Garco Construction reduce el tiempo de procesamiento de nómina a la mitad con Dexter + Chaney Spectrum

Estudio de caso de Dexter + Chaney: El impacto de la implementación

El director financiero de construccion garcoJim Morrison, un contratista general de más de $125 millones en Spokane, WA, tomó una ruta tortuosa para llegar a su posición actual.

Morrison, hijo de un contratista de plomería, obtuvo su título de contador en la Universidad del Este de Washington a principios de la década de 1980. Sin embargo, consternado por las perspectivas laborales en su campo, se mudó a Alaska para trabajar en una plomería, donde pasó días instalando accesorios de plomería y noches haciendo los libros de la compañía.

Cuando la compañía abrió una sucursal en Seattle a fines de la década de 1980, Morrison aprovechó la oportunidad para regresar a los Estados Unidos continentales. Aprobó el examen de Contador Público Certificado (CPA) y comenzó a trabajar para una pequeña firma local de CPA especializada en construcción y bienes raíces. dominio.

En este estudio de caso de Dexter + Chaney, aprenderá acerca de los beneficios del procesamiento de nómina que logró Garco Construction después de implementar el nuevo sistema, que incluyen:

  • Procese nóminas sindicales complejas para aproximadamente 300 empleados en la mitad del tiempo
  • Realiza un seguimiento de $ 5 millones en equipos para determinar el ROI
  • Ejecuta informes detallados en 5 a 10 segundos, en lugar de 10 a 15 minutos

“La base de datos nos permite obtener informes de una forma que nunca antes habíamos visto. Es muy fácil extraer información de un informe estándar de Spectrum a Excel para un análisis personalizado. »

Jim Morrison, Director Financiero de Garco Construction, Inc.

Unos años y varias fusiones más tarde, Morrison tomó un trabajo como controlador para uno de los clientes de la empresa. Fue aquí donde conoció por primera vez Espectro de Dexter + Chaney software de contabilidad de la construcción (entonces conocido como Forefront), el sistema que usa actualmente en Garco.

«Estaba usando Forefront para dar cuenta de los aspectos financieros, de nómina y de costos del negocio, y realmente aprendí a respetar el correcto funcionamiento del sistema desde una perspectiva contable», dice Morrison.

“Las funciones de costos laborales, nómina y cuentas por pagar se integraron estrechamente con el libro mayor, lo que permitió informes detallados y precisos sobre muchos aspectos. John Chaney y Mark Dexter han sido muy activos en el desarrollo y soporte de su producto, y realmente han apreciado y actuado sobre las necesidades siempre cambiantes de sus clientes.

Unos años más tarde, casado y con un hijo pequeño, Morrison y su esposa regresaron a Spokane para criar a su familia y cuidar a los miembros mayores de la familia en el área.

Aceptó un trabajo con un pequeño contratista general, que luego lo llevó a un puesto como consultor certificado y socio comercial para el software de contabilidad de construcción Timberline.e, donde prestó servicios en el este de Washington, Idaho, Montana y el norte de Wyoming y compitió contra Dexter + Chaney por clientes.

Mientras estuvo en este puesto, Garco fue uno de los muchos empresarios a los que sirvió Morrison. En diciembre de 2005, Morrison se incorporó a Garco en un puesto recién formado de directora financiera, que se creó en función del crecimiento del negocio y la complejidad de los proyectos que había emprendido.

Después de 20 años, una búsqueda de nuevo software

Garco es un contratista general comercial e industrial que realiza una parte importante del trabajo que contrata. El alcance del trabajo de la empresa incluye proyectos para todas las ramas de las escuelas militares, públicas y privadas de EE. UU., instalaciones de tratamiento de aguas residuales, instalaciones industriales y de fabricación pesadas, estadios, concesionarios de automóviles y viviendas gubernamentales.

La empresa tiene alrededor de 300 empleados.250 comerciantes (y mujeres) de terreno sindical y 40 que trabajan en la parte administrativa.

Hay aproximadamente 100 proyectos en curso en un momento dado, 20 a 30 de los cuales tienen montos de contrato que van desde $ 300,000 hasta casi $ 70 millones y pueden demorar hasta tres años en completarse.

Concesionario de autos Garco Barton
El concesionario Barton Auto en Spokane, WA, uno de los concesionarios de Garco Construction
proyectos recientes realizados con Spectrum

Revisión de Dexter + Chaney

En 2010, Garco se enteró de que el sistema de contabilidad de la construcción que había estado usando durante 20 años pronto se volvería estático. Así que empezó a buscar un sistema integrado de gestión de proyectos, contabilidad y costes específico para la construcción.

La empresa quería un producto que continuara creciendo y adaptándose a los factores regulatorios en constante cambio en la industria de la construcción, y la experiencia positiva de Morrison con Dexter + Chaney hizo que el software fuera una opción obvia.

