¿Está confundido acerca de cómo elegir las herramientas adecuadas para su pila tecnológica? Hemos enumerado los pasos clave para ayudarlo a encontrar las herramientas adecuadas para su negocio.
Hoy en día, ninguna empresa puede prosperar sin soluciones de software. No importa si eres una pequeña o mediana empresa o una gran empresa, el uso de software ahora es inextricable si tus planes comerciales no se limitan a la supervivencia.
Un informe de 2019 muestra que las pequeñas y medianas empresas usaron individualmente un promedio de 73 aplicaciones en 2018, mientras que las grandes empresas tuvieron un promedio de alrededor de 129. Eso no significa que tenga que aumentar sus compras de software para igualar a sus pares, pero seguramente puede explorar una combinación limitada de herramientas para mejorar las operaciones y eliminar las ineficiencias. Esta combinación es lo que conformará la pila tecnológica de su empresa, o la pila tecnológica para abreviar.
Sin embargo, crear una pila de tecnología efectiva no es tan simple como elegir las herramientas de software de su elección e implementarlas. Debe determinar: ¿Qué tipo de herramientas de software necesita su empresa? ¿Qué procesos se beneficiarán de la automatización? ¿Funcionarán las herramientas para usted a largo plazo? Y lo más importante, ¿las herramientas funcionarán bien juntas?
En pocas palabras, no puede comenzar directamente a comprar aplicaciones para su pila, debe planificar y elaborar estrategias.
Para ayudarlo, hemos creado este artículo en el que compartimos una estrategia de plantilla para crear una pila tecnológica. También discutiremos los puntos clave que debe tener en cuenta al elegir las herramientas adecuadas para su negocio. Esto es lo que cubriremos:
¿Qué es una pila tecnológica?
Una pila de tecnología es una combinación de herramientas de software basadas en la nube que funcionan juntas para lograr un objetivo comercial común. Estas herramientas se pueden integrar directamente entre sí o trabajar juntas sin ninguna integración (como con Microsoft Excel y SpreadsheetWeb).
Su empresa también puede utilizar varias pilas de tecnología, como una pila de tecnología de marketing para su proceso de marketing y una pila de tecnología de desarrollo de aplicaciones para su proceso de desarrollo de aplicaciones.
Ahora veamos los pasos involucrados en la construcción de la pila de tecnología correcta.
Paso 1: Descubra qué procesos necesita automatizar
Para identificar los procesos listos para la automatización, tome sus principales procesos comerciales y divídalos en pasos individuales. Puede ser útil escribir cada paso en línea recta o en notas adhesivas y organizarlas de forma lineal.
Ahora eche un vistazo a los pasos y vea cómo se relacionan entre sí dentro del proceso y con otros procesos. A continuación, trate de identificar las áreas de ineficiencia. Para hacer esto, trate de identificar:
- ¿Hay áreas donde un proceso se está desacelerando?
- ¿Hay múltiples aprobaciones, aprobaciones o traspasos en los procesos?
- ¿Es un proceso en particular demasiado largo, con más de 10 pasos? ¿Se puede simplificar?
- ¿Hay pasos redundantes que agregan poco valor a un proceso?
- ¿Hay cuellos de botella en un proceso?
Responder estas preguntas lo ayudará a identificar áreas en las que sus procesos están perdiendo eficiencia. Cada área de ineficiencia que identifique ofrece una oportunidad para la automatización.
Consejo profesional
No olvide los factores operativos cuando busque procesos para automatizar. Por ejemplo, puede haber procesos con un alto costo de error y mayores riesgos de error humano debido a la complejidad o aquellos que dependen de documentación actualizada para la transparencia y que se ejecutan en sistemas heredados que se han vuelto demasiado costosos para continuar.
Deberá tener en cuenta estos detalles para obtener una imagen completa de los riesgos y las ineficiencias.
Paso 2: Elija entre herramientas específicas de la industria y del proceso
Al construir su pila de tecnología, es posible que se pregunte si usar una herramienta específica de la industria o una herramienta específica del proceso.
