Cómo proteger los datos de su ERP con control de acceso

Hay algunos riesgos que simplemente no debe correr, especialmente cuando se trata de la seguridad de los datos.

Como el hogar de toda su información comercial más importante, programa ERP, ante todo, debe ser una zona libre de riesgos. Los usuarios no autorizados son propensos al uso indebido de datos confidenciales, ya sea intencional o no, lo que presenta un riesgo de seguridad significativo para empresas de todos los tamaños.

Una de las mejores formas de mitigar el riesgo en un ERP es a través del control de acceso, a menudo denominado gestión de identidad y acceso (IAM), definido por Gartner como «la disciplina de seguridad que permite a las personas adecuadas acceder a los recursos adecuados en el momento adecuado por las razones adecuadas».

Dicho de otro modo:

Para reducir el riesgo de vulnerabilidades de seguridad y proteger los datos confidenciales, las empresas deben controlar cuidadosamente a los usuarios y limitar el acceso al ERP a una estricta necesidad de saber.

Como explicaremos en este artículo, el control de acceso de ERP implica la aplicación estratégica de las siguientes mejores prácticas:

cómo proteger sus datos erp con control de acceso

Echemos un vistazo más de cerca a cada una de estas estrategias.

Distribuya los niveles de acceso con permisos basados ​​en el usuario

Así como no le darías las llaves de un Ferrari a un adolescente rebelde, nunca concedas derechos administrativos o de configuración de alto nivel a nadie que no se los haya ganado. En su lugar, permita solo el nivel de acceso necesario para realizar un trabajo, ni más ni menos.

El acceso al ERP debe distribuirse de acuerdo con una combinación de los siguientes elementos:

  • Rol del usuario. Los diferentes roles vienen con diferentes responsabilidades, y Jeff en contabilidad no debería tener las manos libres en su componente de gestión de la cadena de suministro. Designe el acceso ERP necesario para cada rol dentro de su organización, hasta el componente individual, y luego asigne esos roles a cada usuario en el sistema.
  • Nivel de autorización. Los empleados de alto nivel y gerencia generalmente tienen más experiencia, tanto en la empresa como en el sistema, y ​​sus permisos deben reflejar esto. Asigne un nivel de permiso a cada función, generalmente como un número (0, 1, 2, 3); cuanto mayor sea el número, más acceso se concede.
  • Tipo de Documento. No todos los documentos son creados iguales. Por ejemplo, un vendedor novato podría necesitar acceso a una factura de venta, pero no al contrato subyacente. Proteja sus documentos de alto nivel asignándoles un mayor nivel de privilegio o permiso.

Identifique vulnerabilidades con revisiones periódicas de control de acceso

Entre todos los cambios organizativos inevitables y las mejoras en el flujo de trabajo, las funciones y responsabilidades de los usuarios de su ERP pueden cambiar en cualquier momento. Es por eso que siempre es una buena idea programar revisiones periódicas de control de acceso al ERP y asegurarse de que todo se vea como debería.

La mejor manera de hacer esto es segmentar las revisiones por departamento, lo que requiere que los gerentes y los líderes de equipo verifiquen los permisos individuales e identifiquen los cambios necesarios.

Aconseje a sus gerentes que busquen las siguientes señales de advertencia:

señales de advertencia de control de acceso erp

Asegúrese de mantener un registro de auditoría regular de las revisiones de control de acceso de ERP, lo que puede ayudar a que su negocio cumpla con las regulaciones de la industria, como Sarbanes-Oxley (SOX).

Verificar que la administración de usuarios sea continua e inmediata

Además de las auditorías periódicas, la administración de usuarios debe ser continua, con pautas y estándares de procesos estrictos para garantizar que los cambios de roles se reflejen instantáneamente en el sistema.

Este proceso incluye:

  • Adición de nuevos usuarios. Antes de agregar nuevos usuarios o contrataciones al sistema, pídale a su gerente que le proporcione una lista detallada de los módulos necesarios para realizar sus funciones.
  • Edición de usuarios existentes. Si las responsabilidades de un usuario existente cambian o el usuario solicita acceso a un módulo previamente cerrado, consulte con su gerente para determinar qué permisos conceder.
  • Deshabilitar usuarios inactivos. Esta es una de las salvaguardias más importantes contra el acceso no autorizado. No importa qué tan confiable sea un ex-empleado, si su cuenta permanece activa en el sistema, los datos de su ERP están sujetos a violaciones de seguridad.

