Gestiona tus proyectos Basecamp como 37signals

Nota: este artículo se escribió cuando 37Signals era la empresa matriz responsable de crear Basecamp. A partir de febrero de 2014, 37Signals ahora se conoce como Basecamp.

Si alguien sabe de gestión de proyectos, es 37señales.

La empresa de aplicaciones web detrás Campamento base (una herramienta que se ha utilizado para gestionar más de 8 millones de proyectos), 37signals es reconocida por su software de colaboración centrado en el cliente. Su blog corporativo, Señal frente a ruidoatrae a 75.000 lectores al día y co-fundador Jason frito es líder no solo en la industria, sino en los negocios en general. su manifiestoRehacer”—escrito con el co-fundador David Heinemeier Hansson— es un éxito de ventas del New York Times y encarna la filosofía de la empresa: la velocidad y la simplicidad son la clave del éxito.

Naturalmente, esta filosofía se refleja en el enfoque de 37signals para la gestión de proyectos. Gerente de Producto cantante ryan ha estado en la compañía desde el principio y es co-diseñador (con Fried) de la versión original de Basecamp. Así que me senté con Singer para averiguar cómo manejan sus proyectos y aprendí algunas cosas sorprendentes.

En este artículo, descubrirás:

  • Por qué está mal organizar sus proyectos de Basecamp por rol;
  • Por qué definir todas tus tareas por adelantado es una pérdida de tiempo;
  • Por qué no deberías usar Basecamp para planificar; y,
  • Por qué 37signals no gestiona los retrasos.

También aprenderá la importancia de crear una «lista de eliminación» y lo que significa hacer «sopa de pescado» para un proyecto. En resumen: si usas Basecamp, querrás leer esto.

Aquí le mostramos cómo administrar sus proyectos de Basecamp como 37signals:

Identificar las áreas clave de preocupación del cliente

Cuando obtiene un nuevo proyecto, todas las tareas involucradas pueden parecer abrumadoras. En 37signals, comienzan dividiendo un proyecto en algunas áreas clave de interés para el cliente. Por ejemplo, suponga que están trabajando en una aplicación de registro de conferencias. Primero, lo dividen en partes independientes en las que se debe trabajar para entregar un producto terminado al cliente: por ejemplo, el formulario de registro, el procesamiento de pagos y una función de registro. Luego, el equipo aborda estas áreas una por una, en orden de lo que es más importante y lo que informará el resto del proyecto.

Singer representa este proceso como una especie de mapa, con los principales “territorios” o áreas de preocupación delineadas:

SOLICITUD DE REGISTRO DE CONFERENCIA

Como muchas empresas, 37signals realiza un trabajo personalizado e integrado en cada nuevo proyecto que inicia; no siguen una metodología específica paso a paso. Pero lo que es único acerca de los proyectos de 37signals, y el desarrollo ágil de software en general, es la capacidad de trabajar iterativamente. Crean un modelo; configurar un prototipo utilizable y en el que se pueda hacer clic; ver qué funciona y qué no; revisar; añadir más; revisa eso; etc. Ya sea que esté siguiendo una metodología clara o un proceso iterativo, la identificación de áreas clave de preocupación del cliente lo ayudará a enfocar sus esfuerzos, dice Singer, y avanzará el proyecto paso a paso.

Divide tu campamento base por proyectos, no por roles

Algunas empresas dividen sus proyectos de Basecamp por función en el lugar de trabajo, con listas de tareas separadas para, por ejemplo, diseño, programación y control de calidad. Cada elemento de la lista es una tarea de la que es responsable el servicio. Volviendo a nuestro ejemplo, en el proyecto «Aplicación de registro de conferencias» en Basecamp, pueden configurar sus listas de tareas de la siguiente manera:

Sin embargo, Singer señala que si administra proyectos de esta manera, no está utilizando Basecamp en todo su potencial.

En 37signals, dividen su trabajo por proyecto, no por rol. Crean listas de tareas pendientes que representan las áreas de interés de los clientes e incorporan las tareas de todos. Entonces, en lugar de la lista de tareas «Diseño», con el «Formulario de registro» como tarea, tienen la lista de tareas «Formulario de registro», que integra tareas de diseño, programación y aseguramiento de la calidad. Así es como se verían las tareas reconfiguradas:

«El objetivo general de esto es que, como gerente, quiero poder obtener un ‘estado del mundo'», dice Singer. “Quiero poder mirar en un solo lugar y ver lo que se está haciendo y lo que es excepcional, y ver las unidades de progreso reales que significan algo para el cliente. Lo necesito para planificar, estimar y saber dónde estamos en los proyectos.

