Cómo escribir un caso de negocio para un nuevo software [Includes Free Template]

Está listo para invertir en un nuevo software. Usted sabe el impacto positivo que esto tendrá en su negocio. Estás listo para sacudir las cosas. Entonces, ¿cuál es el siguiente paso?

Puede ser difícil para los tomadores de decisiones justificar los costos de una inversión en software sin una comprensión clara de los méritos del sistema. Es por eso que escribir un caso de negocios sólido es su mejor apuesta.

En este artículo, aprenderá cómo crear un caso de negocios para un nuevo software mediante la identificación de los beneficios y costos de la solución y el retorno de la inversión. Estas recomendaciones y consejos se compilan a partir de mi experiencia profesional como líder de ITPMO, la investigación de Gartner y las mejores prácticas compartidas por el Project Management Institute.

Aquí hay una descripción general de la plantilla de caso de negocios que se le proporcionó. Haga clic aquí para ir directamente a la descarga de la plantilla.

¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio es un documento formal presentado a la alta dirección solicitando la aprobación de un proyecto propuesto. Describe el problema de negocio a resolver y la solución propuesta. Se identifican los costos, los beneficios, los riesgos y el equipo del proyecto.

Luego, el caso comercial generalmente se envía para la revisión y aprobación de la gerencia. La aprobación debe servir como aprobación formal del presupuesto, la asignación de recursos y el acuerdo de alcance.

¿Porque es esto importante?

La creación de un caso de negocio tiene varios propósitos:

  • Asegura la alineación con el problema y la solución del negocio.
  • Designa a los miembros del equipo del proyecto y al propietario del negocio.
  • Formaliza la aprobación del presupuesto; también puede proporcionar una copia de seguridad si la asignación de fondos se cuestiona más adelante.
  • Muestra que ha analizado a fondo el problema, las posibles soluciones y los riesgos para encontrar la mejor solución posible.
  • Actúa como una guía a lo largo del ciclo de vida del proyecto para mantener el esfuerzo alineado con la intención.

Pero, ¿cuáles son los riesgos si no presenta un caso de negocios? Gartner dice que el establecimiento de objetivos y la aceptación de las partes interesadas son los dos mayores desafíos que enfrentará si no construye primero un caso de negocios sólido. Veamos por qué. (Informe completo disponible solo para clientes de Gartner.)

Objetivos desalineados: Sin un caso comercial claro, es posible que no haya objetivos claramente definidos y acordados para la inversión. Esto hace que la recopilación de requisitos y la selección de un proveedor sean mucho más difíciles, y podría provocar que el proyecto se estanque o que se seleccione un proveedor inadecuado.

Registro limitado: Obtener el apoyo de las partes interesadas del negocio puede ser difícil de lograr sin compartir un caso sólido para hacerlo. También es posible que surja oposición a la inversión meses después de la implementación, cuando las partes interesadas lo desafíen a justificar los costos continuos. Esto será difícil de hacer sin un caso comercial existente que incluya una medición del éxito/impacto del nuevo software.

Antes de seguir los pasos para escribir un caso de negocios, veamos este video para comprender el contenido de un caso de negocios.

Paso 1: Construya los elementos de su caso de negocio

Al crear un caso de negocios para un nuevo software, es importante presentar el alcance completo del proyecto para que la gerencia pueda estar segura de que ha considerado el impacto total de su propuesta. Esto es especialmente importante cuando se pregunta cuánto dinero requerirá el nuevo software para la implementación y los gastos continuos.

Asegúrese de que su argumento incluya lo siguiente (Seguiremos la estructura de la plantilla proporcionada a continuación):

Resumen: Resuma los objetivos para seleccionar e implementar nuevo software. No olvide indicar que desea comprar un nuevo software; esto puede parecer obvio, pero a veces puede resultar confuso después de trabajar y reelaborar la redacción de esta sección.

Asegúrese de responder preguntas como:

  • ¿Qué problema empresarial resolverá esto?
  • ¿Por qué necesitamos resolver este problema ahora?
  • ¿Hay algún cambio en las normas o reglamentos que hagan obligatoria esta inversión?

E incluya aspectos destacados de los problemas comerciales que se resolverán con el nuevo software.

  • Ahorro de costos (por ejemplo, el software reducirá la mano de obra/horas dedicadas a tareas manuales, reducción de errores costosos).
  • Ingresos mejorados (por ejemplo, mayor velocidad de flujo de trabajo, integración con sistemas asociados).

Tenga en cuenta que no estamos nombrando software específico en esta sección y eso es intencional. Es porque tienes que resolver el problema empresarial. No se limite a comprar software.

