Cómo hacer la nómina de tu pequeña empresa en 7 pasos

Nota: este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre las preocupaciones relacionadas con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento legal o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación particular, consulte a su asesor legal.


Uno de los males necesarios de administrar una pequeña empresa, la nómina también puede ser una de las tareas más peligrosas que puede hacer. Con 17% de los empleados diciendo que renunciarían a su trabajo por solo un cheque de pago atrasado o inexacto, el potencial de causar un daño significativo con solo un error de nómina es real. Sin mencionar las costosas multas impuestas por el IRS 40% de las pequeñas y medianas empresas cada año por errores en las cotizaciones a la seguridad social.

A pesar de la importancia de una buena nómina, muchos propietarios de pequeñas empresas no saben cómo hacer la nómina ellos mismos. Estamos aquí para ayudarte.

A continuación se muestra una guía paso a paso sobre cómo completar la nómina para su pequeña empresa. También explicaremos por qué un servicio de nómina asequible es una inversión rentable.

Esto es lo que cubriremos:


Paso 1: Solicite un número de identificación de empleador (EIN)

Paso 2: Decida un cronograma de nómina

Paso 3: Haga que cada empleado complete el formulario W-4

Paso 4: Calcular el salario bruto y neto

Paso 5: Paga a tus empleados

Paso 6: Pague los impuestos sobre la nómina

Paso 7: Declarar los impuestos sobre la nómina

Conclusión: por qué vale la pena un servicio de nómina


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Paso 1: Solicite un número de identificación de empleador (EIN)

Piense en su número de identificación de empleador (EIN) como el número de seguro social de su empresa. Este es el identificador único que el IRS utilizará para fines de impuestos sobre la nómina.

Afortunadamente, este paso es fácil. Puede solicitar un EIN de forma gratuita en el sitio web del IRS y recibe uno en minutos.

El asistente de EIN guía a los solicitantes a través del proceso de recibir un EIN (La fuente)

Paso 2: Decida un cronograma de nómina

Su cronograma de nómina (la frecuencia con la que paga a los empleados) afectará la forma en que calcula los montos de retención de impuestos sobre la renta en el siguiente paso, por lo que ahora es el momento de comprenderlo. La mayoría de los estados tienen leyes que requieren una frecuencia mínima con la que debe pagar a sus empleados, que puede encontrar aquí.

Siempre que cumpla con el mínimo requerido por la ley, su horario depende de usted y debe tener en cuenta las preferencias de los empleados, las necesidades administrativas y los costos. A modo de comparación, el Oficina de estadísticas laborales encontró que la mayoría de las empresas privadas en los Estados Unidos optan por un horario quincenal o semanal.

gráfico que muestra la frecuencia de los períodos de pago entre las empresas privadas de EE. UU.

Paso 3: Haga que cada empleado complete el Formulario W-4

Cada empleado de su empresa debe completar Formulario W-4 del IRS, también conocido como «certificado de retención de empleados». Este formulario le dirá cuánto impuesto federal sobre la renta debe retener del pago de cada empleado, según sus ingresos, estado civil, número de dependientes y otros factores.

Si un empleado tiene dificultades para completar el formulario, puede dirigirlo al estimador de retención de impuestos en el sitio web del IRS. Si vive en un estado, condado o ciudad que impone impuestos sobre la renta adicionales, los empleados también deben completar estos formularios. Puede encontrar una lista útil de enlaces al formulario de impuestos sobre la renta de cada estado aquí y una lista de la tasa de impuesto sobre la renta de cada estado aquí.

Una vez que tenga los formularios W-4 de todos, debe usar Publicación 15-T para calcular los montos retenidos para cada uno. Siga las instrucciones para el método de porcentaje o el método de tramo salarial (el método de tramo salarial es más fácil) y consulte la tabla que corresponde al estado de clasificación de cada empleado.

Una captura de pantalla de una tabla de niveles de ingresos en la Publicación 15-T del IRS.

Una de las tablas de la Publicación 15-T que se usa para calcular las deducciones del impuesto sobre la renta (La fuente)

Paso 4: Calcular el salario bruto y neto

A continuación, debe calcular cuánto se llevará a casa cada empleado de su cheque de pago y cuánto debe retener para impuestos, beneficios y otras deducciones.

Asegúrese de reservar suficiente tiempo en cada período de pago para hacer este cálculo y garantizar que los empleados reciban su pago a tiempo. También es una buena idea crear una hoja de cálculo con esta información para automatizar ciertos cálculos y mantener seguros los registros de nómina a lo largo del tiempo.

Cómo calcular el salario bruto

El salario bruto es la cantidad de dinero que gana un empleado antes de deducir impuestos y deducciones para cosas como el seguro. Para los empleados asalariados que ganan al menos $35,568 por año, calcular el salario bruto es sencillo. Simplemente divida su salario anual por el número de períodos de pago cada año.

programa de pago Número de períodos de pago por año
Semanalmente 52
Quincenal 26
Semi mensual 24
Mensual 12

Para los empleados asalariados que ganan menos de $35,568 por año, el cálculo es algo complicado por un nueva regla exigir a dichos trabajadores que se les paguen horas extras por todas las horas trabajadas más allá de las 40 horas por semana.