Si todos los proyectos están alojados en el mismo lugar en Basecamp, puede ser difícil encabezar o seguir toda la información. Pero si tiene un proyecto de Basecamp dedicado que coincide con el proyecto en el que está trabajando, puede ver exactamente cuándo queda solo una tarea para ese proyecto. Ahí «Ponerse al díaes particularmente útil aquí: puede obtener una instantánea de todo lo que se hizo para el proyecto en un día determinado, sin tener que cambiar entre proyectos para diferentes roles. Y cuando está terminado, todo el proyecto desaparece, en lugar de tener, digamos, un proyecto de diseño que nunca termina, sino que solo agrega y resta listas de tareas a medida que los proyectos del cliente van y vienen.

Definición de tareas un área a la vez

En lugar de tratar de definir todas las tareas necesarias para un proyecto al principio, dice Singer, elige un área de interés que es más valiosa y define las tareas solo para esa área. Luego clasifica las otras áreas de preocupación en orden de importancia y las examina de manera similar una por una. Volviendo al ejemplo de la aplicación de registro, digamos que el formulario de registro se identifica como el área más importante: divídalo en tareas específicas, pero no se preocupe por tratar de definir tareas para otras áreas del proyecto.

Los elementos pendientes para el área principal de importancia se enumeran en Basecamp, pero Singer señala que usan Basecamp como una herramienta de comunicación, no como una herramienta de seguimiento. Las listas de tareas se utilizan para comunicar a los miembros del equipo lo que deben hacer, no para realizar un seguimiento de su progreso.

Volviendo a la ilustración de Singer, aquí está el «mapa de áreas de preocupación» para la aplicación de grabación, siendo más importantes los colores más oscuros:

Estas clasificaciones, dice Singer, son una cuestión de hasta dónde puede ver el objetivo final (en este caso, tener un software que funcione). Mantener una visión general es importante para el director del proyecto, pero el enfoque es la prioridad número uno del equipo. Singer se asegura de que sus equipos estén trabajando en el área que actualmente han identificado como más importante antes de continuar.

Usa Basecamp para comunicar, no para planificar

Muchos software de gestión de proyectos incluyen características tradicionales como diagramas de Gantt. Basecamp no lo hace, y eso es intencional.

«Los diagramas de Gantt son una herramienta que la gente usa para planificar», dice Singer. “No usamos Basecamp para planificar, lo usamos para comunicar. Esta es una profunda diferencia en el enfoque.

En lugar de crear un plan detallado con dependencias y fases y hacer un seguimiento de cómo el equipo implementa ese plan, Singer establece el estado del mundo para un proyecto y luego deja que se desarrolle el proceso de diseño y desarrollo. El estado del mundo, las principales áreas de preocupación y la lista de tareas para el área relevante, proporciona un punto de referencia común en el que el equipo puede ver el estado y comunicarse. Pero aprenden en el camino, agregan y completan tareas a medida que avanzan y vuelven a priorizar las áreas de preocupación según sea necesario. Esto, dice Singer, les permite ver exactamente dónde se encuentran al final de cada día.

En lugar de usar Basecamp para administrar planes, 37signals lo usa para discutir tareas particulares, compartir archivos e imágenes y comunicar tareas nuevas o completadas al resto del equipo.

Administre el alcance, no las fechas de vencimiento de las tareas

Basecamp tiene una función de «Fechas» que te permite asignar plazos a tareas específicas. Pero 37signals no lo usa.

«Fundamentalmente, no operamos de esa manera», dice Singer. “Tenemos un presupuesto general para un proyecto: puede ser de tres semanas o tres meses. Sabemos lo que tenemos que hacer y tenemos cuidado de evitar hacer cosas innecesarias. Prefiero controlar el alcance de un proyecto que controlar cuánto tiempo dedican las personas a cosas específicas. »

En otras palabras, administran el alcance del proyecto, no las fechas de vencimiento de las tareas. Entonces, ¿cómo se aseguran de cumplir con los plazos sin establecer plazos? En proyectos grandes, informa Singer, el equipo llegará a un punto cercano a la finalización en el que deben evaluar si podrán completarlos a tiempo o no. Para determinar esto, realizan una auditoría de todas las tareas pendientes y adjuntan estimaciones por horas. Desglosan cualquier cosa demasiado grande, escriben físicamente las estimaciones en las tareas y las multiplican por 1,5, para tener total confianza en los números. Esto muestra claramente al equipo lo que pueden manejar y lo que no pueden manejar en el tiempo que tienen. Pueden recortar lo que no sea absolutamente necesario y, en ocasiones, mover hitos.

De hecho, Singer describe cómo, en la versión original de Basecamp, la única funcionalidad específica de fecha era «Hitos», es decir, fechas de alto nivel a lo largo de la vida de un proyecto. Un proyecto promedio para 37 señales puede tener cuatro o cinco, incluidas la iniciación y finalización del proyecto. Al gestionar las tareas en torno a estos hitos principales, en lugar de centrarse en los plazos para cada tarea individual, el equipo se asegura de que el trabajo que realizan haga avanzar el proyecto hacia su finalización.