Las herramientas específicas de la industria están diseñadas de acuerdo con las mejores prácticas de la industria, mientras que las específicas del proceso son más fáciles de configurar y usar. Si bien las herramientas específicas de la industria generalmente tienden a ser costosas, las herramientas específicas del proceso suelen ser soluciones listas para usar y pueden carecer de capacidades de personalización profundas.
Las herramientas específicas de la industria incluyen soluciones como software de comercio electrónico, software bancarioDónde software del sitio mientras que las herramientas específicas del proceso incluyen soluciones como software de facturación, software de automatización de marketingy software CRM.
Para elegir la herramienta adecuada, concéntrese en su principal desafío comercial y vea si es exclusivo de su industria. Por ejemplo, si está en la industria bancaria y tiene grandes dificultades para originar préstamos, es posible que desee optar por una herramienta de originación de préstamos. Mientras que si enfrenta desafíos en un proceso que no es específico de la industria, como administrar facturas o generar clientes potenciales, debe elegir una herramienta adecuada para esos procesos.
Consejo profesional
Al elegir una aplicación, también tenga en cuenta las diferencias, como las plataformas de software todo en uno frente a las herramientas especializadas y las herramientas listas para usar frente al desarrollo de software personalizado. Al elegir entre estos, su principal desafío comercial no jugará un papel tan importante como las obligaciones operativas (como los plazos del proyecto, la capacidad de los recursos y el presupuesto de TI).
Paso 3: consulte las reseñas de los usuarios para escuchar lo que piensan sus compañeros
Nuestra encuesta de 2018 encontró que las pequeñas y medianas empresas que se remitieron a revisiones y catálogos de software antes de hacer una selección gastaron cinco meses menos que aquellas que se refirieron a las redes sociales o búsquedas en la web (22 meses frente a 27 meses).
A continuación, le mostramos cómo aprovechar al máximo las reseñas para su búsqueda:
- Encuentre revisiones específicas para su industria/proceso, ya que analizarán el software en función de sus inquietudes.
- Busque reseñas que hablen sobre las características fuertes y débiles del software. También pueden hablar sobre funciones importantes que la herramienta debería ofrecer pero no ofrece.
- Busque temas comunes en las reseñas, como quejas o elogios recurrentes sobre una característica específica, la interfaz de usuario o la facilidad de uso. Si muchos usuarios experimentan un determinado problema, es probable que usted también lo experimente.
También puede consultar estos cuatro consejos para aprovechar al máximo las reseñas.
Consejo profesional
Trate de encontrar referencias (usuarios conocidos). No solo pueden ayudarte a aprender más sobre su experiencia de primera mano, sino también despejar tus dudas. Puedes consultar sobre el producto (¿Tuviste que personalizar la solución? Si es así, ¿por qué?), su implementación (¿Qué tareas tuviste que gestionar durante la implementación?), o cualquier otra pregunta que consideres relevante. Aquí hay una lista de 25 preguntas de este tipo que serían útiles al interactuar con las referencias.
Paso 4: Plan a largo plazo
Al crear una pila de tecnología, debe pensar en las necesidades futuras para no enfrentar desafíos a medida que crece su negocio.
Para entender mejor, tomemos stacy caprio ejemplo, fundador de Growth Marketing. La empresa de Stacy seleccionó una popular aplicación de software para gestionar la automatización del marketing por correo electrónico. Sin embargo, a medida que sus suscriptores crecieron a más de 2000, el plan de precios de su herramienta se volvió demasiado costoso de mantener. Al final, tuvieron que abandonar la herramienta y buscar otra.
Para evitar cambiar de proveedor a la mitad de su viaje de software, aquí hay algunos criterios a los que debe prestar atención:
- Personalización: A La plataforma de software personalizable lo ayudará a realizar cambios en la herramienta de acuerdo con las necesidades de su negocio. Por ejemplo, si está agregando otro producto o servicio a su negocio, es posible que necesite una funcionalidad adicional. Una plataforma personalizable le ayudará a modificar la herramienta para satisfacerlos.