Para calcular el pago de horas extras de un empleado:

  • Divide su salario anual entre 52 semanas para obtener una tarifa semanal
  • Dividir por 40 horas para obtener una tarifa por hora
  • Multiplica por 1.5
  • Multiplique por el número de horas trabajadas en exceso de 40 por semana durante el período de pago

Para calcular el salario bruto de los trabajadores por hora, simplemente multiplique la cantidad de horas trabajadas durante el período de pago por su tarifa por hora. No olvide tener en cuenta el pago de horas extra por las horas trabajadas más allá de las 40 horas por semana para este grupo, así como cualquier tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) que usaron.

Finalmente, si le está dando a los trabajadores una bonificación como parte de su salario o está dispersando las propinas que han ganado, agréguelo ahora.

Ejemplo: Cómo calcular el salario bruto

Suponga que tiene un período de pago quincenal y un empleado que gana $14 por hora. Trabajaron 55 horas en la primera semana del período de pago y 43 horas en la segunda semana del período de pago. Esto significaría que trabajaron 80 horas regulares y 18 horas extra (más de 40 horas por semana) en total.

Su salario bruto sería:

(14×80) + (14x18x1.5) = $1,498

Cómo calcular el salario neto

El salario neto es la cantidad de dinero que un empleado se lleva a casa después de tener en cuenta todas las deducciones. Esta es la cantidad que aparecerá en su cheque de pago.

Para calcular el salario neto de un empleado, primero reste cualquier deducción antes de impuestos de su salario bruto, el más común de los cuales es el pago del seguro médico. Otras posibles deducciones antes de impuestos incluyen el seguro por discapacidad, el seguro de vida, los beneficios para viajeros y las contribuciones tradicionales al 401(k). Si no está seguro de si un beneficio que proporciona es una deducción antes o después de impuestos, consulte la Guía de impuestos del empleador del IRS.

Con las deducciones antes de impuestos resueltas, es hora de restar la cantidad que está reteniendo para impuestos. Tome el salario bruto del empleado menos las deducciones antes de impuestos y reste lo siguiente:

  • Impuestos sobre la renta federales, estatales, del condado y de la ciudad (use Publicación 15-T del paso 3).
  • Impuestos FICA para el Seguro Social y Medicare (7.65% del salario bruto menos las deducciones antes de impuestos*).

*Este número también es lo que usted como empleador necesita para FICA, que cubriremos en el Paso 6.

Finalmente, ocúpese de las deducciones y créditos después de impuestos. Los embargos de salario y las cuotas sindicales, por ejemplo, son deducciones después de impuestos que deben restarse del salario neto. Los reembolsos de gastos son créditos después de impuestos que deben agregarse.

Su cifra final es el salario neto real de un empleado.

Ejemplo: Cómo calcular el salario neto

Usemos nuevamente a nuestro empleado del ejemplo del salario bruto. Pagan $80 por período de pago por seguro médico. También deben $116 en impuestos federales sobre la renta y $60 en impuestos estatales sobre la renta, pero deben devolver $80 en este período de pago por suministros de oficina.

Su salario neto sería:

$1498 – $80 = $1418

$1,418 – $116 – $60 – ($1,418 x 7.65%) = $1,133.52

$1,133.52 + $80 = $1,213.52

Paso 5: Paga a tus empleados

Ya sea mediante depósito directo, cheques en papel o cualquier otro método de pago que usted y sus empleados hayan acordado para el pago, asegúrese de que cada empleado reciba su pago neto el día correcto de acuerdo con su cronograma de nómina.

Además, la mayoría de los estados requieren que los empleadores proporcionen a los empleados un talón de pago que detalle las diversas deducciones. Revisar su sitio web de la oficina estatal de trabajo para obtener más información sobre sus necesidades específicas.

Independientemente del estado en el que viva, asegúrese de mantener registros detallados de cada cheque de pago (a quién fue destinado, cuánto, cuándo se emitió, etc.).

Paso 6: Pague los impuestos sobre la nómina

Este paso es importante: pagarle al Tío Sam. Y eso puede complicarse, así que dividámoslo en partes.

Cuando pagas cargas sociales

La frecuencia con la que realiza depósitos de impuestos sobre la nómina depende de la cantidad de impuestos sobre la nómina que adeudaba anteriormente durante lo que se denomina el «período retrospectivo». Su «período de análisis» depende de si usa Formulario 941 («Declaración trimestral de impuestos federales sobre la renta del empleador») o Formulario 944 («Declaración anual de impuestos federales del empleador») para declarar sus impuestos comerciales al IRS.

