Cómo evaluar un nuevo software en 5 pasos

Cuando se trata de software empresarial, no se trata de si lo necesita, sino de qué software necesita. Y cuando hay cientos de opciones posibles, responder «quién» se vuelve realmente difícil.

stacy caprio, fundador de Growth Marketing, optó por una opción popular para manejar el marketing por correo electrónico, pero luego se dio cuenta de que no era financieramente viable. A medida que su lista de suscriptores de correo electrónico creció a más de 2000 miembros, el plan de precios se volvió demasiado caro y finalmente tuvo que abandonar la herramienta.

Ejemplos como estos son abundantes entre las empresas, pero son prevenibles. La investigación y evaluación exhaustivas del software pueden ayudarlo a evitar errores de selección de software que pueden tener consecuencias costosas, como cambiar de proveedor o perder clientes.

Para evaluar cuidadosamente una solución, debe desarrollar una estrategia de evaluación detallada. Esta estrategia debe incluir varios aspectos, como las capacidades técnicas de la herramienta, el rendimiento del proveedor y el costo total de propiedad. También deberá considerar los procesos y requisitos únicos de su empresa.

Dado que crear una estrategia de este tipo desde cero puede parecer un gran esfuerzo, hemos creado un modelo de esta estrategia para usted.

1. Realice un análisis de necesidades: anteponga el “por qué” al “cómo”

No puede evaluar una herramienta de software si no identifica el resultado objetivo del uso de ese software. Para saber qué tan buena es una herramienta, primero debe identificar los principales problemas que espera resolver con ella. Por ejemplo, antes de evaluar un sistema de comercio electrónicoes posible que desee preguntarse:

  • ¿Nos estamos perdiendo mayores ventas al no tener nuestra tienda minorista en línea?
  • ¿Nuestros clientes están insatisfechos con la experiencia de usuario actual (UX)?
  • ¿Los costos de mantenimiento del servidor interno son demasiado altos? ¿Tendrá más sentido suscribirse a una herramienta basada en la nube?

Comprender el «por qué» ayudará a identificar el «cómo» para eliminar las opciones irrelevantes. Si desea brindar una mejor UX a sus clientes, puede buscar herramientas que ofrezcan una galería de plantillas prefabricadas, un módulo de carrito de compras atractivo y una experiencia de pago fluida.


Preguntas frecuentes: ¿Cuáles son los aspectos clave a tener en cuenta antes de iniciar el proceso de evaluación?
Responder: Aquí hay algunas cosas clave a considerar antes de evaluar una herramienta:

  • ¿Quién liderará el proceso de evaluación?
  • ¿Cuáles son los requisitos presupuestarios?
  • ¿Cuáles son todas las aprobaciones necesarias para empezar?
  • ¿Cuál es el calendario de evaluación?

La idea es establecer un flujo de trabajo, obtener aprobaciones y distribuir responsabilidades.

2. Identifique las características «imprescindibles»: cree sus propios criterios

Después de comprender claramente los puntos débiles que abordará la herramienta, anote una lista de características que podrían ayudar a abordar esas necesidades. Además de las características «imprescindibles», cree también una lista de características «agradables de tener».

Si tomamos el software de comercio electrónico como ejemplo, una atractiva galería de imágenes y un editor, un sistema de pago y un módulo de carrito de compras podrían ser sus características «imprescindibles», mientras que un esquema de color de una página web de ajuste automático podría ser «agradable tenerlo». » rasgo. .

Una vez que haya definido las funciones que necesita, es hora de comenzar a seleccionar las herramientas que cumplan con sus requisitos de funciones. Sin embargo, clasificar las muchas herramientas en el mercado para obtener una lista inicial puede ser desalentador.

Para eso, puede consultar la investigación sobre las mejores herramientas: nuestra precursores es uno de esos informes. También puede consultar sitios de terceros, como el nuestroque enumera los productos según las calificaciones de los usuarios.

Puede dedicar mucho tiempo a este ejercicio, ya que sienta las bases para los próximos pasos. Su objetivo debe ser intentar que la lista sea lo más completa posible.


Preguntas frecuentes: ¿Qué es un panel de control de software y cómo puede ayudarme?
Responder: Un tablero puede ayudarlo a cuantificar las capacidades de una herramienta y compararla con otras opciones. ¡Pero eso requiere hacer los cálculos!

Cree una lista de sus características imprescindibles y excelentes y asigne pesos (es decir, valor numérico) a cada uno en función de su relevancia para su proceso. Cuanto más relevante es la característica, mayor es el peso. El peso colectivo de todas las características debe sumar 100.

A continuación, califique cada herramienta según sus características individuales, en una escala del 1 al 5, y utilice esta fórmula para generar una calificación ponderada:

(Peso / 5) x Puntuación = Puntuación ponderada

Por ejemplo, si la herramienta obtiene una puntuación de 2 en la función 1 y tiene una ponderación de 25, la puntuación ponderada será (25/5) x 2 = 10.

Una vez que haya llegado a la puntuación ponderada de cada función, súmelas para obtener la puntuación final. Haga esto para cada herramienta para ver cómo se comparan los puntajes finales.

