Cómo el software de gestión de flotas puede mejorar la eficiencia del combustible

Precios volátiles de la gasolina, malos conductores, errores y fraudes de los empleados: estas son la ruina de cualquier organización que dependa de flotas de vehículos (más el combustible para impulsarlos) para hacer negocios. Para comprender mejor los desafíos que enfrentan los administradores de flotas y los contadores de transporte cuando se trata de optimizar la eficiencia energética de su flota, realizamos una encuesta a profesionales de la industria del transporte.

En este informe, aprenderá cómo los problemas mencionados anteriormente afectan a sus pares y cómo el software de gestión de flotas puede ayudar a mejorar la eficiencia del combustible y agilizar las operaciones.

Principales conclusiones

  1. Más de la mitad de los encuestados (53 % combinados) dicen que los costos de combustible exceden los pronósticos “algo” o “con mucha frecuencia”.
  2. La mayoría (54%, combinado) dice que está «algo» o «muy preocupado» por el robo de combustible que ocurre en su flota.
  3. El veintisiete por ciento de los encuestados dice que la recopilación y el análisis de datos mejorados es uno de los principales beneficios del software de gestión de flotas.
  4. Otro 27 % dice que la mejora de la presupuestación es una gran ventaja de utilizar una solución de gestión de flotas.
  5. El diecisiete por ciento de los encuestados dice que las capacidades mejoradas de monitoreo de empleados son un beneficio valioso del software de gestión de flotas.

Introducción

La volatilidad de los precios de los combustibles es una realidad en el mundo de los negocios. Considere la siguiente tabla: Durante los últimos 20 años, los precios de la gasolina han fluctuado enormemente, entre aproximadamente $1 y $4 por galón.

Precio promedio histórico de gasolina por galón en los Estados Unidos, 1995-2015

La fuente: Administración de Información de Energía de EE. UU.

Así como los picos en el precio de la gasolina pueden afectar fuertemente a los estadounidenses promedio en sus billeteras, pueden ser desastrosos para las empresas en la industria del transporte (o aquellas que dependen en gran medida del transporte para llevar sus productos de costa a costa).

Para muchas empresas, el problema se ve agravado por el fraude y el error de los empleados cuando se trata de informar los costos de combustible. Unos camioneros fueron a largos elaborados para robar combustible (y probablemente se queden sin efectivo en la empresa para la que conducen).

Mientras tanto, en la oficina administrativa, los gerentes de flota, los contadores y los despachadores simplemente pueden cometer errores al calcular los costos debido a la forma en que rastrean los gastos de combustible.

Por lo tanto, las empresas que dependen en gran medida del transporte buscan todas las formas de mitigar las pérdidas. Encuestamos a contadores, propietarios, despachadores, coordinadores de entrega y gerentes de flotas en transporte, logística y distribución sobre los desafíos que enfrentan y los beneficios que ven al usar un software de gestión de flotas. Esto es lo que encontramos.

La proyección precisa del costo del combustible es uno de los principales puntos débiles

Entre los encuestados, más de la mitad (53%) indica que los costos de combustible «algo» o «con mucha frecuencia» superan los pronósticos. Los costos reales de combustible pueden exceder las proyecciones por una variedad de razones: Por supuesto, los precios de la gasolina pueden fluctuar enormemente. Más allá de eso, sin embargo, los costos de combustible de una empresa pueden superar las proyecciones debido a:

  • errores contables
  • Planificación de rutas ineficiente
  • obras viales, trafico
  • Mal comportamiento del conductor (como frenazos bruscos o ralentí excesivo)
  • robo o fraude

Frecuencia de costos de combustible que exceden el pronóstico

Frecuencia de costos de combustible que exceden el pronóstico

A menudo, una empresa puede comprar un contrato de «plazo fijo» con un proveedor de combustible, lo que le permite comprar gas a una tarifa fija durante un período de tiempo determinado. Dichos contratos pueden ser una apuesta: aunque garantizan un precio constante, lo que facilita la elaboración de presupuestos, las empresas pueden salir perdiendo cuando los precios del gas experimentan grandes caídas inesperadas.

Para algunos administradores de flotas, negociar y administrar dichos contratos es un proceso difícil, ya que se deben tener en cuenta muchos factores influyentes, incluidos los precios de combustible actuales y previstos, el volumen de envío previsto, el consumo de combustible planificado, etc.

«Se supone que la empresa debe trabajar con un proveedor de combustible para obtener descuentos, y eso no siempre es fácil de administrar, lo que tiene un gran impacto en los costos generales de combustible», dice uno de nuestros encuestados en la encuesta, gerente de flota de un transportista. empresa. «Toma un tiempo obtener el costo total».

Los gestores de flotas que no cuentan con un sistema de gestión de flotas adecuado a menudo tienen que introducir manualmente un gran volumen de datos (recibos, kilometraje, transacciones, etc.) para poder realizar previsiones de costes. Sin embargo, al utilizar un software de gestión de flotas, la mayoría de estas tareas se automatizan. Esto no solo reduce los errores, sino que también permite a los administradores de flotas ver todos los datos relevantes en un solo lugar.

Muchos sistemas de gestión de flotas pueden integrarse con los servicios de pago de combustible, lo que facilita a los administradores de flotas realizar un seguimiento de los gastos y asegurarse de que todo funcione sin problemas.

«[Our system] toma un archivo de transacción del proveedor de la tarjeta de combustible y carga cada transacción en nuestra parte del software de registro de combustible”, dice Robert Edilson, director de marketing de Collective Data, un proveedor de software de gestión de flotas.