«[Dexter + Chaney] siempre parecía mejorar su software con nuevas funciones y conjuntos de funciones”, explica.

“Los observé y competí con ellos durante muchos años, y tenía un gran respeto por la forma en que parecían cambiar su base de clientes de una plataforma tecnológica a otra con el tiempo, con muy poco impacto en las operaciones diarias de los clientes. Los cambios en las plataformas tecnológicas, así como las actualizaciones, también fueron cubiertos por el programa de mantenimiento de software de Dexter + Chaney.

La herramienta SDX permite una implementación rápida y precisa

Garco compró Spectrum a fines de octubre de 2012 y la implementación comenzó a mediados de noviembre. «Dado nuestro calendario comprimido autoimpuesto, el proceso fue bastante agitado», dice Morrison, «pero el personal de Dexter + Chaney estuvo allí para ayudar a todas horas del día y de la noche y fue muy servicial y solidario».

Los datos del antiguo sistema de Garco, incluidos los registros de nómina de los empleados, los registros del libro mayor y el historial detallado de costos laborales, se extrajeron de la base de datos anterior y se importaron a Spectrum utilizando una herramienta basada en Excel llamada Spectrum Data Exchange (SDX).

Morrison dice que SDX permitió un proceso de transferencia de datos extremadamente preciso. En un solo fin de semana, por ejemplo, se extrajeron casi 400 000 registros del antiguo sistema, se limpiaron y se importaron al nuevo sistema con muy pocos errores.

«Fue increíble lo bien que funcionó la herramienta SDX», dice. “Cuando ocurrían errores, la herramienta Spectrum SDX rechazaba el elemento en la plantilla SDX de Excel y devolvía un mensaje de error por elemento de línea que le indicaba exactamente por qué se rechazaron los registros. Luego puede ir a Excel, corregir el registro de datos y hacer clic en «sincronizar» para resolver el rechazo. »

Garco tardó solo tres semanas en administrar su nómina sindical y asalariada en Spectrum, que la empresa puso en marcha el 2 de enero de 2013. La funcionalidad de costos laborales, incluida la información de costos del sistema anterior, se implementó y concilió unas semanas después. , seguido de la funcionalidad de gestión de proyectos y facturación de clientes.

Un sistema basado en la nube ayuda a administrar un sistema de nómina complejo

El sistema anterior de Garco estaba en las instalaciones, mientras que Spectrum está basado en la nube. Morrison dice que este es uno de los principales beneficios del sistema, ya que ahora se puede trabajar de forma segura y remota desde cualquier computadora con conexión a Internet.

“El ancho de banda necesario para ejecutar Spectrum de manera eficaz y eficiente es bastante mínimo”, explica. «Con frecuencia trabajo con una tarjeta inalámbrica de clase de teléfono celular y tengo muy pocos problemas siempre que haya al menos algunas barras de conectividad disponibles».

En el pasado, Garco usó Citrix, una herramienta de colaboración en línea, como puente para conectar su sistema heredado a una red de nube pública para poder acceder a él a través de Internet. Con Spectrum, Garco ya no tiene que pagar licencias de Citrix todos los años, lo que se traduce en ahorros anuales de aproximadamente $3,000.

Garco eligió que Dexter + Chaney alojara su sistema y sus datos en un centro de datos con seguridad y controles de acceso de nivel bancario. Morrison dice que el tiempo de inactividad ha sido casi inexistente durante el último año. “Estimamos que ahorramos entre $8,000 y $10,000 adicionales por año en costos de mantenimiento de hardware y respaldo de datos”, dice.

Una de las funciones principales para las que Garco usa Spectrum es la nómina de la empresa, que es un proceso extremadamente complicado de supervisar.. OSin un sistema de nómina computarizado, Morrison cree que la empresa tendría que contratar a cuatro empleados más para manejar todo.

Todos los empleados de campo de Garco están sindicalizados, y Garco es signatario de cinco sindicatos diferentes en seis estados. Cada estado tiene de seis a ocho sucursales sindicales locales, cada una con diferentes tasas de pago, deducciones y beneficios que se aplican a los empleados de esa sucursal.

Para colmo, los empleados pueden trabajar de tres a cinco trabajos diferentes e incluso cruzar fronteras estatales en un solo período de pago semanal. Los pasivos de beneficios sindicales mensuales de Garco incluyen unos 30 informes diferentes y una salida mensual promedio de beneficios de más de $500,000.

«Nuestra nómina es muy compleja y tiene que ser correcta la primera vez», dice Morrison. “Dado nuestro volumen semanal, siempre habrá algunos errores aquí y allá, pero Spectrum maneja la corrección de errores bastante bien.

