Estrategias de regreso al trabajo: cómo HR responde la pregunta imposible

NOTA: Este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre temas relacionados con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento legal o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación particular, consulte a su asesor legal.

“¿Cuándo podemos volver al trabajo y cómo podemos hacerlo de manera segura?

Dado que las oficinas en todo el país cerraron a principios de este año debido a la pandemia de coronavirus/COVID-19esta ha sido la gran pregunta en la mente de todas las empresas.

Para muchas empresas, la respuesta a la primera parte de esta pregunta es “pronto”. Selon une enquête de Software Advice auprès des responsables RH, 51 % ont dit à leurs employés qu’ils pouvaient retourner au travail d’ici la fin de l’année, 30 % autorisant les employés à revenir d’ici la fin de ce mois solamente.

La respuesta a la segunda parte de esta pregunta, cómo hacerlo de manera segura, es mucho más complicada.

Los empleadores deben idear un plan que proteja a los trabajadores lo más físicamente posible del virus para prevenir enfermedades y evitar responsabilidades. Es un hecho.

También deben hacer progresos significativos para garantizar la seguridad psicológica de los empleados. La productividad y el compromiso no solo se desplomarán si los trabajadores no se sienten seguros al volver al trabajo, sino que el 37 % de los empleados encuestados en una encuesta de Software Advice dicen que considerarían renunciar a su trabajo si se vieran obligados a regresar al trabajo y no se sintieran cómodos. Vamos.

Gráfico circular que muestra que el 37 % de los empleados consideraría renunciar a su trabajo si su empleador los obligara a regresar a una oficina y no se sintieran cómodos.

El diablo está en los detalles. ¿Quién vuelve y quién se queda en casa? ¿Cómo mantendrás el distanciamiento social? ¿Y cuál es su plan si un empleado da positivo por el virus?

Para los líderes de RR.HH., a quienes, según Gartner, el 86 % de las organizaciones les han encomendado la tarea de idear sus estrategias de regreso al trabajo, estas son preguntas imposibles y se está acabando el tiempo para dar respuestas (investigación completa disponible para los clientes de Gartner).

Para ayudar, encuestamos a los gerentes y empleados de recursos humanos para averiguar dónde se alinean sus planes y preferencias de regreso al trabajo y dónde difieren. Combinado con el asesoramiento de expertos en recursos humanos y el asesoramiento de organizaciones líderes como la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) y el Centro para el Control de Enfermedades (CDC), el objetivo de este informe es brindarle los recursos y la orientación que necesita para poner juntos una estrategia hermética de regreso al trabajo para su organización.

Tienes preguntas, nosotros tenemos respuestas. Vamos.

Esto es lo que cubriremos:


¿Cuándo debemos volver al trabajo?
¿Quién debe volver al trabajo?
¿Cómo mantenemos nuestro lugar de trabajo seguro?
¿Qué debo hacer si un trabajador da positivo por COVID-19?
Estudio de caso: Phone2Action
La pregunta más importante de todas


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¿Cuándo debemos volver al trabajo?

La mayoría de los gerentes de recursos humanos dicen que ya se han comprometido a reabrir su lugar de trabajo este año, pero más de una cuarta parte (27 %) admite que aún no tienen un cronograma definitivo. Si eres como ellos, hay muchos factores a considerar al decidir una fecha de regreso.

Cuando preguntamos a los gerentes de recursos humanos que ya regresaron o fijaron una fecha de regreso qué factor desempeñó el papel más importante en su decisión, el 21 % menciona que su lugar de trabajo puede reabrir en ese momento, mientras que el 18 % dice que espera que haya una vacuna contra el COVID-19 disponible en la fecha elegida.

Gráfico circular que muestra los factores más importantes que usan los gerentes de recursos humanos para seleccionar una fecha de regreso al trabajo.

Mientras los funcionarios de recursos humanos consideraban factores como los mandatos estatales y una posible vacuna para decidir cuándo reabrir, los empleados se centró en un factor diferente: la cantidad de casos de COVID-19 en su área.

En nuestra encuesta de empleados, el 89 % de los que trabajan desde casa debido a la pandemia dicen que no se sienten completamente cómodos en una oficina en este momento. Cuando se les preguntó qué los haría sentir cómodos, la mayoría dijo que no se sentirían completamente cómodos estando en una oficina hasta que su región tuviera nuevos casos de COVID-19 durante algún tiempo.

Gráfico que muestra que el 58% de los empleados no se sentirán cómodos en una oficina hasta que su región haya tenido nuevos casos de COVID-19 por un tiempo.

