Cómo administrar e involucrar de manera efectiva a las partes interesadas del proyecto (lista de verificación)

«¿Cuáles son los errores más grandes que cometen los gerentes de proyectos al tratar con las partes interesadas y cómo se pueden evitar?»

Pregunte y las respuestas sin duda girarán en torno a dos grandes desafíos:

  • Identificar quiénes son los interesados.
  • Comunicarse efectivamente con estas partes interesadas.

Los gerentes de proyectos de pequeñas empresas que no interactúan de manera efectiva con las partes interesadas adecuadas convertirán a las partes interesadas en obstáculos en lugar de socios en los proyectos.

Hablamos con los expertos Dave Wakeman, PMP y director de Grupo de consultoría Wakeman y Kiron Bondale, PMP, PMI-RMP y director sénior de Práctica y Gobernanza de Fideicomiso de TD Canadáaprender sus métodos para evitar los errores comunes que cometen los gerentes con las partes interesadas.

Wakeman y Bondale son voces reconocidas en la industria – Wakeman escribe mensualmente para Gestión de proyectos de voz en off en ProjectManagement.com, y Bondale es un activo bloguero y colaborador de ProjectTimes.com.

Utilizando sus conocimientos, hemos creado la siguiente lista de verificación de las mejores prácticas para la gestión de las partes interesadas. Los gerentes pueden usarlo como plantilla o modificarlo para que se ajuste a sus necesidades específicas de la industria y del proyecto:

Descargar lista de verificación

Veremos cada paso en detalle a continuación y explicaremos cómo el software de gestión de proyectos (PM) puede beneficiar a los gerentes cuando se comunican y colaboran con las partes interesadas.

Esto es lo que cubriremos:

  • Identificar a los interesados ​​del proyecto
  • Desarrollar estrategias de comunicación.
  • Realizar análisis de impacto de riesgo/cambio
  • Ejecutar planes, evaluar el éxito
  • Beneficios de usar el software PM para la participación de las partes interesadas
  • Próximas etapas

Identificar a los interesados ​​del proyecto

El primer paso en la gestión de las partes interesadas es identificar a las partes interesadas y su reclamo sobre el proyecto. Se trata de evaluar a cualquier persona, departamento u organización que desempeñe un papel en la realización del proyecto.

Los roles de las partes interesadas del proyecto pueden incluir el patrocinador y el equipo del proyecto, el departamento de ventas e incluso los clientes, es decir, cualquier entidad que invierta tiempo y/o recursos en el negocio.

La identificación de las partes interesadas implica las siguientes acciones:

Revisar las expectativas: Una vez que conozca a sus partes interesadas, es importante evaluar sus expectativas, especialmente cómo medirán el éxito del proyecto. Esto puede variar mucho de un orador a otro.

Por ejemplo, el patrocinador de un proyecto podría recomendar un proyecto que se complete dentro del presupuesto o por debajo del mismo, mientras que un equipo de ventas podría medir el éxito por entregas que superen las expectativas del cliente.

DAVE WAKEMAN

PMP Y DIRECTOR, GRUPO DE CONSULTORÍA WAKEMAN

«Donde realmente te metes en problemas es cuando no haces ningún plan sobre cómo tratar con las partes interesadas y comienzas a ser empujado en múltiples direcciones casi de inmediato».

Una mejor práctica para administrar las expectativas de múltiples partes interesadas es comunicar un entendimiento común del alcance, los recursos y el cronograma del proyecto antes de la ejecución del proyecto. Incluya estos parámetros en el plan del proyecto y proporcione actualizaciones en comunicaciones posteriores.

Analizar el nivel de influencia e interés: Es imperativo que los gerentes entiendan la influencia/poder de cada parte interesada en el proyecto y su nivel de interés en él. Las partes interesadas con gran influencia/gran interés son las “partes interesadas clave”. Es importante asegurarse de que permanezcan comprometidos durante todo el proyecto.

KIRON BONDALE

PMP, PMI-RMP Y DIRECTOR PRINCIPAL DE PRÁCTICA Y GOBERNANZA, CONFIANZA TD CANADÁ

“Asegúrese de involucrar a las partes interesadas que se verán afectadas o afectarán cambios específicos antes de implementarlos”.

A menudo, esta dinámica se representa en una cuadrícula, con la influencia representada en el eje y y el interés en el eje x.

Ejemplo de análisis de interés e influencia de las partes interesadas:

Cuadrante de análisis de intereses e influencia de las partes interesadas

Comprender esta relación constituye la base de una comunicación eficaz con las partes interesadas. Según Wakeman, esto le permite al gerente saber qué información necesita cada parte interesada, lo que ayuda a determinar la mejor manera de hacer llegar la información a esa persona o grupo.