“Con nuestro sistema anterior, nuestro saldo de diferencia de nómina anual sin ubicar (corrección de errores) era de al menos $ 50,000 por año. A principios de diciembre de 2013, la cifra con Spectrum estaba por debajo de los $3000. Es un tributo al producto ya la comprensión y atención al detalle que nuestro personal y el de Dexter + Chaney tuvieron al diseñar nuestro sistema de nómina.

De acuerdo con las reglas del sindicato, Garco debe pagar a todos los empleados por el trabajo de la semana anterior cuando dejen el lugar de trabajo el último día de trabajo programado de la semana siguiente. Con su sistema anterior, la nómina tardaba unos 3,5 días en procesarse.

El tiempo trabajado de la semana anterior se recolectó el lunes por la mañana y los cheques firmados tenían que estar listos y en camino a los lugares de trabajo el jueves para ser distribuidos a tiempo.

Dado el tamaño de los salarios sindicales semanales de Garco, las multas por pago atrasado para el personal de campo podrían ascender fácilmente a $25,000 o más. «Siempre fue difícil y siempre estábamos bajo presión», dice Morrison.

Con Spectrum, los trabajadores de campo ingresan su tiempo en una plantilla de Excel y la envían por correo electrónico al sistema, y ​​los datos se importan automáticamente al sistema. Esto reduce en gran medida el tiempo necesario para calcular todo.

Como resultado, un solo administrador/gerente de nómina en Garco ahora puede realizar la nómina de todos los empleados de campo en todos los oficios y sindicatos en solo 1,5 días.dos días completos menos que el sistema anterior.

Nómina de espectro
La aplicación de nómina de Spectrum simplifica las complejidades de la nómina de construcción,
incluyendo múltiples tasas de pago en diferentes estados y varios beneficios sindicales

La herramienta de proyección de costos laborales proporciona una imagen clara de todos los proyectos

La mayoría de los proyectos en los que trabaja Garco se obtienen a través de un proceso de licitación. Las estimaciones para todos los proyectos, ya sean firmes o negociados, se crean utilizando el producto de estimación Sage 300 Construction and Real Estate (anteriormente Timberline).

Cada proyecto se divide en fases y códigos de costo, con diferentes tipos y categorías de costos dentro de cada fase (por ejemplo, material, mano de obra, equipo). Cada fase contiene códigos específicos que identifican las diferentes actividades que la fase requerirá completar, así como el costo de cada una.

Estas estimaciones se importan a Spectrum y el sistema las compara con una lista de códigos de fase estándar que Garco ha establecido para todos los proyectos para validar que son parte del formato estándar de Garco.

Se indican las excepciones a este formato y el director del proyecto tiene la opción de hacer correcciones al elemento importado o aprobarlo tal como está. Según Morrison, los errores son mucho más fáciles de corregir en comparación con el sistema anterior de Garco.

Luego, estos datos se cargan oficialmente en la aplicación de costos de trabajo de Spectrum, donde se utilizan como punto de referencia para comparar los costos estimados con los costos proyectados a medida que avanza el proyecto, lo que ayuda a Garco a mantenerse al día y cumplir con su presupuesto.

Proyección del costo del trabajo del espectro

Las proyecciones de costos laborales de Spectrum brindan vistas de un vistazo
Desempeño de costos laborales en tiempo real contra presupuestos y proyecciones

Las órdenes de cambio permiten flexibilidad en condiciones siempre cambiantes

Garco realiza casi el 50% del alcance de los trabajos para los que está comprometido. La otra mitad se subcontrata y normalmente incluye actividades de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), electricidad, plomería y excavación. Al igual que con muchos proyectos de construcción, los cambios son extremadamente comunes a medida que avanzan los proyectos. Por lo tanto, Garco usa Spectrum para crear órdenes de cambio para trabajos autoejecutados y subcontratados.

Solicitudes de cambio de espectro
La aplicación Solicitud de cambio de Spectrum permite a los usuarios crear, enrutar,
rastrear y aprobar solicitudes de cambio

Por ejemplo, hay casos en los que el trabajo que originalmente estaba destinado a ser realizado por uno mismo se subcontrata, o viceversa. Cuando se emite la orden de cambio, Spectrum mueve el costo estimado de esa mano de obra a la fase y el tipo de costo correctos en el sistema e incluye un seguimiento de auditoría, lo que le permite a Garco rastrear esos cambios para que nada se pase por alto.

À tout moment au cours d’un projet, Garco peut suivre le montant facturé par ses sous-traitants et le montant payé par l’entreprise à ce jour, ce qui permet de déterminer le flux de trésorerie et l’avancement du projet par étendue trabajos.

