Google Voice para empresas: ¿es para ti?

Google Voice es la aplicación de telecomunicaciones de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) de Google. El gigante de las búsquedas ha hecho crecer la plataforma rápidamente desde su lanzamiento en 2009: tienen más de duplicó el número de usuarios diarios pocos años después de su lanzamiento. Esta popularidad se debe principalmente al hecho de que la gente quiere hacer llamadas telefónicas gratuitas y de bajo costo.

Google Voice también se puede utilizar con fines comerciales, aunque tiene algunas limitaciones. Hablamos con propietarios de pequeñas empresas para obtener más información sobre las ventajas y desventajas de usar Google Voice como herramienta de comunicación empresarial. solución VoIP. También veremos cómo califican los usuarios la herramienta.

¿Qué es Google Voz?

Google Voice es una mezcolanza de servicios de telecomunicaciones. Ofrece desvío de llamadas, mensajería, correo de voz y transcripción de correo de voz, por nombrar algunas características. Todos se controlan a través de una plataforma basada en la web similar a Gmail, el popular servicio de correo electrónico de Google.

Cómo configurar Google Voice

Para usar Google Voice, deberá configurar una cuenta de Google (si aún no tiene una para un servicio de Google como Gmail o Drive). Después de iniciar sesión en su cuenta, puede acceder a la Página de inicio de Google Voice y elige un número de teléfono para tu cuenta de Voice. Google ofrece una selección de números que ha comprado en varios códigos de área. Muchos códigos de área no están disponibles, pero ocasionalmente se agregan nuevos lotes de números (y sin previo aviso).

La pantalla de selección de números de Google Voice

Las llamadas al número de Voice de un usuario sonarán en cualquier dispositivo (computadora, tableta, teléfono inteligente) conectado a la cuenta de Google Voice.

También puede utilizar su dispositivo para realizar llamadas salientes. Las llamadas a Estados Unidos y Canadá son gratuitas y las llamadas internacionales se cobran a tarifas competitivas.

La mayoría de los usuarios optan por desviar sus llamadas de Google Voice a otro número de teléfono en lugar de dejar siempre un dispositivo encendido e iniciar sesión en su cuenta.

Esta función de desvío de llamadas suele ser la forma en que las empresas que usan Google Voice la incorporan a sus planes telefónicos. Por ejemplo, las empresas pueden anunciar su número de Voice como un número de trabajo oficial y hacer que la aplicación reenvíe todas las llamadas que recibe al teléfono móvil o telefonos fijos empleados.

Use este tutorial para aprender cómo configurar fácilmente una cuenta de Google Voice para uso personal o comercial:

Este es solo un ejemplo básico de cómo las empresas usan Voice. Veamos el servicio con más detalle.

¿Cómo utilizan las empresas Google Voice?

Las empresas utilizan principalmente Google Voice de seis maneras:

  • Como un servicio de contestador
  • Para usar otro código de área
  • Para manejar altos volúmenes de llamadas
  • Para mensajes de texto (SMS) y gestión de relaciones con clientes
  • Para filtrado de llamadas y privacidad
  • Para mensajería instantánea y video

Como un servicio de contestador:

El uso de Voice como servicio de contestador es popular entre las empresas donde las llamadas perdidas pueden significar la pérdida de un cliente o una venta. Esto incluye agencias inmobiliarias y de seguros, así como firmas de asesoría financiera y de corretaje, por ejemplo.

«Usamos Google Voice específicamente como un servicio de respuesta», dice Jon Clark, fundador de Fuze SEO. «Para nosotros, hemos descubierto que responder a los clientes potenciales de la web es esencial para cerrar acuerdos. Por lo tanto, si estamos en línea o fuera de la oficina, el correo de voz se puede enviar fácilmente directamente a una dirección de correo electrónico de distribución.

Google Voice envía todas sus llamadas y transcripciones de correos electrónicos de los mensajes de voz al personal de ventas de Fuze SEO, quien puede devolver la llamada rápidamente.

Para usar otro código de área:

Cuando se registran por primera vez en una cuenta de Google Voice, los usuarios seleccionan su nuevo número de una amplia gama de códigos de área. No necesitan elegir su código de área y, en muchos casos, los usuarios comerciales tienen buenas razones para no hacerlo. Jennifer Martin explica cómo esta flexibilidad ha ayudado a su empresa, Zest Business Consulting.

