Cómo gestionar la incertidumbre del ciclo de vida utilizando herramientas de gestión de riesgos de proyectos

¿Es usted un gerente de proyecto que lucha por completar las tareas a tiempo y dentro del presupuesto? No te preocupes, no estás solo. La investigación sugiere que solo el 50% de los gerentes de proyecto pueden administrar de manera efectiva los riesgos de planificación y presupuestación (informe completo disponible para los clientes de Gartner).

Si bien puede haber muchas razones por las que su proyecto supera su presupuesto y cronograma originales, un lugar para comenzar es revisar su proceso de gestión de riesgos. Aquí hay algunas preguntas para ayudar a encontrar fallas en el proceso:

  • ¿Planifica con anticipación los imprevistos que pueden retrasar su proyecto?
  • ¿Está monitoreando su presupuesto a lo largo del ciclo de vida del proyecto?
  • ¿Revisas tu proyecto para aprender de los errores del pasado?

Si ya está marcando estas casillas y aún no ve ningún resultado, es posible que el problema no sea su proceso de análisis de riesgos, sino las herramientas que utiliza para realizar el proceso.

¿Sigue utilizando hojas de cálculo para documentar manualmente los riesgos del proyecto y realizar un seguimiento de los costes? Si es así, ahora es un buen momento para probar las herramientas de gestión de riesgos del proyecto. Estas herramientas son solución de gestión de proyectos con características para ayudarlo a identificar, analizar y controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

En este blog, explicamos cómo las herramientas de gestión de riesgos de proyectos pueden ser más eficaces que los métodos manuales, como las hojas de cálculo, para gestionar los riesgos. También compartimos algunas herramientas de gestión de proyectos de muestra con funciones de gestión de riesgos para que las pruebe.

Esto es lo que cubriremos:


Cómo gestionar los riesgos en las diferentes etapas de un proyecto
Paso 1: Planificar el alcance, los objetivos y el presupuesto del proyecto
Paso #2: Ejecutar los Entregables del Proyecto
Paso #3: Cerrar el proyecto
¿Que deberías hacer después?

Cómo gestionar los riesgos en las diferentes etapas de un proyecto

Las etapas del ciclo de vida de un proyecto varían dependiendo de su alcance. En aras de la simplicidad, consideramos que el ciclo de vida del proyecto consta de tres etapas: planificación, ejecución y cierre. Analicemos qué sucede en cada paso, los riesgos asociados y cómo puede ayudar el software.

Paso 1: Planificar el alcance, los objetivos y el presupuesto del proyecto

La etapa de planificación es donde crea su plan de gestión de riesgos del proyecto. Básicamente, lo que está haciendo es identificar los riesgos que pueden surgir en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto. También define el alcance, los objetivos, el cronograma y el presupuesto del proyecto en esta etapa.

Riesgos asociados con este paso:

  • No definir claramente el alcance, el propósito y el presupuesto del proyecto puede llevar a una desviación del alcance, que es cuando un proyecto se dispara más allá de sus expectativas originales, tiempo, costo y/o requisitos.
  • Las discusiones poco claras con el equipo del proyecto y las partes interesadas pueden llevar a establecer metas y expectativas presupuestarias poco realistas.
  • La falta de visibilidad de la disponibilidad, el ancho de banda y las habilidades de los miembros del equipo puede llevar a decisiones de programación de proyectos imprecisas, como asignar una tarea a un miembro del equipo que no tiene las habilidades requeridas.

Cómo ayuda el software durante la fase de planificación del proyecto

Una herramienta de gestión de riesgos del proyecto puede ayudarlo a identificar los riesgos al determinar el alcance del proyecto (tareas del proyecto y sus interdependencias), crear el cronograma (calendario del proyecto e hitos) y planificar los recursos (miembros y presupuesto).

un ejemplo es trabajonutria, una solución de gestión de recursos y planificación de proyectos que también ofrece funciones de gestión de riesgos. Le permite crear cronogramas de proyectos precisos en función de la capacidad de su equipo. Esto asegura que no exceda el alcance de un proyecto debido a una comprensión incorrecta de la disponibilidad y las habilidades de los miembros de su equipo.

Informes que incluyen la capacidad de recursos en WorkOtter

Informes que incluyen la capacidad de recursos en trabajonutria (La fuente)

Características principales del software para este paso:

  • Diagramas de Gantt: Describa el alcance de su proyecto con diagramas de Gantt, que utilizan la visualización para explicar las dependencias entre las diferentes tareas del proyecto.
  • Herramientas de colaboración: Utilice herramientas de colaboración integradas para discutir estrategias de mitigación de riesgos para su proyecto. Piense en un plan de respuesta al riesgo para gestionar cualquier factor de riesgo que pueda convertirse en un problema durante la fase de ejecución del proyecto.
  • Gestión de documentos: Cree un registro de riesgos almacenando las discusiones sobre los riesgos del proyecto y la documentación relacionada en un repositorio en línea centralizado.
  • Administracion de recursos: Use paneles para ver y revisar información sobre los horarios, la disponibilidad, las habilidades y el ancho de banda de los empleados para asumir nuevos proyectos.
  • Presupuesto: Calcule el tiempo y los costos de mano de obra en función de las habilidades de los miembros de su equipo y la cantidad aproximada de tiempo que cada uno dedicará al proyecto.

