Cinco mejores prácticas para capacitar al personal en el uso de un nuevo EHR

No es raro que software de historia clínica electrónica (EHR) la implementación está encontrando cierta resistencia. Después de todo, la transición de un entorno basado en papel a un entorno basado en un sistema electrónico puede ser abrumador para los médicos, enfermeras y demás personal. Sin embargo, la conversión a un EHR no tiene por qué ser algo que una práctica teme. Con la capacitación adecuada, el personal puede aprender incluso los sistemas más complicados.

La capacitación no solo es útil:los estudios han demostrado que es esencial para el proceso de implementación. Esto puede ayudar a las prácticas a evitar contratiempos, errores, rotación de personal y otras frustraciones generales al mismo tiempo que facilita una transición sin problemas del papel al sistema electrónico. Sin ella, el uso significativo de la tecnología EHR simplemente no es posible.

Aquí, reunimos cinco consejos efectivos de capacitación de EHR para garantizar que el personal de su práctica esté debidamente capacitado y se sienta cómodo con un nuevo sistema:

1. Identificar las habilidades informáticas de los empleados y brindar capacitación básica.

Esto es importante para las prácticas donde los procesos clínicos existentes se basan en gran medida en papel y el uso de la computadora es mínimo. Esto puede no ser tan necesario para aquellos que ya están usando software de gestión de la práctica u otras tecnologías sanitarias.

Si sus empleados no están acostumbrados a realizar tareas complejas en una computadora, ahora es el momento de averiguarlo. Su personal de recepción puede estar escaneando e imprimiendo tarjetas de seguro para adjuntarlas al expediente en papel de cada paciente, pero ¿saben cómo guardar estos documentos escaneados? ¿Qué hay de adjuntar estos archivos al registro EHR del paciente?

Para determinar el nivel de conocimientos informáticos de cada empleado, puede utilizar uno de los muchos exámenes de conocimientos informáticos disponibles en línea. Hay esta prueba básica gratuita de la Universidad Independencia. Si tiene una buena idea de las habilidades de TI que su personal necesitará saber en el momento de la implementación de EHR, también puede crear su propia prueba de evaluación utilizando un recurso como Creador de cuestionarios ProProfs.

Una vez que haya identificado qué empleados necesitan capacitación informática básica, deberá informarlos. Si su presupuesto lo permite, puede pagar las clases en un colegio comunitario local o contratar a alguien para que enseñe clases de computación al personal una o dos veces por semana. También hay recursos gratuitos disponibles en línea para ayudar a las personas a aprender conceptos básicos de computación de organizaciones como Fundación Comunitaria de Buena Voluntad.

Proporcionar una computadora adecuada entrenamiento puede facilitar el proceso de transición para los usuarios que desconfían del cambio y garantizará que todo su equipo esté listo cuando llegue el EHR.

2. Designe uno o dos «superusuarios» expertos en tecnología.

Estos usuarios aprenden el sistema por dentro y por fuera y serán la persona a la que acudir para cualquier pregunta de EHR que pueda tener el resto del personal de su oficina. Serán responsables de brindar consejos y atajos a los usuarios actuales, así como de enseñar a los nuevos empleados a navegar por el sistema.

Para identificar a los “superusuarios” de su práctica, busque personas que:

  • Tener altos conocimientos de informática;
  • Son capaces de aprender rápidamente nuevos conceptos;
  • Están entusiasmados con el EHR;
  • Están dispuestos a ayudar a otros a aprender el sistema;
  • Son líderes naturales y muy respetados por el resto del personal; y,
  • Haber estado en su organización durante al menos un año.

Es posible que ya tenga un «superusuario» en mente. Si no lo hace, puede identificar a estas personas haciendo algún tipo de búsqueda de empleo dentro de su empresa. Comience por hacer una lista de las habilidades y responsabilidades requeridas para ser un «superusuario», luego comunique estos requisitos a los miembros del personal.

Ofrecer un incentivo, como una pequeña bonificación o un día adicional de vacaciones si se selecciona para el trabajo, puede ayudar a motivar a los empleados calificados para que se presenten y asuman esa responsabilidad adicional.

Realice entrevistas para limitar el número de solicitantes, teniendo en cuenta que el «superusuario» ideal no debería estar en una posición en la que ya tenga mucho que hacer en el trabajo. Esta persona debe estar disponible, al menos inicialmente, para preguntas frecuentes sobre EHR y capacitación.

3. Capacitar a los empleados solo en las áreas que utilizarán.

Muchas prácticas cometen el error de pensar que cada empleado debe aprender cada área y cada característica del EHR, pero eso no es ni práctico ni realista. De hecho, este tipo de pensamiento puede ralentizar significativamente la implementación y crear frustración entre el personal.

