Cómo usar su software para avanzar mientras su empresa se recupera de una interrupción

Revise la seguridad, las integraciones de aplicaciones y la inteligencia artificial para aprovechar al máximo la transformación digital

Cuando trabajaba en una empresa de relaciones públicas, migramos a un sistema de gestión de proyectos basado en la nube desde una versión local en las instalaciones. En lugar de pasar tiempo aprendiendo cómo optimizar las capacidades del nuevo sistema, en su mayoría me aferré a mi antigua forma de hacer las cosas. ¿Por qué? Porque requiere una inversión de tiempo en lugar de simplemente seguir adelante con mi lista de tareas del día.

Creo que eso es algo de lo que muchos de nosotros somos culpables. Aunque tomé la decisión cómoda, no fue necesariamente la correcta, y las consecuencias significaron que estábamos desperdiciando dinero en la ineficiencia, hasta que un gerente de proyecto dedicado nos ayudó a organizar.

Entonces, ¿cómo podemos usar nuestro software para capitalizar los beneficios de la transformación digital? La interrupción de COVID-19 podría brindarle una buena oportunidad para evaluar qué cambios puede hacer ahora para respaldar el crecimiento a largo plazo. A continuación hay tres cosas a considerar al usar este tiempo para planificar el futuro.

Asegúrese de que su software sea seguro mientras aprovecha la transformación digital

A medida que más empresas han agregado flujos de ingresos digitales debido a COVID-19, se vuelve aún más importante garantizar que cuenten con la seguridad cibernética adecuada para proteger esos flujos de ingresos. Al auditar a sus proveedores de software actuales o comprar nuevas plataformas, es importante conocer sus funciones de seguridad. Si bien cada plataforma de software es diferente y cada empresa tiene diferentes necesidades de seguridad, querrá investigar cosas como las siguientes:

  • ¿Cómo se almacenan los datos seguros en la plataforma?
  • ¿Cuál es la política de copia de seguridad de datos del proveedor y con qué frecuencia realiza copias de seguridad de los datos?
  • ¿Cumplen con las normas de privacidad como GDPR o la Ley de Privacidad del Consumidor de California?
  • ¿El proveedor requiere autenticación de múltiples factores cuando está disponible?
  • ¿Han tenido una brecha de seguridad en el pasado?
  • ¿El proveedor tiene un equipo de seguridad dedicado?

Estas preguntas pueden ayudarlo a evaluar qué tan alta es la prioridad de la seguridad para su proveedor y asegurarse de que está protegiendo los datos de su empresa mientras se beneficia de la herramienta.

Para obtener una guía completa sobre cómo configurar el software de su equipo para el trabajo remoto, consulte la Guía de GetApp guía gestionar equipos remotos y desarrollar una política de trabajo remoto.

4 formas de convertirse en un usuario avanzado del software

El proceso de compra de software puede ser largo y tedioso, así que cuando actualizo a un nuevo software, estoy listo para olvidarlo. Sin embargo, no tomarse el tiempo para entrenar regularmente puede ser un error.

Programe tiempo cada semana para familiarizarse con su software. Vea si su proveedor tiene materiales de capacitación o tutoriales, o vea si su representante puede programar almuerzos personalizados y sesiones de aprendizaje con su equipo.

Por ejemplo, cuando se trata específicamente de la gestión de proyectos, puede ver algunas de las siguientes integraciones, actualizaciones y formas de convertirse en un usuario avanzado.

1. seguimiento del tiempo

Muchos sistemas de gestión de proyectos se integran con otras aplicaciones, como el software de seguimiento del tiempo, para que su equipo pueda ser aún más eficiente. Esto evita que los empleados tengan que ingresar el tiempo dos veces, por ejemplo, durante las fases de planificación y ejecución. La incorporación del seguimiento del tiempo también puede ayudar a informar las autopsias para que tenga una mejor idea del tiempo real en comparación con el tiempo estimado que tomó completar un proyecto.

Capacidades de seguimiento del tiempo en múltiples dispositivos: PC y dispositivos móviles con cuadros y gráficos coloridos en pantalla.

