Ecuaciones contables que su pequeña empresa necesita saber

Detenme si escuchaste este:

“El interés compuesto es la octava maravilla del mundo. Quien lo entiende, lo gana. El que no, paga.

Es una cita muy popular, supuestamente sobre Regla del 72— atribuido a un tal Albert Einstein. Entonces que pruebas recientes han demostrado Aunque Einstein en realidad no ideó la ecuación (ni siquiera la cita), el hecho es que la Regla del 72 es una herramienta invaluable para contadores e inversores.

La Regla del 72 es una de las muchas ecuaciones contables con las que cualquier persona que se ocupe de inversiones puede estar familiarizada, pero lo que muchos no saben es que hay un software de contabilidad disponible para ayudar a simplificar estos procesos.

Considere lo que Ginger Bradfield, el director financiero de Arquitectos de McKinney York en Austin, Texas, dijo sobre el valor que el software de contabilidad puede proporcionar a las PYMES:

“La mayor ventaja de migrar a un software con funcionalidad de contabilidad automatizada ha sido una disminución drástica de la posibilidad de error. También podemos disfrutar de otros beneficios, como información de costos en tiempo real y herramientas de informes personalizables, mientras ahorramos innumerables horas de trabajo al optimizar estos procesos.

Ginger Bradfield, directora financiera de McKinney York Architects

Aquí están las ecuaciones que cubriremos en este artículo:


La ecuación contable
Nivel rentable
Márgenes de beneficio
Lo esencial


La ecuación contable

Al discutir varias ecuaciones contables, sería negligente si ignoramos la que ha sido tan apreciada como para merecer este título. La fórmula se suele escribir de la siguiente manera:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Otras variaciones de la misma ecuación son:

  • Pasivos = Activos – Capital Propietario
  • Capital del propietario = Activos – Pasivos

En todas las ecuaciones anteriores, los «activos» se refieren a todo lo que posee su empresa, incluidas cosas como propiedades e inventario. “Responsabilidad” es cualquier costo que tiene que pagar, como las primas de seguro, y “patrimonio del propietario” es simplemente el valor del negocio del que es propietario en su totalidad.

Esencialmente, la ecuación contable está diseñada para mostrar cuáles de los activos de una empresa son proporcionados por los acreedores y cuáles son proporcionados por los propietarios. Normalmente, esta información se mostrará en un informe.

EJEMPLO: Marilyn es la única propietaria de una tienda de ropa en Denver. Invirtió $100,000 de su propio dinero en el negocio para comprar los productos que tiene en existencia, pero no es propietaria de la propiedad donde está ubicada su tienda. En cambio, paga $2,000 de renta cada mes.

Así es como Marilyn calcularía sus activos para un período de 12 meses:

Activos = ($2,000 x 12 meses) + $100,000

Activos = $24,000 + $100,000

Activos = $124,000

Funciones de software para ayudar a aprovechar la ecuación contable

El software de activos fijos o de seguimiento de activos generalmente estará mejor equipado para este tipo de funcionalidad. Las funciones de seguimiento de activos designadas permiten a los usuarios ingresar montos en dólares en campos específicos, luego tomar esos montos y mantener un cálculo continuo para que los usuarios puedan ver sus activos en tiempo real en cualquier momento.

Sin embargo, los activos fijos no son su única opción de función para ayudarlo con esta ecuación. Cualquier software de contabilidad básico con herramientas sólidas de generación de informes facilitará el cálculo del valor de su negocio.

Una cosa que querrás buscar específicamente cuando busques herramientas de informes serán las capacidades del balance general. Es posible que desee considerar un software de hoja de balance que le permita seleccionar rangos de fechas, elegir departamentos específicos, comparar hojas de balance a lo largo de los años, personalizar diseños y ver versiones resumidas.

SOFTWARE SUGERIDO: Libros Zoho y software Xero

Nivel rentable

El análisis de punto de equilibrio se utiliza para determinar la cantidad de ingresos que una empresa debe obtener para cubrir todos los gastos durante un período determinado. Aunque generalmente se usa para encontrar montos en dólares (u otras monedas, según el lugar donde opere la empresa), los ingresos se pueden representar en esta ecuación como otras unidades, como las horas de servicios prestados.

