de señales verbales como el tono y la inflexión, y aún más que nos comunicamos a través de señales no verbales como la expresión facial y el lenguaje corporal.

También tendemos a errar por el lado de la brevedad más en la comunicación escrita que cara a cara. Y si bien es una buena práctica, la brevedad no siempre se traduce en comprensión.

COMO SUPERARLO: Este es bastante sencillo: haga que la interacción cara a cara sea lo más fácil posible con video conferencia:

  • Realice siempre reuniones uno a uno a través de video. No solo es importante que los gerentes transmitan cómo se sienten acerca del desempeño de los empleados, sino también que los gerentes lean cómo se sienten los empleados en función de sus señales verbales y no verbales. Por ejemplo, ¿tienen menos confianza en un próximo proyecto, están comenzando a experimentar agotamiento, etc.
  • Cuando organice reuniones de equipo, haga que todos los empleados, ya sea que estén ubicados en el mismo lugar o en forma remota, se conecten a la videollamada en lugar de tener a los empleados ubicados juntos en una sala de conferencias. Esto garantiza que todos experimenten la reunión de la misma manera: los empleados remotos y los que comparten el mismo lugar pueden contribuir a la discusión por igual, escuchar y responder a las señales verbales, y ver y responder a las señales no verbales sin perjudicar a los trabajadores remotos.

Videoconferencia con el software de Skype

Videoconferencia con Skype (La fuente)

Casi el 50% de los encuestados en una encuesta reciente de trabajo remoto de Capterra dijeron que no trabajan de forma remota porque su trabajo requiere colaboración en persona. Entonces, si puede habilitar ese mismo nivel de colaboración utilizando la tecnología, resolverá un problema importante.

4. Usa la tecnología para comunicarte y colaborar

POR QUÉ ES UN RETO: Debe utilizar la tecnología para comunicarse y colaborar con los trabajadores remotos. De hecho, la mayoría de los equipos usan múltiples herramientas para sus diferentes necesidades. El problema surge cuando las herramientas se superponen en función.

Por ejemplo, el correo electrónico se superpone a las herramientas de chat, y la mayoría de las herramientas de chat ofrecen videollamadas que se superponen al software de videoconferencia.

Si no hay una comprensión clara del propósito de cada herramienta, o si asume que las personas usarán una herramienta de la manera que usted quiere, está preparando a los trabajadores remotos para el fracaso.

COMO SUPERARLO: En primer lugar, no asumas nada. Es mejor ser sincero con sus expectativas y aclarar en exceso que tener personas que se preguntan cómo necesita o quiere que usen las herramientas a su disposición.

En segundo lugar, no confunda el establecimiento de pautas con la falta de confianza. Las pautas brindan previsibilidad que ayudará a generar confianza, no a erosionarla.

Establezca un plan de comunicación y una jerarquía de herramientas, luego tome las medidas adecuadas para hacer cumplir esas pautas. Si alguien le envía un correo electrónico sobre un proyecto en el que está trabajando, pídale que envíe su pregunta a su herramienta de colaboración o software de gestión de proyectos (PM) Así, todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto se almacenan en un solo lugar.

Su plan de comunicación y las pautas de la herramienta deben abordar:

  • La frecuencia de comunicación deseada. ¿Con qué frecuencia espera tener noticias de los empleados remotos y con qué frecuencia deberían esperar tener noticias suyas?
  • Qué herramienta usar para qué tipo de comunicación. Por ejemplo: use el chat para cualquier cosa que no sea urgente o informal, use el correo electrónico para solicitudes más formales y tenga todas las conversaciones relacionadas con el proyecto en su herramienta PM compartida.

Aquí hay una guía sobre cuándo debe usar diferentes herramientas para diferentes tipos de comunicación de proyectos.

5. Determinar qué empleados son adecuados para el trabajo remoto

POR QUÉ ES UN RETO: Así como se necesitan técnicas, herramientas y habilidades sociales específicas para liderar de manera efectiva un equipo remoto, trabajar de forma remota requiere su propia combinación única de ética de trabajo, conocimiento técnico y atributos personales.

Un excelente empleado en la oficina puede no ser adecuado para el trabajo remoto. Y si no son adecuados, su ineficiencia puede afectar la productividad del resto del equipo.

COMO SUPERARLO: Trabaje en colaboración con Recursos Humanos (HR) para asegurarse de contratar a las personas adecuadas para puestos remotos.

Presente a Recursos Humanos una lista de cualidades que deben buscar al seleccionar candidatos. Pueden usar una tarjeta de puntuación de candidatos para clasificar o puntuar las habilidades de los candidatos en estas áreas y luego presentarle los candidatos con la puntuación más alta para la próxima ronda de entrevistas.

Durante las entrevistas, los gerentes pueden preguntar a los candidatos cómo manejarían y superarían los desafíos inherentes que discutimos anteriormente.

Las cualidades que se deben buscar al evaluar candidatos para roles remotos incluyen:

  • Son proactivos, autorregulados y capaces de hacer su trabajo sin supervisión.
  • Reconocen que trabajar de forma remota puede ser solitario y toman medidas para evitar sentirse aislados.
  • Entienden que trabajar la vista requiere una comunicación excesiva y no lo ven como una carga.
  • Saben que los errores de comunicación y las malas interpretaciones son comunes cuando se trabaja de forma remota y no tienen miedo de hacer preguntas o aclarar el significado y la intención.
  • Se sienten cómodos confiando en la tecnología para comunicarse y no creen que las pautas para el uso adecuado de herramientas sean microgestión o indiquen falta de confianza.

