¿Debe subcontratar la facturación médica para su práctica independiente?

Si posee una práctica médica independiente, probablemente se haya preguntado si debe mantener sus procesos de facturación internos o subcontratarlos a un tercero. Las diferentes prácticas tendrán diferentes preferencias según su tamaño, volumen diario de pacientes, cantidad de personal, presupuesto disponible, etc.

Para una práctica médica, la facturación y la gestión del ciclo de ingresos son esenciales para garantizar la sostenibilidad del negocio.

Dado que todo su flujo de efectivo depende de una facturación eficiente, es fundamental administrarlo correctamente. Debe evaluar sus costos operativos, el volumen de pacientes y el personal para determinar el modelo de facturación adecuado para su práctica.

En este artículo, desglosaremos los componentes de la facturación interna y subcontratada, observando tanto el costo como los factores cualitativos. Usaremos ejemplos para ayudarlo a decidir, y también cubriremos los pros y los contras de ambos tipos de facturación.

Esto es lo que cubriremos:


Análisis de Costos de Facturación Interna vs. Facturación Subcontratada
Proceso de facturación interna: pros y contras
Proceso de facturación externalizado: ventajas y desventajas
¿Debe subcontratar la facturación médica?
¿Qué enfoque debo elegir?

Análisis de Costos de Facturación Interna vs. Facturación Subcontratada

Para la mayoría de las pequeñas prácticas médicas independientes, la decisión de subcontratar o no la facturación se reduce a un factor: el costo.

Para ayudarlo a comparar los costos de la facturación interna y externa, aquí hay una análisis de costos hipotéticos para una práctica médica llamada General Physicians Practice. Estas son las principales características de esta práctica:

  • Cuatro médicos de atención primaria.
  • Dos especialistas en facturación médica.
  • $2,500,000 en reclamos facturados por año

Ahora, ¿cuánto cuestan los dos enfoques de facturación médica? Echemos un vistazo a su gasto anual:

Costos/recuperaciones anuales facturación interna Facturación subcontratada
Facturación de tarifas de servicio.

Costos de software y hardware

Costos directos de manejo de reclamos

$120,000

$8,000

$4,500

$5,000

$500

$150,000

Porcentaje de siniestros recuperados

colecciones

Costes de recogida

60 por ciento

$1,500,000

$132,500

70 por ciento

$1,750,000

$155,500

Recibos netos de comisiones $1,367,500 $1,594,500

Aquí hay alguna información sobre los supuestos de costos.

Servicio de facturación/gastos de personal:

  • En interno : Este costo se calcula sumando los salarios medios de dos miembros del personal de facturación médica con sus costos de atención médica, impuestos federales y estatales, costos de capacitación y otros costos incidentales, como espacio de oficina, estados de cuenta y papelería de oficina.
  • Subcontratado: En este modelo, un miembro del personal debe rastrear/comunicarse con la empresa de facturación externa y realizar tareas administrativas para administrar toda la información. Estarían obligados a dedicar al menos 52 horas al año de su tiempo de oficina a tales actividades.

Costos de software y hardware:

  • En interno : Este costo normalmente incluiría los costos anuales del software de gestión de la práctica (alrededor de $ 200 por médico por mes, por un total de $ 7,200) y $ 800 adicionales para los costos del hardware de la computadora.
  • Subcontratado: Este costo refleja el costo de funcionamiento de la computadora y la impresora (por ejemplo, $500 por año) en que incurriría la empresa independiente para continuar comunicándose con el servicio de facturación de terceros o imprimiendo documentos importantes.

Costos directos de procesamiento de reclamos:

  • En interno : Este costo cubre las tarifas de la cámara de compensación para la facturación interna, que es de aproximadamente $375 por mes (para cuatro médicos) o $4500 por año.
  • Subcontratado: Los proveedores de servicios de facturación médica de terceros generalmente cobran un porcentaje del monto de las reclamaciones cobradas como honorarios. El promedio de la industria es del siete por ciento.

Porcentaje de reclamaciones (importe facturado) recogidas:

  • En interno : Aunque el porcentaje de ingresos que recibe una práctica varía mucho según su especialidad, en promedio una práctica recauda el 60% de lo que realmente cobra.
  • Subcontratado: En este modelo, en promedio, una empresa recibe el 70% de lo que realmente cobra. Sin embargo, muchos proveedores de servicios de facturación médica aún podrían aumentar las tasas de cobro.

Colecciones:

  • En interno : Sesenta por ciento de las recaudaciones totales de $2,500,000 o $1,500,000.
  • Subcontratado: El setenta por ciento de las recaudaciones totales de $2,500,000 o $1,750,000.

Costos de recolección:

  • Propio y subcontratado: Estos son los costos totales asociados con la facturación, el software y el hardware, y el manejo directo de reclamos.

Recibos netos de comisiones:

  • Propio y subcontratado: “Cobranzas” menos “Costos de cobranza” son cobranzas netas.

Como se ve en este análisis de costos hipotéticos, las recuperaciones netas en el modelo de facturación tercerizado son más altas que las del modelo interno. Esto se basa principalmente en la capacidad del proveedor de servicios de facturación para cobrar un porcentaje mayor (70 %) del monto facturado.

Por lo tanto, el modelo de outsourcing solo tiene más sentido si el proveedor del servicio de facturación mejora significativamente la cobranza (alrededor de un 10% más).

Sin embargo, no es suficiente hacer un análisis de costos. Además de los costos, existen varios otros factores (como problemas de tecnología interna, desgaste del personal o falta de experiencia) que una firma independiente debe considerar al tomar la decisión final.

