Dos marcos ágiles que las pequeñas empresas deben conocer

En un Encuesta VersionOne, el 84% de los encuestados dijo que sus organizaciones aún no cuentan con prácticas ágiles maduras. Esto significa que las empresas funcionan ágilmente sin comprender realmente cómo funcionan los procesos ágiles, lo que termina hacer que el proyecto fracase.

de Gartner»Conviértete en un superhéroe ágil: 8 atributos para el éxitoEl informe (contenido disponible para los clientes de Gartner) indica que los equipos ágiles exitosos deben tener una buena comprensión de los procesos y técnicas ágiles.

Pequeñas empresas, tomen nota: Para tener éxito en el proyecto, debe aclarar al menos los marcos ágiles más básicos. Dado que la mayoría de los equipos ágiles siguen dos marcos básicos, es decir, Scrum o Kanban, el camino hacia la «madurez ágil» comienza con la comprensión de estos dos marcos.

Las pequeñas y medianas empresas (PYME) que ejecutan proyectos sin una buena comprensión de los marcos ágiles tendrán equipos disfuncionales con baja moral. Ellos’También me cuesta cumplir con los plazos de los proyectos.

En este informe, veremos ambos marcos, cuándo los equipos pequeños deben usar cada uno y las diferentes herramientas ágiles que pueden ayudarlos a ejecutarse de manera efectiva.

Construyendo la propiedad del equipo con Scrum

¿Qué es Scrum? Scrum es el marco ágil más popular, con el 66% de todos los marcos ágiles ser scrum o variantes de scrum.

Ayuda a las empresas de desarrollo de software a gestionar grandes proyectos en pequeñas fases iterativas denominadas «sprints». Estos son eventos de tiempo limitado donde el equipo de desarrollo realiza una serie de tareas como parte de un proyecto más grande.

Ideas clave detrás de Scrum

• Los roles: Scrum divide al equipo en tres roles principales: el propietario del producto, el maestro de scrum y el equipo de desarrollo.

• Eventos: Los eventos Scrum incluyen Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review y Sprint Retrospective. Los equipos usan estos eventos para ejecutar proyectos y refinar el proceso.

• Artefactos: Los artefactos de Scrum incluyen la acumulación de productos, la acumulación de sprints y incremento. Juntos, estos elementos permiten a los equipos priorizar tareas y entregar proyectos a tiempo.

Consideraciones para las PYMES al adoptar: Scrum se considera un marco ágil ligero, por lo que puede no ser suficiente para todos los equipos. Por ejemplo, kanban (más sobre eso más adelante) puede ser una mejor opción si mide el progreso del proyecto como un flujo continuo en lugar de en cuadros de tiempo.

Además, las empresas a menudo combinan Scrum con otros marcos ágiles, como Programación extremacuando varios equipos (DevOps, UI/UX, etc.) necesitan colaborar para crear el producto.

Además, Scrum no es necesariamente bueno para todos los negocios. Aquí hay dos factores que lo ayudarán a comprender si su negocio se beneficiará del uso de Scrum:

• Influencia del cliente: Cuando trabaje en proyectos de clientes, deberá priorizar sus solicitudes frente a las tareas del sprint. Como resultado, es posible que sus equipos no completen todas las tareas a las que se comprometieron durante las sesiones de planificación de sprint.

• Disciplinas del equipo: Scrum requiere respeto por sus eventos (flujos de trabajo formados por reuniones de equipo) y sus valores. Los equipos que no tienen el conjunto correcto de valores de Scrum y la voluntad de participar de todo corazón en los eventos planificarán los proyectos de manera deficiente y establecerán expectativas de sprint imprecisas.

Las pequeñas empresas que siguen Scrum deben refinar y personalizar constantemente el proceso en función de su equipo y las prioridades comerciales. Tenga cuidado con las trampas, como los propietarios de productos demasiado entusiastas que obligan a los equipos a configurar expectativas de sprint poco realistas en reuniones de planificación de sprints.

Cuando las reuniones de Scrum salen mal, disminuye la productividad del equipo en lugar de mejorar el rendimiento. Es por eso que las PYMES no deberían pensar en Scrum como un proceso de gestión de proyectos para gestionar equipos. Más bien, es un marco que empodera a los equipos y puede mejorar drásticamente su productividad, cuando cuenta con el respaldo de las herramientas Scrum adecuadas.

Cómo ayudan las herramientas de Scrum: Las herramientas de Scrum vienen con características específicas que mejoran la planificación y colaboración de proyectos durante la fase de ejecución. Aquí hay una breve descripción de las tres formas en que estas herramientas pueden ayudar a los equipos de Scrum:

• Planificación efectiva: Permita que los equipos creen historias de usuarios y calculen el esfuerzo necesario para completarlas durante las reuniones de planificación de sprints. Esto ayuda a comprender mejor los requisitos del proyecto al dividirlos en tareas, que luego pueden agregarse al sprint y completarse en un evento de tiempo limitado.

• Mejor ejecución: Comuníquese con miembros individuales del equipo dejando comentarios en espacios de trabajo en línea o mediante chat uno a uno. Almacene y comparta documentación y archivos importantes del proyecto en una ubicación centralizada.

• Monitoreo efectivo: Realice un seguimiento de las tareas clave con tableros de scrum y visualice el progreso general del sprint mediante gráficos de trabajo pendiente. Analice también el rendimiento del equipo a través de informes como gráficos de velocidad.