«Estaba planeando mudarme de Bend, Oregón a San Francisco», dice Martin. «Al principio, lo que me gustó de Google Voice fue la posibilidad de elegir un nuevo número de teléfono del trabajo con un código de área 415. [San Francisco] antes de llegar a la ciudad. Los clientes existentes podrían continuar comunicándose conmigo directamente a mi teléfono celular, y los nuevos clientes podrían llamarme [a local number] y comunicarse conmigo en el mismo teléfono celular a través de Google Voice.

Para manejar grandes volúmenes de llamadas:

Demasiado de algo bueno suele ser siempre algo bueno, pero también presenta desafíos. Este suele ser el caso de las llamadas telefónicas, especialmente para las pequeñas empresas con una base de clientes en rápido crecimiento. Peggy Farren, una fotógrafa profesional que también dirige el centro de capacitación Understand Photography, encontró una solución ingeniosa para el problema del alto volumen de llamadas.

“Somos una oficina pequeña; solo somos yo y algunos ayudantes de medio tiempo. No puedo contestar las 20 a 45 llamadas telefónicas que recibo por lo general en un día”, dice ella.

Así que Farren comenzó a usar Google Voice y configuró su cuenta para enviar transcripciones de todos los mensajes de voz directamente a la dirección de correo electrónico de la empresa. Gracias a este proceso simplificado, Farren informa que ahora ahorra muchas horas al día.

«De hecho, más del 75% de las llamadas telefónicas que hago [receive, I] responde por correo electrónico”, dice ella.

Para mensajes de texto (SMS) y gestión de relaciones con clientes:

Es posible que no piense que las empresas usan mensajes de texto, pero lo hacen, y con una frecuencia cada vez mayor. Los usuarios de Google Voice pueden enviar y recibir mensajes de texto a través de su cuenta, ya sea desde la propia página de Google Voice o desde una de las muchas aplicaciones para teléfonos inteligentes y computadoras que sirven como interfaz para la mensajería.

La cuenta de Voice guarda todos estos textos en el sitio web en un formato de búsqueda y bien organizado (como Gmail).

Un número de teléfono de Google Voice también puede integrarse con algunas aplicaciones comerciales, como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Jeff Martin explica cómo la integración de SMS y CRM funciona en conjunto para su negocio, Dog Sled Rides of Winter Park.

«Nuestro sistema de reservas envía automáticamente mensajes de texto a las personas que tienen reservas hoy, utilizando nuestro número de Google Voice», dice Martin.

“En nuestro sistema de reservas, también podemos hacer clic en un número de cliente para conectarse en uno de nuestros teléfonos móviles a través de Google Voice. También podemos hacer clic para enviar un mensaje de texto en nuestro sistema de reservas. Tenemos múltiples saludos grabados y podemos cambiar fácilmente entre ellos según sea necesario. »

Para filtrado de llamadas y privacidad:

Se puede usar un número de Google Voice para ocultar el número de casa de un usuario de los contactos del trabajo. Al hacer público un número de Voice y reenviar automáticamente todas las llamadas a teléfonos personales, los dueños de negocios y los empleados pueden responder llamadas de trabajo en sus propios dispositivos, sin tener que revelar sus números personales a los clientes.

«He estado usando Google Voice durante un año para mi negocio», dice Virginia Roberts de The Heartographer. «Empecé a usarlo porque como yo creciendo y publicitando, recibí más llamadas no solicitadas y llamadas en momentos inapropiados. No quería que mis números personales de teléfono fijo o móvil se imprimieran de manera tan prominente.

La solución de Robert fue anunciar el número de Voice como su número de trabajo y desviar esas llamadas a sus números de teléfono fijo y celular. Google también permite a los usuarios establecer restricciones sobre cuándo se desvían las llamadas.

Por ejemplo, las llamadas entre las 9:00 am y las 5:00 pm se desvían a un teléfono celular; las llamadas fuera de este horario van directamente al correo de voz.