Ahora echemos un vistazo a los dos procesos, sus ventajas y desventajas para comprender mejor los enfoques.

Proceso de facturación interna: pros y contras

El proceso de facturación interno para el manejo de reclamos de seguros implica muchos pasos que son universales para todas las prácticas.

Primero, el personal médico ingresa información en el software de facturación médica desde un superfactura que se prepara durante la visita de un paciente. La superfactura contiene códigos específicos de diagnóstico y tratamiento, así como información adicional del paciente que la compañía de seguros necesita para verificar las reclamaciones.

Usando el software, la práctica envía la solicitud a un centro de facturación médica, que verifica la solicitud y la envía al pagador. La cámara de compensación limpia la solicitud para verificar y corregir errores (por una tarifa) antes de enviarla al pagador. Al no presentar reclamaciones directamente a un pagador, la empresa ahorra tiempo y dinero y reduce su tasa de rechazo de reclamaciones.

Una vez que el pagador acepta/rechaza la solicitud, se envía una notificación del estado de la solicitud a la cámara de compensación, que informa al consultorio médico sobre el estado de la solicitud. Si se rechaza una reclamación, el personal de la empresa recopila información adicional para volver a presentarla. Se facturará al consultorio del médico por cada reclamación, incluso si se trata de una corrección.

Echemos un vistazo a los pros y los contras de la facturación interna:

Proceso de facturación externalizado: ventajas y desventajas

Este proceso es más simple que la facturación interna para el personal de la práctica médica. Pueden escanear y enviar por correo electrónico superfacturas y otros documentos relacionados con el proveedor de servicios de facturación médica.

La mayoría de los proveedores de servicios de facturación médica cobran un porcentaje específico de la cantidad de reclamos cobrados, con un promedio de la industria de alrededor del 7 % para el procesamiento de reclamos.

El factor conveniencia es una de las principales razones por las que los consultorios médicos optan por subcontratar su facturación. Un proveedor maneja toda la entrada de datos y reclamos en nombre de la práctica médica. También realizan un seguimiento de las reclamaciones rechazadas e incluso envían facturas directamente a los pacientes.

Si el consultorio de un médico utiliza un software de registros de salud electrónicos (EHR), este proceso se vuelve aún más fácil. Las prácticas pueden almacenar la información de la súper factura de un paciente en el EHR y transferir de forma segura los datos al proveedor de servicios de facturación utilizando el interoperabilidad característica. Esto elimina la necesidad de escanear y enviar documentos manualmente.

Echemos un vistazo a los pros y los contras de la facturación externa:

Ventajas y desventajas de la facturación externa

¿Debe subcontratar la facturación médica?

Ahora que tiene una vista detallada de los tipos de facturación, analicemos otros factores que podrían hacer que empresas independientes como la suya consideren subcontratar su facturación. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse para evaluar sus necesidades:

  • ¿Su proceso de facturación es ineficiente? Si sus cobros están disminuyendo todos los días, su departamento de facturación interno puede estar en problemas. La subcontratación a un proveedor externo podría reducir significativamente la cantidad de reclamos rechazados y el tiempo que lleva recibir los pagos.
  • ¿Tienes una alta rotación de empleados? La rotación de personal en una práctica médica pequeña o independiente, especialmente en el departamento de facturación, puede ser perjudicial. El manejo de reclamos es la piedra angular de una práctica médica. Cualquier adición o reemplazo en el equipo de facturación inevitablemente ralentizará el procesamiento de las reclamaciones.
  • ¿Eres experto en tecnología? Para mantener su facturación interna, deberá invertir en un software de gestión de consultorios. También deberá capacitar a su personal con frecuencia, lo que aumenta los costos. Si no quiere lidiar con actualizaciones de software frecuentes y problemas técnicos, externalizar su facturación es probablemente la decisión correcta.
  • ¿Es usted una nueva práctica médica? Las nuevas prácticas médicas tienen las manos ocupadas en la gestión de la atención al paciente, lo que también complica la gestión de la facturación. La externalización de su facturación desde el principio puede brindarle el alivio que tanto necesita del estrés diario de iniciar y administrar una nueva práctica.
  • ¿Tienes prioridades diferentes? Muchos médicos independientes y pequeñas prácticas médicas no son muy inteligentes en el aspecto comercial de las cosas. Algunos solo quieren ayudar a los pacientes y no realizar tareas administrativas. La externalización del proceso de facturación elimina estas molestias diarias y le permite concentrarse en la atención al paciente.

Tenga en cuenta que subcontratar su proceso de facturación a un proveedor de servicios de facturación médica externo no es una panacea para sus problemas de facturación interna. La eficiencia y la precisión de estos proveedores pueden variar. Por lo tanto, verifique sus antecedentes y consulte con otras prácticas médicas de tamaño similar antes de seleccionar un proveedor.

¿Qué enfoque debo elegir?

Es importante que una práctica independiente considere su presupuesto y preferencias al decidir si subcontratar o no su proceso de facturación médica. En un escenario hipotético, encontramos que el modelo de tercerización tenía recaudaciones netas más altas que un modelo interno.

Sin embargo, el costo no debe ser el único parámetro para que las prácticas médicas consideren la subcontratación o no. Hay varios otros factores en esta decisión comercial crítica que pueden ser más importantes que los costos para ciertas prácticas.

Si tiene preguntas sobre diferentes software médicos, como EHR, administración de consultas o software de facturación, llámenos al (844) 686-5616 para una consulta gratis con un consultor de software médico.

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