Cómo estructurar su departamento de recursos humanos a medida que crece su negocio

Su negocio ha crecido en los últimos dos años y depende de usted satisfacer la necesidad de un puesto de recursos humanos dedicado. Si siente que no está preparado para el papel, no está solo.

La investigación de Gartner encontró que solo el 35 % de los líderes de recursos humanos están de acuerdo en que tienen la combinación de datos, tecnología y habilidades de creatividad social necesarias para satisfacer las demandas de su trabajo (contenido completo disponible para los clientes).

Esto es especialmente cierto en las pequeñas empresas donde un empleado puede asumir todas las necesidades de gestión de recursos humanos de la organización, incluidas pagar, reclutamientocumplimiento, seguimiento del día de vacacionesy administración de beneficios.

Las principales responsabilidades de una «persona de recursos humanos», y eso lo incluye a usted

Pero su gerente anuncia que hay un presupuesto disponible para contratar a otro profesional de recursos humanos. Así, la única “persona de recursos humanos” se convierte en el “departamento de recursos humanos”. Con la transición vienen las preguntas. ¿Cuál es la mejor forma de estructurar este nuevo departamento de recursos humanos? ¿Cómo se divide el trabajo? ¿Y qué sucede cuando se incorpora un tercer, cuarto o incluso quinto empleado de recursos humanos?

Estamos aquí para responder esas preguntas, pero primero, disipemos un mito común en el departamento de recursos humanos.


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1:100 es una guía obsoleta

La pregunta de cuántos empleados internos de recursos humanos debería tener en el personal solía seguir un estándar de décadas. una persona de recursos humanos por cada 100 empleados a tiempo completo.

Pero la investigación de Academia para Innovar RRHH (AIHR) muestra que esto es insuficiente y que el número correcto difiere dependiendo de varios factores. Estudios previos han demostrado que la Ratio medio RRHH/empleado es de 2,60, pero las empresas más pequeñas siguen reportando proporciones de dotación de personal de recursos humanos más altas.

La necesidad de personal de recursos humanos disminuye a medida que aumenta el tamaño de los empleados, ya que las empresas más grandes tienden a tener más personal de recursos humanos que las empresas más pequeñas. Es posible que necesiten agregar empleados de recursos humanos solo cuando surja la necesidad, como cuando:

  • Manejo de problemas de cumplimiento complicados
  • Llegar a un inesperado y largo período de crecimiento
  • Tener una o más ubicaciones o sucursales remotas
  • Falta de procesos y sistemas necesarios.

Esta es a menudo la razón por la cual las pequeñas empresas también operan sin un equipo de recursos humanos. Más, sistemas de software de recursos humanos automatice tareas como la nómina y el seguimiento del tiempo, mientras que las agencias externas pueden manejar las necesidades subcontratadas, como el reclutamiento. A veces, las pequeñas empresas no necesitan un empleado de recursos humanos dedicado hasta que tienen más de 200 empleados.

Sin embargo, una pauta no siempre es una regla absoluta. Sus planes de contratación de recursos humanos dependen del estado actual de su negocio. A continuación, le mostraremos cómo puede estructurar su departamento de recursos humanos a medida que su negocio comienza a crecer más allá de la marca de 100.

Cronograma de contratación de recursos humanos sugerido en función del número de empleados

Las necesidades comerciales de recursos humanos varían de una organización a otra. Por ejemplo, un momento inteligente para contratar a su primer empleado de RR.

Peter Rosen, presidente de la firma consultora Estrategias y soluciones de recursos humanos.propone una directriz más modernizada basada en su experiencia:

Calendario de contratación de empleados de recursos humanos

De acuerdo a mikaela kinerfundador y CEO de la consultora Reverb, “Si creces, diría que contrates a esa segunda persona en la marca de 150. Esa tasa de crecimiento requiere mucha más infraestructura y procesos.

Cómo optimizar su estructura inicialmente

Si tiene más de 100 empleados y su personal de GP/HR está luchando para equilibrar todo por su cuenta, podría ser el momento de contratar a su segundo empleado de recursos humanos. Esto generalmente le brinda dos opciones para estructurar un departamento de recursos humanos próspero.

  1. Contratar un asistente de recursos humanos: En este escenario, usted se convierte en el gerente de estrategia de recursos humanos y asume responsabilidades como las relaciones con los empleados y gestión del rendimiento. El asistente de recursos humanos recién contratado se encarga de las tareas administrativas, como la gestión de HRIS, el archivo de documentos y publicar anuncios de trabajo.
  2. Contratar a un reclutador de tiempo completo: Esta persona se hará cargo de una de las funciones de recursos humanos más exigentes: la dotación de personal. Peter Rosen recomienda esta estructura para ahorrar tiempo con un especialista en reclutamiento. Después de todo, el reclutamiento requiere especialización para contratar a un ritmo rápido durante las fases de crecimiento.

estructura recomendada para el departamento de recursos humanos de dos personas

Cuando haya espacio disponible para su tercer empleado, contrate a un asistente o reclutador, según sus necesidades restantes.

