Cómo crear una política de trabajo remoto (plantilla gratuita incluida)

Como alguien que dirige un negocio, hay muchas cosas que debe tener en cuenta al cambiar al trabajo remoto. Por nombrar algunos, están: determinar los costos involucrados, planificar los desafíos que pueden enfrentar sus empleados y seleccionar el herramientas necesarias para el trabajo remoto. ¿Pero te estás olvidando de la tarea más importante? ¡Crea una política de trabajo remoto!

Una política de trabajo remoto no solo es una obligación legal sino también una necesidad para sus empleados. Sin él, corren el riesgo de adivinar los cambios que traerá el teletrabajo. Es posible que tengan preguntas sobre la colaboración en equipo, su proceso de revisión de desempeño o cambios en su salario o en sus horas de trabajo.

Una política de trabajo remoto bien diseñada lo ayudará a abordar todas estas inquietudes. Definirá cómo se llevarán a cabo los procesos de trabajo remoto, hasta el más mínimo detalle.

En este artículo, explicamos cómo crear una política de trabajo remoto y las consideraciones clave a tener en cuenta durante el proceso. También hemos incluido una plantilla de política de trabajo remoto descargable y gratuita para ayudarlo a comenzar.


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¿Qué es una política de teletrabajo?

Una política de trabajo remoto, también conocida como acuerdo de teletrabajo, define los términos y condiciones del trabajo remoto entre usted y sus empleados. Define los diferentes aspectos de los procesos de trabajo remoto y cómo deben realizarse. Establece claramente, por ejemplo, qué empleados pueden trabajar de forma remota, cómo se medirá su desempeño y qué derechos legales tienen.

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5 pasos para crear tu política de trabajo remoto

Cómo crear una política de trabajo remoto

1. Decide cómo quieres que tus empleados trabajen de forma remota

Primero, responda la pregunta «¿Cuál es mi enfoque del trabajo remoto?» »

¿Eres una empresa que prioriza el teletrabajo que permite a los empleados trabajar de forma remota a tiempo completo o una empresa que favorece el teletrabajo y permite que su personal trabaje de forma remota durante unos días? ¿O estás en algún lugar en el medio? ¿Algunos empleados trabajan a tiempo completo de forma remota y otros trabajan de forma remota durante unos días? De cualquier manera, deberá dejar esto claro en su política de trabajo remoto.

También deberá explicar, después de considerar factores como la estructura organizacional y las necesidades de colaboración, qué equipos o empleados son elegibles para el trabajo remoto. Aquí hay algunas preguntas para identificar si un empleado o equipo puede trabajar de forma remota:

  • ¿Puede el equipo realizar sus tareas diarias de forma remota, sin mayores dificultades?
  • ¿Puede el equipo colaborar en línea usando un herramienta colaborativao son necesarias las reuniones cara a cara?
  • ¿El trabajo remoto afectará la productividad del equipo?
  • ¿Es posible realizar la transición de algunos roles dentro del equipo de forma remota mientras otros continúan trabajando desde la oficina? ¿Está causando problemas de productividad y colaboración?
Nuestra recomendación: Al implementar el trabajo remoto por primera vez, sus empleados pueden enfrentar desafíos o una mayor necesidad de soporte. Su recursos humanos (RRHH) El equipo debe anticipar estas necesidades y prepararse para ellas con anticipación. Por ejemplo, el equipo puede crear una guía o lista de verificación que trate las preguntas frecuentes de los empleados. También pueden solicitar comentarios regulares de los empleados para solucionar cualquier problema.

¿Está su organización preparada para el trabajo remoto? Lee este articulo para saber.

2. Mencionar las medidas de ciberseguridad que deberán seguir los empleados

Cuando los empleados trabajan desde una oficina, utilizan redes corporativas seguras, lo que significa que los datos de su empresa están protegidos. Pero un arreglo de trabajo remoto presenta varios riesgos de seguridad y privacidad. Por ejemplo, un empleado podría hacer clic en en un enlace sospechoso o usar una red de Internet desprotegida en un dispositivo personal, exponiendo así datos comerciales confidenciales a ataques de piratería o malware.

Para evitar tales problemas de seguridad, establezca claramente en la política de teletrabajo las políticas de privacidad y seguridad que deberá seguir un trabajador remoto. Puede, por ejemplo, especificar el uso de una red privada virtual (VPN) para garantizar una conexión de red segura para todos los equipos remotos.

Aquí hay algunos otros temas de seguridad cibernética para mencionar en su política de trabajo remoto:

  • Si proporciona computadoras portátiles a sus empleados o paga por su Wi-Fi, describa las pautas que deberán seguir para su uso.
  • Herramientas de seguridad y privacidad de datos que los empleados deberán instalar, como la contraseña Dónde gestión de identidad aplicaciones, para protegerse contra ataques de phishing o malware.

Administrar la autenticación con Duo Security

Administre la autenticación de los empleados con Dúo de seguridad (La fuente)

Nuestra recomendación: Si, como muchas otras empresas, utiliza espacio de trabajo de Google (anteriormente G Suite), considere habilitar la autenticación de dos factores para la privacidad de los datos. De lo contrario, considere usar software de gestión de identidad para garantizar que los datos de su empresa solo sean accesibles para usuarios autorizados. También puede encriptar los discos duros de los empleados para proteger los datos en sus computadoras. Y no olvide incluir todos los detalles en su política de trabajo remoto.

¿No está seguro de qué herramientas de TI necesitará para el trabajo remoto? Lee este artículo para obtener más información.