Idealmente, todos los cambios deben realizarse tan pronto como se contrate a un nuevo empleado, se reasigne a un empleado existente o un antiguo empleado abandone la empresa. Cuanto más espere para hacer los ajustes necesarios, más vulnerables serán los datos de su ERP.

Solicite contraseñas seguras y actualice las credenciales regularmente

Dentro esta era en constante cambio de amenazas a la ciberseguridadLa seguridad de su ERP comienza a nivel de usuario individual.

Esto incluye, sobre todo, la higiene de contraseñas, uno de los las mejores defensas contra el acceso no autorizado. Sin embargo, solo el 56% de los empleados califican sus contraseñas como «extremadamente seguras» o «muy seguras», según una encuesta de Software Advice.

calificación del empleado de la seguridad de la contraseña en el lugar de trabajo

Para mantener una buena administración de contraseñas, exija a todos los usuarios:

  • Utilice una combinación de letras (mayúsculas y minúsculas), números y símbolos. Lo sentimos, los nombres de mascotas y los cumpleaños no son (y nunca lo han sido) salvaguardas efectivas contra el robo de contraseñas. Cuanto más largo y complejo, mejor.
  • Actualice las contraseñas al menos una vez cada seis meses. Puede pensar que su contraseña es segura, pero esta es la realidad: incluso las contraseñas aparentemente impenetrables, si están por ahí, se vuelven más sensibles con el tiempo. Las actualizaciones periódicas limitarán el volumen y la duración de las infracciones de seguridad basadas en contraseñas, preservando así la integridad y la seguridad de su sistema ERP.
  • Cree una contraseña única para cada aplicación. Al iniciar sesión con la misma contraseña en todas las aplicaciones comerciales, los usuarios ponen en peligro no solo su software ERP, sino también todos los demás sistemas en uso. En su lugar, solicite a los usuarios que creen una contraseña única para cada aplicación que utilicen.

Integre el software de gestión de identidad como una línea de defensa adicional

Si te estás preguntando cómo diablos vas a inventar todas esas contraseñas, y mucho menos recordarlas, aquí está la cosa: no tienes que hacerlo.

software de gestión de identidad Genera automáticamente contraseñas únicas y difíciles de descifrar con un solo clic y las almacena todas en un repositorio digital seguro y encriptado.

Licencias de usuario activas en Compañía LastPass

Pero los beneficios no se detienen ahí. Muchas aplicaciones de administración de identidades automatizan los procesos de control de acceso de ERP, como cambiar usuarios y derechos de acceso, mejorar la eficiencia y liberar a su departamento de TI para que se concentre en garantizar la calidad. Incluso puede monitorear la actividad del usuario y hacer cumplir las normas en función de un conjunto personalizable de parámetros.

Con muchas opciones asequibles y fáciles de integrar para elegir, el software de administración de identidades es una línea de defensa invaluable contra el acceso no autorizado.

Prepare su negocio para un control de acceso óptimo

Aunque las recomendaciones anteriores se aplican a todo tipo de negocios, incluido el suyo, tal cambio estructural toma tiempo y esfuerzo para implementar. Sin embargo, cuando se trata de proteger sus datos, el tiempo es esencial.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer ahora mismo para configurar su plan de control de acceso ERP:

  • Revisar los procesos de control de acceso existentes. Antes de implementar cambios, necesita saber qué cambios hacer. Una evaluación exhaustiva de su protocolo existente le permitirá identificar las brechas o vulnerabilidades existentes en el control de acceso de su ERP, lo que servirá como hoja de ruta para cualquier refinamiento logístico necesario.
  • Refuerce las mejores prácticas de seguridad con capacitación ERP continua. Si no educa regularmente a sus usuarios sobre los matices del software ERP, sus datos son propensos a una mala gestión, sin importar qué tan seguro crea que es su sistema. La capacitación en ERP es fundamental para el éxito y la seguridad de su negocio y requiere un enfoque estratégico, que describimos en Este artículo—para maximizar la conciencia y la retención.
  • Danos un anillo. Si no está seguro de si su sistema ERP actual es suficiente para ejecutar su plan, estamos aquí para ayudarlo. Nuestros amigables asesores de software están siempre al mando, listos para brindarle una gama de opciones de software que se adapten a sus aspiraciones de seguridad de datos. Para una consulta telefónica gratuita de 15 minutos, llame al (855) 998-8505.

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