La mayoría de las empresas usarán el Formulario 941. Solo aquellos con impuestos federales anuales de $1,000 o menos, o aquellos que hayan recibido instrucciones del IRS para usar el Formulario 944, usarán el Formulario 944. Si usa el Formulario 941, su «período de análisis» son los 12 meses antes del 30 de junio. Para 2020, por ejemplo, su período de análisis sería del 1 de julio de 2018 al 30 de junio de 2019.

  • Si sus impuestos sobre la nómina totales durante este período de análisis fueron de $50,000 o menos, o si es un empleador nuevo que no tuvo empleados durante este período de análisis, usted paga impuestos sobre la nómina mensual. Sus impuestos vencen el día 15 del mes siguiente.
  • Si sus impuestos sobre la nómina totales durante este período retrospectivo fueron más de $50,000, usted paga impuestos sobre la nómina quincenal. Los impuestos sobre los salarios pagados en sábado, domingo, lunes o martes vencen a más tardar el viernes siguiente. Los impuestos sobre los salarios pagados el miércoles, jueves o viernes vencen el miércoles siguiente.
  • Si una sola ejecución de nómina da como resultado una obligación de impuestos sobre la nómina de $ 100,000 o más, debe presentar los impuestos sobre la nómina el día siguiente y debe continuar haciendo depósitos al día siguiente durante el resto del año y el año siguiente.

Vuelva a hacer este cálculo cada año antes del comienzo del año para asegurarse de que está utilizando el programa de pago correcto.

Los únicos pagos de impuestos sobre la nómina que quedan fuera de este calendario son los impuestos federales de desempleo (FUTA) y los impuestos estatales de desempleo (SUTA). FUTA vence el último día del primer mes siguiente al final del trimestre. El SUTA generalmente se paga cada trimestralmente, pero este no es el caso en todos los estados, así que consulte el sitio web de su estado.

Cuánto debe en impuestos sobre la nómina

Cuando llega el momento de declarar los impuestos sobre la nómina, esto es lo que debe:

  • Los montos que retuvo del empleado pagan el impuesto sobre la renta federal y el impuesto sobre la renta estatal, del condado o de la ciudad, si corresponde (consulte el Paso 4).
  • Los montos que dedujo de los salarios de los empleados para el Seguro Social y Medicare (FICA) (vea el Paso 4).
  • La cantidad que debe como empleador para el Seguro Social y Medicare (FICA) (igual a las cantidades de FICA que dedujo de los empleados).
  • La cantidad que debe en impuestos federales de desempleo (FUTA). Si no paga SUTA (ver abajo), es el 6% de los primeros $7,000 del salario anual imponible de cada empleado. Si paga SUTA, esta tasa se reduce a 0.6%.
  • La cantidad que debe en impuestos estatales de desempleo (SUTA) (las tasas y bases salariales varían).

Cómo pagar los impuestos sobre la nómina

Puede pagar los impuestos federales sobre la nómina en línea a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Cada estado, condado y ciudad tiene su propio sitio web a través del cual puede presentar los impuestos que les debe.

Paso 7: Declarar los impuestos sobre la nómina

El paso final es informar sus pagos de impuestos sobre la nómina al IRS. Aquí está el desglose:

  • Formulario 940 («Declaración anual de impuestos federales de desempleo del empleador (FUTA)») vence el 31 de enero del año anterior.
  • Formulario 941 (“Declaración trimestral de impuestos federales sobre la renta del empleador”) vence cada trimestre a más tardar el último día del mes siguiente al final del trimestre (por ejemplo, el 30 de abril para T1).

Puede imprimir y enviar estos formularios al IRS siguiendo las instrucciones provistas en cada formulario, o enviarlos electrónicamente usando el IRS. servicio de archivos electronicos.

Eso es. Lo has hecho. ¡Felicitaciones por completar la nómina de su pequeña empresa!

Por qué vale la pena un servicio de nómina

Si todo el proceso de nómina parece demasiado complicado para hacerlo manualmente, es porque lo es. ¡Y es tan simple como parece!

De hecho, cada paso en este proceso tiene advertencias, excepciones y matices que pueden afectar la forma en que realiza la nómina en su pequeña empresa. Ni siquiera hemos explicado qué hacer si paga a contratistas independientes o tiene empleados en varios estados.

Con tanto trabajo involucrado, tener una sistema de software de nómina es un deber. No solo mantendrá sus registros de nómina organizados y seguros, sino que también automatizará muchos de los cálculos y presentaciones, ahorrándole un tiempo valioso. Haga clic en este enlace de arriba para obtener una comparación rápida de precios de las diversas opciones de software de nómina mejor calificadas en el directorio de Software Advice.

Una captura de pantalla de alguien que ejecuta la nómina en Patriot Payroll.

Ejecutar la nómina en Patriot Payroll (La fuente)

Si realmente desea descargar el estrés de su nómina, debe considerar una servicio de nómina asequible. Por unos pocos dólares adicionales por empleado, por mes, obtiene los beneficios del software de nómina, combinado con un experto en nómina que se encargará de todo: pagos, archivo, informes, etc. – al tiempo que garantiza la precisión y el cumplimiento.

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Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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