Si se encuentra en un área densamente poblada o tiene dificultades para contener el virus, es posible que esto no suceda hasta 2021 o más tarde.

deanna baumgardner, propietario de la firma de consultoría de recursos humanos para pequeñas empresas Employers Advantage, LLC, asesora a las pequeñas empresas en sus estrategias de regreso al trabajo. Insiste en la importancia de tener en cuenta la comodidad de los empleados en las decisiones de la empresa:

deanna baumgardner

Propietario en Employer’s Advantage, LLC

«Tienes que asegurarte de brindarles comodidad y seguridad cuando regresen a la oficina. De lo contrario, se quedarán ahí sentados ansiosamente preguntándose si pueden moverse de su escritorio».

Teniendo en cuenta la comodidad de los empleados, estas son algunas de las mejores prácticas para elegir una fecha de regreso al trabajo:

  • Supervise continuamente los comentarios de los empleados, la orientación de los CDC y la situación de COVID-19 (casos, hospitalizaciones, capacidad de prueba) en su área. El CDC está continuamente actualizar sus consejos para las empresas en base a la información más reciente.
  • Realice una evaluación de riesgos de su lugar de trabajo. Dependiendo de las políticas, el equipo y la tecnología que necesitará implementar para mantener seguros a los trabajadores de la oficina (consulte la sección «¿Cómo mantenemos nuestro lugar de trabajo seguro?» a continuación), es posible que necesite más tiempo y dinero para prepararse de lo que pensaba. , lo que afectará su fecha de regreso.
  • Desafía la suposición de que absolutamente tienes que volver. Es posible que la pandemia haya llevado a muchas empresas a adoptar el trabajo remoto, pero muchas se están dando cuenta de que el agua no está tan mal. La posibilidad de deshacerse definitivamente de su oficina tal vez no tan loco si su fuerza laboral es capaz de ser productiva desde casa.

¿Quién debe volver al trabajo?

Una vez que haya establecido una fecha de reapertura, debe determinar qué trabajadores deberán regresar y cuáles tendrán la opción de quedarse en casa.

Hablando con nuestros gerentes de recursos humanos, aprendimos que muchas empresas capacitan a sus empleados para que decidan por sí mismos: el 41 % dice que le dan a cada empleado la opción de regresar a la oficina o quedarse en casa, y solo el 17 % exige que todos los empleados regresen a la oficina cuando vuelvan a abrir.

Gráfico circular que muestra cuántos trabajadores deberán regresar al trabajo cuando las oficinas vuelvan a abrir.

Se recomienda dar a todos los empleados (excepto al personal esencial en el lugar como el gerente de su oficina) la opción de irse a casa o quedarse en casa por dos razones.

En primer lugar, permite a cada trabajador elegir el entorno de trabajo que mejor se adapta a sus necesidades y preferencias. Si bien más empleados en nuestra encuesta dicen que factores como el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la satisfacción laboral han sido mejores en el hogar, factores como la productividad, la configuración del lugar de trabajo, la colaboración y la conexión con la cultura de la empresa son mejores en un entorno de oficina. Cada marco tiene beneficios, y algunos beneficios son más importantes para algunos empleados o equipos que para otros.

Gráfico de barras que muestra cómo los empleados comparan el trabajo desde casa con el trabajo en una oficina para diferentes factores de trabajo.

Más importante aún, al permitir que los empleados tomen su propia decisión sobre el regreso al trabajo, usted mitiga una serie de factores que no pueden incluirse en una política general de la empresa. Algunos trabajadores están inmunocomprometidos, por ejemplo. Otros cuidan a parientes o parientes mayores. Luego, hay un gran disruptor al que se enfrentan todos los padres que trabajan en este momento: la escuela.

«La mayoría de los padres que trabajan tienen que educar en casa, por lo que volver a la oficina no los ayudará», dice Baumgardner.

Además de darles a los empleados la opción de regresar o no, también debe darles opciones sobre cómo regresan. La incorporación de opciones de horarios flexibles más allá del típico 8-5 no solo permitirá a los empleados trabajar en otras necesidades (como la educación), sino que también puede reducir el número total de personas en su oficina en cualquier momento, reduciendo así el riesgo de infección.

