Funciones y límites de seguimiento de lotes de QuickBooks Enterprise

Digamos que usted es un fabricante que necesita usar software para rastrear números de lotey actualmente usa o planea comprar QuickBooks. ¿Cuáles son tus opciones?

El seguimiento de lotes no se ofrece en las ediciones Simple Start, Essentials, Plus, Pro o Premier de QuickBooks. Esto te deja con tres opciones:

    • Integre una aplicación de terceros para habilitar el seguimiento por lotes de QuickBooks.
    • Compre QuickBooks Enterprise con el complemento Inventario avanzado (con un costo adicional).1
    • Adquiera uno de los muchos otros servicios de gestión de inventario, gestión de almacenes o ERP sistemas en el mercado que ofrecen capacidades de seguimiento de lotes.

Pero, ¿cómo saber cuál de estos tres enfoques es el adecuado para su empresa?

Commencez ici, car nous avons parcouru les ressources en ligne disponibles sur le sujet, y compris des démos vidéo, des didacticiels vidéo, des sites d’aide, des forums, des critiques et plus encore, pour que vous n’ayez pas à le hacer.

Esto es lo que cubriremos:

¿Qué es el seguimiento por lotes avanzado de QuickBooks?
Soluciones de seguimiento de lotes de terceros
Capacidades de seguimiento de lotes ofrecidas en Inventario avanzado
Limitaciones de las capacidades de seguimiento de lotes en el inventario avanzado
¿Funcionará QuickBooks Advanced Inventory para usted?
Próximas etapas
Fuentes

¿Qué es el seguimiento por lotes avanzado de QuickBooks?

El módulo de inventario avanzado para QuickBooks Enterprise es un mini sistema de gestión de inventario que se ejecuta dentro de QuickBooks.

Ofrece muchas (si no todas) de las funciones de gestión de inventario que encontrará en un sistema de gestión de inventario, un sistema de gestión de almacenes (WMS) o un sistema ERP.

La compra de este complemento es la única forma de habilitar la función de seguimiento de lotes en QuickBooks.

Entonces, ¿qué puede hacer con las funciones de seguimiento de QuickBooks Enterprise? Resulta que puedes hacer muchas cosas:

Capacidades clave de seguimiento de lotes de QuickBooks Enterprise con inventario avanzado

Si bien en la tabla anterior puede parecer que el módulo de inventario avanzado de QuickBooks Enterprise puede cubrir todas sus necesidades de seguimiento de lotes, el problema está en los detalles, que analizaremos en profundidad más adelante.

Soluciones de seguimiento de lotes de terceros

Varios proveedores de gestión de inventario que se centran en las integraciones de QuickBooks ofrecen sólidas capacidades de seguimiento de lotes: Inventario de acuarios es un buen ejemplo. Estos proveedores le permiten mantener su sistema QuickBooks existente mientras agrega capacidades de seguimiento.

Tablero de inventario de pecera

Si no está conectado a QuickBooks, puede echar un vistazo a algunos de los la gestión del inventario, gestion de almacenes y Soluciones ERP que gestionan el seguimiento de lotes.

En particular, los proveedores que atienden a las complejas industrias de fabricación y distribución mayorista ofrecen sólidas soluciones de seguimiento de lotes.

Ahora veremos las muchas características útiles del módulo Inventario avanzado en QuickBooks Enterprise y señalaremos las deficiencias de ciertos modelos comerciales e industrias. En estos casos, una solución de terceros podría ser su mejor opción.

Capacidades de seguimiento de lotes ofrecidas en Inventario avanzado

QuickBooks Enterprise puede no ser el sistema de seguimiento de lotes más avanzado, pero cubre una serie de aspectos básicos:

  • Seguimiento de lotes para el procesamiento de órdenes de compra y ventas1
  • Informe de inventario por número de lote2
  • informe de devolución de llamada3
  • Seguimiento de lotes en ensamblajes5
  • Ajustes de inventario dentro de lotes5
  • Cálculo de costos FIFO utilizando números de lote4

Para distribuidores, la capacidad de seguimiento de lotes más esencial de QuickBooks Enterprise con Advanced Inventory es el procesamiento de pedidos de compra y venta.

Los números de lote se pueden ingresar en el sistema cuando se reciben artículos en el inventario para el procesamiento de órdenes de compra.1 Y al cumplir con los pedidos de los clientes, puede asignar fácilmente lotes particulares a los pedidos: simplemente elija en un menú desplegable los números de lote con las cantidades en stock para cada uno.2

Al controlar y rastrear los números de lote en el procesamiento de órdenes de compra y ventas, puede ayudar a mantener la trazabilidad a lo largo de la cadena de suministro en caso de un retiro.

De esta forma, el sistema proporciona la básico trazabilidad única requerido por muchos distribuidores.

Además, el sistema puede rastrear los números de lote de los componentes utilizados en los ensamblajes de edificios, lo cual es una característica crucial para los fabricantes.

QuickBooks Enterprise con Advanced Inventory también ofrece útiles funciones de generación de informes. Puede usar números de lote para ejecutar informes que enumeren:

  • Historial de transacciones por número de lote
  • Inventario disponible por número de lote
  • Números de lote disponibles por sitio
  • Costo por artículo del historial de lotes primero en entrar, primero en salir (FIFO)2

El módulo de inventario avanzado incluso incluye un centro de inventario que le permite ejecutar informes de recuperación por número de lote.3 Estas herramientas de generación de informes lo ayudan a administrar escenarios de recuperación más simples, es decir, aquellos que no involucran procesos complejos de fabricación o distribución.