“Rastrea el costo del combustible, las unidades, el tipo de combustible y las lecturas del medidor. Las lecturas del medidor del registro de combustible impulsarán la sección de mantenimiento preventivo del software y se tendrán en cuenta en los cálculos del costo de reemplazo en el software.

El robo de combustible es una preocupación para más de la mitad de los encuestados

El robo de combustible puede ocurrir de varias maneras. A veces puede ser tan simple como que un conductor infle la cantidad que gastó en combustible al administrador de su flota y no proporcione ningún recibo. Pero los patrones pueden volverse más complejos que eso. Por ejemplo, un conductor podría usar la tarjeta de combustible de su empresa para comprar combustible con descuento para otro conductor que le reembolse a una tarifa con descuento, ofreciendo una explicación falsa de los cargos de combustible adicionales cobrados a su empresa.

Nivel de preocupación por el robo de combustible

Nivel de preocupación por el robo de combustible

Incluso con procedimientos y políticas vigentes para prevenir el robo, puede ser difícil hacerlos cumplir.

“Es difícil para nosotros hacer cumplir las reglas que tenemos sobre la documentación de los costos de combustible”, dijo otro encuestado, un contador de una empresa contratista que opera una flota de vehículos pesados ​​de construcción.

“Los conductores pueden no cumplir completamente con nuestras solicitudes. No siempre guardan recibos o documentación relacionada. A veces es difícil rastrear el costo con precisión.

El software de gestión de flotas ayuda a prevenir el robo de combustible, ya que puede proporcionar estimaciones de cantidad de combustible increíblemente precisas. debería consumirse en una situación dada, teniendo en cuenta:

  • La marca y modelo del camión.
  • La distancia del viaje
  • la ruta tomada
  • Carga de camión
  • Comportamiento del conductor

Luego, el usuario puede comparar el costo real del combustible con la estimación basada en estos datos. Algunos sistemas incluso pueden alertar automáticamente al usuario sobre desviaciones repetidas o patrones sospechosos.

Además de prevenir robos, el software de gestión de seguridad flota es capaz de monitorear e identificar otros malos comportamientos por parte del conductor. Por lo general, se usa junto con un dispositivo de hardware colocado en el camión, el software puede transmitir la ubicación del GPS, la frecuencia de frenado brusco, la velocidad de conducción y más. en la oficina de atrás. Esto brinda a los usuarios datos críticos que les permiten calificar objetivamente a sus conductores y decirles cómo pueden mejorar su consumo de combustible mientras conducen.

Beneficios del software de gestión de flotas

Finalmente, les hicimos a los encuestados una pregunta abierta sobre los beneficios que recibieron al usar el software de gestión de flotas y codificamos las respuestas en diferentes categorías de beneficios. (En nuestra muestra inicial, dos tercios de los encuestados utilizan un sistema formal de gestión de flotas).

Beneficios clave del software de gestión de flotas

Beneficios clave del software de gestión de flotas

Las mejoras en el presupuesto, la recopilación de datos y la estimación del costo del combustible son los mayores beneficios que obtienen los usuarios al usar el software de gestión de flotas. Sin un sistema de gestión de flotas adecuado, un usuario generalmente dependerá de una mezcolanza de hojas de cálculo, software de contabilidad básico y, a menudo, muchas conjeturas para elaborar un presupuesto.

He aquí un ejemplo: suponga que administra una flota de 10 tractocamiones que en conjunto viajarán 100,000 millas en un mes. La eficiencia de combustible de un camión depende en gran medida del peso de su carga, el comportamiento del conductor, las condiciones en las que se conduce y la frecuencia con la que tiene que lidiar con el tráfico. Por lo tanto, la eficiencia del combustible podría fluctuar entre cuatro y ocho millas por galón. Los precios de la gasolina durante este período también fluctuarán, digamos entre $2 y $3 por galón.

Entonces, el costo total del combustible en nuestro mes hipotético podría estar entre $ 25,000 y $ 75,000: una gran oscilación. Lo que el software de gestión de flotas puede hacer es eliminar muchas conjeturas de la ecuación. Al optimizar las rutas y aprovechar los algoritmos que pueden predecir la eficiencia del combustible según el tamaño de la carga, los patrones de tráfico y el comportamiento del conductor, además de impulsar las predicciones más precisas para los precios futuros de la gasolina, este software puede reducir significativamente el rango estimado de costos de combustible.

conclusión

Por el momento, semirremolques totalmente eléctricos y los tractores con remolque autónomos parecen estar lejos de ser ampliamente adoptados. Hasta entonces, las flotas deben depender de camiones de combustible fósil con motores imperfectos. bolsas de carne. Si bien ajustar los costos de combustible al dólar siempre resultará una tarea difícil, un sistema de gestión de flotas adecuado puede contribuir en gran medida a eliminar las conjeturas y proporcionar una mayor visibilidad de las operaciones de una flota.

Si tiene algún comentario o desea acceder a cualquiera de las tablas anteriores, comuníquese con forrest@softwareadvice.com.

Metodología
Para recopilar los datos de este informe, realizamos una encuesta de dos semanas con 11 preguntas y recopilamos 142 respuestas únicas de empleados aleatorios que trabajan en la industria del transporte como gerente de flota, propietario, ejecutivo, despachador o contador. Software Advice realizó y financió esta investigación de forma independiente. Los resultados son representativos de la muestra de nuestra encuesta, no necesariamente de la población en su conjunto. Los comentarios de expertos representan las opiniones del individuo únicamente. Los valores del gráfico se redondean al número entero más cercano.

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