Baumgardner ofrece tres opciones de planificación que ha implementado con sus propios clientes:

  • Permitir que los empleados entren por la noche.. “Algunas personas pueden preferir trabajar por la noche, para poder encargarse de la educación en el hogar durante el día”.
  • Escalonar los días de entrada de los empleados. “Hemos visto algunos clientes haciendo turnos A y B. El grupo A llega los lunes y miércoles y el grupo B llega los martes y jueves, por lo que todavía se benefician de esta colaboración y dirección, pero limita el número de personas en la oficina al mismo tiempo. tiempo.
  • Distribución del trabajo entre oficina y hogar. «Los empleados realmente están presionando por un enfoque más híbrido. Trabajamos con nuestros clientes para acomodar a aquellos que desean cierta flexibilidad y no quieren estar en la oficina todo el tiempo.

Por supuesto, cuantas más opciones brinde a los empleados para volver al trabajo, más difícil será rastrear y administrar sus elecciones. Aquí es donde el software correcto puede ser increíblemente valioso.

Con la ayuda de herramienta de encuesta de empleados, puede crear una encuesta personalizada y enviarla por correo electrónico a cada trabajador para registrar sus preferencias de regreso al trabajo. A continuación, puede utilizar un sistema de programación de empleados para crear horarios de trabajo optimizados que tengan en cuenta estas preferencias.

Una captura de pantalla de las capacidades de programación de turnos de Dayforce.

Programación de turnos en fuerza del día (La fuente)

Descubra quiénes son los mejores usuarios de los sistemas de planificación de la fuerza laboral con nuestro Informe de los primeros corredores.

Una vez que sepa cuántos empleados estarán en la oficina al mismo tiempo, puede comenzar a desarrollar una estrategia para hacer que su lugar de trabajo sea seguro.

¿Cómo mantenemos nuestro lugar de trabajo seguro?

Cuando les preguntamos a los trabajadores qué debe hacer su empleador para que se sientan seguros en una oficina, la mayoría de los encuestados preguntó lo siguiente:

  • Realizar diariamente una limpieza y desinfección rigurosa de las superficies de trabajo (66%)
  • Requerir que los empleados usen máscaras (55%)
  • Organice menos reuniones en persona (54 %)
  • Cambiar el diseño del lugar de trabajo para promover el distanciamiento social (52 %)

La mayoría de los gerentes de recursos humanos que entrevistamos no solo dijeron que implementarían las medidas que los empleados solicitaron anteriormente, sino que también dijeron que agregarían medidas adicionales: rastreo de contactos y controles diarios de temperatura de los empleados.

Gráfico de barras que compara las medidas de seguridad de COVID-19 que los empleados quieren con las que están implementando los gerentes de recursos humanos.

No es todo. OSHA y el Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades tener cada uno publicado puntas sobre las medidas los empleadores deben tomar para mantener a los empleados seguros en el lugar de trabajo. Aquí están los aspectos más destacados:

  • Promover el lavado de manos frecuente y minucioso. Si no hay agua corriente y jabón disponibles de inmediato, proporcione desinfectantes para manos a base de alcohol que contengan al menos un 60 % de alcohol.
  • Anime a los trabajadores a quedarse en casa si están enfermos.
  • Fomentar la etiqueta respiratoria (p. ej., cubrirse al toser y estornudar).
  • Instalar filtros de aire de alta eficiencia y purificadores de aire portátiles y abra las ventanas para aumentar la ventilación.
  • Limite la cantidad de personas que pueden estar en espacios comunes confinados (como salas de conferencias) al mismo tiempo para mantener el distanciamiento social.
  • Coloque barreras físicas entre los escritorios, como protectores contra estornudos de plástico transparente.

Una maqueta de un posible diseño de lugar de trabajo para promover la seguridad y el distanciamiento social.

Un lugar de trabajo seguro para el COVID puede verse notablemente diferente de su configuración actual. Obtenga más información con nuestra infografía: «La anatomía de un futuro espacio de trabajo».

La implementación y el mantenimiento de estos procedimientos requerirán un esfuerzo coordinado y constante entre los gerentes de recursos humanos, los gerentes de agentes, los gerentes de personal y la gerencia. Las políticas también deben comunicarse a los empleados repetidamente, a través de diferentes canales (correos electrónicos, reuniones, carteles y señalización en el lugar de trabajo), para reforzar las expectativas.

¿Qué debo hacer si un trabajador da positivo por COVID-19?

Aunque la mayoría de los gerentes de recursos humanos dicen que tienen un plan en caso de un brote de COVID-19 en su lugar de trabajo, eso no es cierto para todos. Uno de cada cinco (20%) nos dijo que aún no tiene un plan, mientras que el 8% no sabe si su organización tiene un plan o no.

En pocas palabras, es esencial que tenga un plan que pueda implementar rápidamente cuando un trabajador dé positivo por COVID-19, para evitar una mayor infección.