Mejora la productividad de tu equipo con Kanban

¿Qué es Kanban? Como marco ágil, kanban es un método de gestión del trabajo que no sigue un enfoque de arriba hacia abajo dando instrucciones. En su lugar, los miembros usan un sistema de extracción que divide las tareas en flujos de trabajo simples (es decir, «pendientes», «en progreso» o «hecho»).

Esto permite a los miembros identificar y trabajar fácilmente en las tareas más importantes, así como administrar su tiempo de manera efectiva y mejorar la producción.

Ideas clave detrás de kanban

• Visualización: Los tableros Kanban pueden visualizar los diferentes tipos de tareas que los equipos deben realizar en un proyecto. Puede usar notas adhesivas en pizarras físicas o herramientas kanban para mapear tarjetas digitales (que representan tareas) en tableros en línea.

• Límites de trabajo en curso (TEC): Este es el número de tareas actuales que deben completarse antes de poder agregar nuevas tareas. Es la técnica kanban para desalentar la multitarea al permitir que los empleados se concentren solo en tareas clave.

• Flujo de trabajo : Las tareas en el método kanban pasan por diferentes etapas hasta que se completan. Tener pasos claramente definidos, conocido como flujo de trabajo del proyecto, ayuda a los equipos a identificar los cuellos de botella que reducen la eficiencia y provocan retrasos en el proyecto.

Principios Kanban

Consideraciones para las pymes al adoptar: El hecho de que kanban sea un marco flexible sin reglas prescriptivas no significa que las empresas deban descuidar elementos clave para adoptar con éxito este método.

A continuación se encuentran las recomendaciones de Gartner de su informe, «Mejore la agilidad y la eficiencia de las operaciones de TI con Kanban” (contenido disponible para clientes de Gartner), sobre cómo optimizar el proceso kanban. Las pequeñas empresas se beneficiarán al seguir estos consejos:

1. Identifique el proceso de trabajo de su equipo: Divida el trabajo en una serie de tareas que ayudarán a los miembros del equipo a comprender visualmente los requisitos y las dependencias de las tareas.
2. Construya el tablero kanban: Cree una pizarra física o en línea de notas adhesivas o tarjetas de números con al menos dos columnas: «en proceso» y «terminado».
3. Establecer límites WIP: Calcula cuántas tareas puede realizar tu equipo al mismo tiempo. Los límites WIP pueden basarse en el tamaño de su equipo. Esto significa que cuanto más grande sea su equipo, más tareas podrá completar.
4. Establezca «hecho» para cada tarea: Cree un conjunto de reglas que se deben cumplir antes de que una tarea se pueda marcar como «hecha». Asegúrese de que todos los equipos estén de acuerdo con estas reglas y que cada tarea pase por una etapa de «revisión» antes de ser etiquetada como «terminada».

Los puntos anteriores son necesarios para garantizar la adopción exitosa del método kanban. Sin embargo, hay otros factores que debe tener en cuenta al analizar el impacto de adherirse a este marco.

Por ejemplo, al establecer límites WIP, las PYMES deben tener en cuenta que duplicar el tamaño de su equipo no necesariamente duplicará la cantidad de tareas que el equipo completará con éxito.

Del mismo modo, las empresas centradas en el cliente deberán planificar cambios imprevistos en el alcance del proyecto, como solicitudes urgentes de los clientes. En tales casos, las empresas deben construir carriles kanban, que además clasifica las tareas en «urgentes», «urgentes» y «a largo plazo». Esto ayuda a los equipos a priorizar el trabajo en tiempo real y evitar retrasos en los proyectos.

Cómo ayudan las herramientas Kanban: Kanban es el marco ágil menos prescriptivo y no impone roles explícitos ni flujos de trabajo rígidos. Como resultado, las PYMES de diferentes industrias pueden integrarlo fácilmente para mejorar la transparencia en sus procesos, descubrir los obstáculos del proyecto más rápido y mejorar la productividad de los empleados.

Sin embargo, el uso de métodos manuales, como hojas de Excel, para lograr este marco puede resultar en una gran pérdida de tiempo y esfuerzo. En cambio, las pequeñas empresas deberían consultar las herramientas kanban que pueden automatizar diferentes aspectos y brindar los siguientes beneficios:

• Aumentar la transparencia: Centralice el seguimiento de tareas individuales y el estado del proyecto con tableros kanban visuales. Permita que los equipos identifiquen rápidamente los cuellos de botella del proyecto, prioricen las tareas mediante códigos de color y analicen su rendimiento general.

• Mejorar la productividad: Acceda a informes, como tiempo de espera y Tiempo del ciclopara comprender y mejorar la productividad del equipo.

Conclusión y próximos pasos

Elegir qué marco ágil es mejor para usted entre scrum y kanban depende de las prioridades de su negocio y los requisitos del proyecto. La siguiente tabla es un breve resumen de los factores en los que puede basar su decisión para elegir uno u otro.

Una vez que haya decidido un marco en particular, necesitará herramientas que puedan ayudar a su equipo a ejecutar los procesos de manera eficiente. Por lo tanto, elegir la solución scrum o kanban adecuada se vuelve crucial para garantizar el éxito de sus proyectos ágiles.

Para ayudarlo a elegir el software correcto, hemos creado un informe en PDF que compara las herramientas Scrum y Kanban en características, precios y casos de uso.

Y si está interesado en un software de gestión de proyectos más ágil además de Scrum y Kanban, consulte las siguientes guías:

• Software de gestión del ciclo de vida de la aplicación

• Software de seguimiento de errores

• software de gestión de ideas