DAVE WAKEMAN

PMP Y DIRECTOR, GRUPO DE CONSULTORÍA WAKEMAN

«Si no tiene cuidado, le está dando a alguien demasiada información, o no la suficiente, y confundiendo a todos los involucrados».

Bondale advierte a los gerentes que confirmen las suposiciones sobre el papel de cada parte interesada en el proyecto para evitar malentendidos en el futuro. Este proceso ayuda a informar el análisis del impacto de los cambios del proyecto (más sobre esto más adelante).

Desarrollar estrategias de comunicación.

Una vez que los gerentes hayan identificado a los interesados ​​y analizado sus respectivos roles en el proyecto, es hora de desarrollar estrategias de comunicación. Bondale dice que uno de los mayores errores que puede cometer un gerente es utilizar un enfoque único para todos cuando se comunica con las partes interesadas.

Estas son las acciones involucradas en el desarrollo de una estrategia de comunicación específica para las partes interesadas:

Determine el método preferido de comunicación: Las partes interesadas preferirán comunicarse de diferentes maneras: algunos quieren un correo electrónico de resumen semanal, otros una llamada telefónica diaria. La mejor manera de determinar la preferencia de cada parte interesada es obvia: reunirse con ellos y preguntarles.

KIRON BONDALE

PMP, PMI-RMP Y ALTO GERENTE, PRÁCTICA Y GOBERNANZA PARA TD CANADA TRUST

«Las partes interesadas de alto impacto/influencia de nivel ejecutivo pueden requerir mucho contacto personal, mientras que las partes interesadas que solo necesitan estar informadas pueden comunicarse a través de actualizaciones por correo electrónico».

Wakeman señala que los gerentes deben equilibrar el estilo de comunicación de cada parte interesada con su nivel de influencia. Esto asegura que los gerentes no pasen demasiado tiempo comunicándose con partes interesadas de baja influencia/interés, dejando a las partes interesadas clave en la oscuridad.

Cree un cronograma de comunicación: Wakeman aconseja establecer un cronograma de comunicación para que los gerentes se mantengan en contacto con las partes interesadas durante todo el proyecto. Facilite la comunicación con las partes interesadas de manera recurrente: esta NO es una tarea única que se debe realizar al comienzo y al final de un proyecto.

Bondale está de acuerdo con el consejo de Wakeman. Él nota que los gerentes deben verificar e informar regularmente a las partes interesadas. Asumir que una parte interesada silenciosa es una parte interesada feliz es un escollo común para los gerentes.

DAVE WAKEMAN

PMP Y DIRECTOR, GRUPO DE CONSULTORÍA WAKEMAN

«Desea establecer una expectativa desde el principio sobre cómo se verán las comunicaciones y cuándo o cómo sus partes interesadas pueden esperar recibir esas comunicaciones».

Realizar análisis de impacto de riesgo/cambio

El análisis del impacto de cada actor en los objetivos del proyecto está estrechamente ligado tanto a sus expectativas como a su nivel de influencia/interés.

Los contratiempos imprevistos pueden hacer que una parte interesada decida extender el presupuesto o el cronograma del proyecto para cumplir con los requisitos cambiantes de los clientes. Comprender cómo cada parte interesada define el éxito del proyecto, especialmente entre las personas influyentes clave, puede ayudar a los gerentes a superar estos obstáculos.

Para realizar un análisis de riesgo/impacto del cambio, los gerentes deben seguir los siguientes pasos:

Identifique posibles partidarios y opositores: En esta etapa, los gerentes deben evaluar qué partes interesadas están partidarios del proyecto contra los que son opositores al proyectoes decir, quién tiene el poder de hacer avanzar el proyecto y quién tiene el potencial de impedir el progreso.

Bondale aconseja mirar proyectos anteriores que involucraron un conjunto similar de partes interesadas para identificar problemas relacionados con esos grupos de partes interesadas. Con base en esta información, los gerentes pueden pensar en formas de manejar mejor los problemas potenciales con el nuevo proyecto.

KIRON BONDALE

PMP, PMI-RMP Y DIRECTOR PRINCIPAL DE PRÁCTICA Y GOBERNANZA, CONFIANZA TD CANADÁ

“El riesgo de que las partes interesadas tengan menos influencia/impacto podría aceptarse pasivamente si su impacto puede absorberse sin dañar los objetivos del proyecto… si el costo de la prevención excede el costo de no hacer nada, entonces no haga nada. »

Plan de resolución de conflictos: Wakeman dice que una buena manera de planificar estrategias de resolución es comenzar por el final y preguntarse: “¿Cuál es el resultado que busco? »

Luego, concéntrese en todos los pasos del camino y pregunte a las partes interesadas qué creen que podría salir mal.