A menudo, el director del proyecto o un jefe de departamento es responsable de implementar una herramienta específica. Por ejemplo, si su contador senior usó un programa en su antigua empresa, podría pedirle que invierta en el mismo software. Entonces, el proyecto se convertiría en «compremos software X» en lugar de un enfoque más considerado como «hemos superado nuestro proceso de contabilidad actual y necesitamos un programa sólido que nos ayude a escalar».

Descripción de la solución: Describa cómo planea usar el software para resolver problemas comerciales y/o lograr sus objetivos. Describa qué podrá hacer que no puede hacer ahora y qué requisitos debe tener la herramienta para respaldar la capacidad de su equipo o departamento para resolver sus problemas y/o lograr sus objetivos.

En esta sección, también puede incluir la justificación de cómo decidió comprar un nuevo software en lugar de desarrollar una solución personalizada internamente o contratar un equipo de desarrollo de software externo. (Esto puede no ser relevante para su negocio dependiendo de su entorno de TI).

Resumen de costos: En el modelo a continuación, el costo de implementación, el costo total de propiedad y el cálculo del ROI son los números resaltados. Pero esos números pueden ser abrumadores y confusos de calcular. Por este motivo, hemos dedicado el paso 2 de este proceso a recopilar los números necesarios para proporcionar cálculos precisos y relevantes.

Resumen de las ventajas del software: Resalte los beneficios esperados y las ganancias tangibles, como el ahorro de tiempo y dinero, así como los beneficios intangibles, como una mayor colaboración y mejores protocolos de gestión de riesgos.

Esta sección debe centrarse en los beneficios comerciales en lugar de los beneficios técnicos. Sus ejecutivos tendrán dificultades para evaluar la necesidad de un nuevo software si se enfoca en beneficios como la reducción de la deuda técnica o la optimización de la arquitectura del sistema. Pero verán el valor, por ejemplo, en una mayor velocidad y precisión en todo el proceso de ventas y prospección.

Punto: Si eres una persona muy técnica (¡como suelo ser yo!), asóciate con un líder empresarial para escribir esta sección.

Línea de tiempo de ejecución: Describa el cronograma para implementar la solución de software. Esta línea de tiempo puede variar significativamente dependiendo de dónde se encuentre en el proceso de selección de software, así que tenga claro qué acciones se tomarán y cuándo.

Elementos adicionales que puede incluir:

  • Hitos clave, como la reunión de inicio del proyecto, la fecha de lanzamiento y las fechas de capacitación.
  • Cadencia para reuniones informes de equipo, informes de estado y demostraciones.

Gestión del proyecto: Nombre de cada persona y su papel en el proyecto. Sí, use nombres, no solo títulos de trabajo, para asegurarse de que todos tengan claro qué recursos se necesitan.

Plantilla de carpeta de negocios gratis

Si su empresa aún no tiene una plantilla de caso de negocios (y asegúrese de solicitar una antes de crear una), hemos creado una para usted. Haga click aquí para descargar.

Paso 2: desglose de los costos

Como se prometió anteriormente en el componente «Resumen de costos», en esta sección aprenderá sobre los costos típicos que los líderes empresariales quieren ver en un caso de negocios. Para cada uno, le mostraremos dónde obtener los números necesarios para los cálculos.

Costo total de implementación

Para calcular este número, desglose los costos asociados con la compra e implementación del software. Esto incluye tanto los costos obvios, como el número y el precio de las licencias de software, como los costos menos obvios, como el nuevo hardware y las sesiones de capacitación.

Punto: Indique el número de licencias necesarias y los tipos necesarios. El tipo de licencias de usuario que compre puede afectar los costos. Por ejemplo, una licencia de administrador de sistemas generalmente cuesta más que un usuario promedio, pero es probable que solo necesite unas pocas.

Costo total de propiedad (TCO)

Encuentre el costo total de propiedad suele ser el punto de partida para calcular el retorno de la inversión (ROI) y comparar las cotizaciones de los proveedores. Esto implica sumar los costos iniciales de cada solución, calcular el valor presente neto de los costos recurrentes durante la vida útil esperada de la herramienta y luego sumar los costos iniciales y el valor presente de los costos futuros.

Es común que las empresas piensen solo en los costos iniciales del nuevo software cuando evalúan los proveedores y los riesgos. Pero hay una cantidad considerable de factores que deben incluirse al calcular el TCO.

Piense en el TCO como un iceberg. Hay más de lo que parece:

el gráfico muestra una representación de iceberg del costo total de propiedad, con costos esperados por encima de la línea de plegado y costos inesperados por debajo de la línea de plegado

Fuente: Gartner (contenido completo disponible para los clientes de Gartner)

Otras cifras que puede necesitar considerar incluyen el salario de cualquier nuevo personal requerido para mantener el software (por ejemplo, administrador del sistema de TI) y la administración recurrente de hardware, si corresponde (por ejemplo, escáneres portátiles para una nueva herramienta de inventario).