Las únicas personas que deberían aprender el programa de forma intensiva son los «superusuarios». La capacitación para todos los demás empleados debe centrarse solo en las funciones que necesitarán usar a diario. La adopción de este enfoque reducirá el tiempo de aprendizaje, eliminará la confusión y permitirá que el personal se familiarice con el EHR más rápidamente.

Por ejemplo, los empleados del departamento de facturación deben aprender cómo encontrar información de seguros y códigos de facturación, enviar mensajes a un médico y presentar un reclamo electrónicamente. Sin embargo, no necesitan aprender cómo transferir un caso, ver los resultados de las pruebas o ingresar un diagnóstico, así que no pierda el tiempo enseñándoles.

4. Llevar a cabo sesiones de retroalimentación posteriores a la implementación.

Contrariamente a la creencia popular, la capacitación no termina con la implementación. Una vez que haya instalado su EHR y comience a usarlo con los pacientes, inevitablemente se encontrará con algunos problemas, ya sea una función que sus enfermeras simplemente no entiendan o un proceso de flujo de trabajo que debe rediseñarse. La única forma de enterarse de estas cosas rápidamente, para evitar que ocurran errores y resolver rápidamente cualquiera que ocurra, es pedir retroalimentación al personal que utiliza el EHR.

En las semanas posteriores a la fecha de lanzamiento, programe reuniones semanales o quincenales. Asegúrese de que los diferentes miembros de su organización estén representados, desde enfermeras y médicos hasta personal administrativo, empleados de facturación y recepción.

Pregunte a los diferentes departamentos cómo manejan el cambio y si alguien ha notado alguna área que necesite mejorar. Averigüe si hay algún concepto de capacitación que deba reforzarse. Si no tiene tiempo para reuniones frecuentes, también puede enviar encuestas.

Una vez que se identifican los problemas, deben clasificarse en orden de importancia para que los problemas más apremiantes puedan abordarse primero. Por ejemplo, capacitar a una enfermera en el ingreso correcto de los signos vitales es más urgente que una queja sobre cierto proceso lento con el HCE, porque lo primero puede tener un impacto directo en la salud del paciente (mientras que lo segundo es más un problema). problema de productividad).

Hacer cambios paso a paso ayudará al personal a adaptarse al EHR más fácilmente y garantizará que la atención al paciente no sufra en el camino.

5. Aproveche los recursos en línea proporcionados por su proveedor de EHR.

Las implementaciones de EHR pueden tener un impacto financiero en las prácticas de atención médica, especialmente después de que se agotan las horas de capacitación gratuitas. Idealmente, un «superusuario» tendría respuestas a todas las preguntas relacionadas con EHR que surjan, pero ese no es siempre el caso. En estos casos, el material El material instructivo proporcionado por su proveedor puede ser una valiosa fuente de información.

Los recursos de aprendizaje y capacitación generalmente están disponibles en línea; todo lo que necesita para acceder a ellos es un nombre de usuario y una contraseña (proporcionados por el proveedor de EHR). El recurso más común proporcionado por los proveedores es un manual de capacitación. Los manuales incluyen instrucciones paso a paso, a veces acompañadas de imágenes, para realizar diferentes acciones en el EHR.

Algunos proveedores ofrecen videos y tutoriales pregrabados que pueden ayudar a los médicos en el proceso de realizar diferentes tareas. «Los tutoriales en línea permiten a los usuarios aprender a usar el EHR a su propio ritmo», dice Anthony Bates, representante de ventas de EHR en línea de la empresa. bizmático.

Esto puede ser algo tan simple como actualizar la lista de medicamentos actual de un paciente a algo tan complejo como fusionar registros de pacientes duplicados. Cualquiera que sea el tema, los seminarios web y otras presentaciones en video pueden ayudarlo a usted y a su personal a encontrar respuestas a las preguntas sobre su EHR sin tener que pagar por capacitación adicional.

Lo mismo ocurre con los foros de la comunidad, que a menudo están vinculados a sitios web de proveedores de EHR. Los foros permiten a los médicos hacer preguntas a otros usuarios y participar en discusiones sobre capacitación y uso de EHR.

La implementación de un nuevo sistema EHR puede traer una serie de desafíos. Pero al usar los consejos presentados en este artículo, su práctica puede eliminar muchos de los errores comunes y dolores de cabeza que encuentran la mayoría de las prácticas.

El uso de un enfoque de implementación y monitoreo enfocado le permitirá poner al día al personal y usar el sistema de manera efectiva en menos tiempo, lo que le permitirá concentrarse en lo que más importa: brindar atención de calidad al paciente.

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