Cómo organizar el mejor evento virtual

Lo guiaremos a través de la guía completa para organizar un evento virtual exitoso y cómo el software de eventos virtuales puede ayudarlo.

imagen de encabezado que muestra un evento virtual en la pantalla de una computadora

Planifier et organiser un événement en direct est déjà assez stressant, mais lorsqu’il s’agit d’événements virtuels, il y a des facteurs de stress supplémentaires : vous ne savez peut-être pas quels outils utiliser ou comment rendre votre événement passionnant pour los participantes.

En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre los eventos virtuales, que incluyen:

  • Beneficios de los eventos virtuales
  • Tipos de eventos virtuales
  • los software de eventos virtuales usted necesita
  • Cuánto tiempo debe durar su evento virtual
  • Cómo comercializar su evento virtual
  • Cómo hacer que su evento virtual sea divertido y atractivo para los asistentes

Siga leyendo para obtener la guía completa para planificar su próximo evento virtual y garantizar que sea un éxito.

¿Cuáles son los beneficios de los eventos virtuales?

Uno de los beneficios de planificar un evento virtual o en línea es que no tiene que reservar un espacio físico, lo que también significa que ahorra dinero. Tampoco tiene que instalar mesas, sillas y equipos de presentación voluminosos (¡oye, viejo sistema A/V de principios de la década de 2000, te estoy mirando!), lo que ahorra aún más dinero y tiempo.

También puede aprovechar los datos adicionales y el seguimiento de la audiencia de su plataforma de eventos virtuales. Con mejores análisis sobre la participación de los asistentes: ¿cuánto tiempo permanecieron los invitados en línea antes de irse? ¿Qué sesión fue la más popular? Puedes planificar mejor tu próximo evento.

Otro beneficio es que tiene la capacidad de expandir su alcance a nuevas ubicaciones y compartir con una audiencia más amplia. Por ejemplo, su audiencia ampliada podría incluir personas que no pudieron asistir de forma sincrónica (un evento sincrónico requiere que las personas estén en línea al mismo tiempo, interactuando en tiempo real), pero que les gustaría ver su contenido de forma asincrónica (las personas pueden participar en el mismo evento a su conveniencia, en su propio horario, por ejemplo, mientras se encuentran en diferentes zonas horarias).

Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

Es fácil grabar una reunión virtual con la mayoría de las plataformas y puede ofrecer este video de seguimiento de forma gratuita a los asistentes o como un video pago para aquellos que no se han registrado.

Decide el tipo de evento virtual

Al igual que los eventos del mundo real, los eventos virtuales abarcan toda la gama en términos de tipo, duración y propósito. A continuación se presentan algunos de los principales tipos de eventos virtuales.

  • Conferencia virtual: Un evento en el que puedes tener varios ponentes a lo largo de unos días. Un programa generalmente tiene discursos principales más largos una o dos veces al día y sesiones cada hora más cortas a lo largo del día. Estas sesiones funcionan bien con la funcionalidad de seminario web de una plataforma de eventos virtuales.
  • Feria Virtual: Estos incluyen panelistas y oradores estilo seminario web, pero también puestos de expositores. Por lo general, están orientados a una industria en particular. Con el software de eventos virtuales, puede configurar cabinas virtuales que incluyen aplicaciones o videos interactivos para que los asistentes los exploren.
  • Fiesta virtual: Durante la pandemia, muchos festivales están moviendo los eventos de 2020 en línea, donde transmiten charlas en vivo o programas de música. Esto puede variar desde festivales de libros como el Festival del Libro de Texas hasta festivales de arte y cultura, como el Festival de Nueva York, e incluso festivales de música.
  • Evento de networking virtual: Puede ser un evento independiente o parte de otro evento, como una conferencia virtual o un evento de oratoria. Los participantes conversan entre sí de manera informal a través de videoconferencias o mensajes, a menudo antes o después de una presentación más formal.
  • Evento de oratoria virtual: Los eventos de conferencias virtuales van desde lecturas de autores organizadas por librerías locales hasta reuniones de desarrollo profesional. Estos a menudo se llevan a cabo utilizando la funcionalidad de transmisión en vivo o videoconferencia del software de eventos virtuales.
  • Reunión interna virtual: Lo que solían ser reuniones en persona de toda la empresa o de todo el departamento ahora pueden tener lugar en un entorno virtual. También se conocen como reuniones públicas en las que los asistentes pueden interactuar con el orador y hacer preguntas.
Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

Cada herramienta de eventos virtuales tiene un conjunto diferente de características y opciones. Siga leyendo para saber cómo elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.

Feria virtual de carreras de Brazen Software

Feria virtual de empleo en Brazen (La fuente)

Elige la herramienta adecuada

La plataforma específica que necesita dependerá del tipo de evento virtual que esté organizando. Por ejemplo, dependiendo de la logística de su evento, es posible que necesite la funcionalidad de seminario web, la integración de sesiones de chat o de grupo, un vestíbulo virtual o espacio para eventos para simular un entorno de feria comercial o capacidades de transmisión en vivo.

Es importante desarrollar primero un plan para su evento y luego encontrar la plataforma de eventos virtuales con las funciones adecuadas para realizar el trabajo.

Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

En general, las herramientas de software de eventos virtuales le permiten transmitir eventos en línea y colaborar con los asistentes. Otra característica clave es la capacidad de compartir información con los asistentes a través de un seminario web.

Algunos software de eventos virtuales incluso le permiten crear entornos virtuales completos con salas de eventos, cabinas virtuales y avatares de los asistentes.

Descubre nuestro catálogo de software de eventos virtuales para ver comparaciones de herramientas de software populares y explorar características. Puede usar la herramienta de «filtros recomendados» de Capterra disponible en cada directorio de software para reducir sus opciones en función de las características que necesita. También puede leer las reseñas de los usuarios de otros propietarios de negocios sobre cómo califican cada plataforma.

Vestíbulo de eventos virtuales en forma de atrio, con los avatares de varias personas vestidas de negocios en red e interactuando

Vestíbulo de eventos virtuales en vFairs (La fuente)

Decidir sobre la longitud correcta

Quizás se pregunte cuánto tiempo debería durar un evento virtual. Nuevamente, esto dependerá del tipo de evento que esté organizando. Puede usar eventos reales como guía, pero tenga en cuenta que con un entorno en línea, puede ser aún más difícil mantener a un asistente interesado. Por esta razón, es posible que desee mantener las cosas en el lado más corto.

Para brindarle una guía, un evento virtual de mayor perfil, como un festival virtual o una conferencia virtual, podría durar de uno a cuatro días, según la cantidad de oradores y asistentes, con una programación formal durante todo el día desde el trabajo. Un solo evento de desarrollo profesional virtual puede durar solo de 45 minutos a una hora. También puede dejar 15 minutos al final o al comienzo de la hora programada para que los invitados se conecten a través de chat o videoconferencia.

Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

Muchas plataformas de software vienen con funciones como chat opciones de encuesta grupal o en vivo. Estas características pueden ayudar a que su evento sea más atractivo si incluye minijuegos u oportunidades de networking en su evento virtual.

centro de eventos virtual en Accelevents que muestra salas de reuniones, sesiones en vivo, patrocinadores de eventos, encuestas en vivo y preguntas y respuestas

Sesiones de trabajo y encuestas en vivo en Accelevents (La fuente)

Comercializa tu evento

Para que su evento virtual se destaque entre la multitud, debe ser creativo.

Aquí hay algunas ideas para comenzar su proceso de pensamiento creativo:

  • Envía un divertido gif animado como invitación a un evento.
  • Ofrezca a sus suscriptores de correo electrónico un descuento para asistir a su evento virtual.
  • Cree camisetas, bolsos de mano o carteles personalizados para promocionar su evento (todo disponible a través de comercio electrónico en el sitio web de su evento, por supuesto).
  • Dona un porcentaje de la venta de entradas a una organización sin ánimo de lucro relacionada con tu evento.
Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

Algunas plataformas de software de eventos virtuales permiten una marca personalizable, por lo que puede hacer que su comercialización se destaque y se coordine con la marca de su evento virtual para una experiencia cohesiva. Por ejemplo, puede crear páginas de inicio de registro y registro personalizadas que tengan el mismo aspecto que la página de destino de su evento en vivo.

Registro personalizado y páginas de registro en el software de eventos virtuales SpotMe Anywhere: pantalla de bienvenida con la marca naranja y amarilla y foto del orador

Marca personalizada en las páginas de registro y registro de SpotMe Anywhere (La fuente)

Diviértete

Una vez que haya comercializado con éxito su evento, debe entregarlo.

Tus invitados quieren aprender de ti y hacer networking, pero también quieren pasar un buen rato. Aunque todo es virtual, aún puede hacer que sus eventos sean divertidos utilizando su plataforma de eventos virtuales.

Cómo puede ayudarte el software de eventos virtuales

  • Muchas plataformas de software de eventos virtuales le permiten crear un lobby virtual para su evento. Invite a sus proveedores o oradores a instalar cabinas y deje que sus invitados exploren de forma interactiva.
  • Fomente la creación de redes compartiendo una pregunta para romper el hielo y pida a los invitados que participen a través del chat.
  • Haga que una banda actúe virtualmente a través de una transmisión en vivo antes de comenzar su sesión principal o presentación de orador.
  • Dé un regalo y pídale al presentador que use un generador de nombres aleatorios para seleccionar un ganador.
  • Experimente con encuestas en vivo para dividir la presentación.

sala de exposición de eventos virtuales en el software EventTitans que muestra un stand interactivo con logotipos y videos

Showroom virtual en EventTitans (La fuente)

Organice un evento virtual exitoso y haga que los invitados regresen por más

Si bien puede ser desalentador probar algo nuevo, su próximo evento virtual puede ser tan exitoso como un evento físico.

Tenga en cuenta que este tipo de experiencia virtual también puede ser nueva para sus invitados, por lo que tiene la oportunidad de destacarse de sus competidores manteniendo las cosas frescas y probando formas creativas de mantener a sus invitados comprometidos.

¿Quiere explorar el software de eventos virtuales? Descubre nuestro catálogo de software de eventos virtuales.


Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser respaldadas ni recomendadas. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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