Los cinco mejores consejos para usar Basecamp

Por supuesto, no hay mejor fuente para las mejores prácticas de Basecamp que el equipo que creó el software. Singer compartió una lista de sus cinco mejores consejos y trucos:

  1. Identifique elementos innecesarios. A menudo, el equipo tendrá ideas para algunas cosas que les gustaría hacer, pero que no son del todo necesarias para completar el proyecto. Por ejemplo, tal vez haya una optimización que mejoraría el producto de software, pero si el empuje hace el trabajo, funcionará sin él. El equipo agrupará estas ideas al final de la lista de tareas pendientes y les agregará una tilde (~). Es una forma de saber la diferencia entre lo que debe y lo que puede, para que sepa qué cortar si tiene poco tiempo. Este es un ejemplo de cómo sería esta lista de tareas pendientes:
  2. Divide la «sopa». Dado que categorizan las listas de tareas por áreas de interés del cliente, los equipos de 37signals generalmente terminan con tareas individuales que no coinciden con ninguna de ellas. Llaman a estas tareas «sopa» y las ponen en su propia lista (piense en ellas como el cajón de chatarra del proyecto). Si bien la lista de «sopa de pescado» es útil, Singer señala que debe observar su tamaño con cuidado: si la lista es demasiado larga, significa que las personas no están pensando detenidamente en lo que están trabajando o no están seguras de cómo hacer lo que hacer es contribuir al proyecto.
  3. Mantenga una lista de tareas pendientes de alto nivel. Para proyectos que duran tres meses o más, Singer mantiene una lista de tareas «maestra» de nivel superior, que contiene los nombres de otras listas de tareas como elementos de línea. Esto le permite ver todas las piezas que están en juego, sin saturar la atención del resto del equipo. También asegura que no olvide las áreas clave que el equipo identificó al principio, incluso si aún no conocen las tareas para cada una.
  4. Cree un hilo diario de «actualización de estado». A diferencia de muchas organizaciones de desarrollo ágil, 37signals no realiza reuniones de pie. En cambio, al final del día, el primer miembro del equipo que deja de trabajar publica un mensaje en el proyecto Basecamp titulado «Actualización de estado». El cuerpo es un conjunto de viñetas que muestran en qué trabajaron ese día e incluyen a todos los miembros del equipo en las notificaciones. A medida que el resto del equipo termina de trabajar, responde a este hilo de comentarios con sus propios puntos. Esto le da al administrador del proyecto una transmisión general del día y el administrador puede responder a puntos específicos de los miembros del equipo con preguntas o comentarios. Si la actualización de estado de un miembro del equipo no cambia durante varios días consecutivos, esto puede indicarle al gerente que está atascado en algo.
  5. Obtenga los comentarios de todos, más tarde. Singer describe un desafío inicial para 37signals: un equipo de tres o cuatro personas estaba trabajando en un proyecto en secreto y, de repente, el resto de los 40 empleados de la empresa se sorprendieron con una nueva función que tenían que aprender para ayudar a los clientes. Para resolver este problema, Singer mantiene los proyectos en privado al principio, cuando quiere proteger al equipo del desorden de demasiadas opiniones. Una vez que los proyectos han crecido y ya no le preocupa que el equipo sea secuestrado por comentarios externos, Singer le da a toda la empresa acceso a los proyectos. También creará diferentes grupos en la página ‘Todos’ para enviar notificaciones a todos los miembros de un equipo específico (por ejemplo, ‘equipo de la aplicación de registro’), en lugar de tener que seleccionar nombres de todo el directorio de la empresa.

Haga que Basecamp trabaje para usted, pero mantenga la colaboración

A la gente se le ocurren muchas formas creativas de usar Basecamp, y Singer aprueba cualquier uso que funcione para ellos. Sin embargo, señala que el mejor uso del programa es la colaboración y el más débil es el seguimiento de problemas aislados.

Algunas personas en 37signals usan Basecamp para crear sus propios proyectos y administrar sus tareas personales, porque quieren que todo esté relacionado con el trabajo en un solo lugar. Pero Singer señala que no obtienen todos los beneficios de Basecamp trabajando solos. Para sus tareas personales, Singer simplemente usa un documento de texto donde puede copiar, pegar, crear y eliminar fácilmente listas con viñetas de alto y bajo nivel. Basecamp es innecesariamente engorroso para tales tareas, dice, y solo vale la pena el intercambio cuando se colabora con otras personas.

«Estás realmente en el lugar correcto con Basecamp cuando lo usas para comunicarte y discutir cosas», dice Singer. «Cuanto más te alejes de la comunicación y [the more you get] en el seguimiento, menos efectivo es. Pero si Basecamp funciona para alguien y quiere estirarlo para hacer algo para lo que no fue diseñado porque le gusta más que las alternativas, creo que es genial.

Imágenes cortesía de Ryan Singer, sentpresence.com.

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