Paso #2: Ejecutar los Entregables del Proyecto

La gestión de riesgos es igualmente importante durante la fase de ejecución del proyecto, es decir, después de que se completa la planificación del proyecto. En esta etapa, seguirá los riesgos identificados que pueden convertirse en problemas e influir en su proyecto en comparación con su alcance y presupuesto iniciales.

Riesgos asociados con este paso:

  • El seguimiento ineficaz del progreso de los entregables puede dar lugar a sorpresas cuando su proyecto supera el cronograma y el costo estimados.
  • La falta de seguimiento puede dar lugar a retrasos en la adopción de medidas de respuesta al riesgo, si es necesario.

Cómo ayuda el software durante la fase de ejecución del proyecto

Para un proyecto en curso, una herramienta de gestión de riesgos puede ayudarlo a rastrear si sus tareas y costos están encaminados para cumplir con las expectativas de tiempo y presupuesto. También puede utilizar la herramienta para señalar cualquier riesgo potencial para las partes interesadas.

Un ejemplo es el software de gestión de proyectos. Aclaración, que ofrece seguimiento de tiempo, monitoreo de tareas y notificaciones en tiempo real, características clave que necesita para ejecutar proyectos. El software también le permite monitorear el progreso del proyecto y enviar alertas oportunas a los miembros del proyecto y las partes interesadas sobre los riesgos potenciales que pueden detener un proyecto.

Seguimiento del tiempo en Claritask

Seguimiento del tiempo en Aclaración (La fuente)

Características principales del software para este paso:

  • Seguimiento de tareas: Realice un seguimiento del progreso del proyecto mediante paneles y calendarios. También puede monitorear tareas y comentar hilos.
  • Seguimiento del tiempo: Registre las horas dedicadas por los miembros de su equipo a varias tareas y reciba notificaciones automáticas de próximas fechas de vencimiento o retrasos en la finalización de tareas.
  • Seguimiento de presupuesto y gastos: Identifique los excesos de presupuesto con paneles de informes que comparan los gastos planificados con los costos reales.
  • Notificaciones y alertas: Envíe notificaciones por correo electrónico o en la aplicación a las partes interesadas del proyecto y a los miembros del equipo sobre los riesgos que se han convertido en problemas y pueden poner en peligro el cronograma o el presupuesto de su proyecto.

Paso #3: Cerrar el proyecto

Durante la fase de Cierre del proyecto, implementa un plan formal de evaluación de riesgos, como solicitar la aprobación de las partes interesadas para cerrar oficialmente un proyecto, así como analizar informes para comprender el rendimiento general del proyecto. También deberá crear un documento de cierre que detalle los éxitos y fracasos en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.

Riesgos asociados con este paso:

  • Si no se formaliza un proceso de evaluación de riesgos, pueden surgir problemas como que la documentación final y los entregables no se actualicen o que los costos del proyecto no se facturen correctamente al cliente.
  • La documentación o el análisis inadecuados de los informes de rendimiento del proyecto pueden generar una imagen poco clara de si su proyecto se mantuvo dentro del alcance y cumplió con sus objetivos.

Cómo ayuda el software durante la fase de cierre del proyecto

Para administrar el riesgo de manera efectiva, no solo debe planificar y ejecutar sus proyectos con cuidado, sino también recopilar lecciones de cada proyecto para reducir la exposición al riesgo en el futuro. Por cada proyecto que complete su equipo, el software de gestión de riesgos del proyecto puede ayudarlo a obtener información de aprendizaje que se puede usar para su próximo plan de proyecto.

Un ejemplo es el software de gestión de proyectos. Inteligente que ofrece funciones como colaboración, informes y gestión de documentos. La función de generación de informes de la herramienta ayuda a analizar el rendimiento del proyecto y la productividad del equipo. Su función de gestión de documentos le permite registrar de forma colaborativa el aprendizaje en una biblioteca digital centralizada a la que solo pueden acceder los miembros autorizados del equipo.

Documente las notas del proyecto en Nifty

Documente las notas del proyecto en Inteligente (La fuente)

Características principales del software para este paso:

  • Relación : Realice análisis de riesgos utilizando informes que contienen instantáneas de las horas y los gastos reales del proyecto en comparación con las estimaciones iniciales. Obtenga detalles sobre las tareas y fases que excedieron sus estimaciones planificadas.
  • Gestión de documentos: Compile el aprendizaje de un proyecto en un documento de cierre formal que se pueda presentar a las partes interesadas y los clientes en la reunión final.

¿Que deberías hacer después?

Hay muchas herramientas de administración de proyectos que pueden ayudarlo a administrar el riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Y hemos compartido algunos programas de muestra en este artículo para que los considere. Pero, ¿sabía que el empresario medio tarda dos años en comprar un software? Permítanos simplificar el proceso para usted.

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Metodología

El artículo fue actualizado el 22 de febrero de 2021.

Se utilizaron los siguientes criterios para seleccionar las muestras de software enumeradas en este artículo:

  • Estos son los tres productos mejor clasificados en el informe FrontRunners de software de gestión de proyectos de Software Advice (publicado en enero de 2021).
  • Los productos ofrecen las características mencionadas en este artículo que ayudan a administrar el riesgo del proyecto.

El informe FrontRunners al que se hace referencia en este artículo califica los productos en función de la facilidad de uso y las calificaciones de satisfacción del cliente de los usuarios de Software Advice. Más información sobre la puntuación de FrontRunners aquí. Puede consultar el informe completo del software de gestión de proyectos FrontRunners de enero de 2021 aquí.

Notar: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden respaldar o recomendar. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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