Lea nuestro informe sobre soluciones de seguimiento de lotes para distribuidores de alimentos para obtener orientación sobre el manejo de escenarios de recuperación más complejos.

Funcionalidad de costeo FIFO también es muy útil, especialmente para los distribuidores.

Cuando el cálculo de costos FIFO está habilitado, los costos de los artículos vendidos se calcularán utilizando los precios de los primeros lotes que compró, hasta que se agoten las cantidades de esos lotes. Luego, el sistema tendrá en cuenta los precios que pagó por los siguientes lotes más antiguos en existencia al calcular los costos.4

Es importante tener en cuenta que el cálculo de costos FIFO es independiente del seguimiento de lotes en Inventario avanzado: el sistema valorará los artículos asumiendo que los lotes más antiguos en existencia fueron los que se usaron para cumplir con los pedidos, incluso si esos lotes no se han retirado físicamente del almacén. . y enviado a los clientes.4

Para integrar el costeo FIFO con el picking en almacén real mediante el método FIFO, debe encontrar una solución más sólida para la gestión de almacenes que admita tanto la lógica de picking FIFO como el control de lotes. Un sistema básico de gestión de inventario no ofrecerá esto.

Finalmente, los ajustes de inventario en el módulo de Inventario Avanzado son simples: Puede ajustar las cantidades disponibles para números de lote particulares.5 Esta es una característica necesaria para corregir cantidades si usa conteos rotativos para administrar su inventario.

Limitaciones de las capacidades de seguimiento de lotes en el inventario avanzado

Ahora que hemos analizado las muchas cosas que puede hacer con los números de lote en QuickBooks Enterprise con Advanced Inventory, pasemos a las limitaciones de las capacidades de seguimiento de lotes del producto:

    • Debe elegir el seguimiento de lotes o series:no puedes usar ambos.2
    • La cantidad total disponible para todos los lotes no está relacionada con la cantidad total disponible del artículo disponible (es decir, usted puede tener un lote con una cantidad en stock mayor que la cantidad en stock del artículo en sí).5
    • QuickBooks Enterprise con Advanced Inventory no requiere que los usuarios ingresen números de lote, lo que crea el potencial de error humano.6
    • No admite la introducción de números de lote en el sistema a través de lectores de códigos de barras.6Sin embargo, los proveedores externos venden aplicaciones que pueden agregar esta funcionalidad a QuickBooks Enterprise.
    • No puede imprimir números de lote o de serie con QuickBooks Enterprise con Inventario avanzado.siete
    • Incluso cuando usa campos personalizados, no puede asociar fechas de vencimiento con números de lote porque las fechas de vencimiento se asignan a nivel de artículo.8 Esto significa que QuickBooks Enterprise no funcionará para muchas empresas de las industrias farmacéutica, alimentaria y de bebidas.
    • No puede realizar un seguimiento de los números de lote en los subensamblajes. Eso significa que el sistema solo es adecuado para tipos de fabricación más simples.6

¿Funcionará QuickBooks Advanced Inventory para usted?

La siguiente tabla muestra para qué industrias y modelos comerciales es apropiado QuickBooks Enterprise con Advanced Inventory y para cuáles no. Estas recomendaciones se basan en las capacidades y limitaciones del módulo que exploramos.

QuickBooks debería funcionar para…
QuickBooks puede no funcionar para…
Fabricantes simples con ensamblajes de un solo nivel Fabricantes y distribuidores complejos de conjuntos de varios niveles con requisitos de seguimiento de lotes
Distribuidores de alimentos no perecederos Máquinas expendedoras de alimentos y bebidas
Los distribuidores que no ofrecen servicios de valor agregado que afectan los números de lote (por ejemplo, preparación de kits, eliminación y reempaque, que pueden tiene problemas de seguimiento) Distribuidores farmacéuticos y químicos
Minoristas con requisitos de seguimiento de lotes Distribuidores que brindan servicios de valor agregado que afectan los números de lote

Próximas etapas

Para comenzar a reducir las opciones de su software de seguimiento de lotes, puede:

    • Llame al (888) 234-5187 para hablar con un consultor de software de gestión de inventario (sin costo para usted). Nuestros expertos pueden brindarle información sobre precios y ayudarlo a encontrar una solución que se adapte a sus necesidades.
    • Descubre nuestro guía para la gestión de inventario y soluciones ERP para rangos de precios y proveedores de muestra. La guía está escrita específicamente para distribuidores de alimentos, pero se aplica a otras industrias con necesidades de seguimiento de lotes.

Fuentes

Todos los hechos tomados de fuentes de terceros se citan en la copia con notas finales. Hemos enumerado todas las fuentes a continuación:

  1. https://www.youtube.com/watch?v=qBpH0oS9OnU
  2. https://www.youtube.com/watch?v=o0lX5JxExO4
  3. http://www.evarsys.com/2011/09/29/nuevas-características-en-quickbooks-v12-enterprise-and-premier/
  4. http://www.sleeter.com/blog/2015/02/understand-quickbooks-fifo-costing-making-switch/
  5. http://www.sleeter.com/blog/2011/09/quickbooks-2012-inventory-lot-tracking/
  6. http://www.numbercruncher.com/t-quickbooks-lot-serial-number-tracking.aspx
  7. https://www.youtube.com/watch?v=8WteJK9kzg4
  8. https://community.intuit.com/questions/800117-how-can-i-add-expiration-dates-to-my-inventory

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