La fórmula para el punto de equilibrio es:

Volumen de equilibrio = Costos fijos / (Precio de venta – Costo variable por unidad)

En esta ecuación, los “costos fijos” son todos los costos normales y esperados de operar un negocio, desde el alquiler hasta los salarios. “Precio de venta” se refiere al precio al que vende sus productos o el monto que cobra por sus servicios, pero normaliza este monto.

El “costo variable por unidad” es la cantidad que tiene que gastar para fabricar su producto o prestar su servicio.

EJEMPLO: Daniel dirige un camión de comida en Florida que se especializa en sándwiches de queso a la parrilla. Tiene un empleado que gana $35,000 al año y tiene que pagar $150 al mes por un seguro.

Tomando en cuenta los ingredientes y la mano de obra, a Daniel le cuesta $1.90 hacer un sándwich de queso a la parrilla, pero le cobra a los clientes $5.75. Entonces:

Volumen BE = ($35,000 / 12) + $150) / ($5.75 – $1.90)

Volumen BE = $3,067 / $3.85

BE Volumen = 797

Daniel debe vender al menos 797 sándwiches de queso a la parrilla cada mes para cubrir sus gastos.

Funciones de software para ayudar a aprovechar la ecuación de equilibrio

Una vez más, las herramientas sólidas de generación de informes ganarán cuando se trata de simplificar las ecuaciones. Los usuarios querrán estar atentos al software de contabilidad básico que incluye informes de pérdidas y ganancias personalizables para simplificar este cálculo.

Algunos proveedores ofrecen hojas de cálculo interactivas que permiten a los gerentes jugar con los números para calcular cuánto deben cobrar por su producto para impactar al resto del negocio.

SOFTWARE SUGERIDO: Software de contabilidad QuickBooks y Patriot

Márgenes de beneficio

El margen de beneficio es el siguiente paso lógico después de calcular su punto de equilibrio. El segundo le dice cuándo recupera lo que ha invertido en su negocio, y el primero le dice cuánto ingreso más allá de ese punto es, bueno, ganancia. Aquí está la fórmula:

Margen de beneficio = Utilidad neta / Ventas

En esta ecuación, «Ingreso neto» es igual a la cantidad que hizo su negocio menos los gastos, y «Ventas» es igual al saldo de cada venta que realizó.

Calcular los ingresos y los márgenes de ganancia puede ayudarlo a determinar el rendimiento de su negocio y hacer ajustes. Por ejemplo, puede usar esta fórmula para ayudar a establecer precios de bienes o servicios para cambiar sus ingresos y cubrir mejor los costos de fabricación o envío.

EJEMPLO: Terry está trabajando para calcular el margen de beneficio total de su librería al final del año. Ella trajo $400,000, pero tuvo que pagar un total de $25,000 en alquiler, $15,000 en seguro y $150,000 en salario para sus seis empleados de medio tiempo. En consecuencia:

MP = ($400 000 – $25 000 – $15 000 – $150 000) / $400 000

PM = $333,000 / $400,000

MP = 5,2%

Funciones de software para ayudar a aprovechar la ecuación del margen de beneficio

Cuando se trata de software que puede ayudarlo a rastrear y administrar su margen de ganancias, podría ayudar a ampliar su búsqueda.

Si bien el software de contabilidad generalmente genera una buena descripción general de sus gastos a través de paneles actualizados automáticamente, Los informes de pérdidas y ganancias y el seguimiento de activos, el software de gestión de proyectos pueden ayudarlo a asignar su tiempo y gastos aún más con funciones analíticas.

SOFTWARE SUGERIDO: FinancialForce y LiquidPlanner

Lo esencial

A riesgo de simplificar demasiado o generalizar estas ecuaciones comerciales complejas y vitales, todo se reduce a la generación de informes y el seguimiento. Para ejecutar cualquier tipo de análisis de sus finanzas, necesita tener los números para poner en la ecuación.

Lo más importante a considerar al buscar un software que lo ayude con todas estas ecuaciones comerciales será el nivel de personalización disponible en las herramientas de informes y el nivel de detalle disponible en las herramientas de seguimiento.

Si tiene alguna pregunta sobre esta información o desea obtener más información sobre las soluciones de software de contabilidad para su empresa, envíeme un correo electrónico a lisa@softwareadvice.com.

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