Seguimiento del tiempo en múltiples dispositivos en THojas

2. Gestión de riesgos

También puede considerar actualizar su sistema para incluir un registro de riesgos. Esta herramienta puede ayudarlo a ver el impacto de los retrasos, los excesos de presupuesto y la desviación del alcance en sus proyectos. Algunos registros de riesgo le permiten hacer una planificación si/entonces, por lo que puede crear planes de respaldo si es necesario.

integración de la gestión de proyectos en la matriz de riesgo con niveles de riesgo rojo, amarillo y verde

Registro de riesgos en nTarea

3. Software de Gestión Integrada

Integre la planificación de recursos empresariales (ERP) para realizar un seguimiento de los presupuestos y/o la facturación. Si vende servicios de consultoría, esto le permite a su equipo ver el estado de las facturas sin tener que cambiar a otro sistema.

Captura de pantalla de la herramienta de planificación ERP que muestra un aumento en los cambios planificados del proyecto, una disminución en el costo del proyecto y una disminución en el total de horas trabajadas.

Panel de control del proyecto ERP en Paquete de red

4. Usa múltiples plantillas de proyectos

Algunas plataformas también le permiten integrar métodos ágiles y en cascada. frente de trabajopor ejemplo, permite a los usuarios cambiar fácilmente de una vista kanban a una vista de tareas en cascada.

guión gráfico ágil para un empleado llamado David Lesue en Workfront.

Guión gráfico ágil en frente de trabajo

Probablemente hay muchas maneras de optimizar sus herramientas para ayudar a su equipo a ser más eficiente. Con un poco de investigación, conversaciones con proveedores y capacitación interna del equipo, puede asegurarse de que todos estén en la misma página y maximizar sus herramientas.

Incorporar IA o mejor análisis de datos

No necesita contratar a un científico de datos para aprovechar los avances en IA; puede externalizar esto a sus proveedores. Al evaluar su pila de tecnología, pregunte a sus proveedores qué tipo de IA incorporan.

Algunas herramientas de CRM integrar IA que utiliza el aprendizaje automático para un análisis de datos más rápido y capacidades predictivas. Una plataforma puede recopilar sus datos anteriores junto con otros datos disponibles y dar a sus clientes puntajes principales para predecir quién sería más probable que le compre.

Ya sea que decida o no utilizar herramientas de inteligencia artificial, siempre puede disfrutar de un mejor análisis de datos. Aquí hay una historia que ilustra un ejemplo de cómo un estudio de yoga puede mejorar el seguimiento de datos:

Las condiciones de cuarentena me llevaron a explorar nuevas clases de yoga gratuitas. Uno de los estudios que probé requería una dirección de correo electrónico para registrarse en un curso antes de poder acceder al enlace de Zoom, mientras que otro simplemente puso el enlace de Zoom al curso a disposición de todos.

Es más probable que el primer estudio inicie una relación con un cliente recopilando más datos. Como parte del proceso de inicio de sesión, pueden suscribir automáticamente a los clientes a su lista de boletines. El segundo estudio podría perder oportunidades de fomentar relaciones con nuevos clientes o expandir su lista de correo.

Más información software de gestión de correo electrónico para que pueda mantener mejor las relaciones con sus propios clientes.

Invierte hoy en tu software para seguir adelante después de la pandemia

Si ya ha trabajado duro para agregar ingresos digitales a su modelo de negocio, ¿por qué no aprovechar al máximo la transformación digital utilizando su software de manera más inteligente?

Como aprendí cuando mi equipo de relaciones públicas se mudó a una nueva plataforma de gestión de proyectos, comprar software no es por lo general, solo es el primer paso para mejorar los sistemas de su empresa. Una vez que tenga una buena plataforma, es importante revisarla con frecuencia y buscar formas de integrarla con otras plataformas, así como ver qué nuevas funciones y aplicaciones están disponibles para hacer que sus equipos sean más productivos y hacer crecer su negocio.

Descubre cómo sacar adelante tu negocio con estos artículos de Capterra.

Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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