Cómo elegir el software de gestión del trabajo adecuado a sus necesidades

Todos los proyectos son trabajos, pero no todos los trabajos son proyectos (parte 2).

En nuestro último artículo, explicamos la diferencia entre «proyectos» y «trabajo» no rutinario, por ejemplo, tareas diarias, colaboración con colegas, solicitudes únicas de bajo esfuerzo y/o bajo riesgo, etc. . . – señalando que si este tipo de trabajo no requiere el rigor de gestión de proyectos formalesqueda por gestionar.

¡Ingrese al software de gestión del trabajo!

Si escuchaste grillos en lugar de animar después de esta entrada, no estás solo. Hay mucha confusión sobre qué es el software de gestión del trabajo y en qué se diferencia del software de gestión de proyectos. Estamos aquí para aclarar eso.

En este artículo, explicaremos qué es el software de gestión del trabajo y exploraremos casos de uso para diferentes tipos de herramientas de gestión del trabajo. ¿La meta? Encuentre la herramienta adecuada para su Necesidades.

Descripción general rápida del software de gestión del trabajo

Es posible que haya oído hablar del software de «gestión del trabajo» al que se hace referencia con diferentes nombres, entre ellos:

• Herramientas de colaboración en el lugar de trabajo
• software de gestión de equipos
• Herramientas de productividad del equipo
• programas sociales
• Herramientas de colaboración social

Notará que aquí se repiten algunos temas clave: Equipos y colaboración.

De hecho, el público objetivo del software de gestión del trabajo son los profesionales no técnicos y los trabajadores del conocimiento, y uno de los propósitos esenciales de estas herramientas es facilitar la colaboración entre los usuarios.

Las características clave incluyen:

• Administración de tareas
• Colaboración
• Informes y análisis
• Gestión de documentos/contenidos
• Gestión de flujo de trabajo

Existe cierta superposición entre la gestión laboral y software de gestión de proyectos Características; la principal diferencia es que herramientas de gestión de proyectos incluyen la planificación y el seguimiento del proyecto y están diseñados para gestionar las tres limitaciones de un proyecto (alcance, cronograma y presupuesto). Las herramientas de gestión del trabajo no ofrecen este grado de seguimiento.

Casos de uso de software de gestión del trabajo

Según Gartner, las herramientas de gestión del trabajo se prestan a situaciones en las que el trabajo no se puede programar de forma rigurosa y en las que el orden exacto de las tareas es incierto (informe completo disponible para los clientes de Gartner).

Este tipo de trabajo es más común en algunos roles e industrias que en otros, a menudo donde el trabajo es más colaborativo y requiere la resolución creativa de problemas en lugar de una secuencia detallada de instrucciones y el cumplimiento de flujos de trabajo estrictos.

Los ejemplos del uso de herramientas de gestión del trabajo incluyen:

• Puntas
• Marketing
• Coordinación de eventos
• Gestión de emergencias
• Buscar
• Estrategia de desarrollo

4 categorías de software de gestión del trabajo

Así es como Gartner desglosa las diferentes categorías de software de gestión del trabajo (informe completo disponible para los clientes de Gartner):

1. Lista de tareas personales

Versión en línea de una lista de tareas, diseñada para un individuo. Ejemplos incluyen: Cualquier.hacer, Todoista, lista de maravillas.

Ventajas	Los inconvenientes
Fácil de usar Rentable (muchas opciones gratuitas)	funcionalidad limitada Dirigido al individuo, no a los equipos.

2. Gestión de tareas/trabajos compartidos

Actúa como un espacio de trabajo centralizado; diseñado para equipos; permite a los usuarios asignar tareas, realizar un seguimiento de los esfuerzos de trabajo y colaborar/comunicarse en torno a esos esfuerzos. Ejemplos incluyen: ásana, Campamento basey Trello.

Ventajas	Los inconvenientes
Aumenta la transparencia y la rendición de cuentas Las capacidades de seguimiento brindan información sobre el rendimiento del usuario/equipo	Más útil cuando se usa con procesos estandarizados No está diseñado para manejar proyectos reales; Falta de capacidades de planificación de proyectos, seguimiento de proyectos, gestión de recursos y gestión presupuestaria

3. Herramientas colaborativas

Proporciona una plataforma compartida que permite que varios usuarios se comuniquen y coordinen a través del intercambio de archivos, videollamadas y mensajería. Ejemplos incluyen: Suave, gimoteoy Confluencia.

Ventajas	Los inconvenientes
Agiliza la comunicación y la colaboración. A menudo vienen con integraciones preconstruidas en herramientas de gestión de tareas y proyectos.	Requiere acuerdo sobre cómo usar (por ejemplo, plan de comunicación y jerarquía de herramientas) Puede ser contraproducente y obstaculizar la productividad de su equipo

4. Herramientas ágiles

Por lo general, específico para los equipos de desarrollo de software, proporciona un espacio de trabajo colaborativo para realizar y realizar un seguimiento de las tareas en cada etapa del ciclo de vida del desarrollo. Ejemplos incluyen: equipo magro, Rastreador de pivotey SpiraEquipo.

Ventajas	Los inconvenientes
Aumenta la transparencia y la rendición de cuentas Agiliza la comunicación y la colaboración.	A menudo altamente especializado Más útil cuando se usa con procesos estandarizados

Cómo encontrar el software de gestión del trabajo adecuado para sus necesidades

Ahora que tiene una idea de cómo se utilizan las diferentes herramientas para diferentes propósitos, estos son sus próximos pasos:

• Analice las necesidades de los usuarios finales e identifique las funciones imprescindibles frente a las funciones excelentes. Según las características requeridas, debería poder responder a esta pregunta «¿Necesito una herramienta independiente solo para la gestión de tareas o la colaboración, o una solución completa de gestión del trabajo?»
• Cree una lista corta de productos según las características y los requisitos del equipo (basado en la nube, en las instalaciones, oferta de servicio al cliente, etc.). Puedes usar nuestro directorio y filtre la lista de productos según las características que está buscando.
• Verifique los productos preguntando a los proveedores quién es su usuario objetivo y si ofrecen sus características innovadoras.
• Reduzca su lista (de tres a cinco productos), haga una demostración de los productos y califíquelos.
• Invierte en la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

Para obtener más consejos sobre cómo obtener el mejor rendimiento de su inversión en software, asegúrese de seguir nuestro blog.