Cuadro de mando del candidato para una entrevista telefónica, en el software de contratación Greenhouse

Cuadro de mando de candidatos para entrevista telefónica, en el software de contratación de Greenhouse (La fuente)

Recursos para gerentes de proyectos que lideran equipos remotos

Seguir nuestras recomendaciones anteriores puede ayudarlo a superar los desafíos inherentes a liderar un equipo remoto e identificar las señales de advertencia que indican que sus trabajadores remotos no están colaborando de manera efectiva.

Para ayudarlo a encontrar las herramientas de colaboración adecuadas para su equipo, visite nuestro directorio de productos donde puede filtrar por las capacidades exactas que necesita su equipo o por la calificación promedio de los usuarios (es decir, tres de cinco estrellas).

Por último, aprende de tus compañeros. A continuación, se incluyen consejos de líderes empresariales y gerentes a cargo de equipos remotos para ayudarlo a implementar mejores prácticas efectivas dentro de su organización.

Kim Turnage es Director de Consultoría de Liderazgo en TalentPlus, Inc., gerente remoto a cargo de 15 consultores de liderazgo. La mitad del equipo trabaja en la oficina central y la otra mitad trabaja desde casa. Tienen miembros del equipo en todas las zonas horarias de EE. UU., así como en Singapur.

En la contratación:

“Podemos enseñar a las personas adecuadas cómo usar nuestras plataformas de software. Nosotros [look for] autodirigidos, de alto rendimiento que son ingeniosos para resolver problemas y tienen un impulso natural para construir relaciones positivas. Quieren estar en comunicación y en relación entre sí, por lo que lo logran a través de una comunicación proactiva y positiva.

Confiar en la tecnología para comunicarse:

“Como mínimo, tengo una conversación individual con cada persona de mi equipo cada semana y nos mantenemos en comunicación según sea necesario entre los dos.

«Como gerente, debe saber quién necesita más tiempo individual o quién lo necesita a usted para que puedan hacer las preguntas que no harían en un grupo más grande, etc. y ser receptivo a esas diferencias individuales. ”


Shilonda Downing es el fundador de equipo de trabajo virtualun negocio en línea que proporciona un apoyo administrativo a las empresas.

En la contratación:

“Es muy importante evaluar cuán cómodos se sienten los empleados con la tecnología. Por lo general, debe ser experto en tecnología para trabajar de forma remota, ya que utilizará varios programas para comunicarse con su equipo y realizar el trabajo para sus clientes. Creo firmemente que todos, sin importar la edad o el estado, pueden aprender a usar la tecnología. Sin embargo, adoptarlo y volverse eficiente y habilidoso parece ser más fácil para unos que para otros.

Confiar en la tecnología para comunicarse:

«Necesito muy buena comunicación de mi equipo remoto. Cuando trabaje a la vista, debe asegurarse de que el equipo y sus clientes entiendan qué trabajo se ha hecho, qué queda por hacer y sobre qué tiene preguntas. Nunca quiero perseguir a un miembro del equipo para obtener actualizaciones. Realmente odio la microgestión y la mayoría de la gente odia ser microgestionada.


david jackson es el director ejecutivo de Laboratorios completosuna firma de consultoría de software de 50 personas con aproximadamente la mitad del equipo trabajando de forma remota.

Establecer pautas para los teletrabajadores:

“Establezca pautas claras y concisas sobre lo que se espera de los trabajadores remotos:

  • ¿Necesitan tener una oficina privada en casa para trabajar?
  • ¿Cuántas horas se requieren para trabajar?
  • ¿Pueden tomar largos descansos a la mitad del día y trabajar por la mañana y por la noche, o tienen que trabajar durante el horario normal de oficina?
  • ¿Espera que estén en línea a ciertas horas todos los días?
  • ¿Qué tan receptivos deben ser con sus colegas? »

Confiar en la tecnología para comunicarse:

“Animamos el uso de videoconferencias para conversaciones importantes, o cuando un cliente o empleado pueda estar molesto por algo. No queremos que se produzcan conversaciones difíciles a través de [a chat tool] porque hay demasiado espacio para la falta de comunicación, lo que empeorará las cosas.


“Para todos los empleados, requerimos que se brinden comentarios constructivos en persona o por videoconferencia. No se permite enviar comentarios por correo electrónico o [a chat tool] ya que hay demasiado espacio para la falta de comunicación, lo que aumenta las posibilidades de que los comentarios no se reciban o implementen correctamente. Felicite en público, dé su opinión cara a cara en privado.


Metodología

Encuestas de trabajo remoto de Capterra, noviembre de 2019

La encuesta de trabajo remoto a la que se hace referencia en este artículo fue realizada por Capterra en noviembre de 2019 entre 912 encuestados que reportaron empleo de tiempo completo en los Estados Unidos. Se realizó una encuesta de seguimiento en noviembre de 2019 con 394 encuestados que informaron tener un empleo de tiempo completo en los Estados Unidos, 140 de los cuales informaron que no trabajaban de forma remota de manera regular.

Nota: La información de este artículo se obtuvo de fuentes que se consideran confiables. Las aplicaciones destacadas son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones.

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