Cálculo del retorno de la inversión (ROI)

El verdadero retorno de la inversión suele ser difícil de medir y aún más difícil de garantizar. No puede saber con certeza cómo crecerá y cambiará el negocio durante la vida útil de una herramienta, y es posible que deba agregar nuevos módulos o crear integraciones.

Los dueños de negocios entienden el área gris alrededor de esta cifra, pero esperan total transparencia de su parte. Asegúrese de explicar que estos números son la mejor proyección de los costos y beneficios esperados del nuevo software que ha hecho con conjeturas fundamentadas.

La fórmula de cálculo del ROI es:

(ganancia de inversión – costo de inversión) / (costo de inversión)

Paso 3: Obtenga el apoyo de las partes interesadas

Escribir un caso de negocio no es una tarea individual. Necesita socios en cada paso del proceso para ayudarlo a desarrollar el plan. Estos son algunos consejos para obtener el apoyo de las partes interesadas:

  • Comuníquese con los jefes de contabilidad, marketing y otros departamentos antes de enviar el caso de negocios para que al menos sean conscientes de la iniciativa. Los líderes clave de otras áreas del negocio lo ayudarán a identificar sus puntos ciegos y pueden ofrecerle soluciones.
  • Obtener el acuerdo de todos los contribuyentes en lo que se describe en el documento. Cada persona nombrada en el documento debe ver el borrador final antes de enviarlo para la revisión de la gerencia; nadie quiere que su nombre se atribuya a un trabajo que desconoce.
  • No trate la presentación del caso de negocios como una revelación. En lugar, la persona de la que está obteniendo la aprobación debe estar familiarizada con su propuesta antes de la gran reunión. Sería mejor si la reunión real para obtener la aprobación fuera solo una formalidad. Los detalles clave, como el costo y el tipo de software y los beneficios de alto nivel, deben ser entendidos por todos en la reunión de antemano. Para hacer esto, probablemente tendrá que pasar por su oficina o pedir ir a almorzar para discutir la propuesta en las semanas previas a su presentación.

¿Qué pasa si su caso de negocio es rechazado?

El rechazo es una posibilidad y es importante estar mentalmente preparado para ello. Los compañeros PMP Elizabeth Larson y Richard Larson comparten algunos de los mejores consejos de rechazo que he encontrado. Aquí hay un extracto de un artículo que Elizabeth compartió en una conferencia global de PMI.

Recuerda que asesoramos a la organización con nuestra atenta recomendación. No te tomes el rechazo como algo personal. Si su caso de negocio es rechazado, pregunte:

  • ¿Trabajé de cerca con el dueño del negocio para desarrollar el caso de negocios?
  • ¿Entiendo las «objeciones»? »
  • ¿Puedo abordarlos para satisfacer las necesidades de las partes interesadas? Si puedo, el producto final será aún mejor.
  • ¿Le di a las partes interesadas suficiente tiempo para pensar en la propuesta antes de pedir una decisión?
  • ¿Cómo puedo apoyar mejor al dueño del negocio? ¿Debería aconsejar al dueño del negocio que se vaya (al menos por ahora), o estamos actuando como un pitbull agarrando una pierna y no soltándola?

Me siento más empoderado y resistente al leer sus consejos nuevamente. ¡Espero que tú también lo hagas!

Trabaje en estas preguntas y reevalúe su propuesta. Solicite volver a presentar su propuesta en una fecha acordada en un futuro cercano, involucre a más socios y luego fortalezca su caso de negocios.

Próximos pasos: recursos para comparar y evaluar soluciones de software

Ahora que sabe cómo escribir un caso de negocios sólido, aquí hay algunos pasos a seguir para ayudarlo a comparar y evaluar soluciones:

Lea las opiniones de los usuarios: Sea cual sea el tipo de software que esté buscando, Software Advice tiene toneladas de reseñas de usuarios para ello. Descubra cómo sus pares han calificado los sistemas por cualidades como la facilidad de uso y la atención al cliente.

Programe demostraciones de productos: Discuta sus necesidades con los proveedores y solicite demostraciones de productos «diarias» en lugar de un rollo de funciones destacadas. Para obtener más consejos, consulta este artículo sobre «Cómo superar el argumento de venta en demostraciones de software».

Descarga la plantilla gratis: Si su empresa aún no tiene una plantilla de caso de negocios, hemos creado una para usted. Haga clic para descargarlo ahora.

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