3. Seleccione un proveedor: elija una asociación duradera

Seleccionar el proveedor adecuado es tan importante como seleccionar una herramienta con capacidades técnicas sólidas. Dado que las compras de software suelen ser un compromiso a largo plazo, es mejor tomarse el tiempo para investigar a fondo al proveedor. Aquí hay algunos criterios sobre los cuales puede evaluar al proveedor:

  • Opciones de implementación: Las opciones de implementación varían según el proveedor, como ERP local, SaaS y la nube. Cada opción de implementación varía en términos de almacenamiento de datos, mantenimiento, soporte, actualizaciones, etc. Deberá considerar estas peculiaridades antes de elegir un proveedor en particular.
  • Servicio al cliente: Las opciones de atención al cliente varían según el proveedor. Estos pueden incluir soporte por correo electrónico, teléfono o chat, mientras que algunos proveedores solo ofrecen soporte a través de tickets. Además, el soporte puede estar disponible de forma gratuita o por una tarifa.
  • Entrenamiento adicional: Dependiendo de la complejidad de la herramienta, su equipo puede necesitar capacitación adicional antes de usar la herramienta. Algunos proveedores cobran por estas capacitaciones, mientras que otros ofrecen capacitación o materiales educativos gratuitos (como guías prácticas y tutoriales en video).

Preguntas frecuentes: ¿Cómo puedo hacer una búsqueda efectiva de proveedores?
Responder: Hay muchas maneras de buscar proveedores. Puede visitar su sitio web, leer estudios de casos y consultar sitios web de terceros para leer reseñas imparciales de proveedores. Si conoce a alguien que usa el producto, puede pedir su opinión sobre el proveedor.

Además, puede consultar fuentes de información para verificar si el proveedor se ha visto involucrado en violaciones o sobrecargas de seguridad de datos.

4. Calcule el costo total de propiedad: considere los costos iniciales y ocultos

Ahora que ha seleccionado las herramientas más relevantes para sus necesidades, es hora de evaluar su costo total de propiedad (TCO). Gartner define el TCO para TI como el costo de «adquisición, administración y soporte de hardware y software, comunicaciones, gastos del usuario final y el costo de oportunidad del tiempo de inactividad, capacitación y otras pérdidas de productividad».

Veamos cómo se puede calcular esto:

  • Costos de puesta en marcha del proyecto: Si está reemplazando un sistema antiguo, deberá incluir el costo de la actualización desmantelamiento del antiguo sistema o mantener su funcionamiento hasta que sea reemplazado.
  • Costos iniciales de instalación: Se refiere al costo que implica configurar la herramienta e incluye los gastos incurridos en la adquisición e implementación de hardware y software.
  • Cargos continuos: Este costo implica el costo de mantener y operar la herramienta año tras año. Incluye gastos tales como tarifas de mantenimiento de servidores, tarifas de mantenimiento de equipos de red, costos anuales de actualización, personal de soporte técnico y capacitación administrativa.
  • Costos estimados (5 años): Con base en la configuración inicial y los costos continuos, genere una estimación para los próximos cinco años para determinar el costo total en el que incurrirá. También debe incluir los costos de depreciación y amortización en esta sección. Todos estos costos combinados le darán una estimación del TCO de la herramienta.

Preguntas frecuentes: ¿Cómo varía el TCO para implementaciones locales y SaaS?
Responder: El costo total de propiedad variará según la configuración inicial. La implementación local generalmente implica una inversión inicial más alta que SaaS. También variará según las licencias y suscripciones, mantenimiento y soporte, migración de datos y costos de hardware. Para tener una idea de cómo puede variar el costo, vea nuestro Calculadora de TCO local y SaaS.

5. Hablar con las partes interesadas: decidir en equipo

Es fundamental incluir la opinión de los interesados ​​porque ellos se ven directamente afectados por la compra: pueden ser los usuarios finales de la herramienta o los responsables de los procesos encargados de garantizar la eficiencia. De cualquier manera, cuantas más perspectivas, mejor.

Aquí hay algunas maneras de asegurarse de que se escuche la voz de todos:

  • Investigar: Con múltiples partes interesadas involucradas, puede ser difícil llegar a todos. Una forma simple pero efectiva de obtener retroalimentación en tales casos es realizar una encuesta. Cree una encuesta utilizando Formularios de Google o cualquier herramienta de creación de encuestas y analice los resultados clave.
  • Lluvia de ideas en grupo: Si funciona para todos, encuentren tiempo para hacer una lluvia de ideas en grupo. Este enfoque garantiza que se disipen las dudas y que pueda obtener comentarios valiosos en el intercambio de preguntas y respuestas.
  • Obtenga comentarios personalizados: Con partes interesadas de alto nivel que son importantes para la toma de decisiones pero tienen poco tiempo, considere tener sesiones individuales.

Preguntas frecuentes: ¿Cómo realizar una encuesta efectiva?
Responder: Para realizar una encuesta, identifique las áreas clave que necesita abordar y piense en ellas como los compartimentos principales. Encuentre preguntas relevantes y haga una lluvia de ideas en torno a esos cubos. El número óptimo de preguntas es entre 10 y 15.

Una vez que las preguntas estén listas, identifique formas de realizar la encuesta.

No dudes en pedir ayuda

Esperamos que haya encontrado útiles los pasos de evaluación del software como plantilla. Si aún no tiene claro un aspecto o cree que necesita apoyo adicional, comuníquese con nuestros asesores para una consulta gratuita y sin compromiso. Meramente Rellene este formulario para reservar un lugar.

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