Calendario de contratación de empleados de recursos humanos

Esta estructura de departamento de recursos humanos se recomienda para la mayoría de las empresas. Muchas organizaciones traen expertos en cultura y desarrollo de liderazgo cuando llegan a 50-80 empleados, ya que estas son áreas críticas de enfoque. Pero también puede subcontratar estas necesidades si no están en su lista de prioridades. Kiner está de acuerdo:

“Puede subcontratar eso y buscar programas externos. Pero, si es algo que la empresa sabe que quiere desarrollar y proporcionar a los empleados de forma continua, diría que hay demasiados recursos. Asegúrese de que la persona con más experiencia o la segunda persona que contrate realmente tenga las habilidades y la capacidad para hacer este trabajo con el equipo de gestión.

Divide por función a medida que creces

A medida que crece su departamento de recursos humanos, debe contratar especialistas para que se hagan cargo de funciones específicas de recursos humanos, como beneficios o relaciones con los empleados, ya que estas funciones se volverán más complicadas con el tamaño.

Mire el video a continuación para obtener más información sobre las responsabilidades clave de gestión del desempeño que deben asumir sus profesionales de recursos humanos:

Rosen señala que, por ejemplo, en el caso de la compensación, la subcontratación a veces puede generar estructuras salariales y beneficios competitivos. Pero Kiner enfatiza la importancia de contratar expertos desde el principio, incluso a cambio de una compensación.

Kiner explica: “La mayoría de los médicos de cabecera no son grandes expertos en [compensation]. A menudo tienes compensaciones y beneficios para las personas que a menudo son buenas con [HR] sistemas, y puede dejárselo todo a una sola persona.

Una vez que tenga cubierta la compensación, es probable que sus necesidades varíen según la industria. Este es un ejemplo de cómo sería un departamento de recursos humanos de seis personas:

Calendario de contratación de empleados de recursos humanos

En este escenario, así es como se distribuyen las tareas de recursos humanos:

Director de Recursos Humanos: Gestiona la visión estratégica del departamento de RRHH y aprueba todas las decisiones de alto nivel mientras gestiona las comunicaciones con C-suite.

Coordinador de contratación: Trabaja con gerentes de contratación para crear listados de trabajo, analizar currículums, realizar entrevistas y enviar ofertas mientras administra el Sistema de seguimiento de candidatos (ATS).

Responsable de las relaciones sociales: Gestiona las necesidades de incorporación, coordina los esfuerzos de gestión del rendimiento y gestiona las disputas de los empleados mientras recomienda cambios de política para su aprobación.

Responsable de remuneraciones: Desarrolla estructuras competitivas de pago y compensación dentro de presupuestos predeterminados, administra los sistemas de software de recursos humanos centrales y garantiza el procesamiento de nóminas y la administración de beneficios sin errores.

Director de Formación: Trabaja con los jefes de departamento para desarrollar cursos de capacitación efectivos que mejoran las habilidades, crea materiales y evaluaciones, y administra todas las plataformas de administración de aprendizaje.

Gerente de Cumplimiento: Asegura que la empresa esté al día con todas las normas de salud, empleados y seguridad, mientras gestiona las certificaciones necesarias de los empleados.

Este formato de departamento garantiza que todas las necesidades fundamentales y estratégicas de recursos humanos tengan un dueño, y la estructura plana de recursos humanos permite que el director de recursos humanos en la parte superior se mantenga al tanto de proyectos y discusiones importantes.

Cosas a tener en cuenta a medida que crece

Bajo sus cinco gerentes arriba, puede tener muchos asistentes y especialistas. También puedes tener un codirector de recursos humanos a tu lado o decidir distribuir la carga de trabajo por ubicación o país.

Aquí hay algunas mejores prácticas finales para tener en cuenta a medida que evoluciona su departamento de recursos humanos:

  • No empuje las clavijas cuadradas en los papeles redondos. Es tentador tomar a las personas que tienes y adaptarlas a tus necesidades, pero si alguien no encaja bien en un nuevo rol, no lo obligues.
  • Invertir en software temprano. plataformas de recursos humanos puede ser utilizado incluso por las empresas emergentes más pequeñas, ya que hay muchas opciones asequibles. Estas soluciones ayudan a las empresas a automatizar las tareas necesarias, como el seguimiento del tiempo y la gestión de nóminas, ahorrando costes de contratación y aliviando la carga de trabajo general. Rosen recomienda que las empresas comiencen a buscar soluciones de software alrededor de la marca de 35 empleados.

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