Cómo comunicar y presentar de manera efectiva un presupuesto a las partes interesadas

Aprender cómo comunicar su presupuesto a las partes interesadas y cómo presentar información financiera y propuestas a las partes interesadas es una habilidad esencial para cualquier líder sin fines de lucro y debe ser parte de su proceso de elaboración de presupuestos.

La mayoría de las personas que asistan a su presentación habrán visto lo mismo presupuestos antes de. Tienes que ir al grano rápidamente y hacer que tus argumentos sean fáciles de entender. Esto garantiza que las donaciones continúen llegando a su organización sin fines de lucro y que los socios esenciales sepan cómo está gastando sus recursos limitados.

Estas mejores prácticas del plan de comunicación con las partes interesadas pueden ayudarlo a maximizar el impacto de la presentación de su presupuesto.

Proporcionar contexto y mostrar tendencias.

Comunicación presupuestaria sin contexto o la información de tendencias financieras es ineficaz. Debe mostrar cómo le está yendo a su organización, cómo se ha desempeñado en el pasado y cómo se comparan las cosas con otras organizaciones sin fines de lucro en su industria y/o área geográfica.

Esto les dice a las partes interesadas que comprende cuáles son las fortalezas, debilidades, desafíos y oportunidades de su organización sin fines de lucro dentro del alcance más amplio de su campo. Esto les da una mejor comprensión de cómo está utilizando los fondos limitados y asegura que los donantes y financiadores seguirán creyendo que está gastando su dinero de manera inteligente.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Desea incluir contexto junto con sus ingresos y gastos para el próximo año:

  • Muestre tendencias específicas para su organización sin fines de lucro, incluido cómo han cambiado sus ingresos y gastos con respecto a años anteriores, así como sus objetivos.
  • Discuta las tendencias específicas que ocurren en su industria. Puede ayudar a explicar los problemas que tiene su organización y, al mismo tiempo, darle la oportunidad de pasar a los cambios que cree que su organización necesita hacer.
  • Si las tendencias son negativas, muestre cómo cambiará las cosas. Si son positivos, muestra cómo te beneficias de ellos.

Usa la tecnología para cautivar, no para deslumbrar

No hay duda de que La tecnologia permite presentaciones mucho más robustas. Puede ver diapositivas, gráficos y hojas de cálculo, así como usar visualizaciones de datos y videos interactivos.

Recuerde: sus partes interesadas vinieron a escuchar su presentación y sintieron su energía y entusiasmo, no leer una diapositiva. Las presentaciones son más atractivas cuando usted, como presentador, agrega datos a la pantalla, le da el contexto adecuado y proporciona información que nunca podría obtenerse de un simple gráfico de barras.

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al crear su presentación:

  • No ponga todo lo que va a decir en la plataforma de diapositivas de su presentación. Ciertamente puede escribir lo que pretende decir en sus propias notas, pero no ponga cada palabra en la diapositiva.
  • No se exceda con las animaciones o transiciones sofisticadas. Se siente como si estuvieras confiando en la tecnología para ganar, no en tus palabras.
  • Si está utilizando una presentación de diapositivas, revísela al menos una vez para asegurarse de que toda la información y los componentes estén en el orden correcto y funcionen correctamente.

Permitir preguntas

Los líderes sin fines de lucro pueden estar tan absortos en su presentación presupuestaria que la hojean, descuidando uno de los elementos más importantes de su presentación: la audiencia.

Esperar hasta el final de su presentación para responder preguntas conduce a una falta de interacción con las partes interesadas, que terminan sintiendo que se les está hablando. a en lugar de hablar con. Tome un respiro al final de cada diapositiva y observe a su audiencia para crear una señal no verbal permitiéndoles hacer preguntas.

También puede preguntar si hay alguna pregunta en los puntos apropiados de la presentación, dejando en claro que aprecia sus comentarios y brindándole la oportunidad de medir la respuesta de su audiencia a su presentación a medida que avanza.

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