Hemos elaborado esta breve lista de verificación basada en el asesoramiento de los CDC y el Gestión de recursos humanos de la empresa (SHRM). Siga estos pasos cada vez que un empleado le notifique que ha dado positivo por COVID-19:

Una lista de verificación de cinco pasos cuando un empleado da positivo por COVID-19.

El CDC recomienda que los empleadores no exijan que un empleado enfermo proporcione un resultado negativo de la prueba de COVID-19 o una nota del proveedor de atención médica para regresar al trabajo. Hablando de pruebas…

Una nota rápida sobre las pruebas

Si sus empleados están inscritos en un plan de seguro médico, el plan debe pagar el 100 % del costo de las pruebas de coronavirus, incluidas las pruebas fuera de la red. Si no ofrece seguro médico, enumere los lugares en su área donde los empleados pueden obtener pruebas gratuitas o con descuento.

Algunas empresas han considerado tomar la precaución adicional de evaluar proactivamente a todo su personal para detectar COVID-19 de forma regular. Esto no solo puede ser prohibitivamente costoso (este tipo de prueba no está cubierta por los proveedores, por lo que las pequeñas empresas consideran un mínimo de $2,000 por serie de pruebas), pero la frecuencia de las pruebas y la velocidad de los resultados que se necesitarían para reducir su riesgo no son realistas. Evita esto.

El CDC también recomienda que los empleadores eviten evaluar a los empleados para anticuerpos COVID-19porque es posible que estas pruebas no encuentren anticuerpos en alguien que actualmente está infectado con SARS-CoV-2.

Cuando se trata del rastreo de contactos, los gerentes de recursos humanos tienen varias opciones para rastrear este tipo de información para su personal. Lo que encontramos en nuestra encuesta es que la mayoría (61%) confía en software de recursos humanos para gestionar este proceso, un tercero utilizando métodos manuales como hojas de cálculo o archivos en papel.

Gráfico circular que muestra los métodos utilizados por los gerentes de recursos humanos para el rastreo de contactos de COVID-19 en el lugar de trabajo.

A la luz de la pandemia, un puñado de proveedores de software de recursos humanos ha agregado la funcionalidad de rastreo de contactos a sus sistemas para facilitar este proceso a los usuarios. Si no tiene un sistema con capacidades de rastreo de contactos, puede crear un formulario personalizado o agregar notas de rastreo de contactos (fecha, con quién estuvo en contacto, etc.) al perfil de una persona, que se usa como solución alternativa.

Captura de pantalla de las capacidades de rastreo de contactos de Kronos.

Encuentre contactos de empleados en Centro de trabajo de Kronos (La fuente)

Todas estas ideas pueden sonar bien en teoría, pero ¿cómo se ven en la práctica? Se parece a Phone2Action.

Estudio de caso: Phone2Action

shelli holanda es el gerente de recursos humanos de Phone2Action, una plataforma de software de defensa digital y asuntos públicos con sede en Washington, D.C. Antes de la pandemia, solo 10 de los 92 empleados de Phone2Action trabajaban a tiempo completo de forma remota.

shelli holanda

Gerente de Recursos Humanos, Phone2Action

«A diferencia de otros lugares de trabajo donde pueden tener dos días a la semana donde alguien trabaja de forma remota, tenemos una cultura de oficina».

Cuando Phone2Action se enteró de que algunos empleados estaban potencialmente expuestos al virus en un evento de la industria a fines de febrero, la empresa actuó rápidamente. Aunque afortunadamente nadie se enfermó, a principios de marzo se tomó la decisión de ir completamente de forma remota, antes de cualquier orden de cierre.

Equipados con computadoras portátiles proporcionadas por el trabajo, una asignación para arreglar su oficina en el hogar y un horario más complaciente para que los trabajadores se ocupen de las necesidades familiares, la situación del trabajo remoto iba bien. . Pero los trabajadores no tardaron mucho en preguntar cuándo podían regresar a la oficina.

“Algunos empleados preguntaban cuándo podrían regresar a la oficina, simplemente desde la perspectiva de la productividad en el lugar de trabajo”, dice Holland. «Queríamos ser lo suficientemente flexibles como para que si alguien sentía que era más productivo en la oficina, darle esa oportunidad».