El sistema también puede desglosar el alcance de los servicios por códigos de fase para determinar los déficits y superávits de efectivo por elementos de fase, de modo que se pueda preparar la facturación adecuada al cliente de manera oportuna.

El sistema también ayuda a Garco a monitorear los costos de materiales. La empresa trabaja en muchos proyectos que requieren los mismos materiales. Entonces, la empresa creó e importó una base de datos a Spectrum con los «artículos favoritos de Garco» o los artículos que la empresa usa con más frecuencia. Esto les da una mejor idea de la calidad de su estimación de costos para estos artículos.

“Por ejemplo, nosotros mismos hacemos mucho trabajo de concreto”, dice Morrison, “por lo que podemos codificar los diferentes tipos de trabajo de concreto que hacemos y realizar un seguimiento de la producción y el dinero gastado para ver cómo se compara con la forma en que lo eliminamos (calcule este ).»

El seguimiento de equipos ayuda a determinar el ROI de la máquina

Además de los costos del proyecto y de los empleados, Garco también debe administrar los equipos por valor de casi $ 5 millones que utiliza para varios proyectos, incluidas grúas, cargadores, excavadoras, grúas montadas en camión, montacargas y camiones. El sistema anterior de la empresa carecía de una forma eficaz y eficiente de rastrear la ubicación o el uso de este equipo.

Spectrum le permite a Garco hacer un seguimiento de dónde se envió cada equipo y cuál es su condición, así como el historial de reparaciones de mantenimiento y los costos de combustible a lo largo del tiempo.

Esto le permite a Garco ver cuántos ingresos ha generado un equipo en comparación con el costo de adquisición y el mantenimiento continuo para que puedan decidir si vale la pena tener el equipo, en comparación con alquilar un equipo similar de un proveedor externo.


captura de pantalla

Obtener el precio

Comparar productos

La aplicación de administración de equipos de Spectrum proporciona una visibilidad completa de la implementación, el costo, el estado de mantenimiento y más de los equipos.

Esta información es esencial para una empresa como Garco porque los equipos grandes pueden costar entre $ 20,000 y $ 1 millón y son costosos de operar y mantener. La capacidad de ver exactamente cómo se usa un artículo y si vale o no el dinero gastado ayuda a guiar las decisiones de gastos futuros.

Informes y servicio al cliente encabezan la lista de beneficios

De todos los beneficios que Spectrum tiene para ofrecer, Morrison dice que los dos que más se destacan son las capacidades de generación de informes y el servicio al cliente del software. “La base de datos nos permite obtener informes de una manera que nunca antes habíamos visto”, explica.

“Los informes se ejecutan mucho más rápido en Spectrum en comparación con nuestro sistema anterior. Todos los informes estándar se exportan fácilmente como archivos CSV, PDF o Excel con formato o sin formato, lo que permite al personal utilizar una variedad de métodos para analizar los datos. Es muy fácil extraer información de un informe estándar de Spectrum a Excel para un análisis personalizado. »

Morrison ejecuta informes flash mensuales, que proporcionan una descripción general del rendimiento y la salud general de Garco. Con estos informes, puede ordenar los datos por gerente de proyecto, tamaño del trabajo y fecha de finalización para obtener una vista detallada de las ganancias comerciales.

También puede ejecutar informes detallados de cuentas por cobrar que reflejan lo que Garco le debe al cliente y al proyecto, que provienen de muchas fuentes de datos y, a menudo, requieren mucho tiempo para crear. Con el antiguo sistema de Garco, ejecutar estos informes tomaba entre 15 y 20 minutos. Wisconsine Spectrum, solo tardan de 10 a 15 segundos.

En el lado del servicio al cliente, Morrison dice que los empleados de Dexter + Chaney conocen la industria de adentro hacia afuera.

« Beaucoup de leurs employés sont des CPA qui comprennent très bien l’industrie de la construction et les exigences comptables connexes, donc si vous appelez l’assistance, il est probable qu’ils comprennent immédiatement exactement de quoi vous parlez », explique-t -Él. «Trabajamos muy bien como equipo para resolver cualquier problema que surja muy rápidamente».

El equipo de servicio al cliente también es extremadamente útil. En un caso particularmente único, Morrison dijo que solo 10 semanas después de que Garco implementara el software, John Chaney, presidente de Dexter + Chaney, y Geoffrey Falk, gerente de proyectos de Spectrum, visitaron las oficinas de Garco para ver cómo iban las cosas. Los dos hombres pasaron todo el día hablando con el personal y participando en la capacitación.

“No es muy frecuente ver al presidente de una empresa de software que interactúa con un cliente y sabe cómo operar y capacitar al personal del cliente en el producto”, dice Morrison. “Agregó mucha credibilidadestos muchachos realmente saben lo que están haciendo».

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