3. Indique claramente si las políticas de trabajo remoto afectarán la compensación de los empleados y las revisiones de desempeño

Los cambios en la compensación, los beneficios y los criterios de medición del desempeño, si no se comunican claramente, pueden causar pánico entre los empleados. Entonces, si planea cambiar alguno de estos, indique claramente los cambios en su política de trabajo remoto.

Por ejemplo, si planea revisar la cobertura de seguro de los empleados, los gastos que pueden reclamar o su salario neto, mencione esos cambios en la póliza. Siga el mismo proceso si también cambia sus métricas de rendimiento. Por ejemplo, si el equipo de marketing necesita publicar seis artículos en lugar de los cuatro habituales por día, déjalo claro en la política.

Aquí hay una breve descripción de lo que debe incluir en su política de trabajo remoto:

  • Cambios en la compensación o los beneficios de los empleados
  • Requisitos de entrega de cheques de pago y cálculo de horas extras o impuestos sobre la nómina
  • Objetivos de trabajo que se espera que alcancen los empleados
  • Indicadores clave de rendimiento de los empleados (KPI)
Nuestra recomendación: Consulte con el pagar equipo si los cambios que planea realizar cumplen con las leyes laborales de los estados o países de sus empleados (para empleados internacionales). También puedes optar por un sistema de gestión de cumplimiento para ver si los cambios cumplen con las leyes aplicables.

4. Compartir pautas actualizadas de colaboración y comunicación

Cambiar al trabajo remoto no significa necesariamente una caída en la colaboración. Con una política de trabajo remoto bien diseñada, puede tener pautas para educar a sus empleados sobre cómo colaborar de manera efectiva, incluso cuando trabajan de forma remota.

Para mejorar la colaboración remota, puede realizar reuniones de equipo periódicas o aumentar la cantidad de interacciones individuales entre gerentes y empleados. Incluso puede establecer nuevas pautas para realizar un seguimiento del progreso de las tareas o proyectos.

También puedes explorar colaboración y la comunicación herramientas que brindan una plataforma digital para que los miembros remotos del equipo se comuniquen y compartan actualizaciones en tiempo real. Si necesita un software de gestión de trabajo remoto especializado, consulte herramientas como gestión de proyecto, video conferencia, reunión virtualy administración de tareas.

Aquí hay algunas pautas de comunicación y colaboración para especificar en su política de teletrabajo:

  • El tiempo que espera que un teletrabajador responda a un correo electrónico.
  • El procedimiento, en su caso, para dar presentaciones virtuales a los clientes.
  • El proceso que debe seguir un empleado remoto para reportar dificultades técnicas.

Gestión de la colaboración del equipo con Slack

Gestionar la colaboración remota del equipo con Suave (La fuente)

Nuestra recomendación: Informe a los gerentes sobre los problemas de la zona horaria, especialmente al programar reuniones y llamadas de equipo. Es posible que tengan que programar varias llamadas en función de las zonas horarias de los empleados o tener un programa de llamadas alternativo.

¿Sabía que también puede utilizar su software de gestión de proyectos para la colaboración? Lee este artículo para saber cómo.

5. Asegurar el cumplimiento de las regulaciones locales y globales

Cómplice legal es una casilla obvia para marcar, pero sorprendentemente, las empresas a menudo no garantizan el cumplimiento y la documentación adecuados. Es importante cumplir con las leyes estatales y de la industria, así como también describir los derechos legales de los empleados bajo esas leyes en la política de trabajo remoto.

Hablamos de estándares de seguridad y salud ocupacional, leyes laborales, leyes de seguridad de la información, regulaciones tributarias y leyes migratorias, entre otros. Por ejemplo, las leyes de seguridad y salud ocupacional exigen que se asegure de que los lugares de trabajo de los empleados estén libres de peligros que puedan causar daño físico, incluso cuando se trabaja desde casa. Por lo tanto, debe indicar claramente en el documento de política que los empleados deben asegurarse de que su espacio de trabajo esté libre de peligros eléctricos o físicos.

Aquí hay algunas cosas relacionadas con el cumplimiento que debe tener en cuenta al crear su política de trabajo remoto:

  • Consulte con su proveedor de seguros existente para asegurarse de que la cobertura se aplique a su fuerza laboral remota.
  • leyes estatales como California exigir que los empleados sean relevados de todas sus funciones durante los descansos, incluso cuando trabajen de forma remota. Indique estos términos en su política de trabajo remoto y anime a los empleados a tomar descansos según sea necesario.
  • Si está monitoreando las comunicaciones o actividades de un empleado de forma remota, asegúrese de que cumpla con la política establecida en el lugar de trabajo.
  • Traer adaptaciones por discapacidad para empleados remotossimilar a la proporcionada en el lugar de trabajo bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
Nuestra recomendación: Garantizar que todas las políticas se establezcan de manera no discriminatoria. Por ejemplo, si un determinado empleado está exento del trabajo remoto, indique claramente en la política un motivo válido para la exención.

Algunas cosas a considerar al crear una política de trabajo remoto completa

Además de los factores mencionados anteriormente, aquí hay algunos consejos para crear una política sólida de trabajo remoto:

  • Obtenga comentarios completos al incluir a las partes interesadas de todos los departamentos en el proceso de desarrollo de políticas.
  • Utilice un lenguaje sencillo y claro y hacer que el documento sea lo más conciso posible, para que sea fácil de entender y seguir para los empleados.
  • Revise el documento de política regularmente para asegurarse de que esté actualizado con las regulaciones cambiantes o las necesidades comerciales.

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Nota: Las aplicaciones que se muestran en este artículo son ejemplos para mostrar la funcionalidad en contexto y no pretenden ser patrocinios ni recomendaciones. Se obtuvieron de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.

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