Esto ayuda a los gerentes y partes interesadas a identificar qué riesgos deben vigilarse de cerca y cuáles necesitan menos atención.

DAVE WAKEMAN

PMP Y DIRECTOR, GRUPO DE CONSULTORÍA WAKEMAN

«Grandes riesgos, los gestionamos de manera más agresiva y monitoreamos más de cerca. Con casos pequeños, estimamos de antemano la probabilidad de que ocurra un evento y lo que necesitaremos para resolver el problema si ocurre.

Ejecutar planes, evaluar el éxito

Una vez que los planes están en su lugar, es hora de ejecutar el proyecto. Seguir estos pasos puede ponerlo en el mejor camino hacia el éxito:

Involucrar a las partes interesadas: Recuerde que es mejor comunicarse en exceso que asumir que las partes interesadas están en la misma página que usted. Utilice su análisis de interés/influencia de las partes interesadas para lograr el equilibrio correcto de interacción. Las partes interesadas clave deben participar de cerca en las decisiones comerciales, mientras que otros departamentos pueden requerir menos participación.

Obtener comentarios, perfeccionar el enfoque: Los principales factores determinantes para una gestión eficaz de los grupos de interés son el tiempo y la experiencia. Siga los pasos descritos anteriormente y solicite comentarios de las partes interesadas. Esto puede ayudarlo a refinar y perfeccionar su enfoque.

Beneficios de usar el software PM para la participación de las partes interesadas

Hay varias herramientas que los gerentes pueden usar para comunicarse con las partes interesadas: correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones cara a cara, etc. Sin embargo, el software de gestión de proyectos (PM) ofrece varias características y beneficios adicionales, que incluyen:

Espacio de trabajo centralizado Las partes interesadas y los gerentes pueden centrar el proyecto en una comprensión común de las prioridades, los cronogramas del proyecto y los presupuestos. Todas las actualizaciones se reflejan en tiempo real, por lo que los usuarios permanecen en la misma página.
Gestión de documentos Cree, edite y almacene documentos en una ubicación central. Los usuarios pueden colaborar fácilmente, realizar un seguimiento de los cambios y asegurarse de que están trabajando en la última versión de un documento.
Paneles e informes Los paneles en vivo y los informes automatizados se pueden usar para compartir información del proyecto y métricas clave con las partes interesadas. Esto ayuda a crear una línea de base a la que las partes interesadas y las organizaciones pueden referirse al tomar futuras decisiones comerciales, como qué proyectos financiar.
Capacidades de colaboración Los miembros del equipo pueden comentar sobre tareas, calendarios, foros de discusión y más, y los usuarios pueden mantenerse actualizados sobre los cambios a través de una fuente de actividad y/o notificaciones en la aplicación o por correo electrónico. Muchas plataformas de PM también contienen funciones de chat, lo que brinda a los miembros del equipo otra forma de mantenerse conectados.
Base de datos de proyectos consultable Almacene la información del proyecto desde la ideación hasta la finalización. Esto crea un registro rastreable del ciclo de vida del proyecto. Los usuarios pueden mirar hacia atrás y ver por qué se tomaron las decisiones y quién estuvo involucrado.


Próximas etapas

La gestión de las partes interesadas del proyecto es una preocupación importante para muchas empresas, pero existen muchos otros desafíos que enfrentan las pequeñas empresas.

En Software Advice, ofrecemos recursos que lo ayudan a aprovechar la tecnología para satisfacer sus necesidades comerciales únicas. Aquí hay algunas sugerencias sobre cómo puede hacer un mayor uso de nuestros recursos:

  • Lea las reseñas de los usuarios sobre las herramientas de gestión de proyectos para comprender cómo las pymes utilizan el software de gestión de proyectos para satisfacer sus necesidades empresariales.
  • Lea informes como este sobre cómo gestionar la incertidumbre del ciclo de vida del proyecto con herramientas de gestión de riesgos del proyecto.
  • Envíeme un correo electrónico a eileen@softwareadvice.com con preguntas o comentarios sobre nuestra lista de verificación de gestión de partes interesadas. También estoy disponible si desea obtener más información sobre las herramientas de PM disponibles para ayudar a los gerentes a comunicarse e involucrar a las partes interesadas.

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