Fue entonces cuando Shelli, junto con el equipo de administración y el gerente de la oficina, idearon la estrategia de regreso al trabajo de Phone2Action:

  • Obtenga comentarios de los empleados. Usando un formulario de Google, les preguntaron a los empleados si les gustaría regresar a la oficina y sus preferencias de turno para hacerlo. Nadie fue obligado a entrar.
  • Plan de capacidad. Refiriéndose a las pautas de los CDC y las dimensiones de su espacio de oficina, determinaron la cantidad máxima de empleados que pueden estar en la oficina en cualquier momento para mantener el distanciamiento social. Crearon una hoja de registro para saber quiénes y cuántos empleados vendrían cada día.
  • Abastecerse de equipos y servicios de seguridad. Shelli y el gerente de la oficina compraron máscaras, guantes, desinfectante para manos, desinfectantes y termómetros infrarrojos. También contrató a un equipo de limpieza para desinfectar la oficina todos los días.
  • Mostrar señalización. La señalización alrededor de la oficina les dice a los empleados en qué dirección caminar en los pasillos, cómo lavarse las manos, cómo desinfectar los escritorios, dónde pueden sentarse y la cantidad máxima de personas permitidas en lugares como salas de conferencias y baños.
  • Implementar políticas de seguridad en la oficina. Todos los empleados que ingresen deben verificar su temperatura antes de llegar y deben usar una máscara cuando estén en la oficina. La mayoría de las colaboraciones todavía tienen lugar en plataformas como Zoom y Suave. Finalmente, se pide a los trabajadores que se queden en casa si presentan síntomas o si tienen potencialmente expuesto al virus.
  • Reevaluar mensualmente. Shelli y su equipo están monitoreando de cerca la situación de COVID-19 en su área. Si la señalización es buena y la normativa lo permite, abrirán la oficina a más empleados si quieren entrar. Si la situación empeora o un trabajador da positivo, está listo para regresar de forma remota.
Señal de ocupación máxima de la sala de conferencias en Phone2Action

Estación que permite a los trabajadores recoger mascarillas, guantes y desinfectante en Phone2Action.

Recordatorio para desinfectar el área de trabajo en Phone2Action.

Un letrero en el piso de Phone2Action para dirigir el tráfico y mantener el distanciamiento social.

Phone2Action utiliza letreros y otros dispositivos de seguridad para proteger a los trabajadores del COVID-19.

La oficina de Phone2Action reabrió oficialmente el 3 de agosto y el 15 % de los empleados de Phone2Action optaron por regresar. Más de un mes después, los resultados (o la falta de ellos) hablan por sí solos: ningún empleado que haya trabajado en la oficina ha dado positivo por COVID-19.

Con el comienzo del año escolar, Shelli anticipa que más empleados elegirán venir durante el año. Da la casualidad de que están preparados.

«Una vez que tengamos más empleados que quieran volver a la oficina, veremos qué software compraremos para el rastreo de contactos», dice Holland.

La pregunta más importante de todas

Hemos respondido muchas preguntas aquí y, sin embargo, parece que apenas hemos arañado la superficie, ¿no es así?

La realidad es que todo, desde cómo colaboramos hasta lo que hacemos con la cocina de la oficina, se ha visto alterado por esta pandemia, y los líderes de recursos humanos deberán ser flexibles y adaptables con sus estrategias de regreso al trabajo para abarcar todos estos detalles de fondo. .

Pero hay una pregunta crucial que aún no hemos abordado: ¿por qué? Si va a exigir que los trabajadores regresen a una oficina en medio de una pandemia, necesita una buena razón para hacerlo.

«Realmente se trata de a qué reaccionarán los empleados, la cultura de esa organización y qué tiene más sentido», dice Baumgardner. “¿Obligas a la gente a entrar en una oficina solo porque antes era así? ¿O trae personas porque beneficia a la organización de alguna manera? »

Tenga en cuenta la seguridad y el sentimiento de los empleados, y se obtendrán buenos resultados.

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Metodología

Software Advice COVID-19 HR Impact Survey 2020 Metodología

La Encuesta de impacto de recursos humanos de Software Advice COVID-19 se realizó en agosto de 2020. Entrevistamos a 123 «líderes» de recursos humanos, definidos como CHRO, vicepresidentes de recursos humanos, directores de recursos humanos, gerentes de recursos humanos o cualquier otro rol con responsabilidades de liderazgo de recursos humanos en empresas con sede en EE. UU. . Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.

Software Advice COVID-19 Employee Impact Survey 2020 Metodología

La Encuesta de impacto de los empleados de Software Advice COVID-19 se realizó en mayo de 2020. Encuestamos a 376 empleados de tiempo completo y medio tiempo en empresas con sede en los Estados Unidos. Hemos formulado las preguntas de tal manera que cada encuestado comprenda completamente el significado y el tema.

Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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