Para mensajería instantánea y video:

En septiembre de 2014, Google Voice integrado con Google Hangouts, que es el cliente de chat de vídeo/mensajería instantánea de Google. Ofertas de Hangouts de Google llamadas de voz gratis en algunos países, con ciertas restricciones. Por ejemplo, las llamadas a ciertos números pueden incurrir en cargos de $0.01 por minuto.

Los usuarios de Hangouts también pueden realizar videollamadas gratuitas con otros usuarios de Hangouts y pueden configurar videoconferencias de 10 participantes de forma gratuita. Con un Aplicaciones de Google para el trabajo cuenta, el límite de participantes aumenta a 15.

Estas capacidades hacen de Hangouts uno de los mejores clientes de comunicación freemium para pequeñas empresas, aunque todavía está lejos de ser un verdadera solución de comunicaciones unificadas.

¿Qué opinan los usuarios de Google Voice?

captura de pantalla de la descripción general de las reseñas de los usuarios de Google Voice sobre el asesoramiento sobre software

Revisión de Google Voice sobre consejos de software (La fuente)

Los usuarios de nuestro sitio han dado la voz de google Calificaciones sólidas, con una calificación de 4.25 sobre 5 basada en 56 reseñas al 1 de octubre de 2019, con solo cuatro usuarios calificando por debajo del promedio. Google Voice tiene la calificación más alta en términos de valor por dinero (4.5) y facilidad de uso (4.5), pero sufre un poco en la categoría de atención al cliente (3.5). Casi todos los usuarios (97%) dicen que recomendarían el servicio a un amigo o colega.

Lo que les gusta a los usuarios

Analizamos las 45 revisiones que quedaron en Software Advice durante los últimos dos años y encontramos tres aspectos positivos generales.

Interfaz simplificada. Los usuarios encuentran la interfaz de Google Voice simple y fácil de usar. Dicen que facilita el trabajo y mejora la eficiencia.

Llamadas gratis a Estados Unidos y Canadá. Como era de esperar, los usuarios aprecian el hecho de que Google Voice es gratuito para llamadas a EE. UU. y Canadá. Esto les permite ahorrar dinero en un teléfono fijo o móvil exclusivo para empresas.

Número anónimo gratuito. Los usuarios han valorado el hecho de poder disponer de un segundo número que les permite evitar dar un número personal. También permite que las pequeñas empresas con un presupuesto parezcan profesionales al tener una línea comercial en lugar de que los clientes las contacten a través de un número de teléfono celular personal. Además, tiene la ventaja de ser flexible, ya que puede desviar las llamadas a cualquier dispositivo que desee.

Lo que a los usuarios les gustaría ver mejorado

Las reseñas de Google Voice son en su mayoría positivas, pero hay algunos comentarios de los usuarios sobre algunas posibles mejoras en la plataforma.

Un usuario nota que su cuenta se debita tan pronto como se marca el número. Otro está preocupado por cómo Google Voice puede usar la información personal recopilada a través del servicio. Lee todo Reseña de Google Voice aquí.

¿Es Google Voice adecuado para mi empresa?

Configurar un nuevo sistema telefónico para su negocio es una decisión que debe ser considerada y bien planificada. Hay una larga lista de proveedores profesionales de VoIP a considerar, muchos de los cuales ofrecen un excelente servicio a precios razonables y competitivos.

Google Voice es sin duda una opción interesante. Claramente tiene mucho que ofrecer, ofreciendo una gama de servicios de telecomunicaciones gratuitos por los que cobran otras empresas.

Pero el dicho «obtienes lo que pagas» se aplica a Google Voice. No es perfecto, hay poca atención al cliente y es posible que no tenga todas las funciones que necesita (como el registro automático o la integración con plataformas como Salesforce). A pesar de todo lo que ofrece, muchas empresas encuentran mucho valor en Voice; es posible que no sea la opción correcta para usted a medida que escala.

Antes de elegir Google Voice, explore otras opciones. Para obtener más información sobre las soluciones de VoIP para pequeñas empresas, consulte nuestro Guía de compra de sistemas telefónicos VoIP.

Nota: Los pros y los contras enumerados se derivan de las funciones enumeradas en el sitio web del producto y las reseñas de los usuarios del producto en los dominios de Gartner Digital Markets (Capterra, GetApp y Software Advice). No representan las opiniones ni constituyen un respaldo de Software Advice o sus afiliados.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.