- Escalabilidad: A medida que la empresa crece, en tamaño y en todas las geografías, tendrá más datos para administrar. La aplicación que elija debe ser escalable para adaptarse al crecimiento de los datos.
- La integración: Las herramientas en su pila tecnológica deberían facilitar la integración de terceros. Esto ayudará en el intercambio transparente de datos entre la pila y permitirá que funcione de manera consistente.
- Asequibilidad: Como vimos en el ejemplo de Stacy, algunas herramientas pueden volverse demasiado costosas para admitirlas a medida que cambian las necesidades comerciales. Asegúrese de analizar no solo las opciones de precios actuales, sino también las opciones de precios futuras con el proveedor.
Consejo profesional
A medida que avanza en todas estas consideraciones, involucre a los equipos que se verán más afectados por las herramientas en su pila de tecnología. Identificar estos equipos será fácil en el caso de herramientas específicas de procesos. Para herramientas específicas de la industria, observe los desafíos comerciales clave y vea qué equipos se ven más afectados por ellos.
Consulte con estos equipos sobre las consideraciones, ya que tendrían información clave sobre el proceso. Por ejemplo, el equipo de marketing tendrá una buena idea de cómo cambian sus necesidades con el tiempo y cómo las herramientas de marketing en una pila de tecnología de marketing deben adaptarse a ellas.
Próximas etapas
Una vez que comprenda lo que necesita de una herramienta y los criterios sobre los que debe juzgarla, aquí hay algunos pasos que puede seguir para hacer la selección final:
- Crea una lista corta: Cree una lista inicial de tres a cinco productos. Si le resulta difícil elegir entre herramientas de la competencia, esta plantilla de comparación de productos lo ayudará a seleccionar las herramientas adecuadas.
- Gana experiencia práctica: Una vez que esté listo con la lista restringida, verifique si los proveedores ofrecen una prueba gratuita. Una prueba gratuita puede ayudarlo a obtener experiencia práctica con las herramientas. Su equipo puede usar las herramientas e informar cualquier inquietud que pueda tener.
- Obtenga una demostración: Si no puede obtener una prueba gratuita, intente programar una demostración con el proveedor. Esto permite una mirada más cercana a la funcionalidad de la herramienta y la discusión de las consultas. Asegúrese de haber investigado y tener a mano una lista de preguntas esenciales antes de pasar a la demostración. Aquí hay un artículo que puede consultar para obtener más información sobre demostraciones de software.
Una vez que haya resuelto sus dudas con el proveedor y juzgado el rendimiento de las herramientas, es hora de hacer una selección final. Antes de comprar las herramientas, discuta los términos del contrato con el proveedor, verifique si es elegible para descuentos, confirme los planes de pago y describa las responsabilidades del proveedor después de la compra.
Cuando finalmente haya realizado la compra, felicítese y tenga la seguridad de que ha creado la pila tecnológica adecuada de la que estar orgulloso. Toda la investigación que ponga en el proceso de compra dará como resultado una mayor eficiencia y beneficios de costos.
Información sobre la encuesta «Tendencias de compra de software para pequeñas empresas» de Capterra
Capterra realizó esta encuesta en julio y agosto de 2018 entre 420 pequeñas y medianas empresas (pymes) con sede en Estados Unidos, Alemania y Francia. Los encuestados fueron seleccionados en función del tamaño de la empresa y los ingresos para calificar como PYME. Los encuestados calificados tomaban decisiones o tenían una influencia significativa sobre las decisiones de compra de tecnología para su organización.
Tenían que haber comprado al menos una pieza de software con un valor de $ 5,000 o más en los últimos 12 meses. Los encuestados tenían que ser al menos gerentes de oficina, que influyeran en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.
Descargo de responsabilidad: los resultados no representan los resultados «generales» ni el mercado en su conjunto, sino que reflejan el sentimiento de los encuestados y las empresas encuestadas.